基于數(shù)據分析在檔案管理中的應用

梁璇霏

摘 要： 計算機技術、信息技術和通訊技術的發(fā)展，進一步推動了我國檔案事業(yè)的發(fā)展。而數(shù)據分析在檔案管理系統(tǒng)中能應用更好的提高了檔案的利用效率。最近幾年，數(shù)據分析應用范圍逐漸拓展，切實提升了檔案管理人員的管理效率。本文主要結合韶關市人力資源社會保障數(shù)據中心最近幾年取得的成就，就數(shù)據分析在檔案管理中的應用方法進行了分析，希望通過本次研究對更好的提高檔案管理質量有一定幫助。

關鍵詞：數(shù)據分析 檔案管理 應用方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）05-0055-01

信息技術在推動社會經濟發(fā)展方面發(fā)揮了不可估計的作用。而檔案在信息資源中扮演了越來越重要的角色。但是信息技術的發(fā)展和計算機網絡技術的應用也給當前的檔案管理模式帶來了全新的挑戰(zhàn)。在信息技術大背景之下，每天會產生大量的數(shù)據信息，如何從這些海量信息中尋找到自己需要的檔案信息，就成為當前檔案管理工作人員需要重點解決的問題。而應用數(shù)據分析能夠幫助管理者從浩瀚的信息找到自己所需的檔案信息，幫助管理者節(jié)省了大量的時間和精力，提高了部門的工作效率。

一、韶關市人力資源社會保障數(shù)據中心工作現(xiàn)狀分析

首先，積極建設城鄉(xiāng)一體化醫(yī)療保險信息平臺。按照《韶關市人力資源和社會保障局2014年工作要點》，中心負責“城鄉(xiāng)醫(yī)保一體化信息平臺建設”工作。按照城鄉(xiāng)醫(yī)保一體化信息平臺建設的實施規(guī)劃，完成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療機構聯(lián)網結算系統(tǒng)的升級改造，實現(xiàn)113家鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院實時聯(lián)網結算，確保220多萬參保人就診實時結算；完成了鎮(zhèn)、村醫(yī)療機構網絡安全設備與鄉(xiāng)鎮(zhèn)事務所相關硬件設備采購以及下發(fā)實施工作；完成了村衛(wèi)生站結算平臺的項目招投標，并投入實施；其次，扎實推進“二代社?？ā卑l(fā)行進度，推廣卡應用。截止2014年底，全市已完成二代社?？ㄖ瓶ㄉ暾?70.72萬張，戶籍人口異地發(fā)卡18.5萬張，二代社?？ㄒ杨I卡啟用177.84萬張，銀行激活148.31萬張，完成社會保障卡戶籍持卡率97%。積極推廣二代社?？☉?。一是從2014年7月1日起，啟用二代社?？ń鹑谫~戶發(fā)放失業(yè)保險待遇、企業(yè)職工退休養(yǎng)老待遇、城鎮(zhèn)居民養(yǎng)老待遇和醫(yī)保費用返還報銷結算金等社保待遇。二是停用了一代社保卡辦理住院就醫(yī)結算和門診結算功能。三是升級“城鄉(xiāng)居民社會保險管理系統(tǒng)”，實現(xiàn)以家庭參保、二代社?？ù蹫橹鞯纳绫？ń鹑谫~戶代扣代繳保費的應用模式。韶關市人力資源社會保障數(shù)據中心最近幾年取得了顯著的成就，但是信息技術大背景下，其中還存在不少問題。這就要求其繼續(xù)做好上述工作的基礎上，還需要針對信息化系統(tǒng)建設需求，切實做好檔案管理工作，利用數(shù)據中心優(yōu)勢切實做好檔案信息數(shù)據分析工作。

二、數(shù)據分析在檔案管理中應用的可行性分析

數(shù)據分析就是從大量的、不完整的、模糊的、隨機性的數(shù)據中發(fā)現(xiàn)趨勢，提取有價值的信息。數(shù)據分析就是通過對大量數(shù)據分類發(fā)現(xiàn)全新信息。最近幾年，隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展和進步，各個領域之間的科技化水平顯著提升，檔案信息管理工作就需要突破傳統(tǒng)管理模式，積極利用信息技術提高檔案信息管理的效率，有效利用檔案信息中的數(shù)據，保證檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。實行檔案管理現(xiàn)代化，必須保證現(xiàn)有的數(shù)據信息得到充分的利用和挖掘，而簡單的數(shù)據庫技術是不能達到深入挖掘地步的。數(shù)據分析就是通過必要的分析和處理，從海量信息中心提取隱藏的有價值信息，解決當前檔案管理的難題。數(shù)據分析應用到當前檔案管理系統(tǒng)中尤其自身的理論依據，數(shù)字化檔案建設過程少不了應用數(shù)據挖掘技術，這種方法調動了各種信息技術之間配合效果，最終尋找到檔案中最有價值的知識性資源。數(shù)據分析有利于對檔案進行有效的知識管理。對于數(shù)據分析，其不僅僅只是一種信息處理技術，更是對信息技術進行合理調動的一種高效管理手段。數(shù)據分析可以保證檔案中的知識信息得到更加合理的利用。

三、數(shù)據分析在檔案管理中的應用方法分析

1.檔案科學分類

檔案分類工作是將大量的檔案信息科學劃分成為不同類型的檔案類別，在同一個類別檔案中有著相同的分裂屬性。不同類型檔案分屬不同的屬性。利用數(shù)據分析可以幫助檔案管理人員對繁雜的檔案進行科學分類。細致性和可行性的檔案分類方法對檔案管理工作有著很大的幫助。通過按照檔案屬性進行科學劃分，能夠為管理人員提供檔案的預選功能，將檢索的檔案按照檔案屬性進行科學劃分，從而顯著提升檔案管理人員的工作效率。

2.收集檔案

利用數(shù)據分析首先對數(shù)據庫中的檔案信息和各種數(shù)據進行分析，從而幫助檔案管理人員建立一個描述已知數(shù)據類別或者概念的模型，然后將所需要測試的數(shù)據樣本用已知的類別與學習所獲得模型的預測結果進行對比分析，如果一個學習所獲得的模型準確率經過測試被認可后，檔案管理人員就可以使用這個模型對未來的數(shù)據對象進行科學分類。檔案管理人員可以向用戶發(fā)出調查問卷，并將結果輸入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據庫中。該數(shù)據庫中的內容有客戶相關情況的描述，包含了性別、年齡、收入、職業(yè)、受教育層次、發(fā)展計劃等屬性的描述，當新客戶的信息進入到數(shù)據庫后，就可以對該用戶的檔案收集需求可能性進行分析，從而根據分析結果確定是否向新用戶發(fā)動相應的檔案須知和宣傳手冊。

3.檔案保留工作

檔案保留主要是留住老客戶，防止檔案資源出現(xiàn)流失。對于檔案管理部門來說，獲取一個新的檔案客戶比維持一個老客戶所需要支出的成本要高出很高。在檔案保留過程中，一項十分重要的工作就是要分析透徹檔案客戶出現(xiàn)流失的主要原因，而這時如果利用數(shù)據分析就能夠很好的分析出來其中存在的問題和相關原因。在對檔案流失原因進行分析和對比過程中，確定檔案流失原因的重要性，幫助檔案部門及時采取補救措施，保證客戶能夠留得住，防止檔案資源出現(xiàn)過度的流失，避免給檔案部門造成嚴重的損失。

4.為檔案管理部門提供必要服務

檔案信息資源主要是為人服務，為人所利用的，不同人對檔案的需求不同，對檔案的利用程度也存在很大的差異性，而數(shù)據分析為檔案部門提供了多種個性化服務。數(shù)據分析可以針對不同用戶的檔案需求設定不同的檔案分類屬性和分類情況，因此，對于同樣檢索條件的不同用戶群體其檢索出來的結果會產生千差萬別的變化，其會產生不同的檢索結果和數(shù)據分析結果。比如對于同樣一批檔案信息，存在兩種不同的利用人，分別檢索對象為20～30的人員檔案信息，由于一個人更關心性別屬性，因此最終檢索出來的結果是按照性別進行排序的，而利用人如果更加關注檔案信息人的受教育層次，則其檢索出來的結果是按照檔案人的受教育層次進行綜合排序的。這種差別性對待，正好實現(xiàn)了個性化服務。

四、總結

通過上述的分析我們可以看出，數(shù)據分析在檔案管理系統(tǒng)有著廣泛的應用前景，并且很有必要應用這項技術，他可以為用戶提供個性化服務。應用數(shù)據分析之后，檔案管理人員可以根據不同的用戶需求提供不同的檔案信息，為檔案利用者提供高質量的信息服務。

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