鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案工作問(wèn)題調(diào)查及對(duì)策研究

劉琪

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2016.14.065

摘 要：該文以鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院為例，通過(guò)調(diào)研學(xué)校檔案管理制度、人員配備、檔案管理模式以及信息化進(jìn)程，全面了解檔案工作管理現(xiàn)狀，認(rèn)為學(xué)校需要完善檔案管理制度，提高管理人員專業(yè)技能，建立檔案集中管理模式并加快檔案信息化建設(shè)，以此提高鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案工作整體管理水平。

關(guān)鍵詞：高校檔案 檔案制度 管理模式 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G642.477 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）05（b）-0065-02

“高等學(xué)校檔案（以下簡(jiǎn)稱高校檔案），是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]做好高校檔案管理工作，不僅能夠?yàn)楦咝＝窈蟮慕虒W(xué)、科研、管理提供較好的憑證依據(jù)，而且能夠真實(shí)地記錄高校的發(fā)展歷程，展現(xiàn)高校的歷史面貌。隨著高等教育的發(fā)展和信息化技術(shù)的進(jìn)步，以及高等學(xué)校組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化和管理方式的多樣化，尤其數(shù)字化校園的出現(xiàn)，促使高校檔案工作進(jìn)入到一個(gè)全新的階段，檔案管理人員需要不斷提高專業(yè)技能，檔案制度要不斷完善，檔案管理模式也要隨著社會(huì)發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步以及高校自身管理特點(diǎn)進(jìn)行不斷地優(yōu)化和創(chuàng)新。目前筆者學(xué)校正處于快速發(fā)展階段，各項(xiàng)工作都在快速推進(jìn)，檔案作為學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史記錄，需要為學(xué)校的發(fā)展尤其是本科審核評(píng)估工作提供好服務(wù)保障工作。為了提高鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱鄭州航院）檔案管理水平，完善高校檔案管理體系，促進(jìn)鄭州航院檔案管理工作更加規(guī)范化、精細(xì)化，筆者全面調(diào)研了鄭州航院檔案管理現(xiàn)狀，并針對(duì)具體問(wèn)題提出相應(yīng)改進(jìn)建議。

1 檔案工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不完善，執(zhí)行不到位

筆者以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》為依據(jù)，對(duì)學(xué)校檔案管理制度進(jìn)行全面調(diào)研，了解到檔案管理制度存在兩方面問(wèn)題。首先，檔案管理制度不完善。高校檔案管理過(guò)程包含歸檔、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用這六大環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)都需要有詳細(xì)的制度保障。通過(guò)學(xué)校官方網(wǎng)站，只能查到檔案借閱利用制度，學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)中能看到的也僅僅是歸檔制度和檔案管理辦法，缺乏檔案應(yīng)急預(yù)案制度、鑒定制度、統(tǒng)計(jì)制度和崗位責(zé)任制度。檔案管理制度不完善，極易出現(xiàn)檔案遇突發(fā)事件沒(méi)有保障，檔案鑒定及數(shù)量統(tǒng)計(jì)較困難等問(wèn)題，大大降低檔案工作的安全性，影響檔案工作質(zhì)量。其次，制度執(zhí)行不到位。雖然學(xué)校有歸檔制度，但卻并未對(duì)外公布，導(dǎo)致檔案形成部門不清楚歸檔范圍、歸檔時(shí)間以及保管期限，造成檔案資料丟失、拖延歸檔時(shí)間、歸檔材料不完整等問(wèn)題出現(xiàn)，嚴(yán)重影響后續(xù)工作進(jìn)行，降低管理效率，阻礙檔案工作發(fā)展。

1.2 檔案人員配備不齊全，水平待提高

檔案管理人員在高校檔案工作中起著至關(guān)重要的作用，管理人員綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案工作的質(zhì)量。由于學(xué)校檔案處于分級(jí)管理模式，除原學(xué)校綜合檔案室設(shè)有兩名專職檔案人員，其他部門均為檔案兼管人員。由于大多數(shù)檔案兼管人員并非檔案專業(yè)出身，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻，專業(yè)技能不夠扎實(shí)，工作創(chuàng)新較困難，還要兼顧其他方面工作，難以專注高校檔案的日常管理工作。對(duì)于檔案專職人員來(lái)說(shuō)，首先人數(shù)較少，學(xué)校只設(shè)有兩名專職人員。其次，具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人員較少，檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，特別是隨著許多新型載體檔案的增多和全新管理手段的出現(xiàn)，對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)技術(shù)水平有了更高的要求，而當(dāng)前學(xué)校檔案人員在掌握各門類、載體檔案的管理技能方面還有所欠缺，檔案編研和修復(fù)能力還有待加強(qiáng)，未能建立起一支服務(wù)質(zhì)量較好、技術(shù)管理水平較高的檔案管理隊(duì)伍。

1.3 檔案管理模式不合理，管理較困難

目前，學(xué)校檔案工作管理模式處于分散管理狀態(tài)。原學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)保管所有黨群類檔案；組織部保管處級(jí)以上校領(lǐng)導(dǎo)檔案及日常重要文件；人事處保管在校教職工及處級(jí)以下干部的人事檔案及日常重要文件；招生就業(yè)工作處保管在校所有本科生及專升本學(xué)生檔案；基建處保管基建類檔案；財(cái)務(wù)處保管財(cái)務(wù)檔案；科研處保管科研檔案；研究生處保管研究生檔案；各院系保管本單位形成的檔案，檔案基本存放在檔案的形成部門。這種分散的管理模式不僅增加管理難度，檔案資源難以整合，統(tǒng)計(jì)利用較困難；而且造成目前學(xué)校檔案資源不完整，檔案損壞、丟失現(xiàn)象頻頻發(fā)生，不能全面反映學(xué)校發(fā)展的歷史面貌，尤其是教學(xué)檔案的缺失，將會(huì)直接影響該校2018年本科教學(xué)審核與評(píng)估工作。

1.4 信息化建設(shè)比較落后，資源難共享

隨著時(shí)代發(fā)展、技術(shù)進(jìn)步，信息化建設(shè)已成為檔案部門的重要工作。學(xué)校目前致力于數(shù)字化校園的建設(shè)，檔案信息化是構(gòu)建數(shù)字化校園重要組成部分。學(xué)校在教學(xué)、科研、人事等方面都已建立了各自信息管理系統(tǒng)，但在檔案管理方面，學(xué)校依然使用傳統(tǒng)的人工管理模式，致使文件歸檔、檢索、借閱都較繁瑣，檔案的整理與維護(hù)也較困難。再加上學(xué)校檔案部門硬件、軟件設(shè)備落后，沒(méi)有形成全面綜合的檔案管理信息系統(tǒng)，導(dǎo)致無(wú)法與學(xué)校其他管理信息系統(tǒng)形成良好的對(duì)接，影響檔案部門與學(xué)校各部門進(jìn)行信息交流，資源共享難以實(shí)現(xiàn)，降低了檔案管理人員的工作效率，阻礙學(xué)校檔案信息化進(jìn)程，嚴(yán)重影響了數(shù)字化校園的實(shí)現(xiàn)。

2 鄭州航院檔案工作對(duì)策探析

2.1 建立健全檔案管理制度

檔案管理制度是保障高校檔案工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，制定高校檔案管理制度必須在不違背國(guó)家和地方政府檔案法律法規(guī)的前提下，結(jié)合學(xué)校自身管理特點(diǎn)制定適合學(xué)校檔案工作發(fā)展的管理制度。目前，學(xué)校需要從兩方面改善檔案管理制度，首先，完善檔案管理制度，以《中華人民共和國(guó)檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》為依據(jù)，制定《鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院檔案管理辦法》，對(duì)學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)、檔案形成單位職責(zé)、檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求等做明確規(guī)定。制定檔案利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)文件，完善檔案管理制度，保障檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)均有制度保障。其次，在完善檔案管理制度的前提下，必須發(fā)揮制度的作用。公布檔案管理制度，使各檔案形成部門明確歸檔范圍、歸檔時(shí)間以及各個(gè)類型檔案管理辦法，及時(shí)移交檔案，檔案機(jī)構(gòu)做好監(jiān)督檢查工作，對(duì)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，以此保障學(xué)校檔案的完整、系統(tǒng)，為學(xué)校各項(xiàng)工作保駕護(hù)航。

2.2 加強(qiáng)檔案專職人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作是高?；A(chǔ)工作之一，檔案工作的好壞直接關(guān)系著高校其他工作能否順利進(jìn)行。為了提升學(xué)校檔案工作的管理水平，檔案人員要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。一方面，增加檔案專職人員的數(shù)量。學(xué)校檔案專職人員較少，工作量較大，不足以管理龐大且重要的檔案工作，因此，需要增加檔案專職人員的數(shù)量，盡量保證學(xué)校每個(gè)保管檔案的部門均有檔案專職人員，以此提升管理質(zhì)量。另一方面，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。檔案人員專業(yè)技能直接影響到檔案信息的開(kāi)發(fā)以及檔案編研工作，學(xué)校要加大檔案人員的培訓(xùn)工作，不斷提升檔案人員業(yè)務(wù)水平，特別是對(duì)檔案信息化以及計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，從而更好地適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案工作的要求。

2.3 構(gòu)建檔案集中管理模式

由于學(xué)校檔案處于分散管理狀態(tài)，整合檔案資源較困難，嚴(yán)重影響檔案工作的發(fā)展，筆者認(rèn)為學(xué)校急需改變當(dāng)前檔案管理模式，構(gòu)建符合學(xué)校管理特點(diǎn)、適合學(xué)校發(fā)展的檔案管理模式。通過(guò)調(diào)研學(xué)校檔案工作管理現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為學(xué)校應(yīng)建立檔案集中管理模式，從3個(gè)方面進(jìn)行建設(shè)：首先，檔案館集中統(tǒng)一管理全校所有檔案資源。檔案館作為學(xué)校唯一的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理全校檔案資源，打破過(guò)去學(xué)校各部門各自管理檔案的狀態(tài)，檔案形成部門嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間向檔案館移交檔案；其次，檔案館對(duì)學(xué)校檔案工作具有指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的權(quán)利。檔案館需要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理流程，嚴(yán)格把控檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，各檔案形成部門需要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理?xiàng)l例；最后，完善檔案庫(kù)房建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案集中管理模式需要將所有檔案資源集中保存，因此學(xué)校需要配備相應(yīng)的檔案庫(kù)房，并按照要求配備必要的軟硬件設(shè)施，確保檔案安全。

2.4 加快檔案信息化建設(shè)

為了提高檔案工作管理效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園，適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展趨勢(shì)，學(xué)校必須加快檔案信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化，需要從3個(gè)方面進(jìn)行改善。首先，完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須有硬件和軟件設(shè)備的支持，學(xué)校需要購(gòu)置足夠的硬件設(shè)備，以及配套的檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化奠定物質(zhì)基礎(chǔ)；其次，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化。檔案部門需要把館藏的檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，把高校所有檔案資源錄入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案查詢、檢索、文件傳輸以及資源共享等均做到數(shù)字化管理；最后，構(gòu)建檔案安全保障體系。在信息化建設(shè)過(guò)程中，還要注意檔案的安全維護(hù)工作，不僅要保證歸檔資源信息完整，還要做到檔案軟硬件和網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)，防止檔案信息泄露，并及時(shí)備份重要信息，為檔案信息化安全提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1] 高等學(xué)校檔案管理辦法[EB10L].[2008-08-20]http：//baike.baidu.com/link？url=EHRqKrCkvnYEBWgy0DK96MzIj

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CvUecOqoofqbsGwGRwq.

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