淺析干部人事檔案中“三齡兩歷”的審核

曲歆彤

摘 要：本文文從干部人事檔案中“三齡兩歷”的重要性入手，分析了 “三齡兩歷”審核工作中存在的一些問題，并就如何進(jìn)一步做好“三齡兩歷”審核工作提出了具體的建議和看法。

關(guān)鍵詞：干部人事；檔案管理；三齡兩歷

人事檔案中的“三齡兩歷”是對干部人事檔案中記載干部出生時間、參加工作時間、入黨時間及學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷信息的統(tǒng)稱，是反映干部個人基本情況的重要信息，也是組織上考察、提拔、使用干部時的重要依據(jù)。它關(guān)系到員工的切身利益，也是人力資源管理各項工作開展的基礎(chǔ)和前提。 “三齡兩歷”是否準(zhǔn)確、真實，直接關(guān)系到干部管理工作的質(zhì)量和權(quán)威性。

1 干部人事檔案審核工作中存在的一些問題

三齡一歷”是否準(zhǔn)確、真實，直接關(guān)系到干部管理工作的質(zhì)量和權(quán)威性。當(dāng)干部人事檔案中涉及干部出生時間、參加工作時間、入黨時間及學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷信息前后記載不一致時，由組織人事部門按照有關(guān)政策和程序予以核查認(rèn)定，即為“三齡兩歷”審核。做好干部人事檔案“三齡兩歷” 的審核，事關(guān)干部選拔和科學(xué)使用的質(zhì)量。在審核過程中存在的主要問題有：

（一）材料不按要求填寫，內(nèi)容不一致。

在審核過程中，部分員工填寫每份材料時不按要求填寫，出現(xiàn)不同材料信息不一致的情況。例如：出生日期的填寫，有的材料中填寫的是陽歷，有的材料中填寫的是陰歷，經(jīng)查萬年歷，還存在陰陽歷之差。

（二）信息涂改嚴(yán)重，檔案記載前后不一致。

人事檔案記述和反映著員工的年齡、政治面貌、成長經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，因此檔案材料必須客觀真實。但是在審核中發(fā)現(xiàn)，個別員工檔案材料有明顯的涂改痕跡，特別是在年齡方面，前后填寫不一致，導(dǎo)致出生日期檔案記載前后不一致。

（三）材料內(nèi)容不完整不齊全，所填信息與實際材料顯示不一致。

材料內(nèi)容完整齊全是人事檔案管理的基本要求之一，，例如：有的檔案中缺少派遣證，有的缺少見習(xí)定級表，導(dǎo)致無法認(rèn)定參加工作時間。在審核中，員工填寫的信息與實際檔案材料不一致。例如：員工填寫的最高學(xué)歷為大學(xué)本科，但是檔案中只有大學(xué)專科的材料；有的填寫的中專學(xué)歷或技工，檔案中只有高中或初中相關(guān)證明，導(dǎo)致學(xué)歷確認(rèn)工作比較困難。

2 審核工作中具體的建議和看法

針對以上問題，本文提出幾點建議和看法，以便為后續(xù)“三齡兩歷”審核認(rèn)定工作打好基礎(chǔ)，做好鋪墊。

（一）建立健全規(guī)章制度，為審核工作提供可靠地制度保障。

干部人事檔案具有連續(xù)性，從其建立之日起，直至干部個人死亡，每年都會有相關(guān)職能部門或個人形成的新材料，為確保這些散材料中記載的“三齡兩歷”信息與檔案中的記載的“三齡兩歷”信息一致，檔案管理部門在接收材料時，就需要認(rèn)真審核，嚴(yán)把“質(zhì)量關(guān)”。因此，干部人事檔案“三齡兩歷”的審核工作必將是一項需要長期認(rèn)真執(zhí)行的工作。而要將這項工作完成的好，就要有制度保障。各級組織人事部門或檔案管理部門應(yīng)按照有關(guān)政策要求，結(jié)合本單位干部工作和干部檔案管理工作的實際情況，制定“三齡兩歷”審核制度，納入干部人事檔案管理制度之中，并要求長久有效地執(zhí)行下去，確保干部人事檔案中“三齡兩歷”信息長期準(zhǔn)確和真實。

（二）提高檔案管理工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

1、提高檔案管理工作人員的政治素質(zhì)及道德品質(zhì)，在工作中講原則、講政策，實事求是。在審核認(rèn)定時，該認(rèn)定的要認(rèn)定，該糾正的要糾正。

2、提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和操作能力。熟悉“三齡兩歷”審核工作的各項政策規(guī)定，在審核認(rèn)定時，并能正確運用。能正確區(qū)分認(rèn)定的各種類型和情況，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方式、方式執(zhí)行；認(rèn)真、規(guī)范地填制各類審核認(rèn)定表格，及時裝入檔案。

（三）革新方法，建立準(zhǔn)確無誤的員工信息電子檔案

運用計算機(jī)進(jìn)行干部人事檔案的日常管理，建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，特別是將真實、準(zhǔn)確的“三齡兩歷”信息整理、錄入數(shù)據(jù)庫。相關(guān)專業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)為全單位職工建立準(zhǔn)確無誤的電子檔案。

首先，為每位員工建立基本信息庫，包括姓名、出生日期、參加工作時間、政治面貌、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲等。其次，添加掃描件錄入?yún)^(qū)域，將員工需入檔的材料全部掃描至該區(qū)域作為備份。建立準(zhǔn)確無誤的電子檔案可以作為人員信息二次檢索工具，當(dāng)紙質(zhì)檔案不能反映員工實際情況時，可參考電子檔案，說明員工曾經(jīng)是否有相關(guān)紙質(zhì)材料，以備員工本人或?qū)I(yè)管理人員查找、收集原始材料。

總之，“三齡兩歷”的審核認(rèn)定貫穿于干部檔案管理的全過程，是一項政策性強、難度大的工作，干部人事檔案的“三齡兩歷”關(guān)系到職工的切身利益，是人力資源管理各項工作開展的基礎(chǔ)和前提。

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關(guān)于創(chuàng)建檔案對文件歸檔的沖突和應(yīng)對策略的研究

黃麗娜

（安圖縣科學(xué)技術(shù)局，吉林 延邊朝鮮族自治州 133600）

摘 要：現(xiàn)如今，社會在不斷進(jìn)步，時代也在不斷向前發(fā)展，許多單位需要開展檔案創(chuàng)建等相關(guān)的管理工作。創(chuàng)建檔案的各種資料需要單位的一些工作人員去收集、整理，最后創(chuàng)建成檔案。所以，檔案的創(chuàng)建為各項檢查工作打下了一個良好的基礎(chǔ)。雖然創(chuàng)建檔案是將各種資料進(jìn)行良好的收藏整理，但是，在檔案創(chuàng)建的過程中，創(chuàng)建檔案和文件歸檔有一些沖突，因此，研究一些應(yīng)對策略十分有必要。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)建檔案；文件歸檔；沖突；應(yīng)對策略

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不斷加快，很多工作需要一些單位應(yīng)對、處理。在處理這些工作的過程中，相關(guān)的工作人員要處理各種資料，將這些資料進(jìn)行檔案創(chuàng)建。這樣，創(chuàng)建好的檔案為上級部門在檢驗評估工作的時候做鋪墊，為各項檢查工作都做好了一個有力的前提。不過，檔案在創(chuàng)建過程中，對文件歸檔也會有一些沖突，所以，需要研究一些有效、合理的應(yīng)對策略來應(yīng)對創(chuàng)建檔案對文件歸檔的沖突。

1 創(chuàng)建檔案的三種基本情形

一般而言，檔案的創(chuàng)建根據(jù)不同的特征來分類，會有三種基本的情形。

（一）年度責(zé)任目標(biāo)

根據(jù)年度責(zé)任目標(biāo)創(chuàng)建檔案，這是檔案創(chuàng)建的基本情形之一?，F(xiàn)如今，許多上級領(lǐng)導(dǎo)對各個機(jī)關(guān)單位都會進(jìn)行一個年度責(zé)任目標(biāo)考核。但是，由于機(jī)關(guān)單位之間有不同的情況特征，上級領(lǐng)導(dǎo)在同一時間里對各個機(jī)關(guān)單位的工作責(zé)任目標(biāo)也不相同，所以，在最終的整個成績評定方面，許多機(jī)關(guān)都會受到一定的影響。并且，很多上級對機(jī)關(guān)單位的考核都沒有固定的時間，這樣，很多資料的整理不能及時進(jìn)行，而一般在年初的時候，一些機(jī)關(guān)單位對檔案都會開展相關(guān)工作。[1]因此，在創(chuàng)建檔案時，許多機(jī)關(guān)單位的效率都會受到一定的影響，文件歸檔也不及時。

（二）工作評估

創(chuàng)建檔案的另一種基本情形之一是依據(jù)工作的評估來創(chuàng)建檔案。目前，一些工作評估是需要準(zhǔn)備許多材料，材料范圍不能太小，并且，工作評估時間長，整個工作評估完成大部分要評審兩次。[2]所以，在創(chuàng)建檔案時，數(shù)量比較龐大，常常出現(xiàn)重復(fù)狀況。

（三）榮譽關(guān)系

榮譽關(guān)系也是創(chuàng)建檔案的一種常見情形，例如，一些文明單位、先進(jìn)單位等一些獲得榮譽稱號的單位，這些單位常常喜歡借獲得的榮譽關(guān)系來推廣、創(chuàng)建各項工作，這樣，有利于幫助這些單位的知名度更加的響亮。但是，上級部門檢查時間的不確定性，會影響這類檔案的創(chuàng)建。[3]與此同時，在創(chuàng)建檔案的過程中，需要耗費較長的時間。這樣，文檔歸檔會受到比較大的影響。

2 創(chuàng)建檔案對文件歸檔的三個沖突

因為檔案在創(chuàng)建的過程中，通常情況下，出現(xiàn)有三種基本的情形，所以，一般說來，創(chuàng)建檔案對文件歸檔也會出現(xiàn)三個沖突。

（一）評估標(biāo)準(zhǔn)沖突

依據(jù)工作的評估情況來創(chuàng)建檔案，這是檔案創(chuàng)建的一種基本情形。[4]這樣，在評估工作標(biāo)準(zhǔn)的過程時，因為相關(guān)的工作單位需要整理各種材料，與此同時，這些材料的數(shù)量非常多，范圍比較廣，所以，檔案的資料在整理、創(chuàng)建方面也沒有嚴(yán)格的準(zhǔn)則，檔案的一些資料沒有真實的意義。但是，很多檔案劃分歸類的時候，是必須按照嚴(yán)格的規(guī)定進(jìn)行整理劃分。比如，一些復(fù)式分類劃分法，它是按照“保管期限—年度—組織機(jī)構(gòu)”或“保管期限—年度—問題”等要求進(jìn)行劃分，這樣的分類都是依據(jù)規(guī)定，嚴(yán)格劃分的。[5]所以，最后，在檔案創(chuàng)建的時候，一些工作單位的相關(guān)工作人員又要重將資料進(jìn)行整理、劃分。因此，檔案創(chuàng)建和文件歸檔就會出現(xiàn)沖突。

（二）性質(zhì)沖突

臨時性是檔案創(chuàng)建自身具備的性質(zhì)之一，它主要是因為在檔案創(chuàng)建的過程中，一些機(jī)關(guān)單位在檔案資料檢驗完成之后，并沒有后續(xù)去根據(jù)制度來比較規(guī)范、統(tǒng)一的管理這些檔案資料，一些資料檔案的整理就拖拉不及時，最后整理資料時就會出現(xiàn)少了某些資料的情況，因此，資料常常出現(xiàn)完整的情況，不利于文件及時歸檔。應(yīng)對性是檔案創(chuàng)建自身具備的另一個性質(zhì)，它主要是因為一些機(jī)關(guān)單位不重視平常工作中的許多材料，沒有意識到這些日常資料的重要性，忽視他們的作用，最后，當(dāng)進(jìn)行一些工作評估時，很多相應(yīng)的資料找不到，評估工作無法進(jìn)行，此時，那些機(jī)關(guān)單位便想盡辦法，投入各種人力、物力、財力，將缺失的文字材料東拼西湊進(jìn)行補充，使資料變得完整，以此，應(yīng)對資料缺失問題，讓評估工作順利進(jìn)行。[6]但是，這樣臨時應(yīng)對，許多資料就不夠真實、不夠原始，所以，檔案創(chuàng)建自身具備的性質(zhì)會對文件歸檔產(chǎn)生沖突。

（三）歸檔保管時間沖突

機(jī)關(guān)單位創(chuàng)建檔案的主要目的是想展示自己的整體工作成果，為以后工作的借鑒、學(xué)習(xí)做鋪墊，所以，創(chuàng)建檔案有很大的歸檔價值。然而，事實上許多工作單位在創(chuàng)建檔案的過程中，想要讓檔案獲得額外的分值，會花費許多的人力、物力、財力對檔案進(jìn)行一定的外在包裝，比如，用相同的文件盒包裝、檔案內(nèi)容用書的形式裝訂成冊等。這樣，在相關(guān)部門檢驗之后，工作單位將檔案資料作為好的經(jīng)驗樣本進(jìn)行展示，所以，在這個期間，就不能將檔案資料歸檔整理，檔案資料的文件歸檔工作需要向后推延，整個檔案工作就不夠完整、不夠及時。因此，創(chuàng)建檔案的保管時間和文件歸檔之間發(fā)生了沖突。

3 創(chuàng)建檔案和文件歸檔發(fā)生沖突的應(yīng)對策略

（一）重視檔案材料的管理

在管理方面，一些工作單位要加強關(guān)于檔案材料創(chuàng)建的規(guī)范意識，建立比較健全的管理制度，讓管理的效率得到提升。第一，檔案管理的層次要得到提升，一些相關(guān)工作單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案的相關(guān)工作，建立一個比較健全的管理制度，讓每個相關(guān)部門加強責(zé)任心，有意識的將日常的工作與檔案的創(chuàng)建與管理聯(lián)系結(jié)合在一起；第二，檔案相關(guān)工作人員的相關(guān)能力要得到提升，檔案的相關(guān)工作人員要加強訓(xùn)練，提高他們的工作能力，促進(jìn)檔案各項工作有質(zhì)量、順利進(jìn)行；第三，檔案跟蹤工作要加強，在檔案創(chuàng)建的整個工作中，檔案各工作部門要積極跟蹤工作的進(jìn)程，及時更正各種問題，迅速收藏有用的資料，保證檔案資料的完整性，促進(jìn)文件及時歸檔。

（二）重視原始檔案材料的積累

在檔案材料的收集方面，要重視原始檔案材料的積累。在各項檔案工作中，相關(guān)工作單位應(yīng)該重視、落實各項工作，不要忽視日常工作的許多有用材料，這些重要的原始材料要及時積累收集，而且，還要加強檔案質(zhì)量的管理。這樣，為之后文件的歸檔做了良好的鋪墊，文件歸檔時檔案材料比較完整、真實，文件歸檔的質(zhì)量也會相應(yīng)提高。

（三）重視檔案材料的及時備份

一些工作單位對檔案材料要及時進(jìn)行備份。一方面，由于相關(guān)工作單位平時對檔案各項工作的忽視，在檔案創(chuàng)建過程中，檔案材料的原件經(jīng)常丟失，所以，文件歸檔無法順利進(jìn)行；另一方面，一些單位想要為檔案進(jìn)行精美的包裝，然后陳列展示，而檔案材料沒有備份，文件歸檔就不能及時進(jìn)行。如果將檔案材料及時進(jìn)行備份，不管是在檢驗評估工作中，還是在檔案樣本展示的工作中，都可以使用備份思維檔案資料，文件歸檔工作都能順利、及時完成。

4 結(jié)語

總而言之，檔案在創(chuàng)建過程中，會和文件歸檔發(fā)生一些沖突，此時，為了應(yīng)對這些沖突，一些單位要做相應(yīng)的策略和措施。在平常工作中，相關(guān)單位重視檔案材料的管理、積累原始的資料、及時將檔案資料進(jìn)行備份，這樣，有利于應(yīng)對創(chuàng)建檔案與文件歸檔發(fā)生的一些沖突，有利于各項工作的順利、及時進(jìn)行。

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作者簡介

黃麗娜（1982-），女，敦化，大本，助理館員，檔案管理方。