淺析檔案的功能與作用

李軒

摘 要：檔案以其來源的廣泛性、內容的豐富性和形成的原始性而成為國家戰(zhàn)略資源的核心構成部分，其信息資源的發(fā)掘利用能夠在經濟建設和社會發(fā)中發(fā)揮巨大的功能與作用。

關鍵詞：檔案；功能；作用

檔案以其來源的廣泛性、內容的豐富性和形成的原始性而成為國家戰(zhàn)略資源的核心構成部分，其信息資源的發(fā)掘利用能夠在經濟建設和社會發(fā)中發(fā)揮巨大的功能與作用。

1檔案功能的理論歸納

1.1歷史記錄功能

檔案是人類社會實踐活動的記憶和伴生物，是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄，在人類歷史文化的載錄、積累、保護和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例，中華民族是由56個民族構成的，各民族在其社會歷史發(fā)展過程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富，在物質文化上表現為從事經濟、生產活動所產生的物質文明的總和，包括生產、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個領域；在精神文化方面表現為在社會活動過程中所形成的價值觀念、審美情趣、思維方式等，包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。各民族產生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過檔案文獻世代相傳，在歷史的積累、保護和傳承過程中，匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在，才能使中華民族歷史進程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存。現今，檔案文獻在承載保護科技成果、社會信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用，是載錄人類發(fā)展歷史，保護、繼承與弘揚優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。

1.2科學管理功能

管理是運用組織、計劃、指揮、監(jiān)督和調節(jié)等方式和手段，充分利用現有的人力、物力和財力，使之發(fā)揮最大效率，以達到既定目標的一系列職能活動的總稱。管理是提高行政效率和促進經濟建設發(fā)展的重要因素，而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動的真實記錄對現實的管理工作起著依據和借鑒方面的重要作用。如在國家機構的行政管理活動中，檔案文件記錄了各級機關、單位行使行政職權的法律依據，處理行政事務的過程、結果以及管理活動的經驗，是任何國家機構、機關單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據。因此，各級國家機構都建立有健全的檔案部門，以翔實的檔案文件為各級政府了解與掌握實際情況，有效地實行職能管理活動提供檔案信息利用服務。

1.3生產建設功能

一切生產建設活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點，前一階段形成的科技生產活動的記錄與實踐經驗，往往是后階段科技和生產活動的參考和憑據，而且生產技術越復雜，現代化程度越高，其生產、建設活動越離不開檔案。不論是工廠礦山設計、水利水電工程設計、交通運輸工程設計，還是民用建筑設計，豐富翔實的基建檔案都是完成新：工程項目設計，進行設計創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。

1.4科學研究功能

為適應經濟的發(fā)展和科學研究的需要，國家檔案管理部門做了大量有效的檔案信息開發(fā)利用工作，據統(tǒng)計，在提供檔案查找服務方面，全國各級各類檔案館（室）接待檔案利用者共1000多萬人次，提供利用檔案資料5000多萬卷、冊。這些行之有效的服務工作為科研活動提供了大量原始的檔案信息資源，促進了國家科學研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

2檔案發(fā)揮作用的性質

2.1憑證作用

檔案憑證作用表現在以下兩個方面：

2.1.1內容憑證作用。從宏觀來看，檔案是過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事社會實踐活動直接形成的對國家和社會有保存價值的不同形式的歷史記錄，載錄的是人們在政治、經濟、軍事、文化、科技、教育、衛(wèi)生和宗教等社會實踐活動中所形成的各種原始信息，其內容如實地反映了社會歷史發(fā)展與國家建設各個領域的真實狀況，是國家信息資源最原始、最核心的構成部分，在維護黨和國家歷史真實面貌方面發(fā)揮了重要作用。

2.1.2形式憑證作用。檔案形式的原始性是檔案憑證作用的重要構成因素。從檔案文件的產生來看，各種檔案在形成過程中，除內容是形成者當時思想和行為的原始記錄外，還保留著原始的文件格式與歷史標記，如公務文書有具體的公文格式、機關印信、領導簽署、發(fā)文日期和文件密級等；私人文書有當事人的字跡和親筆簽字等；聲像檔案所載錄的則是當事人的真實形象和原聲錄音。少數民族檔案信息則以豐富的載體形式而傳承，主要有石刻檔案、摩崖檔案等多種類型，以載體材料獨特、年代久遠和原始性強堪稱歷史檔案中的珍品，對研究少數民族，乃至中華民族社會歷史發(fā)展情況有寶貴的憑證查考價值。

2.2參考作用

與圖書、資料等文獻材料相比較，檔案的參考作用表現出以下鮮明的特點：

2.2.1原始性。檔案是國家機構、社會組織和個人在政治、軍事、經濟、技術、文化、宗教等活動領域中直接形成的原始記錄，如實記錄了人們社會實踐活動的真實情況，是第一手文件材料，因而具有較強的原始性和權威性。

2.2.2憑證性。檔案記錄了人們過去和現在從事各項社會實踐活動的真實軌跡與發(fā)展過程，載錄的是歷史活動、科技生產、政治斗爭和科學研究的經驗教訓以及經濟建設、文化藝術所創(chuàng)造的重要成果，其內容涉及政治、經濟、軍事、文化、科技、教育、衛(wèi)生和宗教等各個領域，是人們從事科學研究、職能管理和生產建設活動所必不可少的重要條件，因此而具有較高的參考憑證價值。

2.2.3查考性。檔案內容豐富，具有提供信息、解決矛盾、化解危機和協(xié)調關系等方面的重要功能。檔案的查考作用表現在各個方面，如個人可以通過查考檔案了解涉及自身權益的相關政策規(guī)定，通過正常途徑維護自身的合法權益；政府職能部門通過查閱與開放檔案了解社情民意，發(fā)展經濟文化事業(yè)，維護社會穩(wěn)定和諧。如此可見，檔案對各項社會實踐活動都有較高的查考價值。

總之，檔案是人們在社會實踐活動中形成的原始記錄，其內容真實地反映了客觀事物發(fā)展變化的歷史原貌，是維護國家、集體、個人權益的重要法律信證。

參考文獻：

[1]馬素萍.論檔案管理的原則[J].檔案學通訊，2005，2.

[2]張輯哲.檔案與檔案管理[M].北京：中國檔案出版社，1995.

（作者單位：衡水市林業(yè)科學研究所）