規(guī)范期刊管理 提高服務(wù)質(zhì)量

羅絨

摘 要：現(xiàn)刊驗(yàn)收、交接、上架是期刊管理的核心環(huán)節(jié)。從我館現(xiàn)刊實(shí)際管理中存在的問(wèn)題出發(fā)，探討了我館現(xiàn)刊管理的優(yōu)勢(shì)和不足，以期促進(jìn)期刊管理的合理化。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館；現(xiàn)刊管理

期刊以篇幅短小、出版周期短、時(shí)效性強(qiáng)、知識(shí)新穎、傳播速度快等特點(diǎn)而著稱(chēng)?，F(xiàn)刊反映了最新的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)和科研成果，參考價(jià)值極高、內(nèi)容新穎，已成為人們從事教學(xué)和科研不可缺少的文獻(xiàn)資料，深受高?？蒲腥藛T、教學(xué)人員們的青睞。本文探討了我館現(xiàn)刊管理的優(yōu)勢(shì)和不足，以期促進(jìn)期刊管理的合理化。

1 現(xiàn)刊的客觀現(xiàn)狀

目前我館金花校區(qū)，即老校區(qū)的現(xiàn)刊閱覽空間，是將原來(lái)西邊的社會(huì)科學(xué)期刊閱覽室合并于北邊的自然科技期刊閱覽室，合并成為一個(gè)東西方向的大閱覽區(qū)，是經(jīng)典的通間閱覽室管理方式，現(xiàn)刊閱覽室不僅是對(duì)當(dāng)年新刊的展示，同時(shí)放置了近十年的中文科技類(lèi)過(guò)刊，以及從創(chuàng)刊年至今的西文過(guò)刊。

現(xiàn)刊按照從東向西的方向放置了中文自然科技、社會(huì)科學(xué)、西文三大類(lèi)期刊。臨潼校區(qū)，即新校區(qū)的現(xiàn)刊閱覽室一直是自然科技與社會(huì)科學(xué)在一個(gè)大的閱覽空間內(nèi)放置，同時(shí)收藏了從創(chuàng)刊年至今的社會(huì)科學(xué)過(guò)刊。

現(xiàn)刊的排架情況：老校區(qū)由于很多客觀與人為原因，一直沒(méi)有設(shè)置排架號(hào)，而是憑借閱覽室工作人員的經(jīng)驗(yàn)按照《中圖分類(lèi)法》將同一大類(lèi)的刊物放在一起。新校區(qū)是按照期刊的大類(lèi)給每種期刊固定一個(gè)分類(lèi)號(hào)，也就是架位號(hào)。

現(xiàn)刊閱覽室如何運(yùn)作：新刊經(jīng)采編部人員在匯文系統(tǒng)中的現(xiàn)刊驗(yàn)收模塊中進(jìn)行驗(yàn)收簽收后移交至現(xiàn)刊閱覽室，之后閱覽室工作人員將現(xiàn)刊在制作的紙質(zhì)登記表上再次進(jìn)行人工登記、標(biāo)示架位號(hào)（老校區(qū)不標(biāo)示）及上架供讀者閱覽，而后定期下架期刊，整理裝訂期刊，將裝訂好的過(guò)刊再次進(jìn)行上架。新校區(qū)的架位號(hào)用統(tǒng)一的紅色書(shū)標(biāo)紙貼在不影響期刊主要信息的地方，這樣能夠方便讀者閱讀后將刊物放置原來(lái)的位置。每年放暑假前一個(gè)周整理好需要裝訂的期刊，在暑假期間裝訂前一年的期刊。

2 現(xiàn)刊管理的優(yōu)勢(shì)所在

2.1 現(xiàn)刊閱覽室開(kāi)放時(shí)間長(zhǎng)

新老校區(qū)現(xiàn)刊閱覽室開(kāi)放時(shí)間是，周一至周四從上午8：00-晚上10：00，中間不間斷，周五是上午8：00-下午6：00，周六周日是上午10：00-下午四點(diǎn)，周一至周四實(shí)行“二班倒”。這樣不僅更利于科研工作者利用空閑時(shí)間查找期刊資料， 而且現(xiàn)刊利用率會(huì)大大提高。

2.2 現(xiàn)刊與過(guò)刊合并的一站式服務(wù)

研究表明：三至五年是社科類(lèi)期刊的被引半衰期，而自科類(lèi)期刊的被引半衰期值是五至十年，我館將近十年的自然科學(xué)過(guò)刊與紡織特色的西文過(guò)刊放置在現(xiàn)刊閱覽區(qū)內(nèi)，基本可以滿(mǎn)足讀者對(duì)期刊文獻(xiàn)的利用需求。

2.3 現(xiàn)刊展示時(shí)間可長(zhǎng)達(dá)一年半

我館都是每年暑假前（7月初）下架前一年的期刊，比如2016年7月才下架2015年的期刊進(jìn)行整理裝訂。這樣做的優(yōu)勢(shì)在于：保證每種期刊的每一期都完整無(wú)缺的裝訂起來(lái)。比如有的期刊，由于出版時(shí)間原因，它的最后一期會(huì)拖到來(lái)年的3月份甚至是4月份，如果所有期刊都在在年底裝訂，就很難確保期刊的完整性；展示時(shí)間長(zhǎng)，可使讀者有更加充分的時(shí)間去使用現(xiàn)刊，進(jìn)而提高現(xiàn)刊的利用率。

3 存在的不足及其改進(jìn)措施

3.1 新老校區(qū)沒(méi)有設(shè)置統(tǒng)一的架位號(hào)，沒(méi)有科學(xué)規(guī)范的排架方法

每種期刊都應(yīng)該有一個(gè)固定的、唯一的架位號(hào)，以方便學(xué)生快速查找所需要的期刊，用完后能夠準(zhǔn)確地將期刊歸置到原來(lái)的位置上，也減輕閱覽室工作人員歸置期刊的工作量。

3.2 采編部將期刊移交至現(xiàn)刊閱覽室沒(méi)有交接單

期刊經(jīng)采編部驗(yàn)收簽到后，閱覽室人員還要再一次在紙質(zhì)登記表上進(jìn)行手工登記，造成了再一次重復(fù)工作，或者閱覽室工作人員根本沒(méi)有進(jìn)行登記，也不清點(diǎn)期刊種數(shù)及冊(cè)數(shù)，就直接上架，造成交接手續(xù)不完善，工作責(zé)任劃分不清楚；按正常的程序，采編部負(fù)責(zé)現(xiàn)刊驗(yàn)收的人員將現(xiàn)刊移交至閱覽室時(shí)應(yīng)該打印一份所移交的期刊種類(lèi)及冊(cè)數(shù)清單，以免出現(xiàn)期刊丟失情況時(shí)，責(zé)任劃分不清楚。

3.3 期刊清缺問(wèn)題

新老校區(qū)期刊清缺工作由閱覽室人員負(fù)責(zé)，清缺流程是先閱覽室人員手工在自制的紙質(zhì)期刊登記表上清點(diǎn)哪種期刊，有多少冊(cè)沒(méi)到，最后再對(duì)現(xiàn)刊架進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)。將這種粗糙的單子手抄一份清單發(fā)給商家，這樣的清缺方法不夠準(zhǔn)確，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。在實(shí)際工作中，由于手工操作難免會(huì)有很大誤差，直接導(dǎo)致缺刊統(tǒng)計(jì)結(jié)果粗糙，不準(zhǔn)確，影響催缺、補(bǔ)缺工作。建議先在電腦上清理缺刊，再核查架子上缺刊的種數(shù)，冊(cè)數(shù)。最終的缺刊清單可由采購(gòu)部發(fā)給代理商。

3.4 期刊集中在一個(gè)大的閱覽區(qū)內(nèi)，增加了整架的工作量

老校區(qū)所有現(xiàn)刊、近十年的中文過(guò)刊、創(chuàng)刊年至今的西文過(guò)刊都放置于一個(gè)大的閱覽空間，確實(shí)提供便利給教師、學(xué)生，但閱覽室人員要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間保證架子上期刊的整齊度，整理架位僅僅是最常規(guī)的工作之一，再加之閱覽區(qū)衛(wèi)生也是閱覽室人員負(fù)責(zé)，館員更應(yīng)該注重的是深度挖掘期刊文獻(xiàn)的價(jià)值，但是能做到這一點(diǎn)非常困難。館里可以招聘學(xué)生志愿者來(lái)期刊閱覽室，一方面可以讓學(xué)生更深入的了解期刊的價(jià)值，同時(shí)也起到了與學(xué)生溝通的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

管理現(xiàn)刊必須合理化、規(guī)范化，這樣不僅有利于讀者使用，而且更能發(fā)揮期刊的潛在價(jià)值，最終是如何將期刊工作做得更出色，更有利于我們的科研者更好的獲取所需要的前沿信息資料。

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