美國檔案工作的特點(diǎn)與啟示

趙　深　葛　霞　於志洪（..江蘇省檔案局，江蘇南京，0008；.鎮(zhèn)江市檔案局，江蘇鎮(zhèn)江，004）

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美國檔案工作的特點(diǎn)與啟示

趙深1葛霞2於志洪3
（1.2.江蘇省檔案局，江蘇南京，210008；3.鎮(zhèn)江市檔案局，江蘇鎮(zhèn)江，212004）

應(yīng)美國馬里蘭大學(xué)邀請，2015 年11月，江蘇省檔案局電子政務(wù)環(huán)境下政府電子文件管理培訓(xùn)團(tuán)赴美國學(xué)習(xí)交流。筆者隨團(tuán)參加培訓(xùn)，直接感受到了美國檔案工作的特點(diǎn)，就如何借鑒美國經(jīng)驗(yàn)，更好地推動檔案工作做了深入地思考。

1　對美國檔案工作特點(diǎn)的認(rèn)識

美國是聯(lián)邦制國家，它的檔案管理體制是分散式，各個(gè)檔案館有較大的獨(dú)立性和自主權(quán)。美國的檔案機(jī)構(gòu)可以分為三種：聯(lián)邦政府檔案機(jī)構(gòu)、州縣市檔案機(jī)構(gòu)、公私企業(yè)和非盈利組織的檔案機(jī)構(gòu)。中美兩國有著不同的經(jīng)濟(jì)、政治、社會、文化和歷史背景，因此從中國檔案工作者的角度看，美國檔案工作在檔案意識、檔案保護(hù)、公共服務(wù)、館藏特色、展覽宣傳、保護(hù)技術(shù)、檔案數(shù)字化等方面有鮮明的特點(diǎn)。

1.1社會檔案意識強(qiáng)

美國沒有專門的檔案法律法規(guī)，沒有統(tǒng)一的檔案行政管理體系，但檔案的形成和積累得到了全社會的支持配合。馬里蘭州檔案館保管從州政府到所屬郡、縣、市政府及其部門的檔案，這些部門之間層級關(guān)系不強(qiáng)，檔案館也沒有指導(dǎo)監(jiān)督檢查職能，完全依靠所有部門自覺收集保管和移交檔案。各大學(xué)檔案館的學(xué)生社團(tuán)、校園文化活動檔案也都是依靠相關(guān)組織者的自覺積累和主動報(bào)送。個(gè)人捐贈是檔案館館藏的重要來源之一。在美國國家檔案館，有一份皮質(zhì)的美國獨(dú)立宣言，就是一位居民在搬家時(shí)發(fā)現(xiàn)的，居民認(rèn)為它十分珍貴，便捐給國家檔案館保存。馬里蘭州檔案館中一些珍貴的書信和畫作也是來自公眾捐贈。同樣的，馬里蘭大學(xué)檔案館中很多照片、視頻、實(shí)物檔案也都是由畢業(yè)的學(xué)生、離任的老師們主動捐贈?？梢钥闯?，檔案意識已深入到公民和組織，美國檔案工作在社會生活中擁有良好的土壤。

1.2檔案保護(hù)力度大

在美國，所到之處都能強(qiáng)烈感受到美國社會對歷史遺存的珍視和保護(hù)意識。雖然建國僅240年，但已積累起較為豐富的歷史遺跡和檔案資源。美國國家檔案館收藏了從獨(dú)立宣言、憲法及憲法修正案原稿到歷史人物手稿、歷史事件、家族移民和變遷、技術(shù)發(fā)明專利等方方面面檔案，載體從動物皮紙到實(shí)物、音像、圖紙，無論形式還是內(nèi)容都十分豐富。馬里蘭州等其他地方檔案館和專業(yè)檔案館也都十分注重地方名人、名企相關(guān)檔案的收藏和保護(hù)。搶救保護(hù)的手段和方法也不盡相同，美國國家檔案館對獨(dú)立宣言和憲法原件等珍貴檔案采用密封充氬陳列展示，將自然老化和損害降至接近于零。馬里蘭州檔案館對收藏的年代久遠(yuǎn)檔案采用去塵、脫酸、托裱、用無酸卷盒存放、縮微攝影等手段精心修復(fù)保護(hù)，馬里蘭州政府圖書館將收藏的當(dāng)?shù)刂浾呔栀浀膩硗偶痦摲湃敫咄该饔操|(zhì)塑膠夾中，并做好著錄，便于檢索。雖然保護(hù)形式不一，但可看出他們對珍貴檔案的保護(hù)和傳承極為重視，甚至到了煞費(fèi)苦心的地步。

1.3檔案開放程度高

一是檔案外延開放，沒有形式、內(nèi)容和條塊的束縛。我們所看到的檔案可以說五花八門，有原始簽名文本、名人來往書信、申請表單、設(shè)計(jì)圖紙和實(shí)物、陳舊的城市風(fēng)景圖、民間的美術(shù)作品、社團(tuán)刊物、照片和宣傳畫，甚至還有各個(gè)時(shí)代的電腦主板。二是內(nèi)容開放，凡是不涉及國家機(jī)密和單位組織內(nèi)部人事、技術(shù)秘密以及個(gè)人隱私的檔案都向社會開放，市民可以查閱利用，檔案館基本是一周開放六日。每個(gè)檔案館都有檔案陳列室或網(wǎng)站，推介館藏內(nèi)容，想方設(shè)法讓公眾來了解、來利用，把提高利用率作為檔案工作的追求和目標(biāo)。三是管理開放，各類檔案館都有聘請志愿者，或參與、幫助整理檔案，或承擔(dān)講解員，宣講檔案、宣講歷史，如國家檔案館的講解員就是一位愛好歷史的退休工程師。馬里蘭州檔案館正式員工80人，志愿者20多人。馬里蘭大學(xué)檔案館正式員工僅3人，但來自學(xué)生的志愿者有4-5人。管理向社會開放既解決人手不足的困難，也讓更多的人走進(jìn)檔案、了解檔案。

1.4檔案管理方法務(wù)實(shí)

需求導(dǎo)向貫穿美國檔案工作的各個(gè)方面。所到之處的檔案館之間沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范和管理方法。庫房基本沒有整齊劃一的排架、編號，保持檔案移交進(jìn)館時(shí)的原貌，文書檔案基本都是分紙箱存放，不打亂、不裝訂，紙箱側(cè)面標(biāo)注進(jìn)館時(shí)間、移交單位和移交人，標(biāo)注形式有的直接手寫，有的打印標(biāo)簽。其他形式的檔案按照其物理特性，如形狀、大小排放，這樣就在最大程度上保護(hù)了檔案的原貌，保證利用者接觸到的是第一手資料?？梢钥闯鏊麄冊趲旆抗芾砗蜋n案整理上并沒有花費(fèi)太多的精力，整理上比較注重實(shí)用性，即保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，不強(qiáng)求外觀形式上的整齊劃一。只是做到存放有序、保管安全、查找方便即可。

1.5檔案信息化理念超前

無論是國家檔案館、州檔案館還是部門檔案館、高校檔案館，都十分重視網(wǎng)站建設(shè)，都在互聯(lián)網(wǎng)上建立有自己的網(wǎng)站，對自己的館藏介紹得十分全面和細(xì)致，并有非常完善的服務(wù)。這些網(wǎng)站幾乎都是利用開源的軟件系統(tǒng)，各檔案館根據(jù)自己的實(shí)際進(jìn)行選擇并加以改造研發(fā)而成。美國大學(xué)檔案館的工作人員向我們講解了10多種實(shí)用管理軟件，每個(gè)軟件解決檔案管理的不同功能，并比較出各種軟件的優(yōu)劣。馬里蘭州政府圖書館則向我們展示了檔案員工具箱的情況。馬里蘭大學(xué)和美國大學(xué)都收藏了許多陳舊的電子設(shè)備和播放設(shè)備，以滿足歷史上使用過的不同媒體和介質(zhì)的檔案的讀取、播放和數(shù)字化轉(zhuǎn)化需求。各檔案館都已開始注重對互聯(lián)網(wǎng)信息的管理，使用多種軟件抓取網(wǎng)頁內(nèi)容，并轉(zhuǎn)化為檔案。檔案館數(shù)字檔案庫主要來源是電子文件和網(wǎng)頁文件，而館藏紙質(zhì)文件的數(shù)字化不是檔案信息化的重點(diǎn)。據(jù)介紹，馬里蘭州檔案館的信息化工作在全美州各級檔案館中算是做得最好的，檔案利用基本在網(wǎng)上完成，館藏檔案中的房產(chǎn)檔案、基建檔案、稅務(wù)檔案等巳全部數(shù)字化，但數(shù)字化率僅是館藏總量的5﹪。同時(shí)他們對我們已逐步淘汰的縮微技術(shù)給予高度重視，他們認(rèn)為這種保存方法更加可靠、耐久，如膠片具有可以保存500年之久、閱讀方便等特點(diǎn)。基本上每個(gè)檔案館、圖書館都在開展對重要檔案的縮微備份。

1.6檔案人素養(yǎng)和敬業(yè)精神高

筆者受到各檔案館的熱情接待、周到講解，讓我們強(qiáng)烈感受到美國檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神。檔案工作者基本從事檔案工作多年，對所保管的檔案非常熟悉，他們?yōu)槲覀兊牡皆L專門制作了PPT。美國大學(xué)檔案館檔案員雖然管理的是一個(gè)單位的檔案，但對市場上的多種檔案管理軟件研究透徹，功能、優(yōu)劣講解非常詳盡到位。馬里蘭州檔案館從事檔案修復(fù)保護(hù)的是經(jīng)過博物館專業(yè)培訓(xùn)的技術(shù)人員，一人可承擔(dān)脫酸、托裱、去塵、字跡恢復(fù)等多種技術(shù)工作，并能根據(jù)需要自行設(shè)計(jì)、改裝、配制、制作諸如熱風(fēng)機(jī)、刷子、邊框、溶液等修復(fù)工具，并收集襯紙、木板等多種保護(hù)用材，工作場所如同實(shí)驗(yàn)室和雜物間。該館年度經(jīng)費(fèi)預(yù)算為800萬美元，扣除80多人的工資支出，用于事業(yè)的經(jīng)費(fèi)比較緊張，如庫房中的手推車、登高梯、用量不多的特殊尺寸的箱盒等都是工作人員自己動手制作，用材厚實(shí)、使用多年，由于是根據(jù)自身需要量身定做，所以非常實(shí)用。各檔案館工作人員的辦公室就是整理保護(hù)檔案的業(yè)務(wù)技術(shù)用房，緊靠庫房或利用場所，存取檔案非常便捷方便。檔案館工作場所與公眾活動區(qū)域僅用玻璃隔開，公眾能直接觀察到工作人員的工作狀態(tài)，既便于監(jiān)督又能夠讓公眾了解檔案工作。

2　美國檔案工作對我們的啟示

由于國情不同，美國檔案工作與我國在許多方面存在較大差異，對此我們要用辯證的方法正確看待，大力吸收借鑒其中科學(xué)、合理的成份。

（1）加強(qiáng)交流，增強(qiáng)檔案強(qiáng)國信心。同美國相比，我國有悠久的歷史，有更為豐富的檔案資源，有黨和政府的高度重視和堅(jiān)強(qiáng)保障，有比較完備的檔案法律法規(guī)體系，有完善的行政管理體系，這些是我們的優(yōu)勢。中國的檔案部門與檔案工作者要廣泛開展國際國內(nèi)交流，宣傳推介中國檔案管理的先進(jìn)理念、創(chuàng)新機(jī)制、完備體系、經(jīng)費(fèi)保障等措施。同時(shí)，我們要采用魯迅先生所說的“拿來主義”，大膽吸收、借鑒先進(jìn)的理念、方法、技術(shù)，我們一定會建成世界一流的檔案強(qiáng)國。通過考察，這份自信在每個(gè)成員心中更加堅(jiān)定。

（2）強(qiáng)化宣傳，提高全社會檔案意識。要將社會檔案意識對檔案工作的重要性提高到戰(zhàn)略層面上來認(rèn)識，在檔案的形成、積累、收集、管理、開放、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)盡最大可能地引入社會力量，下大力氣、采用多種形式加強(qiáng)檔案館與社會的互動，使檔案館真正融入人們的社會生活，成為城市歷史文化、公眾物質(zhì)和精神生活的一部分，使社會成為檔案工作的肥沃土壤。

（3）解放思想，加大檔案開發(fā)開放力度。以利用為導(dǎo)向，深化利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿的理念，以檔案價(jià)值的挖掘和發(fā)揮情況作為衡量檔案工作水平高低和地位高低的重要標(biāo)準(zhǔn)，變“養(yǎng)在深閨人未識”為“身在鬧市人盡識”。為此，一要擴(kuò)大征集接收的范圍，將社會真正關(guān)注、需要的檔案接收進(jìn)來；二要擴(kuò)大開放范圍，法無禁止、無關(guān)國家秘密和安全、無涉商業(yè)利益和個(gè)人隱私的檔案都應(yīng)公開；三要辦好展覽宣傳，內(nèi)容要貼近社會生活和公眾關(guān)注點(diǎn)，增強(qiáng)宣傳的吸引力；四要講好檔案故事，通過史料編研，還原史實(shí)、再現(xiàn)細(xì)節(jié)，讓人們體會到檔案的質(zhì)感。

（4）注重需求，提高檔案管理效率。根據(jù)社會和工作實(shí)際需要確定檔案管理業(yè)務(wù)和信息化建設(shè)的輕重緩急，館內(nèi)業(yè)務(wù)可以簡化分類、整理、排架、劃控、編寫全宗卷和全宗指南等環(huán)節(jié)，信息化建設(shè)要高度重視已淘汰設(shè)備和接口的收集保養(yǎng)，盡快開展各類舊式載體中的電子數(shù)據(jù)的搶救工程，選擇具備條件的大館建立電子檔案讀取和遷移中心，以及網(wǎng)絡(luò)媒體信息抓取中心。要減少那些勞而無功、勞而少功、事倍功半的指標(biāo)和事務(wù)，根據(jù)實(shí)際需要確定工作內(nèi)容和方式，切實(shí)將工作重心從閉門造車式的內(nèi)部管理轉(zhuǎn)移到發(fā)現(xiàn)、研究和解決實(shí)際問題上來，使檔案工作者更多地抬起頭來關(guān)注社會，尋找社會需求與檔案功能的結(jié)合點(diǎn)。

（5）以人為本，提升檔案管理和服務(wù)水平。檔案工作是圍繞人來開展的，從內(nèi)容到形式都應(yīng)體現(xiàn)人性化。檔案宣傳內(nèi)容要立足受眾需求和特點(diǎn)，突出人文精神和人文關(guān)懷。查檔服務(wù)要重視利用者的感受，閱檔場所的空間、光線、聲音都要讓來訪者感覺友好舒適。馬里蘭州檔案館的利用大廳就是從人的感受出發(fā)，精心營造了通透、明亮、安靜、流暢的查閱空間。檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)和內(nèi)部管理也要重視工作人員的活動便捷和身心健康，實(shí)現(xiàn)人與事的同步發(fā)展。檔案資源建設(shè)要多措并舉，拓展豐富館藏渠道，除按相關(guān)規(guī)定做好檔案進(jìn)館工作外，還要通過主動征集、接受社會和個(gè)人捐贈等方式，特別是要注重把具有本地特色的，對國家和社會有保存價(jià)值的各類檔案，包括與公民切身利益密切相關(guān)的檔案接收或征集進(jìn)館，使我國各級各類檔案館的館藏資源極大豐富起來。

（6）完善制度，提升檔案管理者專業(yè)化水平。美國檔案工作情況進(jìn)一步表明，檔案工作專業(yè)性非常強(qiáng)，可以說專業(yè)化水平?jīng)Q定著工作水平。因此，要重視檔案管理者的職業(yè)化建設(shè)，爭取組織人事部門的支持，針對需要長期從事具體技術(shù)業(yè)務(wù)、專業(yè)要求高、其他人難以替代的崗位，如檔案保護(hù)修復(fù)、庫房管理、設(shè)備維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)處理、史料編研崗位等，可以考慮設(shè)立專業(yè)等級，工資待遇主要依據(jù)專業(yè)水平和職業(yè)年限而定，從而激勵(lì)干部安心崗位、用心做事。專業(yè)人才要建立人才庫，分類、分級采取進(jìn)修、研討、國外培訓(xùn)、大館體驗(yàn)等途徑培養(yǎng)提升。內(nèi)部管理也要提高專業(yè)人員地位，制定業(yè)務(wù)工作的目標(biāo)、任務(wù)、要求、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、流程，吸收專業(yè)人員參與，聽取專家意見。通過這些措施提升業(yè)務(wù)決策水平，穩(wěn)定專業(yè)隊(duì)伍，提升職業(yè)榮譽(yù)感。

應(yīng)當(dāng)說，同美國相比，我們的檔案工作在法制建設(shè)、業(yè)務(wù)規(guī)范體系、條件保障等方面有顯著優(yōu)勢，在檔案資源、信息化建設(shè)方面也是各有側(cè)重和特色。但美國檔案工作的全面開放理念、需求導(dǎo)向、務(wù)實(shí)管理、職業(yè)化塑造隊(duì)伍等特點(diǎn)值得我們細(xì)心體會、深入思考、積極借鑒。只要我們“運(yùn)用腦髓，放出眼光”，博采眾長，匯聚各方優(yōu)勢，“檔案強(qiáng)國”的夢想就一定會實(shí)現(xiàn)！