淺論函授畢業(yè)生的檔案管理

余麗紅

【摘要】最近幾年，函授畢業(yè)生對(duì)個(gè)人檔案不理不睬，已很普通。據(jù)悉，在各高校函授培訓(xùn)點(diǎn)，各屆函授畢業(yè)生就業(yè)部門(mén)和各地人社部門(mén)人才交流中心，函授畢業(yè)生遺失的檔案有許多。當(dāng)前一方面應(yīng)加強(qiáng)社會(huì)、學(xué)校和畢業(yè)生的檔案意識(shí)，要求有關(guān)人社部門(mén)和高校函授點(diǎn)嚴(yán)格依照檔案法規(guī)管理，另一方面加速函授畢業(yè)生由以前的書(shū)寫(xiě)到由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一錄入的檔案信息化步伐，將各部門(mén)所掌握的個(gè)人信息統(tǒng)一整合成為社會(huì)有用的“大檔案”，為全社會(huì)開(kāi)發(fā)人才和流動(dòng)、誠(chéng)信體系建設(shè)等工作提供更好的支撐。

【關(guān)鍵詞】畢業(yè)生；檔案；現(xiàn)狀；管理；思考

一、函授畢業(yè)生檔案現(xiàn)狀

函授畢業(yè)生的檔案，重要性和身份證幾乎相當(dāng)，函授檔案作為函授畢業(yè)生的第一份檔案，今后定級(jí)轉(zhuǎn)正、申報(bào)職稱、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、以及職務(wù)晉級(jí)等都得用函授檔案。過(guò)去許多函授檔案沉寂多年，畢業(yè)生不理會(huì)檔案，也不來(lái)辦任何手續(xù)。但近年來(lái)，簽勞動(dòng)合同必須檔案跟隨，這樣促進(jìn)了檔案的流動(dòng)。但還有極個(gè)別馬大哈學(xué)生漏掉自己的檔案，等到用檔案時(shí)找不到?，F(xiàn)在函授檔案有三種現(xiàn)象：一是許多畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，為圖方便將檔案留在自己身邊，最終成了“死檔”。二是檔案隨畢業(yè)生到了新單位，因?yàn)閾Q新單位，檔案無(wú)人管理，漏了自己的檔案，最終使自己檔案成為了“棄檔”。三是存放在人才交流中心檔案管理中心，費(fèi)用高，提取方便。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況落實(shí)檔案，如果在民營(yíng)企業(yè)或是合資企業(yè)工作，無(wú)論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理，在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。

二、做好函授畢業(yè)生檔案工作的幾點(diǎn)建議

鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀，各高校函授點(diǎn)應(yīng)強(qiáng)化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能，使得新的單位通過(guò)個(gè)人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料，增強(qiáng)畢業(yè)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。一是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過(guò)檔案管理平臺(tái)賬號(hào)及時(shí)查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門(mén)也應(yīng)加強(qiáng)各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠(chéng)信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國(guó)家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來(lái)，把各種個(gè)人信息庫(kù)相銜接，就可以建成全面的個(gè)人檔案信息系統(tǒng)，既有利于各部門(mén)信息共享，也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點(diǎn)必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案?jìng)鬟f制度，并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門(mén)、人才代理機(jī)構(gòu)等人事部門(mén)，避免給自己未來(lái)的工作單位和生活帶來(lái)不便。對(duì)于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生，要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機(jī)構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國(guó)營(yíng)單位，應(yīng)該有主管單位，主管部門(mén)是有人事管理權(quán)，可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心，到時(shí)提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對(duì)于打算把檔案暫時(shí)存放在學(xué)校的畢業(yè)生，第一時(shí)間要提出申請(qǐng)，在找到新的工作單位之后及時(shí)遷入新單位，以免給以后的生活工作帶來(lái)不必要的麻煩。

三、對(duì)函授檔案工作的思考

隨著物質(zhì)水平的提高，教育水平也越來(lái)越高，函授學(xué)歷在社會(huì)上往往被忽視，函授檔案更是無(wú)人問(wèn)津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀？使我們的函授工作上一個(gè)新臺(tái)階呢？

首先，我們要提高認(rèn)識(shí)，函授作為上世紀(jì)八、九十年代的產(chǎn)物，國(guó)家并沒(méi)有廢掉它，說(shuō)明它就有存在的價(jià)值，例如：評(píng)職稱、簽合同等等都必須用函授檔案。既然有存在的價(jià)值，我們就應(yīng)該給它成長(zhǎng)的空間。讓我們攜起手來(lái)，共同關(guān)注函授，重視函授檔案。函授畢業(yè)生更應(yīng)該愛(ài)護(hù)自己的檔案，就象保護(hù)自己的眼睛、鼻子一樣。不要不聞不問(wèn)，不理不睬。

其次，高校制定完整的規(guī)章制度，以及系列流程。各函授點(diǎn)嚴(yán)格按流程辦事。

函授檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，雖然目前困難重重，但是只要我們函授工作者提高認(rèn)識(shí)，端正態(tài)度，嚴(yán)格按制度、流程辦事，函授畢業(yè)生重視自己的檔案，關(guān)心自己的檔案。函授檔案工作一定會(huì)上一個(gè)新臺(tái)階。

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