提高檔案人員素質(zhì)的新要求及對策

李玉濱

[摘要]近年來，檔案人員在我國信息化管理工作中的地位越來越重要，本文就提高檔案人員素質(zhì)提出新要求及對策進(jìn)行分析和建議。

[關(guān)鍵詞]檔案隊(duì)伍；素質(zhì)；新要求；對策

檔案事業(yè)的發(fā)展離不開精通業(yè)務(wù)、善于管理的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。因此，各級檔案部門應(yīng)當(dāng)充分了解檔案隊(duì)伍素質(zhì)現(xiàn)狀，深刻認(rèn)識提高檔案人員素質(zhì)的重要性和緊迫性，培養(yǎng)一支既能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作需要，又能服務(wù)社會(huì)大眾的復(fù)合型檔案人員隊(duì)伍。

一、現(xiàn)代檔案管理工作特點(diǎn)及檔案人員素質(zhì)的新要求

1、現(xiàn)代檔案管理工作凸顯出檔案信息數(shù)字化、管理智能化、信息利用網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用與普及，計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)將大量的檔案信息用數(shù)字來表達(dá)、存貯，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)智能管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)超越時(shí)空的界限，為異地利用創(chuàng)造條件，存貯的檔案信息通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來聯(lián)網(wǎng)、溝通，使檔案信息更加暢通，檔案利用率更高，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源高度共享。

2、檔案管理工作的新特點(diǎn)決定檔案人員應(yīng)具備新素質(zhì)

做好檔案管理工作不僅需要檔案人員具備較高的政治素質(zhì)，扎實(shí)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通訊方面的基礎(chǔ)知識，而且還須具有一定的檔案信息素質(zhì)。檔案信息素質(zhì)主要包括信息意識和信息能力。

二、我國檔案人員素質(zhì)現(xiàn)狀及原因分析

1、我國檔案人員素質(zhì)現(xiàn)狀

現(xiàn)代檔案管理對檔案人員的要求越來越高。雖然我國檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)有較大提升，但仍存在不足之處。主要表現(xiàn)為：（1）檔案隊(duì)伍知識結(jié)構(gòu)參差不齊，顯露整體專業(yè)知識貧乏。檔案人員隊(duì)伍中，檔案專業(yè)畢業(yè)的人員只占少數(shù)一部分，其中，一部分是未受過任何檔案專業(yè)培訓(xùn)的。（2）高層次人才缺乏，整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)。由于檔案人員隊(duì)伍整體專業(yè)知識貧乏，高級專業(yè)技術(shù)人員少、復(fù)合型檔案管理人才缺乏，常常出現(xiàn)對歸檔范圍不清楚、檔案工作收集不齊全，不懂檔案管理流程、案卷標(biāo)題擬寫不準(zhǔn)確、檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)寬嚴(yán)不一等情況。（3）信息素質(zhì)整體水平不高。一是觀念陳舊，對檔案信息價(jià)值認(rèn)識不足，缺乏檔案信息意識。二是相當(dāng)一部分檔案人員缺乏檔案收集、整理、分析、處理和利用等方面知識的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對紛繁復(fù)雜的檔案信息不能迅速作出鑒定，對有價(jià)值的檔案信息缺乏深加工、新開發(fā)、快傳輸、厚存貯等檔案信息化處理。（4）創(chuàng)新能力差。首先，表現(xiàn)為理念創(chuàng)新和檔案價(jià)值創(chuàng)新不足。部分檔案人員仍把檔案定位于傳統(tǒng)的管管查查的死資料上，沒有用檔案是信息資源的新觀念來看待檔案，沒有形成主動(dòng)為社會(huì)提供有效服務(wù)和超前服務(wù)的理念，在深度、廣度上沒有拓寬原有檔案的利用價(jià)值。其次，是知識結(jié)構(gòu)更新滯后。很大一部分工作人員沒有注重創(chuàng)新知識結(jié)構(gòu)，缺乏自主學(xué)習(xí)的積極性，理論知識與管理技能不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需要。再次，是檔案管理手段缺乏創(chuàng)新，仍以手工管理為主，甚至有部分檔案人員根本不會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)處理檔案信息資源。

2、我國檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低的原因分析

造成檔案人員隊(duì)伍整體隊(duì)伍素質(zhì)偏低的原因很多，有歷史的，有認(rèn)識上的，也有現(xiàn)階段中國特殊國情所特有的。（1）領(lǐng)導(dǎo)不夠重視?；鶎訖n案室在單位中屬非業(yè)務(wù)部門，不能為單位帶來立竿見影的效益，而且保管檔案還需要一定經(jīng)費(fèi)，很容易被單位當(dāng)作包袱，得不到應(yīng)有的重視。檔案管理設(shè)施不到位，特別是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平偏低，檔案人員也缺乏系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)知識和技術(shù)的機(jī)會(huì)。（2）檔案教育缺位。目前，全國近兩千所普通高校等院校中，設(shè)立檔案專業(yè)的院校屈指可數(shù)。學(xué)科前沿知識缺乏，學(xué)生學(xué)習(xí)興趣不濃。在職人員沒有樹立終身學(xué)習(xí)理念。（3）檔案人員隊(duì)伍穩(wěn)定性差。檔案人員調(diào)整頻繁，流動(dòng)快，穩(wěn)定不住的問題比較突出。由于機(jī)構(gòu)調(diào)整，有些單位的檔案專職人員成了兼職人員，兼職人員調(diào)整性更大。頻繁調(diào)整與更換，使檔案人員掌握不了必備的檔案專業(yè)知識，熟悉不了檔案工作情況而無法進(jìn)入檔案管理角色。（4）缺乏有效激勵(lì)機(jī)制，檔案人員待遇差。當(dāng)前，一些單位缺乏有效激勵(lì)機(jī)制，存在“干多干少一個(gè)樣、干與不干差不多”的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分檔案人員缺乏上進(jìn)心。此外，檔案人員待遇普遍較差的現(xiàn)象依然存在。學(xué)習(xí)上，檔案人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，獲知外界信息的渠道非常狹窄。

三、提高檔案人員素質(zhì)的對策

1、轉(zhuǎn)變觀念、充分認(rèn)識檔案信息價(jià)值鏈

主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員要充分認(rèn)識檔案是具有價(jià)值的信息資源，其價(jià)值體現(xiàn)在形式、管理和利用過程中。檔案信息的形成、管理和利用各個(gè)環(huán)節(jié)之間緊密聯(lián)系。形成一個(gè)完整的鏈條-----檔案信息價(jià)值鏈。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具有檔案信息價(jià)值鏈理念，并貫穿于整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)決策之中，使檔案價(jià)值不斷增值。同時(shí)，對檔案工作的關(guān)心、支持要真正落到實(shí)處，包括檔案管理所需軟硬件建設(shè)資金的保障；檔案庫房、辦公用房的建設(shè)；檔案管理制度的貫徹實(shí)施；給檔案人員更多精神層面上的人文關(guān)懷等。

2、加強(qiáng)檔案教育工作

（1）加大全國各大中專院校檔案專業(yè)的辦學(xué)力度，特別是西北部地區(qū)。創(chuàng)新大中專院校檔案專業(yè)教育，包括專業(yè)設(shè)置、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)手段以及教學(xué)方式等，借鑒國外檔案成功教育經(jīng)驗(yàn)，對在校檔案專業(yè)學(xué)生加大實(shí)踐課的比例，強(qiáng)化案例教學(xué)，采取多樣化的教學(xué)方式；要?jiǎng)?chuàng)新教學(xué)手段，充分利用多媒體，遠(yuǎn)程教育等現(xiàn)代教學(xué)手段；課程設(shè)置應(yīng)立足于專業(yè)課程的基礎(chǔ)上，增設(shè)與檔案專業(yè)相關(guān)的歷史、行政管理、法律、信息工程等科目。

（2）加強(qiáng)在職人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是信息素質(zhì)。第一，培訓(xùn)工作要長期化、制度化，避免“運(yùn)動(dòng)式”的短期行為和隨意性。只有這樣，檔案在職人員的知識結(jié)構(gòu)和管理技能菜能跟上時(shí)代發(fā)展的需要。第二，培訓(xùn)面要廣。既要對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行培訓(xùn)，也要對普通工作人員培訓(xùn)；既要對非檔案專業(yè)畢業(yè)人員培訓(xùn)，也要對檔案專業(yè)畢業(yè)人員培訓(xùn)；既要對專職檔案人員培訓(xùn)，也要對兼職檔案人員培訓(xùn)。第三，培訓(xùn)內(nèi)容要靈活、實(shí)用，做到與時(shí)俱進(jìn)。第四，培訓(xùn)方式要多樣化。既可以采取實(shí)體班集中培訓(xùn)模式，還可以采用自學(xué)、學(xué)術(shù)研究、業(yè)務(wù)交流、主題講座等個(gè)性化的培訓(xùn)方式。第五，培訓(xùn)考試要規(guī)范化。檔案培訓(xùn)考試是檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的重要環(huán)節(jié)，是檢驗(yàn)培訓(xùn)效果的重要手段?？荚囍胁坏獓?yán)肅考場紀(jì)律，而且考試方式要規(guī)范化，避免主觀性和隨意性。

3、實(shí)行有效激勵(lì)機(jī)制，穩(wěn)定人心，穩(wěn)定隊(duì)伍

（1）建立有效于提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的管理機(jī)制。一要建立崗位目標(biāo)責(zé)任制。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，將工作細(xì)化、量化，制定檔案工作管理目標(biāo)、崗位責(zé)任等一系列管理制度。二要完善考核制度。制定考核標(biāo)準(zhǔn)，定期對本單位檔案工作進(jìn)行評比和總結(jié)，主管部門要適時(shí)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。將考核結(jié)果作為檔案人員評獎(jiǎng)評優(yōu)、干部續(xù)聘、晉職、提拔的依據(jù)。三要完善獎(jiǎng)勵(lì)制度。對工作業(yè)績突出、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的單位和個(gè)人，要適時(shí)進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對責(zé)任心差、工作平庸的干部進(jìn)行批評，對不適應(yīng)崗位工作的人員要及時(shí)作出崗位調(diào)整；對加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)并獲取相關(guān)證書的人員給予一定獎(jiǎng)勵(lì)；對勤于科研并取得成果的人員應(yīng)根據(jù)科研成果的大小、層次的高低給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。（2）建立健全提高檔案人員待遇、穩(wěn)定隊(duì)伍的保障機(jī)制。一定要貫徹依法治檔的思想，依法保障和落實(shí)檔案人員的權(quán)益，二要為檔案人員建立正常的年度進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)；三要切實(shí)改善辦公環(huán)境，真正做到事業(yè)留人、待遇留人、感情留人。