淺析檔案管理存在的問題與檔案信息化建設(shè)

李穎

摘 要：在現(xiàn)代化技術(shù)快速發(fā)展時(shí)期下，檔案管理面臨著科學(xué)的改革。找出檔案管理工作中不足的問題，根據(jù)需要選擇一定的對(duì)策，加強(qiáng)檔案管理理論與實(shí)際相結(jié)合，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，應(yīng)用科學(xué)的管理手段提高 案管理工作效率

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對(duì)策

目前檔案管理工作的水平普遍較低，沒有規(guī)范的檔案管理。具體表現(xiàn)在：檔號(hào)不夠規(guī)范，案卷標(biāo)題不明確，混亂立卷組卷，卷內(nèi)目錄不清楚、案卷內(nèi)容混雜、案卷紙張規(guī)格厚薄不一。檔案管理人員專業(yè)整體素質(zhì)較低，檔案管理工作經(jīng)歷了許久時(shí)間的發(fā)展，有了比較穩(wěn)定的檔案管理干部人員，但是這個(gè)隊(duì)伍的專業(yè)文化理論知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)還不能充分適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入現(xiàn)代化辦公時(shí)期，能夠進(jìn)行檔案管理的基本工作、編研工作和檔案信息研究的專業(yè)人才十分匱乏。檔案檢索效率較低，在目前檔案的檢索方式還是運(yùn)用傳統(tǒng)的手工檢索，檔案管理部門在研究手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了各種形式的檢索工具。檢索工具多種多樣重復(fù)性多，并不精準(zhǔn)。錯(cuò)誤的認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作檢索服務(wù)質(zhì)量越好。 利用計(jì)算機(jī)檢索的特別少，檢索效率也不高，在編研工作上也存在一些問題。為了應(yīng)付檢查、達(dá)標(biāo)升級(jí)隨便抽取其他處室的人員進(jìn)行編研，促使編研一些層次低、質(zhì)量差、實(shí)用性不大、利用價(jià)值小的產(chǎn)品。

1 提高檔案管理效率的對(duì)策

改變檔案管理目前的工作狀況，檔案管理工作的目標(biāo)是提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。是我們要解決的問題，主辦法有：

提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，需要引進(jìn)優(yōu)秀的人才，要有專業(yè)文化知識(shí)和專業(yè)技術(shù)、技能的人才加入檔案管理隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理工作人員的繼續(xù)教育是提高人員素質(zhì)的一條途徑。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展快速，新的行業(yè)和不同領(lǐng)域不斷形成，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)等許多工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，開拓眼界，充分掌握所涉及本職工作各方面領(lǐng)域的現(xiàn)狀，提高自身修養(yǎng)素質(zhì)，科新地運(yùn)用檔案學(xué)理論和新的科學(xué)技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性。檔案管理工作長期單調(diào)、枯燥，每天埋.頭于各種資料與文件當(dāng)中，落后傳統(tǒng)的工作方法，檔案工作人員沒有積極性，檔案管理工作人員比較被動(dòng)和落后，使檔案管理工作失去生存的動(dòng)力。如何超前主動(dòng)地服務(wù)于社會(huì)和各種行業(yè)是擺在我們面前的問題。所以，努力使檔案管理工作從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，讓檔案工作形成為事前介入、事中參與、事后收集材料新的檔案管理理念。更新舊觀念，實(shí)現(xiàn)自我的工作價(jià)值。檔案工作的重要性有時(shí)檔案管理工作的人員都未必明白，因?yàn)樗麄円郧爸皇菫榱斯ぷ鞫ぷ?，沒有用發(fā)展的眼光看問題，忽視了對(duì)工作方法的總結(jié)，以及對(duì)社會(huì)的影響。檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)人員首先要做好檔案管理工作的宣傳和教育，對(duì)檔案管理工作要有積極的認(rèn)識(shí)和態(tài)度，只認(rèn)為檔案管理工作員只是看點(diǎn)守?cái)?，是倉庫保管員的形象，要使檔案人員心態(tài)積極進(jìn)取，做出各方面相應(yīng)的調(diào)整和重新歸位，在努力工作的同時(shí)，有作為才能有職位，有業(yè)績才能有結(jié)果，使檔案管理創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。 檔案的現(xiàn)代化要與本行業(yè)的信息化一致。檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化的要求?？茖W(xué)現(xiàn)代的信息化管理迫切要求飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。目前，在信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不明白的知識(shí)內(nèi)容，特別是信息化管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案管理人員要知難而上，積極努力學(xué)習(xí)，使檔案管理成為行業(yè)現(xiàn)代信息化管理的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，充分發(fā)揮檔案系統(tǒng)的作用，提供高效的服務(wù)，利用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)，科學(xué)有效的對(duì)檔案信息進(jìn)行快速歸檔，方便檔案信息快速檢索。

2 檔案信息化建設(shè)的設(shè)想

作為檔案管理工作人員應(yīng)站在檔案管理改革和發(fā)展的高度，不斷地更新管理觀念。把檔案工作作為重要的信息化管理來看待，科學(xué)有效地提高檔案資源的利用效率，做好對(duì)外宣傳的信息保障。充分地發(fā)揮檔案信息化的作用，為科學(xué)信息化的檔案管理持續(xù)發(fā)展奠基了一定的基礎(chǔ)。建立一套科學(xué)、合理有效的檔案工作管理機(jī)制，科學(xué)設(shè)定目標(biāo)責(zé)任制，讓檔案管理工作人員有工作動(dòng)力，自覺地有責(zé)任地履行崗位職責(zé)。檔案部門應(yīng)建立一個(gè)大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)和交換格式系統(tǒng)，保證信息檔案資源共享。在科學(xué)信息化檔案管理開發(fā)利用時(shí)，要健全電子文件的使用和管理制度。在電子檔案形成后，要制定保密和備份制度，必須使電子文件安全地處于保密狀態(tài)。實(shí)行對(duì)電子檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化的管理與維護(hù)。通過網(wǎng)絡(luò)加大對(duì)電子檔案進(jìn)行合理的收集和反饋，使每一項(xiàng)數(shù)據(jù)都有理有據(jù)。加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理隊(duì)伍大多知識(shí)結(jié)構(gòu)較單一。進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的人員必須要掌握和精通檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)、信息管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在年齡結(jié)構(gòu)和學(xué)歷層次上要重視提高，注重應(yīng)用型人才的培養(yǎng)，不斷補(bǔ)充復(fù)合型的檔案管理人員來充實(shí)這個(gè)隊(duì)伍。充分網(wǎng)絡(luò)，收集整理檔案信息，建立電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。把檔案軟件管理系統(tǒng)接入應(yīng)用到實(shí)際工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)檔案查詢和檢索自動(dòng)化。鼓勵(lì)信息源的基層部門以電子文件的形式按規(guī)定的格式和要求上報(bào)檔案材料，比如照片、錄音、錄像、文字等。利用網(wǎng)頁制作技術(shù)，在網(wǎng)頁上開辟檔案信息站點(diǎn)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，突出館藏特色，具有行業(yè)特點(diǎn)，加大數(shù)據(jù)庫的容納度，提高利用者的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)形成的電子檔案具有一定的保密性，有使用權(quán)限的問題，還有網(wǎng)絡(luò)容易受到黑客、竊聽和篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等許多不利因素，所以要建立檔案信息化安全保障體系。

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計(jì)的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人：才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)和競爭中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會(huì)貫穿人力資源開發(fā)的整個(gè)過程。而加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓員工能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。

綜上所述，在檔案信息化建設(shè)的實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)建立有效的發(fā)展規(guī)化，及時(shí)查找問題、解決問題，使信息化的檔案管理走向一個(gè)新的局面，要適應(yīng)檔案管理的自身發(fā)展，另外也要適應(yīng)現(xiàn)代信息化的發(fā)展，對(duì)檔案管理工作中不適合的作法進(jìn)行適當(dāng)?shù)母母?，不斷努力學(xué)習(xí)和吸納新的知識(shí)，使檔案管理工作為社會(huì)的發(fā)展邁上新的臺(tái)階。

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