對高職院校檔案開發(fā)與利用的幾點思考

李爽

充分發(fā)揮高職院校檔案資源的優(yōu)勢，根本目的就是實現(xiàn)高職院校檔案的開發(fā)和利用，充分發(fā)揮高職院校檔案的作用，使檔案服務(wù)于學(xué)院的各項發(fā)展，成為推動學(xué)院各項工作的基礎(chǔ)。因此，對高職院校檔案開發(fā)與利用的研究，一直是我們思考的課題。全面，深刻地認識這個問題對今后學(xué)院檔案工作實踐都有十分重要的意義。

一、檔案的保護與開發(fā)

檔案是歷史的真實記錄，具有重要歷史、科學(xué)、藝術(shù)、文化等價值，是不可再生的寶貴資源。因此，檔案保護是社會主義和諧社會建設(shè)的重要組成部分，是實現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和條件，是檔案工作者的第一天職。完整的保護好檔案，延長檔案使用壽命，最大限度的發(fā)揮它的利用價值，是每位檔案工作者義不容辭的責(zé)任。所以要從思想上充分認識檔案保護工作的重要性和必要性。

高職院校檔案是學(xué)院前人留給今人和后人的一份寶貴財富，在高職院校檔案的保護過程中，應(yīng)當(dāng)鼓勵各方對檔案活用，多手段全方位地開發(fā)檔案的價值，使學(xué)院檔案在服務(wù)學(xué)院全面發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

二、對檔案開發(fā)利用價值重要性的認識

檔案開發(fā)利用就是檔案部門通過科學(xué)手段，對檔案信息進行深層次的加工、整理，把檔案中有價值的各類信息資源挖掘出來，提供給社會及需要信息的人們，這樣就實現(xiàn)了檔案的價值。檔案是人類社會活動的必然產(chǎn)物，其記錄的信息具有原始性和真實性，同時也具有可開發(fā)性和時效性，檔案的這種潛在的價值，必須通過科學(xué)的管理和開發(fā)利用才能得以實現(xiàn)。隨著社會的發(fā)展，人們對檔案利用價值方面的認識在不斷提高。有人認為檔案具有借鑒參考價值，信息價值和情報價值。筆者認為，無論檔案是信息價值，還是參考價值都是指檔案給人們提供了認識和處理問題的信息，作為人們認識和處理問題時的借鑒和參考。如果檔案信息資源不能得到開發(fā)利用，那么檔案價值就無法充分的實現(xiàn)，檔案也就失去應(yīng)有的價值。因為檔案的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，只有開發(fā)利用檔案信息資源才是檔案工作自身價值的真正體現(xiàn)。

三、高職院校檔案開發(fā)利用存在的主要問題

1、室藏特色檔案不明顯。從高職院校綜合檔案室室藏檔案情況看，反映具有本院特點的檔案如教學(xué)檔案、教學(xué)科研等方面的檔案沒有系統(tǒng)的建立起來，因而開發(fā)檔案信息資源為學(xué)院各項工作服務(wù)，也就缺乏強有力的針對性。

2、檔案編研工作滯后。檔案編研工作滯后主要表現(xiàn)在于：一是檔案編研材料內(nèi)容單一，編研材料大部分都是文書檔案內(nèi)容，而反映教學(xué)檔案、教學(xué)科研檔案、科技檔案的編研材料較少。致使檔案的信息沒有最大限度地得到開發(fā)利用，從而沒有產(chǎn)生應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。二是檔案編研材料層次較低，一次性編研成果多，適應(yīng)學(xué)院發(fā)展的深層次的編研成果較少。就目前而言，有些編研材料仍停留在檔案管理達標晉級時所要求的數(shù)量和質(zhì)量上，使得編研工作與學(xué)院現(xiàn)實工作脫節(jié)，導(dǎo)致編研成果利用率下降。

3、現(xiàn)代化管理程度低。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的不斷發(fā)展，要求檔案部門建立檔案數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。但大部分高職院校檔案部門現(xiàn)代化管理起步較晚，即使是初步實現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化，還遠不能實現(xiàn)檔案服務(wù)手段現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。

四、高職院校檔案開發(fā)利用的方法和途徑

1、注重學(xué)院特色檔案的收集與整理。特色檔案信息資源開發(fā)是檔案信息資源開發(fā)的重點，我們要建立健全學(xué)院特色檔案的收集歸檔范圍，凡是反應(yīng)學(xué)院文化、人物、歷史事件、特殊教學(xué)、科研課題等方面的特色檔案都要盡全力收集齊全完整，必要時，要向社會、歷屆畢業(yè)學(xué)生、離退休教職員工進行廣泛的收集和征集，使學(xué)院的特色檔案達到齊全完整。

2、加強檔案編研工作。檔案編研工作是檔案部門一項長期的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是對檔案信息進行深加工和拓寬檔案信息傳遞渠道的主要方式，是檔案室揭示室藏，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平的有效途徑。通過檔案編研工作，把室藏檔案中具有學(xué)院特色、并且利用率較高的檔案挖掘出來，為社會和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。一是要圍繞學(xué)院中心工作，靈活多樣，積極創(chuàng)新，既要有紙質(zhì)的檔案編研成果，又要有電子檔案的編研成果；既有文字的編研成果，又要有照片編研成果。使編研成果靚麗新穎。二是突出特色，立足實用。檔案編研工作要注重突出學(xué)院特色，深挖學(xué)院室藏檔案資源，編寫具有學(xué)院特點的編研材料，為學(xué)院各項事業(yè)發(fā)展提供可靠依據(jù)。三是檔案編研工作要堅持社會效益第一的觀點，檔案編研工作的根本目的是有效地開發(fā)室藏檔案信息資源，為學(xué)院和社會提供利用。如果編研成果無人閱讀，就起不到開發(fā)檔案信息資源的作用。因此，檔案編研工作要把社會效益放在首位，要選準主題，主動選擇學(xué)院需要、教職員工、學(xué)生感興趣的課題去編研，在形式和內(nèi)容上找準切入點，最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值作用。四是加強檔案編研人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高編研人員專業(yè)素質(zhì)。要做好檔案編研工作，編研人員必須具備一定的專業(yè)素質(zhì)和相關(guān)學(xué)科知識。因此，要采取措施，選拔優(yōu)秀檔案人員從事檔案編研工作，并保持相對穩(wěn)定，使他們在檔案編研工作實踐中不斷積累知識，在檔案編研工作中有所創(chuàng)新。

3、提高檔案現(xiàn)代化管理水平

進入信息時代，電子計算機是人們生活中必不可少的組成部分，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)將各行各業(yè)緊密聯(lián)系在一起，使其最大限度的實現(xiàn)資源共享。運用電子計算機及其網(wǎng)絡(luò)參與學(xué)院檔案室檔案的管理與利用工作，有助于實現(xiàn)學(xué)院檔案室的社會功能。從目前學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀看應(yīng)做到：一要實現(xiàn)電子計算機檢索提高工作效率。雖然檔案室配備了電子計算機錄入了不少檔案信息，并編制了各種專題目錄，但并沒有真正實現(xiàn)電子計算機檢索。一方面是沒有適宜的檔案管理軟件，另一方面是有人把電子計算機的應(yīng)用看作是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的“花架子”，對實現(xiàn)計算機檢索的重要性和緊迫性認識不足。因此，檔案工作人員要提高認識，盡快實現(xiàn)電子計算機檢索；二要建立信息聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案作為一種信息若要發(fā)揮其作用，必須進入社會的大信息網(wǎng)絡(luò)，這是實現(xiàn)檔案室社會功能的最佳手段。筆者認為目前應(yīng)盡快做到兩點：一是學(xué)院檔案室盡快實現(xiàn)與學(xué)院網(wǎng)絡(luò)連接，使檔案信息在學(xué)院范圍內(nèi)廣泛得以交流，為檔案價值的實現(xiàn)創(chuàng)造條件。二是盡快加入公共信息網(wǎng)，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性，最大限度地發(fā)揮檔案室的社會功能。

參考文獻

[1]安惠敏.對企業(yè)檔案開發(fā)與利用的幾點認識.辦公室業(yè)務(wù)，2013，06