如何對檔案工作進(jìn)行規(guī)范化管理

馮剛

摘 要：檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想.

關(guān)鍵詞：檔案工作；規(guī)范化；文件

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1 檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基本任務(wù)

企業(yè)在實行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的過程中首先要貫徹執(zhí)行國家和地方有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)、方針政策、建立和實施企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系、根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)制定、實施企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對標(biāo)準(zhǔn)的實施進(jìn)行監(jiān)督檢查使其持續(xù)改進(jìn)采用國際標(biāo)準(zhǔn)和國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)參加國內(nèi)、國際有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化活動。在貫徹落實國家關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化工作的法律、法規(guī)、政策、方針的基礎(chǔ)上建立健全以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)為主體核心以管理標(biāo)準(zhǔn)為保障以工作標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系。

2 公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

3 實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

4 提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案信息服務(wù)的影響及對策

劉玲玲

（中航工業(yè)沈陽飛機工業(yè)（集團）有限公司，遼寧 沈陽 110032）

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來到我們的身邊，社會各部門正在受到信息化的洗禮。數(shù)字化檔案館也從有到無的發(fā)展起來，但是從理論摸索階段到具體實踐過程還存在著諸多問題。本文基于檔案館數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀，分析其對信息服務(wù)的影響，提出數(shù)字檔案館發(fā)展過程中存在的問題并提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；數(shù)字檔案館信息服務(wù)；問題；對策

隨著信息時代的來臨，社會各組織部門對海量數(shù)據(jù)的處理也登上了一個新的臺階。檔案館作為信息資源存儲的主體存在，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行接收、分類、管理、調(diào)用是其主要職能。但是，現(xiàn)今社會對于信息的更新速率不斷加大，利用數(shù)字化信息管理系統(tǒng)對檔案館進(jìn)行改革也是大勢所趨。

1 數(shù)字檔案館發(fā)展階段

數(shù)字檔案館是在遵循檔案管理基本原理的基礎(chǔ)下，借助信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，通過信息管理系統(tǒng)與檔案網(wǎng)站，對各種數(shù)字檔案資源進(jìn)行數(shù)字化、有序化、網(wǎng)絡(luò)化管理的新型管理模式，它超越了單個實體的檔案館的界限，大大提高了檔案信息資源開發(fā)與共享的效率。[1]

我國的數(shù)字檔案館發(fā)展可以分為四個階段：

1.檔案目錄數(shù)據(jù)化

這是建設(shè)數(shù)字圖書館的第一步，運用電子技術(shù)對檔案文件進(jìn)行管理，編制電子目錄，以便于利用檢索功能，加快文件檢索速度，方便文件資源整合。

2.館藏檔案數(shù)字化

這一階段是將紙質(zhì)、音像信息經(jīng)過數(shù)字化處理后形成的檔案信息的過程。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分類整合建成相應(yīng)數(shù)據(jù)庫，不僅能很好的使檔案原件長久保存，而且在信息資源利用與共享方面得到合理利用及有效提升。

3.檔案管理信息化

數(shù)字化檔案館建設(shè)涉及到檔案管理的方方面面，包括檔案管理人員部分工作的機械化，檔案管理的創(chuàng)新及人性化，資源共享的高效性等。基于技術(shù)及人才支持的傳統(tǒng)檔案館的自動化管理，不僅可以有效提高檔案信息的利用效率，還為利用一些新手段，如系統(tǒng)日志統(tǒng)計分析，推動檔案管理的升級。

4.電子文件歸檔自動化

計算機在各領(lǐng)域的普遍使用的結(jié)果是產(chǎn)生了海量的電子文件，為適應(yīng)此現(xiàn)狀，檔案館從接收傳統(tǒng)紙質(zhì)，實體檔案為主過渡到依法直接接收和管理數(shù)字環(huán)境及設(shè)備中產(chǎn)生的，電子檔案，從而完成功能完善的現(xiàn)代化數(shù)字檔案館的建設(shè)。[2]

2 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響

1.改變管理服務(wù)方式

傳統(tǒng)檔案管理方式太過瑣碎，需要人工書面記錄，檔案分布零散切需要大量人力物力進(jìn)行存放和維護。而數(shù)字檔案館能夠通過目錄檢索，迅速的查找信息，大大節(jié)省了檔案管理及相關(guān)工作人員的時間與精力，且將重復(fù)率高的工作交由機械處理，不僅有效的避免了人為過失，而且提高檔案處理工作的效率，更重要的是得以讓工作人員將主要精力投入到檔案實際管理工作中和創(chuàng)新業(yè)務(wù)技能中去，充分利用人才資源。

2.紙質(zhì)、音像數(shù)據(jù)向數(shù)字信息的轉(zhuǎn)化工作是基礎(chǔ)

在我國數(shù)字化檔案館建設(shè)還不成熟的階段，做好數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館之間的轉(zhuǎn)化工作及相互的扶持工作，也是在檔案管理過程中需要思考的問題。

3.3.信息技術(shù)成為核心技術(shù)

檔案管理是對各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分門別類的一門工作，這種分類的技術(shù)方式是檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。數(shù)字檔案館的發(fā)展也使得對數(shù)據(jù)庫技術(shù)等信息技術(shù)的要求不斷增高，對此類技術(shù)人才的需要也愈加迫切。

總之?dāng)?shù)字檔案館將分布零散的資源信息有效整合分類，使得的檔案用戶的聯(lián)系呈現(xiàn)整體化的趨勢，從而共享更加充分，使用更為便捷，這些都是檔案管理體系適應(yīng)時代的發(fā)展與創(chuàng)新的成果。

3 數(shù)字檔案館建設(shè)有待改進(jìn)

1.人才缺乏、技術(shù)短板

數(shù)字檔案館可以利用信息技術(shù)存儲信息，在提供檔案管理服務(wù)方面大大節(jié)省了檔案管理及相關(guān)工作人員的時間與精力。信息技術(shù)水平先仍然制約著我國檔案館數(shù)字化的進(jìn)程，電子簽章、信息檢索和身份認(rèn)定方面都缺少關(guān)鍵技術(shù)人才。當(dāng)前我國該方向的專項人才還比較缺乏，由于起步晚，缺乏實踐經(jīng)驗及深入研究，在技術(shù)方面的漏洞也是亟待解決的難題。

2.檔案安全問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要與時俱進(jìn)，不斷引進(jìn)國外最新的技術(shù)，來保證數(shù)字檔案的安全，另外數(shù)字化檔案館的保護系統(tǒng)需要排查漏洞，進(jìn)行定期的維護與升級。

3.缺乏完整的理論指導(dǎo)

我國的數(shù)字檔案館建設(shè)剛剛起步，還處于學(xué)習(xí)摸索階段，缺乏核心技術(shù)理論上的突破創(chuàng)新，還無法有效的對數(shù)字化檔案館的建設(shè)做有效的指導(dǎo)。

4.制度建設(shè)不完善

我國目前數(shù)字檔案館的建設(shè)還不完善，仍然處于自上而下試驗階段，還沒有一個完整的指導(dǎo)體系指導(dǎo)其建設(shè)。這種現(xiàn)狀使得數(shù)字化檔案館建設(shè)在資金，技術(shù)、人才、政策等方面處于被動和非常不利的局面。

4 如何提高信息服務(wù)水平

數(shù)字檔案館給信息管理提出了一種新的思路，針對如何提高信息服務(wù)水平，充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的優(yōu)勢，我們將從加強人才建設(shè)、制定階段性目標(biāo)、完善安全保障體系和數(shù)字檔案信息資源建設(shè)四個方面入手，進(jìn)一步完善數(shù)字檔案館建設(shè)。

1.提高工作人員素質(zhì)

樹立與時俱進(jìn)的思想，以科學(xué)的眼光看待數(shù)字檔案館，要認(rèn)識到其在當(dāng)今社會的重要性。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案用戶對檔案的查閱與利用的要求勢必有所提高，這就對工作人員的素質(zhì)有了高要求。數(shù)字檔案館其系統(tǒng)和技術(shù)具有高度的專業(yè)化，因此要引進(jìn)專業(yè)人員及數(shù)字檔案館技術(shù)支持工作進(jìn)行專項負(fù)責(zé)，同時要對專職人員進(jìn)行定期的職業(yè)培訓(xùn)。[3]

2.制定階段性目標(biāo)

我國數(shù)字檔案館建設(shè)尚處于初級階段，不能基于求成，任重而道遠(yuǎn)。因此各級各類檔案館要在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時要因地制宜，具體問題具體分析，制定相應(yīng)的長期，短期計劃，并檢測完成情況。

3.建立安全保障體系

數(shù)字檔案館要求檔案庫可以與互聯(lián)網(wǎng)相聯(lián)，方便用戶對信息的查詢與使用。檔案安全的管理十分重要，要保證信息不泄露、數(shù)據(jù)不被破壞，安全保障體系就是第一道防線。

應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的管理制度，用戶登錄使用必須通過特定的檢查識別方式；用戶在使用過程中將受到一定程度的制約，如不能下載或添加信息等。此外，還應(yīng)當(dāng)運用多種網(wǎng)絡(luò)防護技術(shù)，防止計算機收到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，進(jìn)而竊取文件信息。例如工作人員可以通過建立數(shù)據(jù)遷移、備份、恢復(fù)制度建立網(wǎng)絡(luò)防火墻和安裝防治病毒軟件，訪問控制、身份鑒別、信息加密等手段從技術(shù)上為數(shù)字檔案館的安全運行提供保障。

4.加強數(shù)字檔案信息資源建設(shè)

信息資源是數(shù)字檔案館存在的基礎(chǔ)，對這些信息資源進(jìn)行處理與分類是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作。信息資源的來源主要有兩處：一是紙質(zhì)、音像信息經(jīng)過數(shù)字化處理后形成的檔案信息。二是直接接受通過計算機生成的電子檔案。檔案館在收集以上兩類檔案的同時，還應(yīng)適當(dāng)補充相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息資源。

5 總結(jié)

現(xiàn)今社會對于信息的更新速率不斷加大，數(shù)字檔案館建設(shè)也在如火如荼地進(jìn)行。發(fā)揮數(shù)字檔案館對檔案信息服務(wù)的積極作用，需要國家及個人轉(zhuǎn)變認(rèn)識，提高對其重視程度。盡管我國數(shù)字化檔案館建設(shè)起步較晚，但仍然取得了可喜進(jìn)步，同時不能忽視還存在諸多問題，需要技術(shù)、人才、政策等的支撐以及要順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷適應(yīng)時代的新要求。努力完善安全保障體系、加強人才建設(shè)、數(shù)字檔案信息資源建設(shè)，運用信息技術(shù)的最新成果，都是我國數(shù)字檔案館建設(shè)重要內(nèi)容。相信在不久的以后，隨著科技的發(fā)展及數(shù)字化檔案館的普及，我國的檔案管理體系會健康合理有序的蓬勃發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]聶瑛， 我國數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題及對策研究[J]. 科技創(chuàng)業(yè)月刊， 2015（23）： 第70-72頁.

[2]張晉周， 數(shù)字檔案館建設(shè)若干實踐問題思考[J]. 中國檔案， 2015（2）： 第66-67頁.

[3]劉冬翠， 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響及相應(yīng)對策[J]. 城建檔案， 2014（7）： 第75-76頁.

作者簡介

劉玲玲（1982-），女，沈陽，大學(xué)，館員，數(shù)字檔案館。