檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題與加強(qiáng)措施

[摘要]檔案管理作為事業(yè)單位的重要構(gòu)成部門(mén)，為其科學(xué)決策提供可靠依據(jù)，在事業(yè)單位發(fā)展中起越來(lái)越關(guān)鍵的作用。為此，本文在闡述檔案管理意義及作用的基礎(chǔ)上，分析了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中存在的主要問(wèn)題，并對(duì)此提出了加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的主要策略，意在提升檔案管理現(xiàn)代化水平，推動(dòng)事業(yè)單位改革的深入發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；現(xiàn)代化；問(wèn)題；加強(qiáng)措施

引言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)內(nèi)，極大地帶動(dòng)了各行各業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。在此背景下，我國(guó)檔案管理工作也逐漸走上科技發(fā)展道路，越來(lái)越多的現(xiàn)代檔案存儲(chǔ)技術(shù)、資源處理系統(tǒng)、信息采集分類軟件等被應(yīng)用到檔案管理工作中去，有效提升了檔案管理的效率，檔案管理的現(xiàn)代化成為當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)質(zhì)指在相關(guān)檔案管理上，采用科學(xué)的指導(dǎo)理論及先進(jìn)的技術(shù)手段，高效開(kāi)展各項(xiàng)管理工作，并且能達(dá)到預(yù)期的管理效果，創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。當(dāng)前，多樣化先進(jìn)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，為我國(guó)檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供了較大助力，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已取得較為顯著的成效。但是，在其發(fā)展中仍存在較多有待解決的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)一步發(fā)展。

1、檔案管理重要意義與作用

1.1 檔案管理的重要意義

當(dāng)前，經(jīng)濟(jì)體制改革下，事業(yè)單位所面臨的生存發(fā)展環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大，要想占據(jù)有利地位，必須不斷提升自身綜合競(jìng)爭(zhēng)力。而事業(yè)單位綜合競(jìng)爭(zhēng)力的提升，不僅僅是提高生產(chǎn)效益，更重要的是做好單位各項(xiàng)管理工作，以確保單位運(yùn)行的規(guī)范、有序。檔案管理是衡量一個(gè)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理水平高低的重要依據(jù)，涵蓋了事業(yè)單位的各方面經(jīng)營(yíng)資料、發(fā)展歷程及實(shí)踐成果，是事業(yè)單位在長(zhǎng)期實(shí)踐探索中形成的珍貴財(cái)產(chǎn)，能為事業(yè)單位今后的發(fā)展提供可靠的參考資料，在很大程度上保證了事業(yè)單位發(fā)展的健康、穩(wěn)定及長(zhǎng)遠(yuǎn)。因此，檔案管理工作的開(kāi)展，具有較高的實(shí)用價(jià)值，是推動(dòng)事業(yè)單位進(jìn)步的重要保障。

1.2 檔案管理的作用

檔案管理的作用，主要體現(xiàn)在兩方面：第一，提供真實(shí)、可靠的參考依據(jù)。檔案資料相比于其他普通文獻(xiàn)資料，更為客觀、真實(shí)，因而具備更高的可信度，并且還能發(fā)揮一定的法律效應(yīng)。通過(guò)檔案管理，能確保這些檔案資料得到妥善處理與存放，并在重大決策上，為相關(guān)人員提供更具說(shuō)服力的證據(jù)。第二，提供最原始的查閱資料，便于人員及時(shí)解決問(wèn)題。檔案中所涵蓋的資料均為已發(fā)生事件的真實(shí)、原始記錄，相關(guān)人員在日常工作中，對(duì)于需要追根溯源的問(wèn)題，便可通過(guò)檔案查詢，直接掌握全面且真實(shí)的狀況。

2、檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)淡薄

在當(dāng)前檔案管理中，還有許多人對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)知不全面，更無(wú)從談及檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。部分檔案管理人員甚至領(lǐng)導(dǎo)，仍以傳統(tǒng)觀念來(lái)看待檔案所發(fā)揮的作用及其管理方法，致使其檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)缺乏必要思想理論指導(dǎo)。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)投入較少

受認(rèn)知偏差的影響，許多人在檔案管理上往往表現(xiàn)得較為隨意，對(duì)其管理的投入極少，使得檔案管理部門(mén)在實(shí)際工作中，由于各方面資源的緊缺，難以緊跟形勢(shì)變化配備現(xiàn)代化的管理設(shè)備，這就使得檔案管理設(shè)施越來(lái)越落后，而各項(xiàng)先進(jìn)的管理技術(shù)與方法也缺乏必要的設(shè)備支撐，難以真正發(fā)揮其用途。

2.3 檔案管理規(guī)章體系不健全

檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，要求不斷規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的各項(xiàng)行為。但在實(shí)際管理中，許多事業(yè)單位的檔案管理未能遵循政府及相關(guān)部門(mén)所制定的檔案管理規(guī)范要求進(jìn)行，檔案管理行為缺乏章法、管理內(nèi)容混亂。

2.4 各部門(mén)間管理分散、協(xié)調(diào)力度弱

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)涉及因素較多，并且各因素之間相互制約，因而是一項(xiàng)相對(duì)較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在其現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，政府部門(mén)及各相關(guān)單位只有共同合作、相互配合，才有可能真正推動(dòng)其管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但在當(dāng)前檔案管理中，政府及各部門(mén)管理分散、配合度低、協(xié)調(diào)力度小，難以保障檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作的順利開(kāi)展。

2.5 現(xiàn)代化檔案管理人才匱乏

檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，離不開(kāi)高水平檔案管理人才的支持。只有檔案管理人員自身具備較強(qiáng)的管理技能，能熟練使用現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備及相關(guān)軟件，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。從目前國(guó)內(nèi)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理人員的整體水平較多，部分人員甚至未經(jīng)歷系統(tǒng)化的檔案管理技能培訓(xùn)，檔案管理處于以往的收、發(fā)、存階段，對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)知之甚少。

3、加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的措施

3.1 強(qiáng)化檔案管理現(xiàn)代化意識(shí) 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，首選需強(qiáng)化相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)，通過(guò)采取多種措施，加大對(duì)檔案管理意義和作用的宣傳力度，讓相關(guān)人員能及時(shí)了解當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，并幫助其形成科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理觀念，鼓勵(lì)檔案管理人員積極進(jìn)行工作方法及技能的創(chuàng)新，以更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理要求。

3.2 增加軟硬件設(shè)施的投入 推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，還需合理增加資金投入，配備齊全必要的軟硬件設(shè)施，將更多實(shí)用性較強(qiáng)的現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，如光盤(pán)技術(shù)、縮微技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理工作中去，從技術(shù)層面來(lái)提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

3.3 健全檔案管理的法律規(guī)章體系 建立健全檔案管理的法律法規(guī)制度，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要法律依據(jù)。通過(guò)健全相關(guān)法規(guī)制度，確保各項(xiàng)檔案管理行為有法可依、有據(jù)可循，有助于促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并在此基礎(chǔ)上推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理人員需結(jié)合自身檔案管理的實(shí)際特征，不斷調(diào)整與改進(jìn)本部門(mén)的檔案管理制度，以增強(qiáng)其規(guī)章制度的實(shí)用性，進(jìn)而發(fā)揮出其最大功效。

3.4 協(xié)調(diào)各部門(mén)關(guān)系，共同推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè) 檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)需要經(jīng)歷一個(gè)不斷嘗試、反復(fù)實(shí)踐、相互融合的時(shí)期。在這一時(shí)期內(nèi)，僅僅通過(guò)檔案管理部門(mén)的努力，難以達(dá)到其管理的理想效果，必須依靠政府部門(mén)及社會(huì)關(guān)聯(lián)方的共同努力，在相互協(xié)調(diào)配合之下，才能真正推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。因此，檔案管理人員在實(shí)際管理工作中，應(yīng)加強(qiáng)與其他部門(mén)的溝通交流，盡可能取得更多部門(mén)的認(rèn)可與支持，并在各部門(mén)的共同努力下，穩(wěn)步推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

3.5 注重現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng) 現(xiàn)代化檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保障，在其現(xiàn)代化建設(shè)中起到不可替代的作用。因此，檔案管理部門(mén)還需加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)，針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員存在的不足，制定合理的現(xiàn)代化人才培養(yǎng)方案，著力提升檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、先進(jìn)技術(shù)等，以確保其人員能充分適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

[1]羅小玉.新形勢(shì)下做好檔案管理工作的思考[J].山東工會(huì)論壇，2015（04）

作者簡(jiǎn)介

王靜（1979.4-）女，云南省大理市，館員，本科，研究方向：人事檔案。