電子商務(wù)化物資采購管理初探

王仙萍

【摘 要】伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子商務(wù)的物資采購模式已經(jīng)越來越多地被我國企業(yè)所運用。什么是電子商務(wù)？在電子商務(wù)企業(yè)采購的各環(huán)節(jié)中，它有什么風(fēng)險，如何進(jìn)行管理？本文將分析問題的基礎(chǔ)上，提出解決的建議。

【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)；互聯(lián)網(wǎng)；物資；采購；管理

一、電子商務(wù)與電子商務(wù)物資采購

電子商務(wù)泛指通過互聯(lián)網(wǎng)從事的一切經(jīng)濟(jì)活動。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益成熟，電子商務(wù)真正的發(fā)展將是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)上的，所以有人把電子商務(wù)簡稱為IC （Internet commerce ）。電子商務(wù)物資采購，是企業(yè)運用基于電子商務(wù)的物資采購管理平臺，實施物資采購管理活動。從采購的環(huán)節(jié)和流程來看，企業(yè)可以從尋找供應(yīng)商開始，一直到洽談、訂貨、在線付（收）款、開據(jù)發(fā)票、納稅、物流配送、庫存盤點、統(tǒng)計核算等過程全部通過網(wǎng)絡(luò)平臺來完成。由于參與電子商務(wù)的各方主體是在網(wǎng)絡(luò)的虛擬空間進(jìn)行的，與傳統(tǒng)的商務(wù)活動有巨大的差別。

二、電子商務(wù)企業(yè)采購的優(yōu)勢

相與較于傳統(tǒng)意義上的物資采購，電子商務(wù)化的物資采購擁有如下優(yōu)勢：

1.環(huán)節(jié)少，成本低，效率高。首先，通過電子商務(wù)能夠更加有效地組織內(nèi)部資源，開展集中采購，可以減少采購環(huán)節(jié)；其次，采購部門利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以人不出戶從而不發(fā)生差旅費用，可以大幅度地降低采購成本。同時，實行電子商務(wù)進(jìn)行采購，采購企業(yè)與供應(yīng)商的信息溝通更加方便、準(zhǔn)確、及時。供應(yīng)商可快速了解采購方的需求，供貨及時，采購企業(yè)可準(zhǔn)時采購，從而縮短采購周期，降低庫存，提高物流速度和庫存周轉(zhuǎn)率。再次，進(jìn)行電子商務(wù)企業(yè)采購，可共享信息資源，大大提高了采購效率。

2.信息準(zhǔn)確全面，利于管理決策。在網(wǎng)絡(luò)平臺環(huán)境下的物資采購模式，有全面的數(shù)據(jù)庫作為支持。方便企業(yè)管理者了解各信息和采購過程中出現(xiàn)的問題，利于管理者作出決策。

3.商務(wù)的采購平臺上，整個采購環(huán)節(jié)都是由計算機根據(jù)設(shè)定的流程自動完成，并且是公開進(jìn)行的，從而有效避免采購中的黑洞，使采購更透明、更規(guī)范，方便監(jiān)督。

4.企業(yè)之間的競爭變“輸贏”為“雙贏”。現(xiàn)代企業(yè)的競爭是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭。電子商務(wù)采購模式可以使參與采購的供需雙方進(jìn)入供應(yīng)鏈，建立起長期的、互利的、信息共享的合作關(guān)系，從以往的“輸贏關(guān)系”變?yōu)椤半p贏關(guān)系”。

三、電子商務(wù)環(huán)境下采購環(huán)節(jié)管理

企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)主要包括申報計劃、采購方式和采購方案的確定、招標(biāo)采購、供應(yīng)商選擇、簽訂合同、合同執(zhí)行和結(jié)算貨款等環(huán)節(jié)。在各環(huán)節(jié)中，影響采購活動的風(fēng)險因素各有不同。企業(yè)要想有效防范采購風(fēng)險的發(fā)生，就要降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，全面提升企業(yè)核心競爭力，必須加強采購各個環(huán)節(jié)的管理。

1.采購計劃的編制。采購計劃是企業(yè)組織采購的重要依據(jù)，也是確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運營的基礎(chǔ)。要確保采購計劃合理，生產(chǎn)、經(jīng)營、項目建設(shè)等部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃，建立年度需求計劃管理及需求預(yù)測管理，并結(jié)合批次計劃管理，物資部門結(jié)合庫存和實際情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低，還要將采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理。

2.確定合適的采購方式和采購方案，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。供應(yīng)商實力的大小，信譽的好壞，所供產(chǎn)品質(zhì)量的優(yōu)劣，關(guān)系到采購方的生存與發(fā)展的大問題。本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的供應(yīng)商提供均等的機會，選擇合適的采購方式和采購方案，盡量利用招標(biāo)采購擇優(yōu)確定供應(yīng)商，防范舞弊，減小采購風(fēng)險。企業(yè)要充分利用ERP信息管理平臺，掌握供應(yīng)商資質(zhì)信譽情況，進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)能力審核，確定合格的供應(yīng)商清單，建立合格供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，把不合格供應(yīng)商拒絕在大門之外，對供應(yīng)商實行動態(tài)分級管理，穩(wěn)定供貨主渠道，確保生產(chǎn)平穩(wěn)運行。

3.采購價格環(huán)節(jié)的管理。采購價格是決定采購成本的最重要因素之一，要健全采購機制，采用合理的采購方式和采購方案，通過采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、競談采購、超市化采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格。采購部門應(yīng)當(dāng)定期收集大宗通用重要物資的市場行情、成本構(gòu)成，進(jìn)行市場供求關(guān)系及價格走勢商情分析，建立采購價格數(shù)據(jù)庫。

4.談判簽約及履行合同環(huán)節(jié)的管理。采購合同是采購方和供應(yīng)方之間明確采購權(quán)利和義務(wù)的協(xié)議，可能出現(xiàn)合同條款不明確、模糊不清容易出現(xiàn)爭議、代理人的無效代理、出現(xiàn)暗箱操作等等。建立常用合同范本，減少合同常用條款重復(fù)審核的時間，提高合同簽訂的效率，要建立采購合同的內(nèi)部審查制度，對采購合同條款（內(nèi)容）、采購合同產(chǎn)生過程以及履行情況進(jìn)行審查。

5.驗收及付款環(huán)節(jié)的管理。要建立采購驗收制度和完善驗收程序，采購部門與驗收部門應(yīng)當(dāng)相互分離，嚴(yán)格驗收程序，對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告，查明原因，妥善處理，還要建立退貨管理制度。建立供應(yīng)商質(zhì)量管理制度，做到每個合同均有閉環(huán)管理機制、質(zhì)量反饋機制。在付款環(huán)節(jié)方面，要建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)審批制度，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、審批程序、驗收手續(xù)、發(fā)票等相關(guān)內(nèi)容，并加強對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等往來賬款的審計力度，加強合同管理，建立合同履約臺帳，做好每筆付款的記錄，定期與供應(yīng)商核對金額，發(fā)現(xiàn)不符，查明原因，及時處理。

總之，隨著市場競爭的日趨加劇，每個企業(yè)和物資采購部門所關(guān)心的問題是，如何有效減少采購風(fēng)險、降低采購成本，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。采購管理的有效組織以及運作是一個企業(yè)成功的基礎(chǔ)性工作。因此，加強企業(yè)物資采購的管理，電子商務(wù)化模式為企業(yè)提供了有效的物資管理平臺和高效的物資采購手段。