信息化對高職院校檔案管理的新思路

吳玉

【摘要】高職院校檔案是在教學(xué)、科研、行政、后勤管理等日常社會工作活動中形成的記述與反映教職工各方面情況的真實材料，是教職工的培養(yǎng)、選拔、使用、管理過程最重要的基本依據(jù)，具有真實性、基礎(chǔ)性、歷史性、全面性、系統(tǒng)性、權(quán)威性的特征。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對高職院校檔案管理工作也提出了更高要求，然而，由于各方面的原因，目前高職院校檔案管理工作中尚存在的若干問題，亟待思考與解決。

【關(guān)鍵詞】信息化；管理；檔案

一、管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）對檔案信息化認識不足，檔案管理隊伍素質(zhì)偏低。目前高職院校檔案信息化建設(shè)工作相對滯后，主要是對檔案信息化建設(shè)認識不足，認為檔案工作在短期內(nèi)不會對學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展帶來負面影響，不能引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，對檔案信息化建設(shè)缺少發(fā)展規(guī)劃和合理的資源配置，與現(xiàn)代化的教學(xué)管理和學(xué)校發(fā)展不相適應(yīng)。從檔案管理工作現(xiàn)狀來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理，科學(xué)高效的檔案管理隊伍，一方面，有些專職檔案工作人員學(xué)歷、知識、年齡、職稱結(jié)構(gòu)不盡合理，還有些部門檔案工作人員未接受檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理和信息化建設(shè)的基本理論、知識和技能。另一方面，有些檔案工作人員對檔案事業(yè)認識不足，缺乏勇于創(chuàng)新和與時俱進的精神，對檔案事業(yè)缺乏熱情，觀念落后，對學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)有為難情緒，沉湎于保持現(xiàn)狀，制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）檔案管理相對滯后，資金投入力度不夠。目前，一方面高職院校檔案管理有待加強，檔案管理方法落后，制度不完善，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案信息化建設(shè)流于形式，主要是檔案信息化建設(shè)缺少足夠的資金投入，沒有完善配套的硬件支持，對檔案設(shè)施的配套、檔案的管理、檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)都缺少投入。另一方面，高職院校建設(shè)發(fā)展需要大量的資金投入，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)條件等方面都有待提高，缺少政府財政的有力支持，靠自力更生開辟財源舉步維艱，在人、財、物資源匱乏的情況下，只注重與辦學(xué)直接相關(guān)的投入，優(yōu)先考慮亟待解決的問題，無法籌措資金投入檔案信息化建設(shè)。

（三）檔案信息化建設(shè)水平低，開發(fā)利用不足。部分高職院校的檔案工作人員素質(zhì)參差不齊，專職檔案工作人員很多沒有達到專業(yè)水準，同時缺乏計算機管理應(yīng)用能力；兼職檔案工作人員隊伍不穩(wěn)定更換頻繁、待遇偏低，造成檔案工作人員心理壓力大、不安于現(xiàn)狀、不思進取，導(dǎo)致學(xué)校在檔案收集、整理、歸檔等方面的工作交接不到位，影響檔案原始資料的完整性。

二、信息化管理的新思路

（一）加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行檔案信息化建設(shè)。能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法，明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點，指導(dǎo)高職院校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運行、管理及維護工作，使高職院校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守，有章可循，保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括：保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善，以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。

（二）增加資金投入，加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。高職院校檔案業(yè)務(wù)要正常運行需要配置計算機、網(wǎng)絡(luò)軟硬件、復(fù)印機及掃描儀等設(shè)備，這是一項投入大、累積長、見效晚的工作。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，加大資金投入力度，是實現(xiàn)、加速檔案信息化建設(shè)的基本保證。首先，教育主管部門要依法增加高校教育經(jīng)費投入，使高校有可靠的資金投入檔案信息化建設(shè)中。其次，高校自身要多方籌措資金，加大檔案信息化建設(shè)方面的投入力度，以此提高檔案信息化軟硬件設(shè)備。最后，檔案管理部門自身也可以通過合理的渠道增加收入，堅持爭取財政支持與積極自籌相結(jié)合，使高校數(shù)據(jù)庫資源能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（三）加強檔案信息源建設(shè)，完善檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)。充分利用檔案信息化管理軟件，在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)中給予各部門權(quán)限，使全校各部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在應(yīng)用系統(tǒng)中分類傳閱相關(guān)文件，并注明處理意見，只需在年終歸檔時向檔案館移交一份歸檔清單，從而減少了檔案館數(shù)據(jù)錄入工作。或者檔案管理部門組織大量人力，以人工輸入的方式錄入檔案數(shù)據(jù)，有重點、分步驟地將現(xiàn)有檔案信息數(shù)字化，保證所有保存的電子文件的真實性、安全性和完整性。加強檔案信息源建庫入網(wǎng)工作，把檔案數(shù)據(jù)庫作為學(xué)校重要信息資源，構(gòu)建全校檔案文獻數(shù)據(jù)庫。同時充分利用并發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案部門網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案業(yè)務(wù)的服務(wù)窗口。

（四）加強人才培養(yǎng)，提高隊伍素質(zhì)。檔案管理部門要堅持以人為本，一方面充分調(diào)動管理人員學(xué)習(xí)的積極性，既要熟練掌握檔案方面的專業(yè)知識，還要熟練操作計算機技術(shù)，包括檔案數(shù)據(jù)的錄入、校內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的連接、圖像處理、數(shù)據(jù)庫使用、網(wǎng)頁制作等。另一方面，引進既具備檔案業(yè)務(wù)能力又能熟練操作計算機的復(fù)合型人才，同時選送檔案管理人員定期進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過繼續(xù)教育、專題講座等形式鞏固管理人員的檔案知識，使其不斷更新、擴展檔案業(yè)務(wù)知識，提高管理人員檔案業(yè)務(wù)能力和水平。

【參考文獻】

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