論企業(yè)檔案編研工作的知識(shí)引領(lǐng)與推動(dòng)

吳京

摘 要：檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的重要手段，以知識(shí)管理引領(lǐng)檔案編研工作，能讓企業(yè)檔案編研工作在極具變化的環(huán)境里適應(yīng)發(fā)展并保持活力。該文介紹了知識(shí)引領(lǐng)的含義及必要性，重點(diǎn)從技術(shù)、組織、服務(wù)3個(gè)方向進(jìn)行了論述，提出了檔案編研工作知識(shí)引領(lǐng)與推動(dòng)的長(zhǎng)效機(jī)制。

關(guān)鍵詞：檔案編研 知識(shí)管理 知識(shí)引領(lǐng)與推動(dòng)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2016）04（b）-0108-03

在經(jīng)濟(jì)全球一體化、知識(shí)管理興起的時(shí)代，信息資源已經(jīng)成為企業(yè)的戰(zhàn)略資源，信息資源的開發(fā)和管理能力已經(jīng)成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的重要手段，以知識(shí)管理引領(lǐng)檔案編研工作，重視員工的隱性知識(shí)并對(duì)其進(jìn)行挖掘和利用，從知識(shí)管理的角度對(duì)人進(jìn)行管理，能讓企業(yè)檔案編研工作在極具變化的環(huán)境里適應(yīng)發(fā)展并保持活力。

1 知識(shí)引領(lǐng)的含義

知識(shí)管理是企業(yè)的一種創(chuàng)新型的管理模式，它是根據(jù)企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等方面活動(dòng)的實(shí)踐和需要，對(duì)資料、文檔、企業(yè)政策、過(guò)程、規(guī)程等顯性知識(shí)和存在員工頭腦中的工作經(jīng)驗(yàn)、技能、思想方法等隱性知識(shí)的識(shí)別、產(chǎn)生、獲取、開發(fā)、研究、存儲(chǔ)、傳播和利用進(jìn)行的全過(guò)程的管理。知識(shí)管理可以有效促進(jìn)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力的不斷增強(qiáng)和提高，創(chuàng)造更高的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。知識(shí)管理的目的是使企業(yè)需要的知識(shí)在最合適的時(shí)候傳遞給最合適的人，以實(shí)現(xiàn)效益的最大化。

檔案編研工作的知識(shí)引領(lǐng)，就是以知識(shí)管理的手段引領(lǐng)檔案編研工作，推動(dòng)檔案編研工作，能夠有效地獲取、創(chuàng)造、交流和利用信息資源，為企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供深層次的信息服務(wù)，從而提高檔案工作的形象、地位、影響力和服務(wù)企業(yè)中心工作的能力。

2 企業(yè)檔案編研工作知識(shí)引領(lǐng)的必要性

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案編研工作從選題開始到成果發(fā)布雖說(shuō)是一個(gè)完整的工作過(guò)程，但整個(gè)工作模式仍存在一定的局限性，嚴(yán)重影響檔案編研工作的效果，制約了檔案編研工作的發(fā)展。這主要表現(xiàn)在3個(gè)方面。

一是傳統(tǒng)的檔案編研以提供一次、二次文獻(xiàn)為主，而知識(shí)管理不再局限于利用片面的信息來(lái)滿足用戶的需求，而是對(duì)用戶的需求進(jìn)行系統(tǒng)分析，向用戶提供全面、完整的解決方案，幫助用戶選擇有用的信息，提高知識(shí)的獲取效率。二是傳統(tǒng)的檔案編研僅局限于對(duì)檔案信息的開發(fā)，而忽略了對(duì)人的管理。其實(shí)在信息獲取的整個(gè)流程中，人才是核心。知識(shí)管理認(rèn)為對(duì)人的管理既可以提供廣泛的知識(shí)來(lái)源，又可以建立良好的組織方式用以促進(jìn)知識(shí)的傳播，這適應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。三是未來(lái)的知識(shí)管理系統(tǒng)將越來(lái)越具備智能化的特點(diǎn)，這就從根本上拋棄了檔案編研工作中被動(dòng)處理信息資源的工作模式，而與知識(shí)交流、共享、創(chuàng)造和應(yīng)用的全過(guò)程高度融合，使知識(shí)管理成為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的核心推動(dòng)力。

知識(shí)管理引領(lǐng)下的檔案編研工作是知識(shí)機(jī)制與管理機(jī)制的結(jié)合，是知識(shí)創(chuàng)新與管理變革的結(jié)合，內(nèi)容包括了顯性的信息資源的管理和隱性的人的知識(shí)管理。這種管理模式充分發(fā)揮人的創(chuàng)造力和主觀能動(dòng)性，推動(dòng)檔案編研工作不斷發(fā)展。

3 企業(yè)檔案編研工作知識(shí)引領(lǐng)方向

3.1 技術(shù)方向的引領(lǐng)

技術(shù)引領(lǐng)就是主要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案編研工作，使知識(shí)的生產(chǎn)、傳遞和利用更為方便和快捷。

3.1.1 利用檔案信息平臺(tái)開展檔案編研工作

將知識(shí)管理的理念融入檔案信息管理平臺(tái)中，利用信息技術(shù)開發(fā)檔案資源，凝練和固化工作經(jīng)驗(yàn)，達(dá)到充分挖掘和利用企業(yè)員工的隱性知識(shí)的目的。

檔案信息平臺(tái)建設(shè)不應(yīng)是簡(jiǎn)單的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，它應(yīng)該是對(duì)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息知識(shí)庫(kù)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案信息平臺(tái)集服務(wù)窗口、宣傳窗口、對(duì)話窗口、交流窗口多功能于一身，提供檔案庫(kù)藏資源信息、檔案利用服務(wù)信息、檔案工作信息以及相關(guān)資源信息的參考咨詢服務(wù)。持續(xù)進(jìn)行檔案庫(kù)的建設(shè)和研究，不僅對(duì)顯性知識(shí)如各種數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行整合，還要對(duì)參考咨詢服務(wù)中用戶提出的問(wèn)題及解決方法、專家回答過(guò)的專業(yè)問(wèn)題和工作經(jīng)驗(yàn)等隱性知識(shí)進(jìn)行分類整理，轉(zhuǎn)化入庫(kù)，形成常見問(wèn)題問(wèn)答庫(kù)、咨詢專家?guī)臁⒔?jīng)驗(yàn)交流庫(kù)等。知識(shí)庫(kù)不斷收集更新以往的咨詢結(jié)果，用戶可以直接檢索到相似的問(wèn)題和答案，提高利用效率，滿足用戶對(duì)信息日益深化、專業(yè)化、廣泛化的需求。

3.1.2 利用知識(shí)地圖開展檔案編研工作

在知識(shí)管理的范疇內(nèi)，知識(shí)地圖是一種有用的工具，顯示整個(gè)企業(yè)知識(shí)資源的分布情況，它提供了一種企業(yè)學(xué)習(xí)、創(chuàng)新的環(huán)境和路徑，幫助員工迅速找到所需的知識(shí)資源。運(yùn)用好知識(shí)地圖，將有助于檔案編研課題的開發(fā)和信息收集。

構(gòu)建企業(yè)信息資源知識(shí)地圖，使企業(yè)知識(shí)資源位置清晰化，在知識(shí)的組織中起到導(dǎo)航和定位的作用，以便于用戶查找和使用。一是建立一個(gè)企業(yè)信息資源總目錄。有別于傳統(tǒng)的典藏目錄，它從用戶使用角度出發(fā)，易用性高，實(shí)用性強(qiáng)。二是描述總目錄內(nèi)各種信息資源間的有機(jī)聯(lián)系，如內(nèi)部資源和外部資源、員工與知識(shí)信息、產(chǎn)品與技術(shù)信息等的多種聯(lián)系。三是對(duì)企業(yè)擁有的知識(shí)信息進(jìn)行分層次管理。一般可以分為個(gè)人知識(shí)、過(guò)程知識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)、組織記憶、商務(wù)知識(shí)、利益相關(guān)者知識(shí)和客戶知識(shí)等7個(gè)層次。四是提供咨詢服務(wù)。將問(wèn)題和咨詢結(jié)果記錄下來(lái)，形成信息庫(kù)，可以通過(guò)統(tǒng)一檢索框進(jìn)行檢索。地圖導(dǎo)航系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理，信息資源覆蓋面廣，可以為用戶提供多角度的資源獲取方式。

3.2 組織方向的引領(lǐng)

針對(duì)檔案編研工作組織機(jī)構(gòu)開展的知識(shí)管理，主要方向?yàn)槁毮芄芾斫Y(jié)構(gòu)的扁平化、柔性化以及管理方式的知識(shí)化，使檔案編研工作具有更好的靈活性和創(chuàng)新性。

3.2.1 組織科學(xué)合理的檔案編研隊(duì)伍

檔案部門組織各業(yè)務(wù)室開展檔案編研活動(dòng)，編研隊(duì)伍的主創(chuàng)人員由原來(lái)的檔案人員，發(fā)展為檔案部門牽頭組織，參與編研的謀劃工作，一線技術(shù)人員和管理人員參與編研的具體工作，彌補(bǔ)了檔案人員對(duì)企業(yè)各專項(xiàng)業(yè)務(wù)不熟悉的缺陷。實(shí)施知識(shí)管理下的檔案編研工作打破固有的組織結(jié)構(gòu)，為檔案編研工作的發(fā)展提供智力支持和專業(yè)引領(lǐng)，大大提高了檔案編研水平。

3.2.2 建立學(xué)習(xí)型組織

學(xué)習(xí)型組織是一個(gè)能夠熟練地創(chuàng)造、獲取和傳遞知識(shí)的組織。學(xué)習(xí)型組織的構(gòu)建能夠有效促進(jìn)檔案編研工作的積極開展。

營(yíng)造學(xué)習(xí)型組織氛圍，調(diào)動(dòng)全員參與，促進(jìn)個(gè)人知識(shí)融合和嵌入組織知識(shí)當(dāng)中。檔案人員必須參與企業(yè)活動(dòng)，有計(jì)劃、有目標(biāo)地到科室、機(jī)關(guān)學(xué)習(xí)，有利于個(gè)人的長(zhǎng)期發(fā)展和知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新。針對(duì)性地了解本單位的信息需求，從中確定帶有普遍性的編研課題，有利于檔案編研工作適應(yīng)企業(yè)中心工作的發(fā)展需要。各種方式激勵(lì)檔案編研創(chuàng)新與共享，組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)和交流會(huì)，鼓勵(lì)個(gè)人多思考多表達(dá)，實(shí)現(xiàn)隱性知識(shí)的交流與共享，有利于組織文化和先進(jìn)理念的形成。

3.2.3 形成良性循環(huán)的聯(lián)動(dòng)機(jī)制

檔案編研可以完成從檔案信息到知識(shí)的轉(zhuǎn)化，但值得注意的是信息采集、組織、篩選等每一項(xiàng)任務(wù)的實(shí)現(xiàn)都依靠檔案人員的前期需求分析和人為規(guī)則設(shè)定。一旦需求發(fā)生變化，相關(guān)的規(guī)則也必須隨即變化，規(guī)則的變化必然導(dǎo)致知識(shí)結(jié)果的變化，進(jìn)而帶動(dòng)前端信息的生成產(chǎn)生變化。即使擁有了功能強(qiáng)大的信息系統(tǒng)，也需要檔案人員不斷對(duì)新形勢(shì)、新情況加以分析，做出準(zhǔn)確的判斷并付諸實(shí)踐，形成一種良好的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，保障檔案編研成果準(zhǔn)確、有效。

3.3 服務(wù)方向的引領(lǐng)

企業(yè)發(fā)展的加快和環(huán)境的復(fù)雜多變，向檔案編研工作提出的不只是提供檔案信息的問(wèn)題，而是如何融入企業(yè)，參與企業(yè)發(fā)展的問(wèn)題，檔案編研工作服務(wù)能力是控制并運(yùn)用檔案資源，服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作，參與企業(yè)管理，最大限度地實(shí)現(xiàn)的檔案價(jià)值的本領(lǐng)和力量。

3.3.1 提升檔案編研工作服務(wù)理念

檔案編研工作服務(wù)起點(diǎn)已經(jīng)變成了用戶的需求，服務(wù)深度需要深入用戶需求的內(nèi)容中而不是停留在文件的需求上，服務(wù)內(nèi)容核心轉(zhuǎn)變成追尋整個(gè)科研過(guò)程，將檔案編研工作的服務(wù)與用戶科研的整個(gè)過(guò)程緊密相連。因此，檔案編研在開展知識(shí)管理時(shí)，思想上要跳出針對(duì)各種的檔案庫(kù)藏的局限，更新服務(wù)理念。

3.3.2 為用戶提供個(gè)性化定制服務(wù)

企業(yè)檔案存在很強(qiáng)的專業(yè)性，檔案部門應(yīng)對(duì)用戶進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查分析，根據(jù)不同領(lǐng)域、專業(yè)、層次的知識(shí)需求將檔案信息和檔案用戶劃分成多個(gè)群組。用戶向檔案部門提出信息需求后，檔案部門可以根據(jù)前期的調(diào)查結(jié)果迅速提取出有針對(duì)性的信息，并以最佳的方式傳遞給用戶，從而實(shí)現(xiàn)以人為本的個(gè)性化定制服務(wù)。

3.3.3 加強(qiáng)檔案編研工作信息反饋

在檔案編研工作知識(shí)管理活動(dòng)中，信息反饋處理是檔案編研工作中不可忽視的重要環(huán)節(jié)，只有真正建立起信息反饋處理的雙向信息流模式，檔案編研工作才能在良性循環(huán)的軌道上持續(xù)不斷地向前發(fā)展。

在開展檔案編研工作之前，就涉及對(duì)用戶需求的跟蹤調(diào)查，以獲取需求信息來(lái)提高編研成果的針對(duì)性和有效性；在課題實(shí)施過(guò)程中，需要與相關(guān)業(yè)務(wù)部門緊密聯(lián)系，充分挖掘信息資源，編研出內(nèi)容翔實(shí)、質(zhì)量高的編研成果；在編研成果利用工作中，需要對(duì)用戶進(jìn)行滿意度調(diào)查，作為工作改進(jìn)的依據(jù)。信息反饋機(jī)制能夠使檔案部門獲得全面準(zhǔn)確的檔案編研工作實(shí)際效果，通過(guò)分析研究，調(diào)整檔案編研工作各環(huán)節(jié)，使其逐步趨于完善，從而提高檔案編研工作質(zhì)量。

4 建立檔案編研工作知識(shí)引領(lǐng)與推動(dòng)長(zhǎng)效機(jī)制

檔案編研技術(shù)、組織和服務(wù)方向的知識(shí)引領(lǐng)，并沒有完全的界限，可以相輔相成多種渠道推動(dòng)檔案編研工作發(fā)展。這就需要優(yōu)化配置機(jī)構(gòu)，合理設(shè)置流程，調(diào)整完善職能，從根本上掃除檔案編研工作發(fā)展的障礙。

4.1 建設(shè)體系，完善職能

健全的企業(yè)檔案編研工作體系是檔案編研工作持續(xù)發(fā)展的組織保障。首先，必須健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、管理和監(jiān)督機(jī)構(gòu)，明確檔案編研工作的總體框架，即建立以企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)為統(tǒng)領(lǐng)，檔案部門為核心，各業(yè)務(wù)部門為基礎(chǔ)的檔案編研工作網(wǎng)絡(luò)。其次，建立檔案編研工作制度體系，以規(guī)范管理行為，保證檔案編研工作質(zhì)量受控。最后，建立檔案編研工作監(jiān)督、考核體系，落實(shí)檔案部門的監(jiān)控、指導(dǎo)、考核職責(zé)，保障檔案編研工作體系運(yùn)行持續(xù)有效。

4.2 積極進(jìn)取，不斷創(chuàng)新

檔案編研工作需要檔案人員以審時(shí)度勢(shì)的態(tài)度不斷探索、創(chuàng)新，創(chuàng)新不僅體現(xiàn)在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的提升上，還要對(duì)原有檔案編研工作模式進(jìn)行總結(jié)與突破。以知識(shí)引領(lǐng)檔案編研工作，實(shí)質(zhì)就是用先進(jìn)的知識(shí)管理模式武裝、指導(dǎo)檔案編研工作，激發(fā)員工利用顯性知識(shí)，挖掘隱性知識(shí)的積極性和創(chuàng)造性，使檔案編研工作與企業(yè)各層面形成良性的互動(dòng)，開創(chuàng)檔案編研工作新局面。

4.3 立足實(shí)用，講求實(shí)效

圍繞企業(yè)中心工作，優(yōu)先選擇急需、急用、見效快、易于編研的課題進(jìn)行編研，使編研成果盡快發(fā)揮作用，獲取效益。打破傳統(tǒng)的只依靠庫(kù)藏檔案信息資源的信息收集方式，不拘泥于現(xiàn)有的檔案信息資源，通過(guò)各種渠道，采取各種方式收集有價(jià)值的真實(shí)信息。編研成果的載體可以是單一的，也可以是多媒體的，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行傳播，提高時(shí)效性和影響范圍。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，人們對(duì)原有的技術(shù)成果和管理經(jīng)驗(yàn)的利用、借鑒也更加直接、更加緊迫。通過(guò)對(duì)檔案編研技術(shù)、組織和服務(wù)3個(gè)方向的知識(shí)引領(lǐng)，激勵(lì)編研人員鉆研業(yè)務(wù)，創(chuàng)新編研形式，深化和拓展課題應(yīng)用，將有形產(chǎn)品以外的服務(wù)、信息和問(wèn)題處理方式變成價(jià)值的源泉，從而為企業(yè)帶來(lái)不可估量的財(cái)富和獨(dú)特的價(jià)值。知識(shí)引領(lǐng)下檔案編研工作，在新時(shí)期、新形勢(shì)、新任務(wù)、新需求的背景下，將發(fā)揮更大的作用和潛能。

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