企業(yè)檔案管理中的信息化建設(shè)路徑探討

呂文倩

[摘要]大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案管理需要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，這樣能夠提升企業(yè)檔案管理水平。本文首先對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行探討，分析管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后找到科學(xué)有效的信息化建設(shè)路徑，提升企業(yè)檔案信息化管理水平，滿足企業(yè)檔案管理工作需求，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；檔案管理；信息化；信息系統(tǒng)

前言

當(dāng)前我國(guó)許多企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視度不足，其信息化建設(shè)水平較低，不能滿足大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的企業(yè)檔案管理需求，進(jìn)而影響企業(yè)的快速發(fā)展。在這樣的背景下，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ鞣椒ǎ髽I(yè)也要做好檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，完善企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)檔案數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，為今后檔案信息處理工作提供幫助。

1、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

我國(guó)企業(yè)檔案信息化建設(shè)開(kāi)始于上世紀(jì)九十年代，經(jīng)過(guò)近30年的發(fā)展已經(jīng)取得一定的成效，一些企業(yè)基本上實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是還有部分企業(yè)信息化建設(shè)水平不足，無(wú)法滿足信息時(shí)代下的檔案管理要求，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，檔案信息化軟硬件設(shè)施配套率不高。許多企業(yè)在進(jìn)行檔案管理中依然習(xí)慣于手工操作，一些信息化軟件和硬件設(shè)施相對(duì)落后，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方式，進(jìn)而阻礙企業(yè)的正常發(fā)展。比如企業(yè)沒(méi)有購(gòu)進(jìn)或者建立自己的檔案數(shù)字化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)設(shè)備維護(hù)不及時(shí)、管理系統(tǒng)安全度較差等問(wèn)題，為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)。

第二，檔案信息化管理制度不完善。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)沒(méi)有意識(shí)到管理制度的重要性，從而給檔案管理帶來(lái)較多漏洞，容易泄露企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密。比如一些檔案管理信息化操作流程不明確，在操作時(shí)出現(xiàn)失誤，使數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤，給管理帶來(lái)諸多不便，甚至來(lái)帶不可彌補(bǔ)的損失。

第三，檔案信息化管理人員素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)許多企業(yè)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較差，他們大部分來(lái)自于其他工作崗位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化檔案管理培訓(xùn)，對(duì)信息化操作不了解，不利于企業(yè)檔案信息化管理工作的開(kāi)展。還有部分管理人員管理觀念陳舊，管理方法簡(jiǎn)單粗暴，精細(xì)化不足，一些信息沒(méi)有錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，無(wú)法為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，影響企業(yè)的發(fā)展。

2、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑

2.1建立企業(yè)檔案信息系統(tǒng)

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。比如在整理、記錄檔案時(shí)可以依托網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提升管理效率和管理水平，為企業(yè)各部門(mén)提供更好的檔案管理服務(wù)。建立企業(yè)檔案信息系統(tǒng)，首先要開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)及配套軟件，既要保證系統(tǒng)的信息容量，又要做好系統(tǒng)安全工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，減少管理過(guò)程中的失誤。比如硬件選擇上要從質(zhì)量入手，軟件要從穩(wěn)定性入手，遵循通用、實(shí)用、可靠、安全的原則進(jìn)行信息系統(tǒng)建設(shè)，以保障系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量。其次要提升系統(tǒng)的信息處理能力，使其能夠結(jié)合實(shí)際錄入數(shù)據(jù)定義操作模塊，按照一定流程對(duì)信息進(jìn)行加工處理，最終得到所需結(jié)果。最后要處理好檔案信息系統(tǒng)個(gè)性化和通用性之間的關(guān)系，使檔案管理系統(tǒng)能夠與其他管理軟件兼容，同時(shí)也要適應(yīng)本企業(yè)檔案管理特點(diǎn)，增強(qiáng)信息化系統(tǒng)的企業(yè)適應(yīng)性。

2.2做好企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)的一種集合，它能夠按照一定的信息技術(shù)要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，從而達(dá)到某種預(yù)期結(jié)果。企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)需要做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，將更多數(shù)據(jù)信息納入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，使檔案信息更加完備，分析出的數(shù)據(jù)更具科學(xué)性，為企業(yè)發(fā)展提供更有利的條件。建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度考慮，提升檔案管理人員與信息技術(shù)人員的配合度，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)化發(fā)展。此外，建設(shè)人員要處理好人機(jī)交互工作，比如提升檢索速度、降低查找難度、拓展數(shù)據(jù)容量等；還增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的穩(wěn)定性，避免程序錯(cuò)亂、服務(wù)器癱瘓等問(wèn)題，為企業(yè)提供更有效、更便捷的檔案管理服務(wù)。

2.3制定檔案信息化管理準(zhǔn)則

檔案信息化管理過(guò)程中需要有科學(xué)的準(zhǔn)則進(jìn)行指導(dǎo)，以確保各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。制定檔案信息化管理準(zhǔn)則，第一要從企業(yè)實(shí)際狀況出發(fā)，使準(zhǔn)則適應(yīng)本企業(yè)檔案信息化管理要求，能夠規(guī)范管理人員的操作行為，確保管理效率和管理質(zhì)量。第二要明確檔案管理操作流程，讓檔案管理人員熟悉信息化工作要求。比如在建檔操作準(zhǔn)則中，要求管理人員從電子檔案和紙質(zhì)檔案兩方入手，然后按照不同檔案的要求進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)與保管，最后進(jìn)行分類(lèi)歸檔。第三要注重管理準(zhǔn)則的前瞻性和開(kāi)放性。比如要對(duì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)、成果進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，使其能夠適應(yīng)本時(shí)期的檔案信息化管理要求。同時(shí)相關(guān)人員也要做好兼容性與開(kāi)放性工作，比如要實(shí)現(xiàn)管理與計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)三項(xiàng)工程的融合，充分吸收以往檔案管理經(jīng)驗(yàn)，提升管理準(zhǔn)則的科學(xué)性。

2.4培養(yǎng)檔案信息化管理人才

企業(yè)檔案信息化建設(shè)中需要有專(zhuān)業(yè)化人才作為支撐，但現(xiàn)實(shí)中許多檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，無(wú)法滿足信息化建設(shè)需求。加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化人才培養(yǎng)，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的思想，提升他們對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，在工作中能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的系統(tǒng)化、科學(xué)化管理。其次要培養(yǎng)檔案管理服務(wù)型人才，未來(lái)企業(yè)發(fā)展中檔案管理部門(mén)會(huì)成為一種新型服務(wù)部門(mén)，以往單純對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、編目、立卷的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代要求，檔案管理人員更多的是要考慮如何為企業(yè)其它部門(mén)提供便捷的檔案搜索、查詢服務(wù)，提高檔案用戶體驗(yàn)和遠(yuǎn)程服務(wù)的滿意度。最后要做好檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)維護(hù)人才培養(yǎng)工作，開(kāi)發(fā)出更專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理系統(tǒng)，增強(qiáng)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高企業(yè)檔案管理水平。

2.5提升檔案信息化安全保障

在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)時(shí)，管理人員要注重安全保障工作，尤其是在互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代下，各種信息的交流增多，其不穩(wěn)定因素也逐漸增加。做好檔案信息化安全保障工作，就要從硬件設(shè)施安全、網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全三方面入手。硬件設(shè)施上要加強(qiáng)機(jī)房環(huán)境監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)老化線路、問(wèn)題設(shè)備時(shí)要及時(shí)更換，排除安全隱患；網(wǎng)絡(luò)安全上要做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)測(cè)，彌補(bǔ)系統(tǒng)漏洞，時(shí)時(shí)防范病毒、黑客、木馬程序的攻擊，將檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)降到最低；系統(tǒng)安全上要建立用戶訪問(wèn)權(quán)限平臺(tái)和日志文檔中心，讓用戶通過(guò)身份驗(yàn)證進(jìn)入系統(tǒng)，限制非法用戶訪問(wèn)。日志文檔的建立可以幫助管理人員追蹤突發(fā)事件，提升系統(tǒng)的安全性，最大限度防止檔案信息泄露問(wèn)題的出現(xiàn)。

3、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)要想提升檔案管理的信息化建設(shè)水平，就要建立相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，制定出科學(xué)的信息化管理準(zhǔn)則。此外企業(yè)還要培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化的管理人才，在檔案管理過(guò)程中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)流程進(jìn)行操作，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性，增強(qiáng)檔案信息的安全度，為今后企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

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