對(duì)高校檔案資源電子信息化管理的思考探究

摘 要：大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案如何才能更好地完成好檔案資源文件檔案信息化的管理的角度思考，本文從以下方面思考：1應(yīng)該有所選擇性的將紙質(zhì)檔案處理成電子文件；2要注重檔案文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化、格式化；3可以采取檔案資源電子化目錄全文關(guān)聯(lián)的管理方法。并提出以下建議：1應(yīng)該注重電子檔案信息資源的社會(huì)共享；2應(yīng)該多向高校其他的部門(mén)學(xué)習(xí)。全面系統(tǒng)地對(duì)檔案資源電子信息化管理，使檔案利用更便捷，準(zhǔn)確，更好的服務(wù)民生！

關(guān)鍵詞：高校；檔案資源；電子信息化；管理；探究

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校檔案資源作為教學(xué)科研的智力庫(kù)，受到了重視和挑戰(zhàn)。檔案資源要想在高校發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，就必須進(jìn)行調(diào)整和改革，拓寬檔案工作的發(fā)展思路。我們高校的檔案管理工作者，如何全面系統(tǒng)地對(duì)檔案資源電子信息化管理已經(jīng)成為了一個(gè)我們應(yīng)該認(rèn)真研究的問(wèn)題。

1高校檔案資源信息化管理主要有以下優(yōu)點(diǎn)

1、高校檔案管理的信息化，能夠大大提高高校檔案管理人員在調(diào)檔時(shí)的工作效率，從而可以更快捷地為利用者服務(wù)。如果文件檔案信息化后，就可以直接在公共平臺(tái)上輸入與所需檔案有關(guān)的信息，然后調(diào)出檔案。這樣不僅省時(shí)省力，而且在調(diào)檔的同時(shí)，還可以知道檔案是否已經(jīng)被調(diào)動(dòng)，這樣就避免了檔案部門(mén)工作的同志做一些“無(wú)用功”。

2、檔案資源信息化管理不僅能夠減少檔案管理人員的手工操作的失誤，而且可以讓檔案管理人員對(duì)全館的各類(lèi)檔案案卷的類(lèi)別進(jìn)行全面的了解。我們每一個(gè)檔案管理人員的精力是有限的，如果在原有的傳統(tǒng)檔案操作模式下。每個(gè)人只能對(duì)自己分管的、經(jīng)手的部分檔案的屬性有了解，情況比較熟悉，查找起來(lái)相對(duì)比較快捷，但是對(duì)館藏資源就不太熟悉了，尋找起來(lái)往往事倍功半，這樣就無(wú)意中增加了檔案管理部門(mén)的工作人數(shù)，加大了財(cái)政的高校財(cái)政的負(fù)擔(dān)。但是，高校檔案的信息化管理后，檔案管理人員在自己擁有其他檔案部門(mén)的權(quán)限下，就能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)全部查找全館的各類(lèi)檔案卷宗，使檔案利用時(shí)更加全面及時(shí)、準(zhǔn)確有效。

3、高校檔案管理掃描信息化，可以減少紙質(zhì)檔案的進(jìn)出，這樣更便于重要檔案的保存。我們都知道，在老式檔案館的工作系統(tǒng)中，相關(guān)部門(mén)如果需要查閱檔案，就會(huì)使實(shí)體檔案進(jìn)出檔案庫(kù)數(shù)次，增加實(shí)體檔案的磨損，這樣就不利于實(shí)體檔案的保管。而實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理之后，相關(guān)部門(mén)的查閱就可以直接提供電子檔進(jìn)行使用，這將對(duì)實(shí)體檔案又多了一層保護(hù)。

4、高校檔案資源的信息化管理，能夠節(jié)省很大一部分的館藏空間，減少不必要的空間浪費(fèi)。對(duì)于一些重要而又陳舊的紙質(zhì)檔案，我們檔案管理人員常常是無(wú)可奈何。通過(guò)現(xiàn)在的一些高科技技術(shù)如縮印，掃描等，我們不僅可以增加檔案信息部門(mén)的儲(chǔ)存量，而且可以提高檔案的存儲(chǔ)精度。騰出更大空間來(lái)進(jìn)行其他的工作。

2 應(yīng)該如何來(lái)進(jìn)行高校檔案資源信息化的管理呢

（一）應(yīng)該有所選擇性的將紙質(zhì)檔案處理成電子文件。

高校的檔案館信息量相對(duì)較大，哪些館藏的紙質(zhì)文件是值得我們檔案工作人員進(jìn)行數(shù)字化處理的呢？應(yīng)該遵循以下三個(gè)原則：1、價(jià)值性原則，我們應(yīng)該選擇利用價(jià)值高、研究?jī)r(jià)值大的檔案例如：上級(jí)批文、辦學(xué)資質(zhì)、合同類(lèi)檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化加工，這樣才能讓真正讓有價(jià)值的檔案永久保存，反復(fù)利用；2、按照瀕危性的原則，對(duì)于急需搶救的檔案，我們檔案部門(mén)的工作者應(yīng)該優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理；3、把握常用性的原則，對(duì)于常用性利用率高的檔案，例如：高考錄取名冊(cè)、成績(jī)表、畢業(yè)名冊(cè)、畢業(yè)生登記表等。我們應(yīng)該優(yōu)先對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化加工。如果我們能夠按照這三個(gè)原則對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化地加工，就能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)費(fèi)最大化地利用，減輕檔案部門(mén)的財(cái)政負(fù)擔(dān)。

（二）要注重檔案文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化、格式化。

只有做好了檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化、格式化，在歸檔和管理電子文件的時(shí)候才能夠事半功倍。一直以來(lái)，高校的檔案管理都存在著標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的問(wèn)題。傳統(tǒng)的文檔管理都傾向于以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行存檔，缺少相關(guān)的統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)，查找起來(lái)相對(duì)而言也十分麻煩。例如，在檔案的安全保管、檔案的保密級(jí)別等方面缺少相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。又如對(duì)密級(jí)檔案封存、解密、使用等方面具體的規(guī)定也十分模糊，這樣就會(huì)降低檔案管理部門(mén)的工作人員的工作效率，并導(dǎo)致大量檔案文件的價(jià)值無(wú)法得到應(yīng)有的體現(xiàn)。不僅如此，由于教學(xué)檔案的管理涉及到的專(zhuān)業(yè)多、范圍廣、內(nèi)容雜，如果各個(gè)教學(xué)部門(mén)缺乏整體的規(guī)劃，各行其是，就會(huì)給全校師生在檔案管理、資料共享、數(shù)據(jù)查找等諸多方面帶來(lái)極大的不便。

（三）可以采取檔案資源電子化目錄全文關(guān)聯(lián)的管理方法。目錄全文關(guān)聯(lián)歸檔的方法，就是先將電子信息分門(mén)別類(lèi)，整理成方便檢索的目錄信息，然后將電子原文與電子目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，最后將電子信息的目錄與電子信息的全文進(jìn)行捆綁在一起的一種方法。它實(shí)現(xiàn)的具體思路是：將目錄信息存放在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中，而電子全文可以選擇存放在文件服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫(kù)的二進(jìn)制存儲(chǔ)對(duì)象類(lèi)中的任何一種。對(duì)于目錄、全文、關(guān)聯(lián)信息、背景類(lèi)信息等電子信息，除了數(shù)據(jù)庫(kù)電子信息外，其他各類(lèi)信息都可以選擇以文件服務(wù)器方式來(lái)存儲(chǔ)。目錄全文關(guān)聯(lián)歸檔方式的優(yōu)點(diǎn)在于能夠立足于檔案工作者的需求，只需搜索一部分的文字內(nèi)容，就能夠獲得相關(guān)電子檔案的有關(guān)信息。方便可行，不必獲得所需電子檔案的詳細(xì)信息，這樣就對(duì)檔案的查找工作提供了方便之處。不僅如此，當(dāng)檔案部門(mén)的工作人員需要查看各類(lèi)綜合檔案信息的時(shí)候，就可采取“電子信息背景應(yīng)用環(huán)境”自動(dòng)下載，并指出裝載辦法，這樣就能夠滿(mǎn)足需查閱本機(jī)上沒(méi)有安裝運(yùn)行環(huán)境的電子檔案信息的需求。

3 在進(jìn)行高校檔案資源信息化管理的工作中，提以下建議

1、我們應(yīng)該注重電子信息資源的社會(huì)共享。隨著細(xì)信息時(shí)代的到來(lái)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的支持下，我們高校的檔案管理部門(mén)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建設(shè)適合我們的信息資源交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與校內(nèi)各部門(mén)之間信息的資源共享。各高校檔案管理部門(mén)之間和各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)之間也可以聯(lián)合建設(shè)起檔案資源共享的平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共建、共享。這樣，我們只要投入較小的信息建設(shè)費(fèi)用，就能夠在各個(gè)區(qū)域建成開(kāi)放性、數(shù)字化、集成化的信息資源共享服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源服務(wù)的整體化，這樣就能夠?yàn)槿鐣?huì)提供內(nèi)容豐富、方便快捷的“一站式”信息資源的服務(wù)。當(dāng)然，在建設(shè)信息資源共享平臺(tái)的同時(shí)，我們也應(yīng)該注意因此產(chǎn)生的電子檔案信息的安全問(wèn)題。

2、我們應(yīng)該多向高校其他的部門(mén)學(xué)習(xí)，例如圖書(shū)館。檔案部門(mén)的檔案資源信息化管理，其實(shí)與圖書(shū)館的書(shū)籍整理有著異曲同工之妙。在圖書(shū)館建設(shè)網(wǎng)絡(luò)電子圖書(shū)館的同時(shí)，我們也應(yīng)該學(xué)習(xí)其先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。例如，在檔案部門(mén)統(tǒng)一規(guī)范檔案文件時(shí)，我們可以學(xué)習(xí)圖書(shū)館的索引方法，將成千上萬(wàn)的檔案有序地進(jìn)行編號(hào)，這樣能夠更快捷地索引所需的檔案。又如，學(xué)生在去圖書(shū)館尋找書(shū)籍的方法，我們也可以運(yùn)用到檔案資源信息化的尋找中。首先，我們可以在檔案館查詢(xún)利用電腦中自助搜索與自己所需檔案相關(guān)的信息調(diào)取打印，如果需要查詢(xún)實(shí)體檔案時(shí)；然后，利用室老師根據(jù)提供的查詢(xún)機(jī)中尋找的檔號(hào)信息去庫(kù)房調(diào)卷。這樣，就能夠讓檔案的尋找變得更加準(zhǔn)確，方便。

總之，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)化管理時(shí)代，高校檔案必將走向電子信息化管理。我們需要全面系統(tǒng)地對(duì)檔案資源電子信息化管理，才能使檔案利用更便捷，準(zhǔn)確，更好的服務(wù)民生，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用！

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作者簡(jiǎn)介

馮愛(ài)學(xué)，湖北工業(yè)大學(xué)檔案館，本科。