淺談信息時(shí)代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新

許靜

摘 要：在信息時(shí)代下，高校檔案管理工作需要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，才能夠適應(yīng)時(shí)代和潮流的發(fā)展。本文簡要介紹了信息時(shí)代下，高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性，同時(shí)給出了開展檔案管理工作創(chuàng)新的相關(guān)對(duì)策，為我國高校檔案管理工作在信息時(shí)代下的創(chuàng)新提供了一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校檔案管理；創(chuàng)新；對(duì)策

一、引言

高校檔案管理工作要緊跟時(shí)代潮流發(fā)展，持續(xù)不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，只有這樣，才能夠在信息時(shí)代下獲得更好的發(fā)展。高校檔案管理工作涉及的范圍和信息越來越廣，同時(shí)工作量也在逐漸提高，要持續(xù)不斷的重視我國高校檔案管理工作，切實(shí)將高校檔案管理工作和信息化技術(shù)結(jié)合起來，促進(jìn)高校檔案信息化的發(fā)展。

二、信息時(shí)代下高校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

1.緊跟時(shí)代潮流發(fā)展的需求。高校檔案管理涉及到成千上萬人的檔案，因此，要關(guān)注檔案管理工作中的效率和質(zhì)量。為了解決效率和質(zhì)量的問題，高校的檔案管理工作要緊跟時(shí)代潮流發(fā)展，持續(xù)不斷的進(jìn)行創(chuàng)新，堅(jiān)決抵制那些傳統(tǒng)落后的管理觀念和方式，時(shí)刻以高校未來發(fā)展的需求為依據(jù)，對(duì)檔案管理工作的方法、觀念等進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，只有這樣，才能夠更好的滿足信息時(shí)代發(fā)展的需求，充分的發(fā)揮我國高校檔案管理工作的價(jià)值。

2.滿足高校檔案管理工作發(fā)展的需求。高校檔案管理工作要將實(shí)體資料轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M資料，在落實(shí)的過程中，需要將管理工作的對(duì)象和性質(zhì)等進(jìn)行轉(zhuǎn)型，需要學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力支持，充分的采用當(dāng)前的科技手段和管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，推動(dòng)高校檔案管理工作的發(fā)展。但是我國當(dāng)前的檔案管理工作依然存在著手工管理方式，致使很多檔案資料無法提供使用，無法滿足人們對(duì)于檔案資料的需求，因此，檔案管理工作的創(chuàng)新勢在必行。

3.高校檔案管理工作發(fā)展的必然性。在眾多高校中，檔案是一種信息資源，此種資源具有很高的價(jià)值。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，高校的檔案管理工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新和改革，采用統(tǒng)一的平臺(tái)，將各個(gè)部門的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)體資料向著數(shù)字化和信息化方向發(fā)展，不僅能夠極大的提高檔案資源的利用效率和質(zhì)量，同時(shí)還能夠確保信息資料的準(zhǔn)確性和完整性，更近一步的完善檔案管理工作。

4.增強(qiáng)環(huán)保意識(shí)。采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，會(huì)浪費(fèi)大量的紙張資源，同時(shí)還不利于管理保存，因此，采用現(xiàn)代化的管理方式，能夠持續(xù)不斷的增強(qiáng)環(huán)保意識(shí)。但是要想將數(shù)以萬計(jì)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，還需要開展大量的工作，需要各方領(lǐng)導(dǎo)的支持和相關(guān)人員的不懈努力。

三、開展高校檔案管理工作創(chuàng)新的措施

1.更新管理觀念。在當(dāng)前競爭激烈的社會(huì)中，如何快速獲取所需信息，已經(jīng)成為了各行各業(yè)邁向成功的重要因素。檔案記錄著人們的過去，有著很強(qiáng)的隱秘性，因此檔案管理方式往往不能夠主動(dòng)的為人們提供相應(yīng)的閱讀服務(wù)，此種觀念往往是管理人員思想觀念的被動(dòng)化所導(dǎo)致的。檔案管理人員要改變傳統(tǒng)思想觀念，針對(duì)高校檔案資源，要根據(jù)檔案本身，需要保密的堅(jiān)決保密，但是針對(duì)那些可以利用的檔案，還是要對(duì)其進(jìn)行積極主動(dòng)的開發(fā)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化管理，為人們提供幫助。

2.規(guī)范信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，極大的制約了我國檔案管理工作的發(fā)展和完善，當(dāng)取締傳統(tǒng)的管理模式時(shí)，還需要建立和健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)制度。要規(guī)范電子檔案如何形成、歸檔和標(biāo)識(shí)，同時(shí)針對(duì)存儲(chǔ)和查詢方面的管理，也要有著相應(yīng)的規(guī)范。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度都要力爭往高層次方面制定，要嚴(yán)格實(shí)施。通過標(biāo)準(zhǔn)和制度，能夠確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和信息交流的暢通無阻。在高校日常的檔案管理過程中，不斷是何人的人事檔案，都要采取統(tǒng)一的格式和代碼等，確保檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)能夠貫徹執(zhí)行下去。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)。在高校檔案管理過程中，要想創(chuàng)新，就必然離不開人才。要在高校內(nèi)建設(shè)一支高素質(zhì)管理隊(duì)伍。針對(duì)檔案管理人員的聘用，要吸收和引進(jìn)專業(yè)人才來為我所用，同時(shí)還要精通計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，要經(jīng)常對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的管理水平。由于檔案管理具有一定的隱秘性，以此檔案管理人員還需要具有相應(yīng)的思想政治覺悟，以期為檔案管理工作的真實(shí)性、完整性和安全性打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.加大軟硬件方面的設(shè)施投入。檔案管理的信息化對(duì)于硬件和軟件設(shè)施方面都有著很高的要求，高校要?jiǎng)潛苜Y金，要加大在硬件和軟件方面的投入，添置相應(yīng)的辦公設(shè)備和器材，如電腦、掃描儀、攝像設(shè)備和打印機(jī)等，同時(shí)還要重點(diǎn)開發(fā)相應(yīng)的軟件，確保實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為人們提供檔案的瀏覽和查詢等。

四、結(jié)束語

總之，在當(dāng)前的信息化時(shí)代下，要想做好高校的檔案管理工作，就必然離不開創(chuàng)新。要積極主動(dòng)的轉(zhuǎn)變管理思想，大膽創(chuàng)新，要吸收和引進(jìn)他人的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)來為我所用，要規(guī)范信息管理的標(biāo)準(zhǔn)，提高相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)還要高校加大在軟硬件方面的投入力度，只有這樣，才能夠確保高校檔案管理工作緊跟時(shí)代潮流發(fā)展，為更多的人們提供檔案服務(wù)。

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（作者單位：山西工程技術(shù)學(xué)院）