科研院所材料采購風(fēng)險及應(yīng)對策略

原愛萍

【摘 要】科研院所材料采購，在事業(yè)單位支出中占據(jù)較高比重。因涉及高額經(jīng)濟利益，材料采購過程中存在許多人為決策的環(huán)節(jié)，有虛假采購、串通采購、盲目采購等現(xiàn)象。本文通過對采購的風(fēng)險識別，從采購人員崗位設(shè)置、合同風(fēng)險管理、庫存管理、供應(yīng)商準(zhǔn)入及考核制度、監(jiān)督機制等方面探討相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】科研院所；材料采購；風(fēng)險應(yīng)對

一、科研院所材料采購的特點

作為以基礎(chǔ)性研究為主的科研院所，每年需要購買大量的試劑、實驗原材料、耗材等。采購是根據(jù)課題組提交申請購買，采購的材料專業(yè)性強、品種多、型號迥異、供應(yīng)商眾多、價格差異大，購買形式具有少批量多批次的特點。主要以單位分散采購為主，因為在材料采購過程中存在許多人為決策的環(huán)節(jié)，是事業(yè)單位防腐的重點領(lǐng)域之一。

二、材料采購的風(fēng)險識別

材料采購分為多個環(huán)節(jié)，請購、審批、采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、價格決策、合同簽訂、驗收入庫、領(lǐng)用、結(jié)算付款等，各環(huán)節(jié)均存在不同的風(fēng)險。目前出現(xiàn)問題較多的環(huán)節(jié)有：多頭采購、供應(yīng)商選擇、價格決策、合同簽訂、入庫管理等。

1.多頭采購

科研院所材料采購的特點決定了采購批次較多，采購部門業(yè)務(wù)量大。部分研究所因采購部門人手所限，存在多頭采購等情況。請購課題組按需要自行詢價、選擇供應(yīng)商并采購所需材料。采購各崗位無明確界定，采購人員權(quán)利過分集中，不符合不相容崗位相分離原則。缺乏約束與監(jiān)督機制也極易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

2.供應(yīng)商選擇風(fēng)險與價格決策權(quán)

選擇什么樣的供應(yīng)商，做出決策選擇權(quán)的人員是誰？供應(yīng)商的選擇與價格決策是采購工作中最重要決策選擇權(quán)。關(guān)系著研究所的采購風(fēng)險、采購成本與采購質(zhì)量。采購人員直接面對著市場，供應(yīng)商良莠不齊，產(chǎn)品質(zhì)量不一，價格差異大。如果采購渠道無范圍限制，采購人將根據(jù)自己的判斷、喜好、自身利益做出選擇。

3.合同風(fēng)險

采購合同關(guān)系著合同雙方的權(quán)利與義務(wù)，有較強的法律約束力。合同風(fēng)險主要體現(xiàn)為虛假合同、條款不嚴(yán)謹(jǐn)合同、拆分合同等。虛假合同指為套取資金，買賣雙方惡意串通，簽訂虛假經(jīng)濟合同。條款不嚴(yán)謹(jǐn)合同，責(zé)任人疏忽大意，導(dǎo)致合同履行不力，造成國有資產(chǎn)損失等。拆分合同，采購人為規(guī)避政府采購中的公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等公開競爭方式而選擇拆分合同。

4.專用材料零庫存管理

專用型材料以小批量多批次采購方式為主，原材料品種、型號并非通用，許多材料購買后即由請購課題組全部領(lǐng)用，即零庫存管理。

專用材料零庫存管理的方式在許多科研院所普便存在。對資產(chǎn)管理部門來說材料零庫存便于管理、降低儲存成本。但對使用不完的材料交予課題組保存，可能存在保管不善、造成浪費、丟失等風(fēng)險，也給虛假采購造成了生存的土壤。審計案例中，某科研院所課題組面臨財政經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行的壓力，該課題通過串通供應(yīng)商，在一定期間內(nèi)陸續(xù)購買又退回材料，形成在供應(yīng)商處及會計賬薄中的購買記錄。后期按需求在供應(yīng)商處領(lǐng)用。

三、材料采購風(fēng)險控制的措施及建議

1.加強制度建設(shè)與材料采購流程設(shè)計

實現(xiàn)制度流程化，流程信息化。制度是基礎(chǔ)，科研院所應(yīng)在風(fēng)險分析的基礎(chǔ)上，建立授權(quán)審批制度、合同管理制度、供應(yīng)商準(zhǔn)入制度、材料領(lǐng)用管理制度、監(jiān)督檢查等內(nèi)控管理制度。設(shè)計完善的材料采購流程。制定采購管理、供應(yīng)商管理、價格管理、庫存管理等多個重點環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程。采購流程應(yīng)考慮嵌入電子信息系統(tǒng)，如建立科研院所的材料采購管理平臺。通過該采購平臺實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)歸口分層級管理。電子采購平臺的建立，將有助于加快采購進(jìn)程、明晰權(quán)責(zé)劃分，業(yè)務(wù)公開透明，減少人為決策環(huán)節(jié)，實現(xiàn)材料采購的全過程管理。

2. 明確采購人員崗位分工

首先，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的統(tǒng)一專業(yè)采購團(tuán)隊。團(tuán)隊人員由資產(chǎn)管理部門、監(jiān)審部門、財務(wù)部門人員聯(lián)合構(gòu)成。明確各崗位分工與責(zé)任，供應(yīng)商選擇、價格決策重要決策事項進(jìn)行分權(quán)管理。職責(zé)劃分清晰，設(shè)置供應(yīng)商管理專家小組、詢價議價小組、合同管理員、采購員（普通采購、政府采購）、驗收、庫管員等崗位，優(yōu)化人力資源配置，符合不相容崗位相分離的要求。

其次，采購權(quán)利收回至研究所采購團(tuán)隊。材料采購方采購小組統(tǒng)一采購的方式為主。對異地活材料采購驗收管理實行指定采購崗位?？蒲性核B(yǎng)殖孵化基地與科研院所常駐地往往相距較遠(yuǎn)，尤其是海水養(yǎng)殖等業(yè)務(wù)?；畈牧先缁铙w動物、活體飼料等購置需要具有新鮮、及時、便利的特點。只能進(jìn)行異地采購。請購人申請后，歸口管理部門通過詢價小組詢價，指定駐養(yǎng)殖場所課題組采購人采購，從嚴(yán)審查合同、供應(yīng)商資質(zhì)、信譽，采購價格。待審批完成后，需課題組提供合法票據(jù)、購買物品圖片，提供實驗場地證明人等材料視同現(xiàn)場驗收，并且需要具備詳細(xì)使用記錄及實驗工作日志作為報銷依據(jù)。

另外，需加強對采購人員培訓(xùn)。提高采購人員的專業(yè)能力、職業(yè)操守、法律意識，并實行定期輪崗制度。

3.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入及考核制度

首先，采購活動均需選擇數(shù)據(jù)庫中的供應(yīng)商進(jìn)行。供應(yīng)商來源應(yīng)符合：（1）本研究所合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（2）利用兄弟院所建立的供應(yīng)商平臺中的供應(yīng)商，如以淘寶模式的建立的中科院喀斯瑪試劑材料采購平臺。（3）實力強、聲譽佳、質(zhì)量好的供應(yīng)商。

邀請業(yè)務(wù)專家組成評議小組，通過對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、財務(wù)狀況、產(chǎn)品價格、質(zhì)量、所在地等調(diào)查開展信用評級，從中篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立研究所自己的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商實行按檔次、分層級管理。

其次，入庫供應(yīng)商商品價格應(yīng)以供應(yīng)商市場價格作為上限，采取邀請供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)、開展談判等方式，發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢，提高采購話語權(quán)，降低采購成本。供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫及商品價格形成材料采購平臺基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

另外，供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫按年度實行動態(tài)化管理，產(chǎn)品價格定期更新。按年度進(jìn)行考核。考核內(nèi)通過查詢采購信息平臺售后評分，發(fā)放調(diào)查問卷等方式，對供應(yīng)商供給材料質(zhì)量、價格、供貨周期以及服務(wù)由各用戶進(jìn)行評價打分，根據(jù)評價結(jié)果，確定下一年度供應(yīng)商準(zhǔn)入資格。

4.建立材料價格決策機制

對供應(yīng)商商品的價格相對有效的監(jiān)督，就是完善采購詢價，加強詢價復(fù)核。在材料采購平臺中，借鑒電商模式設(shè)計比價工具。選擇材料型號后，可以選擇按價格、按供應(yīng)商信譽或供應(yīng)商綜合排名進(jìn)行排序查詢，該采購平臺可自動優(yōu)先選擇最優(yōu)三方供應(yīng)商材料價格，代替人腦做出價格決策。減少人為因素的影響。

5.規(guī)范合同管理

專人進(jìn)行合同登記。合同由歸口管理部門審核，重點關(guān)注合同的真實性、有效性。法律顧問審查合同全部條款，重點注意不利條款的必要性。監(jiān)測合同的履行。減少合同履約風(fēng)險。通過采購管理平臺，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析確認(rèn)合同的數(shù)量、價格是否異常；是否進(jìn)行合同拆分以規(guī)避政府采購或公開招投標(biāo)等社會競爭的購買方式。是否近期大量簽訂超出請購人所需材料預(yù)算的虛假合同套取資金。

6.建設(shè)統(tǒng)一的材料庫

針對批量采購大宗材料、貴重金屬等物資，采用先入庫，后按需領(lǐng)用的方式。加強出入庫管理，做好驗收及盤點工作。對于采購批量較小的材料，采用零庫存管理?？捎隍炇蘸笕款I(lǐng)用。使用人登記材料使用臺賬。并由科研院所指定專人定期核查。

7.建立采購全過程監(jiān)督機制

建立由監(jiān)審部門牽頭，其他各相關(guān)部門參與的監(jiān)督檢查團(tuán)隊。

一方面加強采購過程管理。參與供應(yīng)商選擇小組、合同審查。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。結(jié)合課題內(nèi)審、課題組長離任審計等常規(guī)、專項審計，在采購平臺中按課題組分年度進(jìn)行材料購買數(shù)量、購買金額、供應(yīng)商統(tǒng)計、趨勢圖表等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。關(guān)注異常采購、關(guān)聯(lián)交易等違規(guī)事項。發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)事件及時以書面形式向所領(lǐng)導(dǎo)班子匯報。在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的制度、流程盲點及時通知相關(guān)部門予以完善。

另一方面制定信息公開制度及舉報制度，定期公開招投標(biāo)、供應(yīng)商選擇方式、采購小組成員，采購相關(guān)信息。對違規(guī)人員建立黑名單。對黑名單里的課題組、采購人員按相關(guān)制度人員從嚴(yán)審批，額外增加審批程序的管理模式。

四、結(jié)語

隨著國家對科研工作加大投入，材料采購在科研院所事業(yè)支出中所占的比重越來越大，也對研究所的管理提出了更高的要求。科研院所應(yīng)根據(jù)各自的實際情況，制定適合自身的材料采購制度，規(guī)避與降低風(fēng)險，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，促進(jìn)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

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