醫(yī)院后勤檔案管理的重要性及工作優(yōu)化路徑

夏京艷

摘 要：后勤檔案管理不僅是醫(yī)院檔案管理工作的重要組成部分，而且對(duì)醫(yī)院后勤工作的提高乃至醫(yī)院整體發(fā)展都有重要的意義?；诖耍疚耐ㄟ^(guò)介紹醫(yī)院后勤檔案管理的重要性，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院后勤檔案管理工作面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，討論有效提高醫(yī)院后勤檔案管理工作的可行辦法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；后勤檔案；管理

1 醫(yī)院后勤檔案管理的重要性

醫(yī)院后勤管理主要包括醫(yī)院建設(shè)、裝修、綠化等建設(shè)類管理工作，水電氣、食堂、各類設(shè)備運(yùn)行等常規(guī)類管理工作，以及外包業(yè)務(wù)管理工作等內(nèi)容。建立后勤檔案體系主要從這三個(gè)方面進(jìn)行，其中建設(shè)類后勤檔案對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，常規(guī)類后勤檔案對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)行尤為重要，外包業(yè)務(wù)類后勤檔案為醫(yī)院優(yōu)化資源配置、發(fā)展各類活動(dòng)都提供了基本條件。

1.1 建設(shè)類后勤檔案管理對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要性

隨著社會(huì)各界對(duì)健康、醫(yī)療的重視，醫(yī)院要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，必須要抓住機(jī)會(huì)、穩(wěn)健前行，不斷提高醫(yī)院自身的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院在進(jìn)行不斷建設(shè)的過(guò)程中，需要參考之前的各種建設(shè)資料，為醫(yī)院的整體規(guī)劃、建設(shè)設(shè)計(jì)提供依據(jù)。但是由于醫(yī)院在建設(shè)、裝修、設(shè)計(jì)的過(guò)程中檔案資料繁雜，工作階段性強(qiáng)、人員流動(dòng)性大，相關(guān)資料的收集和整理都較為困難。因此在進(jìn)行后勤檔案管理過(guò)程中，要按照制定好的檔案收集、匯總、保存等程序進(jìn)行整理，對(duì)醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中的各種信息進(jìn)行檔案化處理，進(jìn)而形成完整的檔案資料。

1.2 常規(guī)類后勤檔案管理對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)行的重要性

常規(guī)類后勤檔案包括醫(yī)院日常水、電、氣的供應(yīng)，食堂等基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)、醫(yī)院整體清潔等保證醫(yī)院正常運(yùn)行的各項(xiàng)工作資料。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)日常工作完成情況的匯總和檢查就成為醫(yī)院運(yùn)行管理的重要內(nèi)容之一。常規(guī)類后勤檔案管理是對(duì)各項(xiàng)日常工作內(nèi)容、完成程度、后期檢查等內(nèi)容進(jìn)行記錄、匯總、整理和定期公布，為醫(yī)院的日常運(yùn)行提供詳細(xì)準(zhǔn)確的參考數(shù)據(jù)，幫助醫(yī)院日常工作的穩(wěn)定、高效運(yùn)行；同時(shí)，常規(guī)類后勤檔案管理通過(guò)為各項(xiàng)日常工作提供更為準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參數(shù)，進(jìn)一步提高了醫(yī)院的服務(wù)水平，有助于醫(yī)院快速、健康的發(fā)展。

1.3 外包類后勤檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性

隨著醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展，其規(guī)模進(jìn)一步擴(kuò)大，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的科學(xué)配置和有效整合，多數(shù)醫(yī)院會(huì)將一些后勤工作進(jìn)行外包，以減輕醫(yī)院后勤的工作壓力，但外包業(yè)務(wù)本身存在一些風(fēng)險(xiǎn)和管理難度。外包類后勤檔案管理工作包括對(duì)進(jìn)行外包的后勤工作進(jìn)行總結(jié)和整理，對(duì)外包情況進(jìn)行匯總和分析，對(duì)外包文件進(jìn)行保存和管理等，通過(guò)對(duì)相關(guān)信息檔案的整理，為規(guī)避外包風(fēng)險(xiǎn)提供資料依據(jù)。在信息化程度不斷提高的現(xiàn)代社會(huì)，有效的后勤檔案管理工作能夠更好地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

2 目前醫(yī)院后勤檔案管理工作現(xiàn)狀與問(wèn)題

2.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

醫(yī)院后勤檔案管理工作系統(tǒng)性建立和發(fā)展的時(shí)間較短，相關(guān)管理人員并沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)、專業(yè)的教育。從整體來(lái)看，醫(yī)院后勤檔案管理工作負(fù)責(zé)人員對(duì)資料收集、信息匯總、檔案整理等檔案管理工作并不熟悉。另外，新型辦公設(shè)備如計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用、電子檔案的建立等應(yīng)用于檔案管理工作后，需要工作人員具備熟練的計(jì)算機(jī)操作能力，但是這種具備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和計(jì)算機(jī)操作能力的相關(guān)人員極為缺乏，加之管理制度制定不完善、執(zhí)行不徹底、檔案工作不到位等因素的影響，十分不利于檔案管理工作的正常高效運(yùn)行。

2.2 工作人員價(jià)值取向出現(xiàn)偏差

由于長(zhǎng)期以來(lái)部分醫(yī)院對(duì)后勤檔案管理工作的不重視，相關(guān)工作并未嚴(yán)格按照規(guī)定程序執(zhí)行，而相關(guān)工作人員也習(xí)慣了按部就班的日常工作，對(duì)創(chuàng)新管理辦法、嚴(yán)格完成規(guī)定工作、執(zhí)行改革措施等存在抵觸心理。另外，部分工作人員在工作中并未認(rèn)識(shí)到后勤檔案及其管理工作的重要性，也認(rèn)識(shí)不到工作的價(jià)值和意義，對(duì)日常工作的內(nèi)容敷衍了事，工作態(tài)度消極，這并不利于醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

2.3 后勤檔案管理體系不完善

部分醫(yī)院的后勤檔案管理工作尚未形成科學(xué)、完善的體系：沒(méi)有統(tǒng)一有效的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、缺少檔案整理的固定程序、檔案資料缺乏科學(xué)一致的格式等。在實(shí)際操作過(guò)程中，相關(guān)工作人員受自身經(jīng)驗(yàn)影響，對(duì)相關(guān)規(guī)范不夠重視或認(rèn)識(shí)不到規(guī)范的意義，造成檔案資料缺乏規(guī)范性，為后期資料查找造成困難。

3 優(yōu)化醫(yī)院后勤檔案管理的路徑分析

3.1 用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)要求檔案管理工作

要保證后勤檔案的準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性，必須要加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。首先，要調(diào)動(dòng)醫(yī)院相關(guān)工作人員的積極性，從資料收集、匯總、整理、建檔、歸檔等檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；其次，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行聯(lián)系，保證檔案內(nèi)容與檔案管理的同步性，保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案管理工作的整體性。

3.2 配置專業(yè)的后勤檔案管理人員

合格的后勤檔案管理人員，既要了解和熟悉各項(xiàng)后勤工作，又要熟悉資料收集、檔案整理等檔案管理工作，同時(shí)還要具備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理辦公設(shè)備的操作能力。配置專業(yè)檔案管理人員可以兩個(gè)方面進(jìn)行：一是加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力；二是大膽任用新人，為檔案管理部門注入新鮮血液。進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，要針對(duì)現(xiàn)有工作人員的實(shí)際情況，制定培訓(xùn)內(nèi)容，設(shè)置考核項(xiàng)目，提高相關(guān)人員的參與積極性；加入新員工后，將新員工與老員工匯編，相互影響、共同學(xué)習(xí)，促進(jìn)后勤檔案管理工作的提高。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)工作

文化建設(shè)是提高醫(yī)院工作人員的歸屬感，加強(qiáng)醫(yī)院凝聚力，推進(jìn)醫(yī)院思想教育的有效途徑。和諧的醫(yī)院文化，有利于調(diào)動(dòng)醫(yī)院工作人員的工作熱情，改善醫(yī)院人文環(huán)境，陶冶情操。加強(qiáng)醫(yī)院文化建設(shè)，首先要制定符合醫(yī)院實(shí)際和發(fā)展情況的醫(yī)院文化，將醫(yī)院環(huán)境、工作性質(zhì)與醫(yī)院文化相互融合，創(chuàng)設(shè)一個(gè)輕松和諧的工作環(huán)境；其次，要加強(qiáng)文化建設(shè)和宣傳，讓醫(yī)院文化影響到醫(yī)院內(nèi)的每一個(gè)人，提高醫(yī)院工作人員對(duì)醫(yī)院文化的認(rèn)可度，從而增強(qiáng)其對(duì)醫(yī)院的歸屬感；再次，通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)各類基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，如設(shè)置圖書預(yù)覽室、學(xué)習(xí)廣角等，為工作人員提供休閑娛樂(lè)和學(xué)習(xí)交流的場(chǎng)所，增進(jìn)醫(yī)院與員工之間的感情交流。

3.4 加強(qiáng)后勤檔案管理工作的檢查與監(jiān)督力度

建立完善的后勤檔案管理體系，對(duì)管理工作的各環(huán)節(jié)、工作項(xiàng)目制定相關(guān)制度，并設(shè)置專門的監(jiān)督和檢查部門（或人員）；通過(guò)定期匯總工作情況，對(duì)工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)和分析，及時(shí)調(diào)整不利于管理工作進(jìn)行的制度，同時(shí)借鑒其他行業(yè)相關(guān)部門或同行業(yè)其他部門的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。

3.5 完善后勤檔案管理及交接制度

醫(yī)院后勤檔案的大部分都需要長(zhǎng)時(shí)間保存，完善后勤檔案管理工作的交接制度，對(duì)保證后勤檔案的完整性和全面性具有重要意義。醫(yī)院后勤檔案管理涉及到醫(yī)院各種建設(shè)、日常運(yùn)行的方方面面，完善的后勤檔案管理，妥善保存的相關(guān)檔案信息，都是日后醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要資料。通過(guò)明確各崗位的管理職責(zé)，制定確定的獎(jiǎng)懲制度，確保后勤檔案管理工作的真實(shí)準(zhǔn)確，進(jìn)而為檔案交接工作的順利進(jìn)行提供條件。

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