職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理措施研究

李東振

[摘要]檔案管理在職業(yè)院校的內(nèi)部管理中具有非常重要的作用，也是促進(jìn)職業(yè)院校教學(xué)科研以及行政管理的重要內(nèi)容。本文很對(duì)職業(yè)院校檔案規(guī)范化管理，首先介紹了職業(yè)院校檔案的主要分類(lèi)以及檔案管理的內(nèi)容，進(jìn)而分析了目前我國(guó)職業(yè)院校在檔案管理中普遍存在的一些問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，有重點(diǎn)的提出了改進(jìn)完善措施。

[關(guān)鍵詞]職業(yè)院校；檔案管理；規(guī)范化

引言

檔案管理在職業(yè)院校管理工作中具有非常重要的作用，尤其是在提高職業(yè)院校的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)好水平，改善職業(yè)院校的教學(xué)質(zhì)量和科研能力上，發(fā)揮著重要的作用?，F(xiàn)階段，部分職業(yè)院校在自身的內(nèi)部管理工作中對(duì)于檔案管理工作重視程度不足，以致于在職業(yè)院校的檔案管理中出現(xiàn)了滯后的問(wèn)題。加強(qiáng)職業(yè)院校檔案的規(guī)范化管理，提高職業(yè)院校檔案管理的數(shù)字化與標(biāo)準(zhǔn)化水平，已經(jīng)成為職業(yè)院校管理的重要內(nèi)容，這對(duì)于促進(jìn)職業(yè)院校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展也具有重要的作用。

1、職業(yè)院校檔案分類(lèi)及檔案工作主要內(nèi)容

職業(yè)院校作為以培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才為辦學(xué)目標(biāo)的學(xué)校，檔案管理工作也主要是針對(duì)學(xué)校的教學(xué)、科研、實(shí)踐活動(dòng)以及黨政管理等工作過(guò)程中所產(chǎn)生的各種文字、圖表以及影像資料。職業(yè)院校的檔案資料主要分為文書(shū)類(lèi)檔案資料、人事類(lèi)檔案資料、財(cái)會(huì)類(lèi)檔案資料、實(shí)物類(lèi)檔案資料以及科技類(lèi)檔案資料等幾種類(lèi)型。檔案工作的基礎(chǔ)功能主要是完整的收集保管各種文獻(xiàn)資料與技術(shù)文件，同時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)一步的開(kāi)發(fā)、編研，并為師生以及管理層提供借閱、檢索、查詢(xún)利用等服務(wù)。加強(qiáng)職業(yè)院校的檔案管理工作，一方面有助于為職業(yè)院校內(nèi)部專(zhuān)業(yè)設(shè)置、科研教學(xué)、招生就業(yè)等管理工作提供參考依據(jù)；另一方面，高質(zhì)量的檔案資料還可以為社會(huì)公眾提供大量有價(jià)值的信息資料，檔案信息資源的共享實(shí)用，可以產(chǎn)生更高的社會(huì)公益效益。

2、當(dāng)前我國(guó)職業(yè)院校檔案管理中存在的問(wèn)題

在我國(guó)部分職業(yè)院校管理中，對(duì)于檔案管理工作的側(cè)重不夠，檔案管理規(guī)范化水平不高的問(wèn)題還較為突出，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（1）檔案管理意識(shí)不高。一些職業(yè)院校的管理層對(duì)于檔案管理工作的重視程度不高，認(rèn)為檔案管理工作不如招生、就業(yè)、教學(xué)科研等工作重要，因而在檔案管理工作的開(kāi)展上也不愿投入過(guò)多的人力物力以及財(cái)力，造成了職業(yè)院校的檔案管理工作基礎(chǔ)較為薄弱，檔案管理工作的開(kāi)展水平不高。

（2）檔案管理規(guī)章制度不健全。一些職業(yè)院校在檔案管理工作的開(kāi)展上，沒(méi)有針對(duì)性的制定相應(yīng)的檔案管理辦法，不利于督促職業(yè)院校內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)積極整理材料，更不利于檔案材料的全面歸檔保存，影響了檔案材料的完成性，制約了職業(yè)院校檔案管理工作的長(zhǎng)期開(kāi)展。

（3）檔案業(yè)務(wù)流程規(guī)范化水平不高。在職業(yè)院校的檔案管理工作中，無(wú)論是立卷歸檔、檢索還是編研利用等方面，缺少規(guī)范化的業(yè)務(wù)流程規(guī)定，檔案工作開(kāi)展過(guò)程中的參照標(biāo)準(zhǔn)不一致，不利于提高檔案工作規(guī)范化水平的提高。

（4）檔案管理工作的數(shù)字化水平有待提高。提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，最有效的手段就是檔案管理信息化，但是目前由于一些職業(yè)院校的軟硬件設(shè)施投入不足，造成了職業(yè)院校檔案數(shù)字化建設(shè)水平不高，檔案管理工作較為落后。

3、改進(jìn)提高職業(yè)院校檔案管理的措施

（1）增強(qiáng)對(duì)職業(yè)院校檔案管理的重視程度。職業(yè)院校管理部門(mén)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理視為基礎(chǔ)工作來(lái)開(kāi)展，為職業(yè)院校檔案管理工作的實(shí)施開(kāi)展提供必要的人力物力支持，特別是應(yīng)該針對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展提供必要的預(yù)算經(jīng)費(fèi)支持，為職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的實(shí)施開(kāi)展提供良好的基礎(chǔ)條件保障。同時(shí)，還應(yīng)該完善職業(yè)院校檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置，配備必要的檔案庫(kù)房以及基礎(chǔ)的設(shè)備設(shè)施，以保證職業(yè)院校檔案管理工作的有效開(kāi)展。

（2）健全完善職業(yè)院校檔案管理規(guī)章制度。確保職業(yè)院校檔案管理工作的開(kāi)展，應(yīng)該結(jié)合職業(yè)院校檔案管理工作的特點(diǎn)，完善檔案管理制度的建設(shè)，尤其是以國(guó)家檔案法、地區(qū)檔案工作條例、高等學(xué)校檔案管理辦法等作為依據(jù)，針對(duì)職業(yè)院校檔案工作，制定職業(yè)院校檔案管理辦法細(xì)則，對(duì)歸檔范圍與保管期限、立卷歸檔、檔案整理、檔案保密、移交接收、查借閱、庫(kù)房管理、鑒定銷(xiāo)毀等檔案管理具體工作進(jìn)行細(xì)化明確。其次，在職業(yè)院校的檔案管理工作過(guò)程中，重點(diǎn)還應(yīng)該建立與檔案管理相關(guān)的績(jī)效考評(píng)與制約機(jī)制，以確保相關(guān)責(zé)任部門(mén)積極配合檔案管理工作的開(kāi)展。

（3）規(guī)范職業(yè)院校檔案管理工作流程。在職業(yè)院校檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)該注重對(duì)不同業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化管理。在檔案的接收管理上，應(yīng)該確保裝訂規(guī)范、內(nèi)容完整、手續(xù)齊全，并按照檔案的門(mén)類(lèi)和載體進(jìn)行接收；在檔案的整理上，應(yīng)該按照卷宗整理，結(jié)合檔案的實(shí)體分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)，并合理劃分保管期限，立卷歸檔；在檔案的鑒定上，應(yīng)該盡可能地采取直接鑒定方式，逐一進(jìn)行，集體審查，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。在檔案的保管上，重點(diǎn)應(yīng)該避免出現(xiàn)遺失、失密和泄密問(wèn)題，嚴(yán)格按照程序登記管理，并建立臺(tái)賬，全面準(zhǔn)確掌握檔案的收集、整理、利用、移除、銷(xiāo)毀情況。在檔案的借閱利用上，應(yīng)提供全面的檢索借閱服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的信息功能，通過(guò)這些措施進(jìn)一步提高檔案管理規(guī)范化水平。

（4）提高職業(yè)院校檔案管理的數(shù)字化水平。隨著檔案管理理念的不斷更新完善，對(duì)職業(yè)院校檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化的改造，打造信息化的檔案管理體系，不僅是檔案管理工作發(fā)展的必然，對(duì)于提高檔案管理工作效率，確保檔案原件安全可靠也具有非常重要的作用。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該注重將檔案的收集、整理、立卷、歸檔、檢索、利用等一系列的工作通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行整合，采取專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)一的維護(hù)管理，實(shí)現(xiàn)錄入、存儲(chǔ)、檢索、備份等功能。同時(shí)，在職業(yè)院校內(nèi)部建立檔案信息資源平臺(tái)，便于對(duì)于檔案信息需求者按照權(quán)限設(shè)置等進(jìn)行檔案資料的查閱。

結(jié)語(yǔ)

職業(yè)院校管理層應(yīng)該高度重視檔案管理工作的重要性，增加在檔案管理方面的人力與物力投入，完善檔案管理制度的建設(shè)，提高檔案的信息化建設(shè)，注重檔案的開(kāi)發(fā)利用，以最大程度的發(fā)揮檔案工作服務(wù)教學(xué)、科研與管理工作開(kāi)展的作用，促進(jìn)職業(yè)院校管理水平的提高。

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作者簡(jiǎn)介

呂文倩（1983年5月），女，寧夏回族自治區(qū)人，大專(zhuān)，助理工程師；研究方向：企業(yè)檔案管理。