完善供水企業(yè)檔案管理促進供水事業(yè)的健康發(fā)展

黃韻佳

[摘要]企業(yè)檔案其是對企業(yè)在經(jīng)營活動過程中所形成的各種具有保存價值的信息和資料進行記錄和保管，屬于企業(yè)資產(chǎn)的重要組成，是企業(yè)健康發(fā)展的重要依據(jù)。供水企業(yè)作為城市建設(shè)過程中具有非常重要意義的基礎(chǔ)性行業(yè)，供水企業(yè)檔案作為供水企業(yè)歷史面貌的重要憑證，通過對供水企業(yè)檔案進行管理，不僅有利于更好的加快城市供水管網(wǎng)的建設(shè)和改造，而且對供水事業(yè)的健康發(fā)展也具有極為重要的意義。

[關(guān)鍵詞]供水企業(yè)；檔案管理；事業(yè)發(fā)展

一、加強檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制

首先，建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度。

將檔案管理工作具體落實到個人，對各級領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和責(zé)任都要明確，從而加強供水企業(yè)全體人員對檔案工作的重視?？梢詫n案工作納入到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中來，確保檔案管理各項工作都能夠具體落實到位；

其次，將企業(yè)檔案管理工作與領(lǐng)導(dǎo)的績效考核掛鉤。

企業(yè)檔案管理工作不僅需要納入到各級領(lǐng)導(dǎo)崗責(zé)任制中來，同時還要與領(lǐng)導(dǎo)的年度考核、個人和部門的績效考評進行掛鉤，從而提升檔案管理的水平；

最后，需要進一步對企業(yè)檔案管理制度進行完善。

不僅需要制定完善的檔案管理工作規(guī)則，同時還要對檔案管理職責(zé)、要求、目標(biāo)和內(nèi)容進行明確，確保檔案管理工作能夠有章可循，確保各項管理行為的規(guī)范性。

二、完善檔案管理制度，夯實檔案基礎(chǔ)工作

企業(yè)檔案管理水平的提升，首先需要具有一套完善的檔案管理制度，在規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)下，企業(yè)檔案工作的各個環(huán)節(jié)才能具有較好的規(guī)范性，各項工作的開展才能有所依據(jù)，為企業(yè)檔案工作制度化和規(guī)范化的建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。在完善企業(yè)檔案管理制度的同時，還要進一步對檔案各項基礎(chǔ)工作進行加強，加大檔案管理各項設(shè)施的投入，確保檔案管理各項設(shè)備和設(shè)施的齊全性，這樣不僅能夠有效的維護檔案的安全性，而且對檔案裝備的現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)具有極為重要的意義。

三、確保文件材料收集完整

供水企業(yè)的檔案，其從形成到歸檔由諸多環(huán)節(jié)組成，其檔案內(nèi)容不僅包括一些文件材料，而且還包括各種管網(wǎng)、設(shè)備和基建的資料。所以需要做好這些資料的收集工。這就需要企業(yè)需要在各職能部門設(shè)置兼職的檔案人員來協(xié)助檔案資料的收集，確保檔案資料收集的完整性和齊全性。

當(dāng)前我國城市處于快速建設(shè)階段，由于受制于資金等因素的影響，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還不十分完善。供水管網(wǎng)也不能一次性全面進行敷設(shè)，往往同一條路會存在挖完了修復(fù)，而修復(fù)后再挖的被動情況，這就需要頻繁的利用到供水管網(wǎng)檔案。而且在管網(wǎng)建設(shè)過程中，管網(wǎng)檔案還需要不斷的進行補充和完善。供水企業(yè)檔案不僅與供水事業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，而且還與城市建設(shè)具有緊密的聯(lián)系。特別是在當(dāng)前城市化建設(shè)進程不斷加快的新形勢下，地下給水管線改道是較為常見的現(xiàn)象。當(dāng)?shù)叵鹿芫€改道時，其原管網(wǎng)的檔案則會發(fā)生變化，這時就需要及時將改線檔案補充進去，所以在這項工作中，供水管網(wǎng)檔案相關(guān)人員需要具有較好的協(xié)作配合能力，在日常工作中要養(yǎng)成良好的歸檔習(xí)慣。在管道改造工程中，由于在具體施工過程中掐管和改線存在著較強的臨時性特點，所以需要檔案部門相關(guān)人員要具有較強的責(zé)任感，及時對相關(guān)資料進行記錄，對圖紙進行標(biāo)識，確保檔物的相符性，及時將材料進行歸檔，確保供水管網(wǎng)檔案內(nèi)容的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。

四、統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

針對供水檔案種類繁多的特點，公司還應(yīng)制定企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，并將相關(guān)的檔案管理制度匯編成冊。包括企業(yè)檔案分類大綱、技術(shù)檔案圖紙修改及補充制度以及檔案保管、借閱、統(tǒng)計、鑒定等多個管理制度。此外，還要確定專人嚴格按照業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行核查把關(guān)，在進行檔案的著錄工作時，按照國家標(biāo)準(zhǔn)局頒發(fā)的《檔案著錄規(guī)則》進行，同時還結(jié)合公司管理工作的現(xiàn)代化進程，逐步實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。檔案的規(guī)范管理，為檔案數(shù)字化、信息化管理提供了條件。現(xiàn)在，所有的供水檔案都是使用計算機全面輔助管理，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要的檔案存入計算機，利用計算機信息管理網(wǎng)絡(luò)傳播供水檔案信息，使供水檔案查詢利用達到方便、快捷、準(zhǔn)確。通過先進的檔案管理軟件進行全面管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質(zhì)量。使公司的檔案管理工作不斷向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理邁進。

五、加強供水檔案的開發(fā)利用，確保其使用價值更好的發(fā)揮

開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，供水檔案的利用服務(wù)是衡量供水企業(yè)檔案工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，檔案的開發(fā)利用也是做好企業(yè)檔案工作的最終目的。在加強供水檔案工作的各項基礎(chǔ)管理的同時，公司綜合檔案室把主要精力放在供水檔案的服務(wù)利用上，緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營中心工作，積極主動參與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和管理，把企業(yè)各階段重點工作作為檔案室的重點工作。檔案管理員主動走出檔案室，去了解企業(yè)各項工作的動態(tài)，及時提供和介紹企業(yè)各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案管理功能在各項生產(chǎn)經(jīng)營、科技研究等活動中得以實現(xiàn)。綜合檔案室編制了檔案檢索工具，將收集到的檔案信息進行深加工，編制成全宗指南、歷年文件匯編、公司大事記等匯編資料。在供水搶修工作中，通過檔案人員的快速查找，讓管網(wǎng)維修人員在最短時間內(nèi)弄清了管網(wǎng)的布局、走向，制定出科學(xué)合理的搶修方案，減少了供水企業(yè)的經(jīng)濟損失，為營造和諧的供水環(huán)境出力。

六、結(jié)束語

隨著供水企業(yè)全體人員的共同努力，供水企業(yè)檔案管理工作取得了較好的成效，供水企業(yè)檔案管理工作不僅實現(xiàn)了制度化和規(guī)范化，而且通過大量的檔案信息的利用，可以為供水企業(yè)的各項管理、基建和技改等工作的開展提供重要的參考依據(jù)，有利于企業(yè)各項工作的順利開展，為企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的實現(xiàn)奠定了良好的基礎(chǔ)，為城市供水事業(yè)的健康發(fā)展起到了積極的促進作用。

參考文獻

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