廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化外包的實踐與思考

劉敏

【摘要】檔案數(shù)字化外包實施的時間雖然還不算太長，但是因其緊密契合了當前檔案信息化工作的實際，符合檔案工作的發(fā)展趨勢，在檔案管理部門中日益得到了認同。作為廣播電視基層臺站檔案工作者，通過廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化外包工作的實踐，對檔案數(shù)字化外包工作的必要性和重要意義有了更深刻的認識，同時對檔案數(shù)字化外包工作中常見的一些問題和風險點有了新的認識，并結(jié)合外包工作的流程分析，就解決好檔案數(shù)字化外包過程中出現(xiàn)的一些問題特別是安全防控方面的問題提出了具體措施。

【關(guān)鍵詞】廣播電視基層臺站；檔案；數(shù)字化；外包

前言

我國檔案工作的數(shù)字化歷程總的來說還不算久，檔案數(shù)字化外包業(yè)務工作開展的年頭也不算長。但是，近年來隨著信息科技的不斷進步，特別是網(wǎng)絡應用技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案工作向數(shù)字化、網(wǎng)絡化方向發(fā)展創(chuàng)造了良好條件，提供了必要的技術(shù)支撐。當前，檔案數(shù)字化外包業(yè)務工作也已成為檔案數(shù)字化進程的重要推動力。伴隨著檔案數(shù)字化外包工作的不斷推進，這項工作的安全管理防范措施也就自然備受關(guān)注并被提上重要的工作日程。2014年12月8日，國家檔案局專門發(fā)布了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，重點指出：“各級各類檔案館、室等檔案部門開展檔案數(shù)字化外包工作，應當實施安全管理。應按照‘安全第一、預防為主的原則，采取科學有效的安全管理措施，應用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責任制，對檔案數(shù)字化全過程實行嚴格監(jiān)督和管理，確保檔案實體與信息安全?！边@充分體現(xiàn)出檔案數(shù)字化外包安全管理工作的極端重要性，并給出了加強安全管理工作的目標任務，具有積極的指導意義。

一、廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化外包的必要性及意義

廣播電視基層臺站是廣播電視工作的一線和前端，承擔著廣播電視節(jié)目傳輸和發(fā)射的重要任務。大部分臺站建臺較早，時間跨度大，檔案形成量多，管理人員少，尤其是檔案專業(yè)的管理人員少、懂得運用現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的人少，所以，長期以來還是使用傳統(tǒng)檔案管理模式，注重保存而忽視了檔案的利用和價值開發(fā)。在信息技術(shù)發(fā)展的推動下，傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式越發(fā)不合適宜，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作就顯得尤為必要。但是，廣播電視基層臺站現(xiàn)有檔案管理人員又無法承擔如此專業(yè)和大量的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。在此背景下，檔案數(shù)字化業(yè)務外包工作應運而生，對推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換起著積極重要的作用。

1.有利于節(jié)約工作成本、提高工作效率

檔案數(shù)字化是一項專業(yè)而精細的工作，對人員、技術(shù)、設備等方面都有著較高的要求。廣播電視基層臺站作為工作一線和前端，條件相對都比較艱苦，一般性經(jīng)費支出有一定的限制，缺乏現(xiàn)成的檔案管理專業(yè)人才和必要的檔案管理設施設備，如果自行開發(fā)管理軟件，不僅費工費時費錢，還未必能達到預期效果。所以，將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換業(yè)務外包給有專業(yè)資質(zhì)的公司來做，不僅有助于降低工作成本，還有助于提高工作效率和質(zhì)量，進一步推動檔案數(shù)字化建設工作。

2.有利于專心致志開展檔案管理和服務工作

廣播電視基層臺站長期以來形成的大量檔案，是各臺站工作的重要歷史見證，具有重要的歷史和研究價值，對當前的基層臺站建設工作也具有一定的借鑒意義。將檔案數(shù)字化業(yè)務外包出去，不僅在一定程度上節(jié)約了人力、物力，而且可以把廣播電視基層臺站檔案管理部門的有限人力投入到集中精力做好檔案管理和服務工作上去，著力加強檔案部門自身建設，在不斷提升檔案工作能力上下工夫，在推動檔案利用和檔案價值升值方面做文章。這對檔案部門來說是一次很好的學習提升的機會。

3.有利于幫助檔案部門發(fā)現(xiàn)自身存在的問題

“當局者迷，旁觀者清?！泵恳粋€人都有強烈的主觀性，置身其中，往往難以發(fā)現(xiàn)事情本身的問題。廣播電視基層臺站檔案人員一般較少，如果平常工作投入力度不夠，專業(yè)知識方面再得不到及時更新，自查能力就自然而然跟不上節(jié)拍，出現(xiàn)問題難以及時發(fā)現(xiàn)且不能及時解決，勢必給檔案工作帶來巨大隱患。而在檔案數(shù)字化工作外包過程中，通過短時間集中處理海量檔案，就很容易發(fā)現(xiàn)過往廣播基層臺站檔案管理中存在的問題和漏洞。在于外包公司的協(xié)調(diào)溝通過程中，也可以尋求到合理的現(xiàn)實解決途徑，有助于提高檔案的完整性與準確性。

二、廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化外包過程中容易出現(xiàn)的問題

廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化外包過程中，主要涉及檔案管理部門、檔案數(shù)字化外包服務公司兩個主體，這二者是相互聯(lián)系、相互作用、相輔相成的。所以，檔案數(shù)字化外包過程中容易出現(xiàn)的問題，也主要集中在這二者之間，即檔案管理部門自身的問題和檔案數(shù)字化外包服務公司的問題。

1.檔案管理部門自身的問題

首先是檔案管理部門的思想認識問題。部分檔案管理部門對檔案數(shù)字化工作的重要性、必要性和緊迫性的認識還不到位；部分檔案管理部門擔心將檔案數(shù)字化業(yè)務外包出去后造成失泄密事件，怕承擔責任。其中。其次是檔案管理人員作風問題。部分檔案管理人員檔案工作意識不強，懶散慣了，消極懈怠，怕工作煩瑣，不愿意參與其中，不能很好地配合外包公司員工工作，給檔案數(shù)字化工作帶來麻煩。再次是檔案管理能力問題。部分檔案管理人員專業(yè)水平不高，又喜歡瞎指揮，工作不到點子上；還有的檔案管理人員不愿意積極學習，在檔案數(shù)字化過程中，既學不到數(shù)字化知識，又不能對外包公司人員進行必要的工作指導。最后是財力物力的限制。在沒有足夠財力物力支撐的情況下，輕易將檔案數(shù)字化業(yè)務外包出去，也常常會帶來一些后顧之憂。

2.檔案數(shù)字化外包服務公司的問題

首先是外包方?jīng)]有專業(yè)資質(zhì)。目前，從事檔案數(shù)字化外包業(yè)務的小型公司不在少數(shù)，而且相當一部分并不具備相應的資質(zhì)條件。如果將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換業(yè)務外包給沒有資質(zhì)的服務公司，檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全也將會大打折扣，存在一定風險。其次是外包服務公司有涉外性質(zhì)。廣播電視基層臺站承擔著重要的無線傳輸發(fā)射任務，保密工作方面要求相當嚴格。雖然涉密檔案的數(shù)字化工作不能外包，但通過海量的常規(guī)檔案處理，通過大數(shù)據(jù)分析，也能從中得出一些規(guī)律性的認識。這些數(shù)據(jù)一旦被別有用心的境外人員獲取，勢必會對國家的信息安全、財產(chǎn)安全等造成不必要的損失。再次是外包公司員工綜合素質(zhì)不高。在一些檔案數(shù)字化服務公司，有些員工并沒有經(jīng)過嚴格的正規(guī)培訓，業(yè)務能力和水平不高，工作責任心不強，道德素養(yǎng)有待提高，流動性較大，這些都有可能成為工作中的隱患。

三、廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化外包流程及思考

鑒于廣播電視基層臺站的單位特殊性，其檔案管理工作較一般性單位而言也更加嚴格，對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的要求也將更高，對外包工作流程設置將更加周密，對外包管理服務工作也將更加嚴格。結(jié)合廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化外包工作實踐，應著力在以下幾個方面做出深入探討和努力。

1.扎實做好外包前期準備工作

在外包準備階段，首先要在本部門中形成共識，使每一名工作人員都要對檔案數(shù)字化及數(shù)字化外包工作有一個清晰的了解和認識，積極支持檔案數(shù)字化外包工作，協(xié)助做好相關(guān)工作。其次是本部門人員要知曉檔案數(shù)字化外包工作的具體事項，明晰外包過程中所要的物資，統(tǒng)計數(shù)字化檔案的數(shù)量，做到心中有數(shù)，未雨綢繆。要準備好外包所需要的物資，以有利于檔案安全的原則安排好外包公司員工的工作場所，滿足外包服務公司對工作場所的需要。最后是發(fā)布外包信息公告，做好公開招標工作。在互聯(lián)網(wǎng)等受眾廣泛的媒體上發(fā)布招標公告，公告內(nèi)容全面清晰，使符合要求的公司能夠方便及時地查閱到招標信息，便于洽談合作事宜。

2.認真組織對外包服務公司資質(zhì)的審查

在外包服務公司選擇問題上，一定要嚴格慎重，既要選擇技術(shù)條件好的，也要充分考慮安全問題。要充分結(jié)合廣播電視基層臺站實際，綜合安全、信譽、能力、經(jīng)驗、價格等多重因素，公開選擇好外包服務公司。特別是在外包服務公司的資質(zhì)審查環(huán)節(jié)，要做足功課，因為市場上還是存在著一些沒有資質(zhì)的公司，不僅業(yè)務能力弱，而且在安全保密方面有諸多的隱患。此外，要注意關(guān)注外包服務公司是否有外資背景，必須督促外包服務公司嚴格遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)。

3.嚴格簽訂合同和保密協(xié)議

選定外包服務公司后，應該嚴格簽訂合同，使雙方的合作有一個良好的法律基礎(chǔ)。合同的內(nèi)容要清晰詳細，應當參考《合同法》中關(guān)于承攬合同的介紹，將有關(guān)于承攬合同的內(nèi)容及注意事項都包含進去，包括承攬的數(shù)量、質(zhì)量、報酬、方式、履行期限，等等。并且要明確規(guī)定承包方違約處置措施，如承擔維護、重做、賠償?shù)仁乱?，防止外包公司出現(xiàn)工作差錯后推卸責任、扯皮。同時，要按規(guī)定簽訂保密協(xié)議，這是防止檔案失泄密的有效防范措施之一，是保障檔案資料安全的必要手段，用法律手段維護好權(quán)益。

4.加大對外包服務公司員工培訓、管理的力度

外包服務公司員工開始數(shù)字化工作前，要認真對外包服務公司員工進行前期培訓，使他們對廣播電視基層臺站檔案有一個基本的認識，增強保證檔案安全性、完整性的意識。對檔案資料數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的一些問題，如：一卷多宗、文件檔案資料混雜、檔號復雜等，外包服務公司員工弄不明白或者不能處理的，檔案管理部門工作人員要對他們進行指導，幫助他們解決遇到的困難和問題。為了進一步保障檔案資料的安全，檔案管理部門可以在外包服務工作的現(xiàn)場安裝必要的監(jiān)控設備，對工作全過程進行錄像，并做好數(shù)據(jù)備份，確保檔案實體和檔案信息安全。另外，還應做好檔案數(shù)字化現(xiàn)場的消防安全工作，配備必要的消防安全設施設備并進行及時的檢查維護，保證檔案安全和人員安全。

5.積極組織對外包服務工作進行有效評估

外包工作結(jié)束后，要對外包的過程以及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的質(zhì)量進行必要的有效評估，重點對數(shù)字化轉(zhuǎn)換的效率、數(shù)字化檔案的系統(tǒng)應用、數(shù)字化檔案的適用性、數(shù)字化檔案的價值等做出科學評估，并通過檔案數(shù)字化外包服務工作的綜合評估，找出檔案管理部門自身工作的不足，不斷積累經(jīng)驗，指導工作實踐。

總結(jié)

目前，檔案數(shù)字化外包服務已成為檔案數(shù)字化工作快速有序開展的一條重要渠道，為檔案信息化建設做出了積極貢獻。這其中得益于檔案管理人員的共同努力，更得益于《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的重要保障，以科學具體的保障措施，確保檔案實體和檔案信息安全，為推動檔案數(shù)字化工作的進一步發(fā)展創(chuàng)造了良好條件。廣播電視基層臺站檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，也正是在《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的指導下，取得了實實在在的成績，并且透過工作成績和過程看到了部分尚待重視和研究的問題，積極探尋解決新問題的途徑，以期更好地為廣播電視基層臺站檔案管理工作服務，推動檔案管理工作再上新臺階。

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