高職院校檔案資源信息共享途徑研究

姜馨

摘 要：高職院校檔案資源是每個(gè)高職院校自辦學(xué)以來(lái)在教學(xué)與管理留下的寶貴資源，這些寶貴的資源一直以來(lái)都是學(xué)校賴以生存的保證，同時(shí)也是教師進(jìn)一步優(yōu)化教學(xué)的重要資料，因此一直以來(lái)檔案資源都是各個(gè)高職院校非常重視的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)很多高職院校之間也在進(jìn)行著檔案資源的互遞，互相補(bǔ)短取長(zhǎng)，尋求共同進(jìn)步，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校檔案資源信息共享有了更多新的方式，本文就新時(shí)期下高職院校檔案資源信息共享的新途徑進(jìn)行探索。

關(guān)鍵詞：高職院校 信息共享 新途徑 檔案資源

對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，檔案是該學(xué)校歷史和文化長(zhǎng)期積累后的重要信息資源，同時(shí)也是一所高職院校在教學(xué)、科研以及管理等方面的真是記錄，是證明學(xué)?？蒲薪逃闹匾罁?jù)，同時(shí)具有很強(qiáng)的文化教育功能，因此它是高職院校最寶貴的財(cái)富。合理的利用和共享各高職院校檔案資源，不僅對(duì)各個(gè)高職院校本身的發(fā)展有著重要的作用，這對(duì)社會(huì)的教育事業(yè)發(fā)展有著極大地推進(jìn)作用，因而作為一名高職院校的檔案工作者，應(yīng)時(shí)刻創(chuàng)新自己的工作方法，加強(qiáng)學(xué)校與學(xué)校之間的共享力度，最大化的發(fā)揮好自身檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，為學(xué)校和社會(huì)做出更多的共享。

一、高職院校檔案資源信息的內(nèi)含及分類

高職院校檔案資源主要包括高職院校本身的黨政管理、教學(xué)管理以及科研管理等活動(dòng)中形成的各種信息以及來(lái)自上級(jí)主管部門(mén)或者兄弟院校等外界給高職院校分發(fā)的相關(guān)信息，同時(shí)也包括一些處理完畢的、經(jīng)過(guò)鑒定或者整理保存下來(lái)的檔案信息?？傮w上來(lái)說(shuō)，高職院校的檔案資源的形式主要有以下幾部分內(nèi)容。

第一類是基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，即根據(jù)不同高職院校的各類檔案的基本情況，通過(guò)將一些案卷目錄以及案卷內(nèi)部的基本情況進(jìn)行分類，按照檔號(hào)、題目、責(zé)任者、時(shí)間、主題詞等基本情況進(jìn)行標(biāo)引形成的原始檔案，并將其保存下來(lái)后形成的基本數(shù)據(jù)庫(kù)。第二類數(shù)據(jù)庫(kù)則是專題數(shù)據(jù)庫(kù)，它指的是各專業(yè)自身的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)，比如教學(xué)類檔案可以將學(xué)生平時(shí)成績(jī)、綜合成績(jī)、點(diǎn)名冊(cè)、試卷分析、上課記錄等內(nèi)容記錄下來(lái)形成一個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，科研類檔案可以將近年來(lái)教師發(fā)表的各種科研論文、科研成果收集下來(lái)，形成一個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)等。最后一類信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)為全文數(shù)據(jù)庫(kù)，即將高職院校的檔案資源中的可以公開(kāi)利用的一些檔案資源，比如黨政、聲像、實(shí)物等內(nèi)容進(jìn)行歸檔，通過(guò)掃描或者拍攝的方式形成電子檔案，并以檔案管理軟件為操作平臺(tái)，著錄檔案基本內(nèi)容，建立相應(yīng)索引數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案全文原貌在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下共享。

二、高職院校檔案資源信息共享的必要性分析

將信息資源共享的實(shí)質(zhì)其實(shí)是一種協(xié)調(diào)信息資源的方式，通過(guò)對(duì)一定區(qū)域、數(shù)量及部門(mén)上的檔案信息的共享，使這一區(qū)域的用戶能夠最大限度的獲取更多的想要獲取的信息量，充分發(fā)揮信息資源的最大效用。高職院校的檔案信息資源共享指的是在信息技術(shù)與現(xiàn)代化管理理念的武裝下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各校的檔案聯(lián)合一體，有效整合高職院校的檔案信息資源，使各校的資源互相之間可輕松獲取，有效的整合了各高職院校中的檔案資源，使社會(huì)組織與公眾對(duì)高職院校的了解更加深入，最大優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮出高職院校檔案信息的價(jià)值。高職院校檔案資源信息共享的必要性主要包括以下幾個(gè)方面。

（一）有利于加強(qiáng)各高職院校之間的信息交流力度

高職院校檔案資源共享有利于學(xué)校與學(xué)校之間的信息交流力度，任何一個(gè)高職院校要想發(fā)展，必須處在一個(gè)和諧的辦學(xué)氛圍之中，與其他高職院校實(shí)現(xiàn)互相交流與合作，從而在合作的過(guò)程中謀求更高的發(fā)展。與其他學(xué)校進(jìn)行合作的模式可以是多樣的，但總體上來(lái)說(shuō)包括兩種模式，一種是直接進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，比如到某校參觀拜訪，與學(xué)校進(jìn)行某種項(xiàng)目的合作，派學(xué)生到某高職院校訪學(xué)等形式，這些形式直接到校進(jìn)行交流的，另外一種形式則是通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行資料共享，也就是我們所說(shuō)的檔案資源共享的方式，即每個(gè)學(xué)校將自己可以公開(kāi)的檔案資源上傳至網(wǎng)絡(luò)中，其他學(xué)校的教師和學(xué)生都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查看該學(xué)校上傳的資料，從而更加輕松的實(shí)現(xiàn)信息交流。與第一種形式相比，第二種形式顯得更加便利一些，足不出戶就可以輕松獲取對(duì)方資源，因此這種方式更加有利于加強(qiáng)高職院校之間的信息交流力度。

（二）有效提高綜合辦學(xué)質(zhì)量、充分發(fā)揮資源優(yōu)勢(shì)

很多人認(rèn)為高職院校之間的關(guān)系應(yīng)該是互相競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)系，因此之間不應(yīng)有所來(lái)往，其實(shí)這種觀點(diǎn)是片面的，高職院校之間確實(shí)有競(jìng)爭(zhēng)，但如果因?yàn)楦?jìng)爭(zhēng)就不交往，學(xué)校與學(xué)校之間都是蒙頭工作，是很難提升自身綜合實(shí)力的。檔案資源共享的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)在于通過(guò)共享檔案資源，不同學(xué)校之間可以輕松的獲取對(duì)方成功的經(jīng)驗(yàn)或者失敗的原因，因此可以較為快速的實(shí)現(xiàn)資源信息的共享，當(dāng)自己正好缺失某方面內(nèi)容的時(shí)候，通過(guò)查閱兄弟學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)資源，正好能夠找到相關(guān)的內(nèi)容，這樣就會(huì)節(jié)省更多的時(shí)間，同時(shí)還可以讓每個(gè)學(xué)校之間共享這些教育資源，全面提升各個(gè)高職院校的整體辦學(xué)質(zhì)量。

三、高職院校檔案資源信息共享途徑研究

（一）轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)觀念，自覺(jué)提高檔案合作意識(shí)

之所以要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，主要是因?yàn)楹芏嗳苏J(rèn)為高職院校之間的關(guān)系應(yīng)該是互相競(jìng)爭(zhēng)，互相隱蔽的關(guān)系，即自己有什么東西不應(yīng)告訴別人，不然就是暴露自己的機(jī)密，另外還有一部分人愿意與其他院校進(jìn)行資源共享，但共享方式仍處在互訪互借的模式思想之下，不能很好的創(chuàng)新自己的思想，不愿通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高學(xué)校之間的檔案互訪質(zhì)量。其實(shí)，檔案信息資源共享本身就屬于一種高職院校之間的合作方式，因此檔案資源能否真正實(shí)現(xiàn)資源共享，這主要取決于各高職院校之間對(duì)資源互相之間的合作態(tài)度及能否進(jìn)行合作模式的創(chuàng)新。為此各高職院校的檔案管理部門(mén)應(yīng)逐步將傳統(tǒng)的“小而全”、“大而全”的思想拋棄掉，更清晰的認(rèn)識(shí)信息時(shí)代下檔案管理的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，從更加整體的角度認(rèn)識(shí)檔案管理的共享機(jī)制，走聯(lián)合與集成的道路，將各個(gè)高職院校之間的嚴(yán)格界限打破，提高高職院校檔案服務(wù)效能，同時(shí)應(yīng)盡快將“以藏為主”的思想拋棄掉，轉(zhuǎn)向?yàn)槿鐣?huì)服務(wù)的理念，從而更好的實(shí)現(xiàn)高職院校檔案資源的共享。

（二）創(chuàng)建高職特色檔案，優(yōu)化整合檔案信息

首先我們應(yīng)該創(chuàng)建一個(gè)屬于自己院校特點(diǎn)的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，特色突出對(duì)于資源共享是最基本的前提，如果每個(gè)高職院校的檔案資源都是一樣的，共享也沒(méi)有太大的意義。就數(shù)據(jù)庫(kù)而言，創(chuàng)建一個(gè)有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，就是按照本校的發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行有特點(diǎn)的創(chuàng)建，換句話說(shuō)就是對(duì)該校最有價(jià)值的資源進(jìn)行深加工，使其能夠更加深入的發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，并將這些屬于自身特點(diǎn)的檔案資源以電子數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，并根據(jù)不同的檢索層次對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的劃分，從而構(gòu)建出獨(dú)具特色的高職院校數(shù)據(jù)庫(kù)，在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)建過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守信息共享的原則，實(shí)現(xiàn)寫(xiě)作分工，為構(gòu)建本校特色的檔案資源做貢獻(xiàn)。其次應(yīng)加強(qiáng)對(duì)資源的優(yōu)化整合，前面所說(shuō)的豐富數(shù)字化的檔案資源，并創(chuàng)建出屬于自己特色的檔案信息是資源共享的前提，而當(dāng)真正實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)后，接下來(lái)要做的就是圍繞某一特定的主題，各高職院校之間進(jìn)行信息互遞和深入信息整合，將那些原本分散的檔案信息資源合并在一起，從而達(dá)到高職院校檔案資源的優(yōu)化整合，當(dāng)然這項(xiàng)工作不是一蹴而就的事情，需要長(zhǎng)時(shí)間的努力方可實(shí)現(xiàn)。

（三）構(gòu)建整體集成系統(tǒng)，讓各高職院校輕松交流

目前很多高職院校已經(jīng)意識(shí)到檔案資源共享的重要意義，因此紛紛加快了資源共享以及信息化建設(shè)的步伐，合理的創(chuàng)建出符合本校特色的信息資源共享模式以及應(yīng)用系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)了科研教務(wù)以及其他各類工作之間的網(wǎng)絡(luò)管理模式，但是由于各高職院校在進(jìn)行信息化水平建設(shè)的同時(shí)各校之間的水平存在一定的差異，加上使用的軟件也有一定的不兼容性，導(dǎo)致很多高職院校部分在互訪過(guò)程中仍存在一定的問(wèn)題，為此各高職院校之間必須聯(lián)合起來(lái)，建立起一套檔案信息的集成系統(tǒng)，使各高校檔案資源可以實(shí)現(xiàn)真正的共享。為此我們應(yīng)從以下幾方面努力，首先從技術(shù)上來(lái)看，各個(gè)高職院校首先應(yīng)創(chuàng)建自己的檔案信息資源庫(kù)，并且用集成的手段構(gòu)建對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)及檔案資源庫(kù)，為后期各高職院校資源共享打好基礎(chǔ)，其次應(yīng)研發(fā)一套各高校之間可以軟件兼容的數(shù)據(jù)體系，從而讓各兄弟高職院校之間可以輕松實(shí)現(xiàn)資源互訪，最終形成一套統(tǒng)一且有具有不同特點(diǎn)的高職院校信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

四、總結(jié)

總之，在高職院校檔案建設(shè)過(guò)程中，各高職院校之間的合作與交流是必不可少的，然而傳統(tǒng)的交流方式既要花費(fèi)大量時(shí)間，同時(shí)效率也相對(duì)較低，為此在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，我們有必要采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將高職院校的檔案資源編入數(shù)據(jù)庫(kù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞到信息平臺(tái)當(dāng)中，當(dāng)其它學(xué)校需要訪問(wèn)該校的檔案或者相關(guān)的科研資源時(shí)，只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫(kù)就可以輕松獲得很多相關(guān)資源與信息，這樣不僅能節(jié)省時(shí)間又能極大提高工作效率，所以這是一種非常有必要工作模式。各高職院校應(yīng)首先解放思想，拋棄傳統(tǒng)的以藏為主的思維方式，努力構(gòu)建屬于自己的信息庫(kù)的同時(shí)加強(qiáng)信息資源的整合，同時(shí)構(gòu)建整體集成系統(tǒng)，讓各校交流不再困難。

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作者簡(jiǎn)介：

姜 馨 （1982年9月16日-），女，福建三明人 本科學(xué)歷，職稱：助理館員，研究方向：圖書(shū)資料管理。

（作者單位：三明職業(yè)技術(shù)學(xué)院 福建三明市 365000）