網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式與策略研究

郭玲

【摘要】隨著社會信息化進程的不斷深入，人們的信息意識也逐步加強，對檔案信息的要求也隨之提升，更快捷、更高效地獲取檔案信息資源已成為檔案管理領(lǐng)域的主要研究方向。本文中，筆者就以互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境為研究背景，從校內(nèi)共享、校際共享、社會共享三方面探討高職院校檔案信息資源管理的模式，并針對此提出一些具體共享策略。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；信息資源共享

高職院校是高素質(zhì)技能型人才的培養(yǎng)搖籃，同時也是我國崗位實踐領(lǐng)域信息的重要來源。高職院校的檔案管理工作作為日常管理工作的一部分支撐著學校教研工作的順利進行，輔助著人事工作的正常開展，對于高職院校信息化發(fā)展具有十分重要的意義。尤其是在網(wǎng)絡(luò)科技高速發(fā)達的現(xiàn)在，高職院校檔案管理工作更應(yīng)順應(yīng)形勢作出積極的變革，以更快捷、更優(yōu)質(zhì)、更準確的信息服務(wù)助力院校發(fā)展。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校檔案信息資源共享模式

（一）校內(nèi)共享模式。校內(nèi)共享模式要求高職院校檔案部門建立局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息在線共享與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。從建設(shè)基礎(chǔ)條件上講，高職院校要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)通信專業(yè)人事與檔案管理工作者成立平臺建設(shè)隊伍，在充分考慮院校地理布局、樓層結(jié)構(gòu)、組織狀況、檔案信息資源現(xiàn)有狀況、計算機設(shè)備使用狀況等諸多因素的情況下開展平臺建設(shè)。從實現(xiàn)手段上講，高職院校檔案信息校內(nèi)共享平臺的開端與基礎(chǔ)應(yīng)為院校檔案館或檔案辦公室，平臺將以此為信息源借助通信軟件和網(wǎng)絡(luò)連接校內(nèi)其他計算機終端，從而實現(xiàn)校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享與信息快速傳輸。從共享類型上講，校內(nèi)共享模式是典型的網(wǎng)絡(luò)拓撲結(jié)構(gòu)，設(shè)計前院?？梢罁?jù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)費用、系統(tǒng)靈活性要求從星型、環(huán)型或是總線型三種拓撲結(jié)構(gòu)中選擇一種，以滿足高職院校的實際需求，通?？偩€型符合大部分院校檔案局域網(wǎng)情況，應(yīng)用最為廣泛。

（二）校際共享模式。高職院校檔案信息校際共享模式是借助校外網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)不同高職院校之間檔案信息資源共享的一種模式，其依據(jù)地緣因素與高職院校類型不同又可具體分為兩種模式：1. 同一區(qū)域內(nèi)高職院校共享。如省級教育部門以及檔案管理部門可以對區(qū)域內(nèi)所轄高職院校檔案進行聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)籌管理，搭建覆蓋全域的檔案信息資源共享平臺，促使院校間的互助合作。2. 同類高職院校共享?？捎墒〖壷鞴軉挝粐L試將醫(yī)學類、計算機類、機械類、護理類等同一類型高校檔案信息進行整合，方便同類院校間檔案資源共享。無論是上述何種類型的校際共享模式均需依托省級主管機關(guān)電子政務(wù)平臺作為依托，利用電子政務(wù)網(wǎng)為各高職院校提供信息通道和網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息主干通道功能。

（三）社會共享模式。社會共享模式是指在高職院校檔案部門聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，利用云技術(shù)等先進理念，以專業(yè)檔案網(wǎng)站為節(jié)點向用戶提供檔案資源的服務(wù)模式。這一模式是檔案信息資源共享模式的最高層級，其能夠突破時空與地域限制向任何擁有權(quán)限的用戶提供檔案資源，具有共享主體多、應(yīng)用范圍廣的優(yōu)勢，但其也同時具有檔案資源安全風險大、實現(xiàn)方式復雜等劣勢。具體來講，檔案資源的社會共享模式需要以檔案網(wǎng)站為核心站點，所謂檔案網(wǎng)站則是指檔案局、檔案協(xié)會、學院內(nèi)部檔案機構(gòu)在互聯(lián)基礎(chǔ)上建立的公共信息站點，其以主頁的方式提供相關(guān)信息和服務(wù)，是整個平臺的信息來源。整個模式以檔案網(wǎng)站為核心，將高職院校檔案聯(lián)通到一個服務(wù)器上，組成檔案集群式網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而實現(xiàn)用戶與檔案信息網(wǎng)站之間、檔案部門與其他部門之間的互動與溝通。

二、高職檔案信息資源共享策略研究

（一）構(gòu)建高職院校檔案信息資源共享的實現(xiàn)機制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享機制，主要是指借助現(xiàn)代化的信息資源和科技手段來避免不利因素，以順利構(gòu)建起信息資源共享機制，從而實現(xiàn)真正意義上的信息共享。具體而言，高職院校檔案信息資源共享的實現(xiàn)機制主要包括以下兩個方面：其一，運行保障機制。運行保障機制是最基礎(chǔ)的實現(xiàn)機制構(gòu)成要素，它能夠確保高職院校檔案信息在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的持久、有效、健康、有序運行?！皹藴室?guī)范機制”“法律法規(guī)機制”以及“利益平衡機制”是運行保障機制的三大核心要素，它們相輔相成、缺一不可。其二，合作與激勵機制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理工作雖然解放了不少勞動力，但對成員的合作意識要求卻越來越高了。高校檔案信息資源雖具有一定的公共性，但并非可以自由獲取，需要借助一定的規(guī)章協(xié)議以及合作機制來明確各個成員、組織的權(quán)利和義務(wù)。同時，還要確定相應(yīng)的激勵機制，促進成員之間的合作交流、學習，激發(fā)成員的積極性，從而為共享機制的形成奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強高職院校的檔案信息資源建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式十分強調(diào)檔案信息資源建設(shè)，其主要包括兩方面內(nèi)容：第一，特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，即建立起具有學校特色、資源合理配置、利用率較高、使用較為便捷的高職院校檔案信息數(shù)據(jù)庫，然后將這些數(shù)據(jù)存儲在信息系統(tǒng)中，并設(shè)置不同類別的檢索詞。第二，對特色資源進行整合，即對高職院校的特色數(shù)據(jù)庫、特色資源進行科學地整理組合，將分散的資源逐步統(tǒng)一到一起，這便于資源的共享和利用。特色資源的整合是一項較為復雜的過程，其包含多個層次的內(nèi)容，既包括硬件環(huán)境整合，也包括軟件環(huán)境整合、人力資源整合等方面的內(nèi)容。

（三）建立檔案信息標準體系。在現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景之下，檔案信息標準體系的構(gòu)建是檔案信息資源共享模式的重要內(nèi)容之一，其屬于檔案信息化頂層建設(shè)，包括檔案信息基礎(chǔ)標準、采集標準、技術(shù)標準、管理標準等多種構(gòu)成形式。在建立檔案信息標準體系的過程中要注意遵循以下幾個原則：首先，要做好信息標準體系的頂層設(shè)計，嚴格按照科學的模型進行構(gòu)建，以確保檔案信息的規(guī)范性和科學性。其次，要立足于我國國情，與國際接軌。作為我國教育教學事業(yè)的重要組成部分，高職院校在促進我國整體教育水平方面發(fā)揮著重要的作用。鑒于此，高職院校檔案信息的標準化體系要充分借鑒國內(nèi)外相關(guān)經(jīng)驗，取其精華、去其糟粕，這樣才能夠加快高職院校檔案信息資源建設(shè)步伐。

（四）加強檔案信息立法工作。我國高職院校檔案信息資源共享建設(shè)起步較晚，很多方面尚未成熟，相關(guān)的法律法規(guī)還不健全，加之網(wǎng)絡(luò)這一特殊的環(huán)境，亟須我們加快檔案信息立法工作進程。一方面，我們要對現(xiàn)有檔案信息資源的法律、法規(guī)、政策等進行清查，廢除不符合當今網(wǎng)絡(luò)社會現(xiàn)狀的方針政策，對有關(guān)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源建設(shè)的法律法規(guī)進行修改完善。另一方面，根據(jù)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，重新制定一些檔案信息資源整合方面的法律法規(guī)，重點解決信息壟斷、信息犯罪、信息污染、信息泛濫等方面的問題，推動檔案信息資源建設(shè)與現(xiàn)代社會的同步發(fā)展進步。

三、結(jié)語

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，高職院校檔案信息資源的共享與構(gòu)建是一項較為繁瑣的工程，其涉及到多方面的問題，不可一蹴而就，需要相關(guān)工作人員和學者的共同努力。本文中，筆者在潛心研究前人研究成果以及實踐考察的基礎(chǔ)之上，對高職院校檔案信息資源建設(shè)進行了深入的剖析和論述，并提出幾種有效模式與保障策略。鑒于學識有限，研究中可能存有一些不足之處，希望大家能夠及時提出指導意見，以共同促進高職院校檔案信息資源建設(shè)。

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