檔案管理信息化的探討

劉英

【摘要】計算機技術快速發(fā)展并普遍應用于社會各個領域當中，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應當前檔案的管理要求，電子檔案技術應該得到普遍應用，檔案管理工作才能得到健康發(fā)展。

【關鍵詞】信息化；檔案；管理

當前，信息化技術得到快速發(fā)展，我國已經(jīng)進入信息化社會，信息資源有力推動著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，在社會各個領域，信息化建設得到了普遍重視。隨著信息化技術的快速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能適應當前快速發(fā)展的時代，檔案管理工作一定要引入電子檔案技術，才能得到持續(xù)性發(fā)展。

一、檔案管理應用信息化技術的優(yōu)點

（一）促進辦公效率大幅度提高。利用計算機的信息處理能力有利于提高檔案管理效率，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員都是手工操作，不但需要大量的人力物力而且工作效率也較為低下。在檔案管理工作中應用計算機軟件，可以明顯加快資料的收集、儲存、分類和統(tǒng)計工作，有利于提高工作效率。

（二）促進檔案文件信息得到充分的交流與共享。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，不同單位與不同部門掌握的檔案資料不能實現(xiàn)互通有無，不利用查找文件和信息。在檔案管理工作中應用計算機技術以后，檔案管理工作得到了較快升級，并逐步形成一個完整的系統(tǒng)，同時有利于實現(xiàn)不同單位與不同部門間的信息共享，檔案文件信息可以實現(xiàn)各種方式的查詢，使檔案更好地服務于人民，提高了工作效率。

（三）有助于檔案保存穩(wěn)定性。檔案電子文件載體材料與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體對比，具有更長的保留時間。如VCD、DVD光碟，U盤，移動硬盤等，這些電子載體都具備一個突出的優(yōu)點就是易于存取、較快傳遞、容易保存、不受外界環(huán)境的影響、不易損壞，穩(wěn)定性較高。

（四）大大提高了文件傳遞的速度和安全性。檔案管理信息系統(tǒng)依靠計算機網(wǎng)絡，發(fā)揮安全認證等技術手段的作用，可以實現(xiàn)快速的傳播，有效保證了文件傳遞的安全性。

二、檔案管理應用信息化技術的方法

（一）把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，一般情況下依靠紙質(zhì)、圖片、錄音、錄像等形式保存，都是工作人員手工操作，在管理過程中存在著繁雜的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供等工作，因此檔案工作人員每天都需承擔繁重的工作量，而且不易于操作，操作過程中容易產(chǎn)生失誤。因為每天都要進行大量檔案資料的整理與保管，因此不具備時間對檔案資料進行提煉和加工，很多檔案信息資源不能發(fā)揮應有的作用，形成嚴重的浪費現(xiàn)象。當前，大量的現(xiàn)代化管理技術和設備進入檔案管理工作中，特別是隨著計算機、光盤、多媒體技術的引用，有效提高了工作效率，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，逐步淘汰了傳統(tǒng)檔案管理模式。當前，檔案管理工作的核心內(nèi)容是信息管理，在管理檔案信息資源過程中普遍應用現(xiàn)代化管理手段。利用信息化處理的檔案資源可以實現(xiàn)廣泛傳播，檔案資源只有實現(xiàn)信息化管理，檔案資源才能真正為人民所用，才能展現(xiàn)更大的作用，檔案管理工作才能有力支持我國經(jīng)濟發(fā)展、科技進步與社會繁榮；同時實現(xiàn)信息化管理的檔案資源也可以創(chuàng)造一定的經(jīng)濟效益與社會效益，一定會促進我國國民經(jīng)濟的持續(xù)性發(fā)展。

（二）建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案。在檔案利用信息化手段進行管理時，首先要具備計算機信息系統(tǒng)，因此，檔案管理部門首先要明確下面工作：一是科學設計，保證基于計算機的文件檔案管理工作流程的規(guī)范性，達到檔案信息管理的標準。二是以文件處理方式為標準，盡快開發(fā)檔案信息化系統(tǒng)軟件。三是實現(xiàn)信息化管理過程中，要根據(jù)實際情況，實行內(nèi)部控制制度，才能保證檔案材料的可靠性。應用電子檔案過程中，電子檔案的真實性具有關鍵作用。在操作過程中，由于檔案材料自電子文件一直到歸檔不具備程序化管理體系，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的有效鏈接，因此基于現(xiàn)在技術的電子文件原數(shù)據(jù)的完整性還受到一些因素的影響，大量電子檔案還不能達到與對應紙質(zhì)檔案材料的一致性；再就是保存電子檔案的載體使用壽命不能保證等，這些都不利于做到檔案材料的真實與安全。

（三）提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學化，安全化。人在應用現(xiàn)代化設備中具有關鍵性影響，檔案管理的每一項工作都需要人來完成。所以要求每一位檔案工作人員都必須具備現(xiàn)代化知識。再有，要求盡快提高檔案工作隊伍結(jié)構水平，所以需要利用最短的時間建立一支掌握現(xiàn)代科學技術、專業(yè)技術的專業(yè)隊伍：一是在當前的檔案管理工作中應用了大量的現(xiàn)代科學成果，所以檔案工作人員要樹立終身學習意識，尤其是盡快掌握計算機技術、數(shù)學知識等，這些都嚴重影響著檔案管理信息化程度、現(xiàn)代化程度的提高。二是具備高水平的檔案專業(yè)知識，如檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理、檔案標引、檢索、編研、復制等技術。三是分析當前的檔案管理發(fā)展情況可以得到，檔案工作人員一定要具備現(xiàn)代化檔案管理技術，學會分析檔案信息，能夠開展高級檔案信息咨詢工作，能夠提供更高水平的服務等。檔案管理人員一定要樹立終身學習意識，同時上級檔案管理部門要為工作人員學習創(chuàng)造條件，可以定期指定工作人員參加業(yè)務培訓、參加技術指導，還可以結(jié)合應用老一輩幫助新人的做法，提倡相互促進、相互幫助、共同提高等，才能逐步形成梯隊型人才結(jié)構與復合型人才集體。

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