加油站資金風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)

錢玨

摘要：企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中時常會發(fā)生資金風(fēng)險(xiǎn)，資金風(fēng)險(xiǎn)與企業(yè)經(jīng)營是難以避免并客觀存在的，如何降低資金運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)內(nèi)部控制的主要課題。由于加油站點(diǎn)多面廣，人員流動性大，支付方式日益多樣化，作為特殊的服務(wù)性經(jīng)營行業(yè)，其資金風(fēng)險(xiǎn)更為明顯。當(dāng)前，各加油站應(yīng)根據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢和實(shí)際經(jīng)營情況，制定并設(shè)計(jì)相應(yīng)的資金風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制體系，從流程和硬件管理等方面建立一系列風(fēng)險(xiǎn)防范制度，形成良好資金的運(yùn)作體系，為加油站經(jīng)營發(fā)展提供必要的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：加油站；資金風(fēng)險(xiǎn)；內(nèi)部控制

加油站是成品油銷售企業(yè)的終端銷售網(wǎng)絡(luò)，是石油企業(yè)的重要資金回籠源，在石油企業(yè)經(jīng)營運(yùn)轉(zhuǎn)過程中據(jù)占重要地位。尤其是在當(dāng)前車輛數(shù)量劇增的前提下，全國各地方加油站逐年增多，銷售量呈快速提升趨勢。隨著成品油市場的不斷發(fā)展，成品油的銷售進(jìn)入了全面市場化競爭時代。石油企業(yè)為了在競爭中保持優(yōu)勢、增大市場份額，不斷擴(kuò)大銷售網(wǎng)點(diǎn)、增加加油站數(shù)量。因此，如果加油站資金管理不善，或是存在漏洞等，將會給石油企業(yè)帶來難以估計(jì)的巨大經(jīng)濟(jì)損失，加強(qiáng)加油站資金控制，構(gòu)建科學(xué)合理的企業(yè)內(nèi)部控制體系顯得尤為重要。

一、加油站資金風(fēng)險(xiǎn)類別

當(dāng)前，加油站遍布全國各城市地區(qū)，其網(wǎng)絡(luò)布局不斷擴(kuò)大，銷售業(yè)務(wù)逐年快速增長，進(jìn)而對加油站資金管理提出了更加具體的高要求。為確保資金管理安全，分析影響因素，加油站資金風(fēng)險(xiǎn)主要分為：

其一，資金停留階段的被攻擊風(fēng)險(xiǎn)。加油站作為石油成品銷售方，每天經(jīng)營額頗多。雖然當(dāng)前成品油銷售企業(yè)絕大多數(shù)會與金融機(jī)構(gòu)等合作采取了上門收款業(yè)務(wù)，但金融機(jī)構(gòu)款車也只能每天來一次，而款車走后所收資金將滯留在加油站，這就帶來了現(xiàn)金管理風(fēng)險(xiǎn)。資金在加油站滯留時間越長、滯留的數(shù)量越多，資金在加油站的風(fēng)險(xiǎn)則越大。

其二，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控不到位帶來的資金風(fēng)險(xiǎn)。由于加油站遍布全國各大城市、高路、交通干道以及鄉(xiāng)村城鎮(zhèn)，其分布較廣，點(diǎn)面較多。所以，對其進(jìn)行實(shí)地監(jiān)控雖然能規(guī)避一些操作風(fēng)險(xiǎn)，但舞弊風(fēng)險(xiǎn)難以監(jiān)控到位。因此，只能通過利用規(guī)章管理制度等進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控，同時，定期或不定期委派專門人員對加油站資金情況進(jìn)行檢查和核實(shí)。

其三，資金回籠可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前絕大多數(shù)加油站都采取和實(shí)施了上門收款業(yè)務(wù)，但仍然有一些偏遠(yuǎn)地區(qū)沒有金融機(jī)構(gòu)愿意上門收款，或無法上門收款，這就使得加油站需要自行對資金進(jìn)行送存或轉(zhuǎn)存。而加油站資金自行送存主要以公交車、摩托車等交通工具為主，資金在途中的保障系數(shù)偏低，容易出現(xiàn)一定的資金回籠風(fēng)險(xiǎn)。

其四，資金賒銷帶來的風(fēng)險(xiǎn)。隨著我國成品油市場的對外開放，社會個體加油站或地方煉油廠的加入，影響了企業(yè)在成品油整體銷售市場的占有率和銷售網(wǎng)絡(luò)局面。一些加油站為了占據(jù)市場份額，搶占客戶，完成相關(guān)業(yè)務(wù)量，其采取并實(shí)施了以短期賒銷或定期結(jié)算方式來銷售成品油，這樣雖然搶占了較多客戶，但也加大了資金的賒銷風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)收賬款的金額越大、掛賬時間越長，發(fā)生壞賬損失的資金風(fēng)險(xiǎn)也越大。

其五，加油卡套取現(xiàn)金、套取優(yōu)惠的風(fēng)險(xiǎn)。由于企業(yè)發(fā)展的需要，資金支付方式日益多樣化，利用銀行卡、企業(yè)加油卡進(jìn)行促銷活動的手段也日益增多，員工利用油卡進(jìn)行套取現(xiàn)金、套取優(yōu)惠的情況屢見不鮮，因此，對卡片消費(fèi)的關(guān)注度也應(yīng)逐步增強(qiáng)，分析其異常性，成為稽查資金風(fēng)險(xiǎn)的主要內(nèi)容。

二、加油站各資金風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)防范

資金風(fēng)險(xiǎn)控制應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)性原則為準(zhǔn)，加強(qiáng)對資金風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理，進(jìn)而達(dá)到以最小投入來實(shí)現(xiàn)資金風(fēng)險(xiǎn)防范的目的。

第一，實(shí)現(xiàn)收支兩條線。企業(yè)設(shè)立收入戶與支出戶，收入戶形成封閉式資金管理，不得提取現(xiàn)金，當(dāng)日銀行收款全部歸集，支出戶按照資金計(jì)劃下?lián)苜Y金，用于日常支出。

第二，對收款權(quán)限的控制。加油站應(yīng)確保每日所收資金的及時回籠，建立健全長效型低風(fēng)險(xiǎn)回款機(jī)制，通過利用金融機(jī)構(gòu)優(yōu)勢，做好上門收款工作，核實(shí)上門收款人員與車輛的有效性。公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)促進(jìn)加油站全面實(shí)施銀行卡業(yè)務(wù)結(jié)算，避免發(fā)生大量現(xiàn)金交易，對加油站資金進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控管理，

第三，貨款銷售環(huán)節(jié)控制。加油站經(jīng)理應(yīng)切合實(shí)際，明確和規(guī)范加油站每位工作員工的行為，保證不相容崗位的分離和工作人員之間監(jiān)管：確保現(xiàn)場及時投幣：投幣式保險(xiǎn)柜雙人開啟及鑰匙密碼分開保管。比如：加油站當(dāng)班加油員在當(dāng)班期間，應(yīng)認(rèn)真記錄其當(dāng)班期間每臺加油機(jī)的品種、分加油槍起止數(shù)以及當(dāng)班加油量、銷售金額、開具發(fā)票情況等，確保加油機(jī)的零誤差。加油站當(dāng)班班長或值班經(jīng)理應(yīng)對交接班過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核實(shí)和監(jiān)督，確認(rèn)審核后確認(rèn)并簽字。同時，加油站財(cái)務(wù)部門賒銷回籠稽核崗，應(yīng)當(dāng)每天對所收回資金情況進(jìn)行審核，將加油站銷量表數(shù)據(jù)與當(dāng)班記錄數(shù)量進(jìn)行比對，確保銷售額、銷售量與資金收到數(shù)目一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。在信息化時代高度發(fā)展的今天，運(yùn)用ERP系統(tǒng)管控銷售環(huán)節(jié)的現(xiàn)金、油卡及往來款項(xiàng)尤為重要。

第四，制定預(yù)收賬款管理制度。加油站預(yù)收賬款往來管理，應(yīng)當(dāng)由站經(jīng)理與油站財(cái)務(wù)人員共同管理，收款時兩人同時在場，并確認(rèn)簽字和登賬，站經(jīng)理應(yīng)定期對本加油站預(yù)收賬款進(jìn)行核實(shí)。同時，站經(jīng)理還要定期或不定期對回籠資金進(jìn)行核實(shí)。根據(jù)自身加油站實(shí)際經(jīng)營和管理情況，將資金管理制度細(xì)化，按不同類別進(jìn)行分類，并列成詳細(xì)表格進(jìn)行評比，所核實(shí)出的結(jié)果應(yīng)同加油站實(shí)際經(jīng)濟(jì)收益相關(guān)聯(lián)。對加油站資金監(jiān)管應(yīng)涉及到其經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，做到全方位的資金監(jiān)管控制，并由財(cái)務(wù)部門集中處理，達(dá)到最終的審計(jì)目的。

第五，加油站貨款風(fēng)險(xiǎn)控制。隨著金融體系建設(shè)的不斷完善，加油站經(jīng)營應(yīng)全面推進(jìn)保險(xiǎn)制度來實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)嫁。對加油站資金風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的了解和分析，充分意識到風(fēng)險(xiǎn)可能存在的方方面面，準(zhǔn)確計(jì)量風(fēng)險(xiǎn)，并采取針對性的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，進(jìn)而控制其貸款風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

三、加油站資金風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)

（一）加強(qiáng)與金融機(jī)構(gòu)之間合作

由于加油站網(wǎng)點(diǎn)分布較散，資金回籠和劃撥必須依靠金融機(jī)構(gòu)來實(shí)現(xiàn)和完成，所以加油站應(yīng)當(dāng)與金融機(jī)構(gòu)之間建立合作、共享的良好關(guān)系，確保加油站資金運(yùn)作申通。合作內(nèi)容主要包括：上門收款、網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬、資金實(shí)時追蹤以及Pos機(jī)結(jié)算業(yè)務(wù)，全面實(shí)現(xiàn)無資金管理。

（二）建立投幣保險(xiǎn)柜管理制度

加油站屬于服務(wù)性行業(yè)，其資金流動量較大，且由于其行業(yè)性質(zhì)特殊，經(jīng)營時間為24小時，來往人員極其復(fù)雜。為了有效防范加油站可能出現(xiàn)搶劫、盜竊等事件發(fā)生，除提高工作人員的自身保護(hù)和防范意識之外，還應(yīng)改善加油站外部硬件設(shè)備構(gòu)建，并安裝自主投幣式保險(xiǎn)柜。投幣式保險(xiǎn)柜只能存放營業(yè)款，不能作其他用途，營業(yè)款只能存放在投幣保險(xiǎn)柜中，不得存放在其他場所。投幣保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼必須分人保管，站經(jīng)理保管保險(xiǎn)柜外柜上部鑰匙：油站財(cái)務(wù)人員保管密碼和里門下柜鑰匙，前庭主管保管里門上柜鑰匙。加油站財(cái)務(wù)管理人員只能在交接班、清點(diǎn)營業(yè)款、營業(yè)款交存銀行、公司檢查時才能打開保險(xiǎn)柜，加油站負(fù)責(zé)人（或其指定人員）、營業(yè)款交接人員在旁監(jiān)督，同時做好開柜記錄。加油站打開投幣式保險(xiǎn)柜時，應(yīng)當(dāng)先拉窗簾、關(guān)防盜門，禮貌請出非相關(guān)工作人員。保險(xiǎn)柜從打開、清點(diǎn)、封包、關(guān)閉的整個過程至少保證兩名或兩名以上相關(guān)人員同時在場，并在監(jiān)控錄像中能回放從打開、清點(diǎn)、封包、關(guān)閉的整個活動過程。

（三）明確加油站資金管理的崗位職責(zé)

加油站經(jīng)理是加油站資金管理的第一責(zé)任人，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司關(guān)于加油站營業(yè)資金管理的各項(xiàng)制度、規(guī)定，并監(jiān)督加油站營業(yè)資金的內(nèi)部交接，并對交接結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。加油站財(cái)務(wù)管理人員是加油站財(cái)務(wù)管理的主要辦事人員，負(fù)責(zé)加油站營業(yè)資金的收集、整理、清點(diǎn)、繳存，并負(fù)責(zé)加油站資金相關(guān)賬冊、表單的填制和核對。

（四）財(cái)務(wù)部門對營業(yè)款的監(jiān)控

各級財(cái)務(wù)部門應(yīng)利用資金管理平臺對加油站營業(yè)資金的回收入賬過程進(jìn)行監(jiān)控，應(yīng)至少每周對系統(tǒng)內(nèi)的繳存單進(jìn)行分類檢查分析，并與相關(guān)的財(cái)務(wù)賬進(jìn)行分析核對。每月應(yīng)按加油站，逐筆核對“其他貨幣資金”科目余額，與對應(yīng)繳存單核對相符，次月跟蹤入賬，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。獨(dú)立或協(xié)同其他相關(guān)部門定期或不定期對下屬各加油站的營業(yè)資金管理情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查。才能實(shí)現(xiàn)全面監(jiān)督和保障資金安全。

（五）其他資金安全設(shè)施配備及管理

加油站應(yīng)配備與110聯(lián)網(wǎng)的報(bào)警系統(tǒng)與電視監(jiān)控系統(tǒng)。電視監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)覆蓋收款臺、保險(xiǎn)柜、清點(diǎn)款項(xiàng)地點(diǎn)等范圍。為減少收取假鈔風(fēng)險(xiǎn)，加油站必須配備符合要求的點(diǎn)鈔驗(yàn)鈔設(shè)施。新建加油站或接收后需改擴(kuò)建加油站，在新建和改擴(kuò)建過程中要將加油站投幣式保險(xiǎn)柜、防盜門窗、報(bào)警器、攝像監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施的配備和安裝納入新建項(xiàng)目或改擴(kuò)建項(xiàng)目中統(tǒng)一管理，以保證加油站營業(yè)后的現(xiàn)金保管安全。公司財(cái)務(wù)部門要積極參與加油站建設(shè)過程中的資金安全設(shè)施的設(shè)計(jì)、施工、安裝和驗(yàn)收。特別是營業(yè)款投幣保險(xiǎn)柜的配置，分公司財(cái)務(wù)部門要全程跟蹤保險(xiǎn)柜安裝驗(yàn)收。在日常管理中，加油站應(yīng)每日巡查設(shè)施運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時上報(bào)，分公司財(cái)務(wù)部門要牽頭協(xié)調(diào)相關(guān)人員及時組織維修，完善硬件設(shè)施配置，降低資金盜搶風(fēng)險(xiǎn)。

（六）提高加油站管理人員綜合素質(zhì)

石油公司應(yīng)當(dāng)每年定期對加油站管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，提升加油站站長、核算員等工作員工專業(yè)知識能力和業(yè)務(wù)水平，提高加油站管理工作人員職業(yè)道德和法制常知。

（七）加油站資金損失的追索和上報(bào)

對于加油站發(fā)生的因工作人員未正確履行工作職責(zé)造成的資金損失，如跑單短款、賒銷短款、假幣短款、所收支票無法入賬、被騙損失、其他無因短款等，應(yīng)由直接責(zé)任人限期追索，無法追回或到期未追回的款項(xiàng)，由直接責(zé)任人全額賠償。對于加油站發(fā)生的因工作人員違法犯罪以及資金缺失相關(guān)責(zé)任人失蹤或因自然災(zāi)害、事故災(zāi)害、被搶被盜等造成的資金損失，加油站負(fù)責(zé)人或加油站財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)于發(fā)現(xiàn)或發(fā)生的第一時間報(bào)告財(cái)務(wù)部門。加油站負(fù)責(zé)人或加油站財(cái)務(wù)管理人員不能履行或不履行上報(bào)職責(zé)的，加油站其他人員應(yīng)在第一時間報(bào)告財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在接到加油站資金損失報(bào)告后，應(yīng)立即協(xié)同有關(guān)部門共同對事實(shí)進(jìn)行調(diào)查認(rèn)定，確定資金損失性質(zhì)、責(zé)任人、負(fù)責(zé)追索部門等，并根據(jù)調(diào)查認(rèn)定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)處理。各公司財(cái)務(wù)部門一旦發(fā)現(xiàn)發(fā)生或可能發(fā)生資金損失事件，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)采用口頭或書面報(bào)告方式，第一時間向財(cái)務(wù)處及主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取必要的措施，防止或者減少損失？

（八）營業(yè)款管理的稽查與考核

成品油公司應(yīng)建立加油站資金稽查與考核制度，制定具體加油站資金檢查方案，內(nèi)容應(yīng)包括資金安全、基礎(chǔ)工作、發(fā)票管理等方面，定期或不定期對加油站進(jìn)行資金稽查與考核；財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期或不定期組織開展加油站資金管理稽查工作。每次開展加油站資金管理稽查工作應(yīng)形成稽查報(bào)告，對稽查出的問題要制定整改方案及整改時限，及時對問題進(jìn)行整改。

綜上所述，加油站資金風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制體系設(shè)計(jì)，是一個復(fù)雜的過程，同時也是一項(xiàng)長期的處理工作，企業(yè)需要根據(jù)加油站內(nèi)部變化而不斷調(diào)整和更新相關(guān)資金風(fēng)險(xiǎn)防范策略，同時還要針對外部因素轉(zhuǎn)變，對風(fēng)險(xiǎn)前進(jìn)行預(yù)防、風(fēng)險(xiǎn)中實(shí)施控制和風(fēng)險(xiǎn)后采取措施，進(jìn)而來實(shí)現(xiàn)和確保加油站資金體系正常運(yùn)行。