李利
摘 要:近年來,高校可支配資金大幅提升,如何合理、有效地使用經(jīng)費,降低資金管理風(fēng)險,是高校面臨的一個重要課題。貨幣資金的安全管理是一項復(fù)雜的內(nèi)部控制系統(tǒng)工程。高校不僅要重視財務(wù)人員和崗位的配備,加強銀行賬戶、票據(jù)和印章的管理,不斷優(yōu)化高校的信息化水平,全面推行無現(xiàn)金管理,還要充分發(fā)揮委派會計和信息公開以及封閉式辦公、定期輪崗等政策的作用。要及時糾正、定期公開貨幣資金安全管理中存在的問題,保證貨幣資金的安全,為教育事業(yè)的發(fā)展提供財力保障。
關(guān)鍵詞:高校;貨幣資金;安全管理;內(nèi)部控制
中圖分類號:G647.5 文獻標(biāo)志碼:A 文章編號:1673-291X(2016)14-0109-02
近年來,國家財政對教育經(jīng)費的投入逐漸增加,高??芍滟Y金大幅提升。根據(jù)教育部75所部屬高校公布的2014年度決算情況,有8所高校的年收入超過50億元,其中清華大學(xué)、浙江大學(xué)更是超過100億元。因此,如何合理、有效地使用經(jīng)費,降低資金管理風(fēng)險,是高校面臨的重要現(xiàn)實課題。
根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》,加強貨幣資金管理的主要控制措施,在收支業(yè)務(wù)控制之外主要包括以下3項:一是建立健全貨幣資金管理崗位責(zé)任制;二是加強對銀行賬戶的管理;三是加強貨幣資金的核查控制。本文結(jié)合高校的財務(wù)工作實際,從人、財(有價證券)、物(支付工具)、信息、空間(辦公布局)、時間(定期輪崗)等方面來探討加強貨幣資金安全管理的一些控制措施。
一、合理配備財務(wù)與審計崗位,保證其業(yè)務(wù)獨立性
(一)建立崗位責(zé)任制,確保不相容崗位相互分離
明確財務(wù)部門和相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限,確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位,至少應(yīng)當(dāng)包括:貨幣資金支付的審批與執(zhí)行;貨幣資金的保管和收支賬目的會計核算;貨幣資金的保管與盤點清查;貨幣資金的會計記錄與審計監(jiān)督;出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。
(二)合理增加財務(wù)編制,推行會計委派制
由于多為分散核算制,高校二級單位的收支常游離于學(xué)校財務(wù)處的監(jiān)督范圍,因而一旦發(fā)生違規(guī)行為,將不能及時發(fā)現(xiàn)和制止。部分高校二級部門的教育事業(yè)收入管理失控,自制票據(jù)、截留資金、賬外設(shè)賬、私設(shè)小金庫等現(xiàn)象頻出。高校應(yīng)推行會計委派制,由學(xué)校財務(wù)處統(tǒng)一安排派駐財務(wù)人員;派駐人員對財務(wù)處負責(zé),通過對各單位收支業(yè)務(wù)的逐筆審核,可以有效減少重大違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生。
推行委派會計制通常的首要難題是人員編制問題,高校應(yīng)根據(jù)單位實際、經(jīng)費收支規(guī)模及當(dāng)前對財務(wù)管理工作的新要求,加強財務(wù)隊伍建設(shè),科學(xué)合理配備財務(wù)人員數(shù)量,并按事業(yè)發(fā)展需要動態(tài)調(diào)整,以保證財務(wù)工作正常開展。
(三)設(shè)置獨立內(nèi)部審計部門,加強內(nèi)部審計力度
高校應(yīng)設(shè)置獨立內(nèi)部審計部門,足額配備專職審計人員。要保證內(nèi)部審計部門依法審計、依法查處問題、依法公告審計結(jié)果,不受其他機構(gòu)和個人的干涉。對拒不接受審計監(jiān)督,阻撓、干擾和不配合審計工作,或威脅、恐嚇、報復(fù)審計人員的,要依規(guī)查處。
二、實現(xiàn)無現(xiàn)金管理,減少現(xiàn)金和支票保管風(fēng)險
無現(xiàn)金管理是指在收款過程不允許繳付現(xiàn)金,而是用銀行卡進行刷卡繳費、到銀行柜臺存款到學(xué)校賬戶,或者通過學(xué)校網(wǎng)上收費平臺進行繳費;而付款過程由傳統(tǒng)的現(xiàn)金支付,改為利用網(wǎng)絡(luò)信息手段,通過銀行卡進行轉(zhuǎn)賬。無現(xiàn)金管理是財務(wù)工作信息化的重要組成部分。
采用無現(xiàn)金管理,可以避免財務(wù)人員和相關(guān)人員直接接觸現(xiàn)金和支票,從而避免現(xiàn)金和支票在保管和周轉(zhuǎn)過程中不可預(yù)見的風(fēng)險,確保資金安全。同時,無現(xiàn)金管理還可減少由于庫存現(xiàn)金的存在而導(dǎo)致的利息損失,降低貨幣資金的收益風(fēng)險。
高校實施無現(xiàn)金管理,主要措施包括以下3個方面。
(一)推行校園一卡通,實現(xiàn)校園內(nèi)各部門、項目、人員之間的經(jīng)濟交易無現(xiàn)金收付
通過校園一卡通內(nèi)置的電子錢包,持卡人可以在校園內(nèi)任意消費網(wǎng)點以卡結(jié)算,滿足師生員工的校內(nèi)消費和費用繳納需要。同樣的,學(xué)生困難補助也可以通過一卡通發(fā)放,在一定程度上可以監(jiān)督補助資金的后續(xù)使用情況,保證困難補助發(fā)放針對性和合理性。
(二)推行“銀校互聯(lián)實時電子支付”系統(tǒng),實現(xiàn)學(xué)校報銷款支付的電子化
實時電子支付將財務(wù)系統(tǒng)與銀行支付系統(tǒng)有機連接起來,出納審核通過的金額可實時到達對方賬戶。該系統(tǒng)可保證付款信息的準(zhǔn)確,實現(xiàn)零庫存現(xiàn)金。同時,由于替代了傳統(tǒng)的電子匯款和支票業(yè)務(wù),除特殊資金、特殊業(yè)務(wù)外,基本不使用支票,購買支票的費用和保管支票的風(fēng)險大大降低。
(三)推行銀行批量代扣、第三方支付等方式,實現(xiàn)無現(xiàn)金收費
銀行批量代扣方式需要學(xué)校事先給學(xué)生開存折、銀行卡或登記賬號,收費時委托銀行扣款,銀行再將扣款結(jié)果數(shù)據(jù)返給學(xué)校。這種扣費方式對于學(xué)校來講高效快捷。
隨著移動網(wǎng)絡(luò)和移動支付的快速發(fā)展,第三方支付平臺收費已成為高校收費的新趨勢。首先,學(xué)生操作門檻較低,只要一部智能手機,連接網(wǎng)絡(luò)就可以完成各種交易操作,且第三方支付平臺支持的銀行較多,不必局限于學(xué)費卡所在的銀行。其次,網(wǎng)上支付平臺提供24小時服務(wù),手機電腦均可成為繳費終端,學(xué)生可以隨時隨地繳納學(xué)費,時間、地點沒有限制。
考慮到偏遠不發(fā)達地區(qū)學(xué)生的需要,高校在銀行批量代扣和第三方支付方式之外,仍應(yīng)保留POS 機刷卡、銀行匯款、銀行柜臺現(xiàn)金送款等收費方式。
三、支票和印鑒、專用優(yōu)盾和系統(tǒng)口令分開保管
由于是無現(xiàn)金管理,已沒有庫存現(xiàn)金,出納日常保管的只有銀行票據(jù)、印鑒、網(wǎng)銀支付專用優(yōu)盾及銀校互聯(lián)系統(tǒng)口令、收款收據(jù)(發(fā)票)、與財務(wù)(發(fā)票)專用章,部分學(xué)校還配備POS機等。
根據(jù)不相容崗位相互分離的原則,支票和印鑒、專用優(yōu)盾和系統(tǒng)口令必須分開保管。
四、財務(wù)信息核對與財務(wù)信息公開
在財務(wù)信息的使用和管理上,對外與學(xué)校開戶銀行、往來款業(yè)務(wù)單位進行信息核對,對內(nèi)實行信息公開。
(一)學(xué)校應(yīng)按月編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表
學(xué)校應(yīng)按月將單位銀行賬與銀行存款對賬單逐筆核對,審查兩者之間的余額是否相符,核對每筆發(fā)生額是否一致,如發(fā)現(xiàn)銀行存款對賬單上有一收一付業(yè)務(wù),而單位賬上沒有相應(yīng)記錄,就應(yīng)查明原因,保證資金安全。
(二)加大高等學(xué)校財務(wù)信息公開
在高校內(nèi)部監(jiān)督機制普遍不健全、教職員工對財務(wù)相關(guān)規(guī)定不了解等因素下,高校揭露的腐敗案件日益增加。應(yīng)在“三公”支出、基本建設(shè)、物資采購、科研經(jīng)費等方面,依據(jù)國家法律和校內(nèi)的規(guī)章制度嚴(yán)謹?shù)毓_財務(wù)信息(公開到人),從源頭上預(yù)防和遏制腐敗現(xiàn)象的滋生。另外,在其他應(yīng)收款管理方面,也可以將借款人信息予以公開,以督促其沖銷借款。
(三)高校要建立經(jīng)濟責(zé)任審計結(jié)果通報制度
當(dāng)前,高校接受的檢查、審計十分之多,但常常雷聲大雨點小,審計結(jié)果也很少公開,沒有起到相應(yīng)的震懾作用。今后應(yīng)通過印發(fā)經(jīng)濟責(zé)任審計情況通報等方式,將經(jīng)濟責(zé)任審計結(jié)果在學(xué)校內(nèi)部進行公開;其他審計結(jié)果和審計調(diào)查結(jié)果,也要按照有利于問題整改和解決的原則在校內(nèi)進行通報。
五、會計人員的座位保持獨立和封閉,避免惡性鄰里效應(yīng)
人類的情感有個“鄰里效應(yīng)”,即由于人們普遍存在一種建立和諧人際關(guān)系的期望,要努力和鄰近者友好相處,所以會盡量避免讓近鄰感到不愉快。處于鄰近空間中的人群,相互之間靠感染達到情緒上的傳遞交流,使之逐漸一致起來,進而引起比較一致的行為。不良的情緒和錯誤的行為如果形成“鄰里效應(yīng)”,便可能產(chǎn)生串通、合謀。
為避免惡性鄰里效應(yīng),首先應(yīng)將會計人員(尤其是出納人員)與其他人員隔開,以保證各類單據(jù)和印鑒的安全。除了院系財務(wù)、現(xiàn)場收取網(wǎng)報單的窗口、零星領(lǐng)款業(yè)務(wù)窗口之外,其他人員都可以采用封閉式辦公。
其次,保管銀行預(yù)留印鑒的兩人應(yīng)安排在不同的房間或隔間。因為即使印鑒分開保管,但兩人若比鄰而坐,也會因為鄰里效應(yīng)而增加安全風(fēng)險。
六、建立會計人員定期輪崗制度
《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第十三條規(guī)定“會計人員的工作崗位應(yīng)當(dāng)有計劃地進行輪換”。長期從事同一崗位的員工,不僅容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠、思維模式固化、對崗位職責(zé)中容易產(chǎn)生的錯誤和風(fēng)險開始松懈,還可能使該員工與其他特定崗位或特定員工之間形成某種特殊關(guān)系,導(dǎo)致徇私舞弊行為的產(chǎn)生。定期進行輪崗,能夠使員工對工作始終保持新鮮感,而且在更換崗位時,為了分清各自的責(zé)任,肯定要進行各方面核對,從而使員工之間相互監(jiān)督,起到防范財務(wù)風(fēng)險的作用。
結(jié)語
總之,貨幣資金的安全管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,高校不僅要重視財務(wù)人員和崗位的配備,加強銀行賬戶、票據(jù)和印章的管理,不斷優(yōu)化高校的信息化水平,全面推行無現(xiàn)金管理,還要充分發(fā)揮委派會計和信息公開以及封閉式辦公、定期輪崗等政策的作用,針對貨幣資金安全管理中存在的問題,及時糾正、定期公開,保證貨幣資金的安全,為教育事業(yè)的發(fā)展提供財力保障。
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