淺談做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理

王云

【摘 要】近年來，國有企業(yè)的改革步伐不斷加快，可謂機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。國有企業(yè)的競爭力就是管理水平，如何促使國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)精細(xì)化管理，成為當(dāng)前國有企業(yè)管理人員必須面對(duì)的問題。本文將對(duì)國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的內(nèi)容、存在的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就如何做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作，談一下自己的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；辦公室；行政事務(wù)；管理；研究

對(duì)于國有企業(yè)而言，辦公室行政事務(wù)管理工作的綜合性非常的強(qiáng)，起到了承上啟下作用。由于辦公室行政事務(wù)管理工作內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜，管理難度非常的大，因此在具體管理工作中，國有企業(yè)應(yīng)立足實(shí)際，制定符合本企業(yè)特點(diǎn)的有效管理方法，只有這樣才確保辦公室行政管理部門落實(shí)工作。

一、國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作概述

1.主要職能

國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理部門，綜合性強(qiáng)，具體工作涉及面非常的廣泛，集中表現(xiàn)為服務(wù)與管理兩種職能，與國企內(nèi)部每一個(gè)員工的利益息息相關(guān)。在辦公室行政事務(wù)管理工作中，要進(jìn)行檔案文件的管理、督察督辦以及公務(wù)接待、制定規(guī)章制度、印鑒及車輛管理、后勤管理等。上述工作內(nèi)容均是針對(duì)國企運(yùn)營過程而提供的服務(wù)和管理事項(xiàng)，工作質(zhì)量與效率會(huì)直接影響國企的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。從這一層面來講，國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)深刻地意識(shí)到辦公室行政事務(wù)管理的重要性，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，不斷規(guī)范和完善管理機(jī)制，明確管理目標(biāo)和工作細(xì)節(jié)，采取針對(duì)性的措施解決日?，嵥槭聞?wù)。

2.辦公室行政事務(wù)管理意義和價(jià)值

作為綜合性的管理部門，辦公室行政事務(wù)管理工作中，因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)繁雜而瑣碎，對(duì)應(yīng)部門較多，因此在國有企業(yè)內(nèi)部各部門間起到了協(xié)調(diào)、銜接以及橋梁和紐帶的作用。具體而言，國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的意義體現(xiàn)在如下方面：第一，聯(lián)系與協(xié)調(diào)。國有企業(yè)的辦公室行政事務(wù)管理工作人員，負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外的上傳下達(dá)，負(fù)責(zé)部門之間的溝通協(xié)調(diào)；既要將上情下達(dá)到部門、員工，又有將下情上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)、決策層。由此可見，辦公室行政事務(wù)管理工作，就是在國有企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮聯(lián)系內(nèi)外、綜合權(quán)衡以及上傳下達(dá)、服務(wù)協(xié)調(diào)的作用。對(duì)于辦公室行政事務(wù)管理部門而言，其兼具著指揮、決策以及執(zhí)行和協(xié)調(diào)等功能，而且處在基層與決策層之間，負(fù)責(zé)上報(bào)相關(guān)情況于決策層，并且嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)層的意圖，進(jìn)行文件起草、協(xié)助方案的制定，并最終將規(guī)章下發(fā)到基層執(zhí)行。第二，助手與參謀。其協(xié)助決策層有效處理日常行政事務(wù)，并且參與相關(guān)事務(wù)決策、控制以及執(zhí)行和反饋活動(dòng)。實(shí)踐中，其負(fù)責(zé)組織調(diào)研，為國有企業(yè)的快速發(fā)展提供決策性的參考。同時(shí)，還可以為企業(yè)各項(xiàng)重大決策的做出，提出合理的建議；在辦公室行政事務(wù)管理過程中，應(yīng)當(dāng)充分利用好信息技術(shù)手段，全面收集和把握好國有企業(yè)的重要信息，并且應(yīng)具備預(yù)見性能力，可將問題以及隱患等，消滅在萌芽狀態(tài)。

二、當(dāng)前國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理中的常見問題

1.思想觀念仍顯落后

據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前國內(nèi)仍有很多的國有企業(yè)辦公室行政管理工作思想觀念比較落后、陳舊，嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，各領(lǐng)域、各行業(yè)都要保持與時(shí)俱進(jìn)、緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。尤其是在當(dāng)前的形勢(shì)下，國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作人員的思想觀念，也應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變、有所創(chuàng)新，這樣才能滿足和適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求。然而，實(shí)踐中卻并非如此，很多國有企業(yè)辦公室行政管理水平有待提高，這主要是思想觀念落后所致。很多國有企業(yè)內(nèi)部行政事務(wù)管理人員，并未真正地認(rèn)識(shí)到個(gè)人的工作重要性以及崗位職責(zé)要求，“只做好分內(nèi)事”成為一種常見的現(xiàn)象，一味地應(yīng)付工作，而不是積極主動(dòng)地去創(chuàng)新和改進(jìn)工作思路，“讓做才做”、缺乏熱情。不具備圍繞中心、服務(wù)大局的能力。

2.現(xiàn)行制度仍需完善

國有企業(yè)行政事務(wù)管理工作制度，應(yīng)確保規(guī)范化。這對(duì)行政事務(wù)管理工作質(zhì)量和效率，具有非常大的影響。從實(shí)踐來看，當(dāng)前國內(nèi)部分國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理目標(biāo)并不非常的明確，而且職責(zé)也不夠清晰，工作人員缺乏積極主動(dòng)性；雖然加大了人、財(cái)、物等方面的投入力度，但是工作仍處于效率低、質(zhì)量差的狀態(tài)，傳統(tǒng)的態(tài)勢(shì)沒有從根本上得以改變，嚴(yán)重影響了企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

3.加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理的有效策略

基于以上對(duì)當(dāng)前的情況分析，筆者認(rèn)為，要想做好國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作，應(yīng)從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)入手。

三、認(rèn)清當(dāng)前的形勢(shì)，解放思想

針對(duì)當(dāng)前國企工作人員的思想觀念仍顯落后問題，我們應(yīng)當(dāng)解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，增強(qiáng)他們的緊迫感。對(duì)于國有企業(yè)辦公室行政管理人員而言，應(yīng)對(duì)認(rèn)清形勢(shì)，增強(qiáng)個(gè)人的緊迫感、責(zé)任感以及使命感，并且提高其工作積極主動(dòng)性和自覺性。同時(shí)，還要轉(zhuǎn)變思想觀念、解放思想，要敢于創(chuàng)新、勇于實(shí)踐。在日常工作中，既要循規(guī)蹈矩，又要適時(shí)敢于打破常規(guī)；面對(duì)新情況、新問題，勇于思考和探索，將工作抓實(shí)、做出成效。在工作實(shí)踐中，能夠分清工作的輕重緩急，提高辦事質(zhì)量和效率。為此，對(duì)國有企業(yè)的辦公室行政事務(wù)工作人員提出了以下要求，即素質(zhì)要高、作風(fēng)要正以及原則要強(qiáng)和服務(wù)要優(yōu)。

1.素質(zhì)高

針對(duì)部分國企辦公室工作人員的思想觀念過于保守和陳舊等現(xiàn)象，我們應(yīng)對(duì)不斷提高他們的素質(zhì)，做好“四個(gè)堅(jiān)持”。第一，堅(jiān)持針對(duì)性學(xué)習(xí)。結(jié)合實(shí)際情況，從管用和能用的視角精選學(xué)習(xí)材料，對(duì)重要的、關(guān)鍵的知識(shí)點(diǎn)，應(yīng)對(duì)學(xué)深、學(xué)透、掌握牢。第二，堅(jiān)持廣泛性學(xué)習(xí)。實(shí)踐中，應(yīng)對(duì)多涉獵一些知識(shí)，不斷拓寬工作人員的視野。雖然不強(qiáng)他們樣樣精，但時(shí)也要盡量做到樣樣通。第三，堅(jiān)持創(chuàng)新性學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)過程中，應(yīng)對(duì)不斷豐富內(nèi)容、創(chuàng)新思路和途徑。第四，堅(jiān)持經(jīng)常性學(xué)習(xí)。將工作人員培養(yǎng)成張口就能講、遇事就能辦以及提筆就能能寫和無事也要思的高素質(zhì)人才。

2.作風(fēng)正

國有企業(yè)辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)勇挑重?fù)?dān)，勇于面對(duì)辦公室行政事務(wù)管理的繁雜。同時(shí)，還要勤于思考，避免出現(xiàn)人云亦云的現(xiàn)象。辦文如此，組織開會(huì)、日常事務(wù)處理，也應(yīng)當(dāng)如此。最重要的是要樂于奉獻(xiàn)，要有責(zé)任心、使命感，能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，作風(fēng)要正。

3.原則強(qiáng)

對(duì)于辦公室管理人員而言，既要有大局意識(shí)，又要胸懷全局，重視協(xié)調(diào)工作的落實(shí)。無論是做人還是辦事，均應(yīng)當(dāng)講原則，確保工作的透明、公開和規(guī)范；處理行政事務(wù)時(shí)堅(jiān)持對(duì)事不對(duì)人的原則，在堅(jiān)持原則的基礎(chǔ)上爭取大家滿意。

4.服務(wù)優(yōu)

辦公室工作是為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的，實(shí)踐中應(yīng)對(duì)模擬領(lǐng)導(dǎo)來思考問題。為此，應(yīng)積極主動(dòng)地開展各項(xiàng)管理工作，全面了解和掌握現(xiàn)實(shí)情況，提高工作的全局性、系統(tǒng)性和預(yù)見性。同時(shí)，還要不斷提高辦事質(zhì)量和效率，有時(shí)間觀念。提高辦公室服務(wù)的積極主動(dòng)性，全面了解工作情況，實(shí)時(shí)跟蹤、督導(dǎo)落實(shí)，努力做到對(duì)上溝通協(xié)調(diào)、謀取動(dòng)力；對(duì)下溝通協(xié)調(diào)，化解阻力；橫向溝通協(xié)調(diào)、求得合力。

四、健全和完善辦公室行政事務(wù)管理制度

針對(duì)當(dāng)前國企辦公室行政事務(wù)管理制度滯后問題，筆者認(rèn)為應(yīng)對(duì)進(jìn)一步健全和完善現(xiàn)行制度，使管理制度更加的規(guī)范化。有規(guī)矩才成方圓，加強(qiáng)制度建設(shè)是非常有必要的。國有企業(yè)應(yīng)對(duì)制定規(guī)范的、科學(xué)的、高效的以及可以準(zhǔn)確反映新形勢(shì)下行政管理特點(diǎn)的制度，并且要保證制度的權(quán)威性，可充分發(fā)揮其約束作用，這有利于國有企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的規(guī)范化、高效化。同時(shí)，還要建立和完善激勵(lì)機(jī)制，使勞有所得，這樣可以激發(fā)辦公室工作人員的積極性和工作熱情，對(duì)于提高他們的工作質(zhì)量和效率，也起到了有效的促進(jìn)作用。從這一層面來講，建議國有企業(yè)立足實(shí)際，制定健全、完善和高效的激勵(lì)機(jī)制，并在此基礎(chǔ)上制定彈性人事機(jī)制，采用靈活的薪酬管理方法，讓員工準(zhǔn)確找到自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的平臺(tái)。行政事務(wù)管理過程中，管理人員應(yīng)多角度全方位的思考，堅(jiān)持人本原則，施行人性化管理，解決員工生活、工作中遇到的問題。

五、結(jié)束語

總而言之，辦公室行政事務(wù)管理工作作為國有企業(yè)內(nèi)部管理的主要內(nèi)容，是國企生產(chǎn)經(jīng)營的重要保障。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，國企競爭日漸激烈，其經(jīng)營、發(fā)展過程中面臨著很多不確定因素。我們應(yīng)當(dāng)解放思想，創(chuàng)新管理制度，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。

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