以高質(zhì)量的檔案工作助推公立醫(yī)院發(fā)展

郭曉

摘? 要：通過對(duì)新時(shí)期公立醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)研究，分析公立醫(yī)院檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)、目前阻礙公立醫(yī)院檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的管理效能不高、資源體系不完善、利用服務(wù)不充分、安全防范體系不完備、信息化程度不高、專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)滯后等問題，并在此基礎(chǔ)上提出提高公立醫(yī)院檔案工作質(zhì)量的對(duì)策和建議，以期高質(zhì)量的檔案工作助推公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;檔案管理;高質(zhì)量發(fā)展

Abstract： Through a systematic study on the archives management of public hospitals in the new era， it analyzes the opportunities and challenges faced by public hospital archives management， the current low management efficiency that hinders the high-quality development of public hospital archives work， imperfect resource system， insufficient utilization services， and the safety prevention system is incomplete， the degree of informatization is not high， and the construction of professional teams is lagging behind. On this basis， countermeasures and suggestions for improving the quality of public hospital archives are put forward， in order to promote the high-quality development of public hospitals with high-quality archives work.

Keywords： Public hospital; Archives management; High-quality development

1 當(dāng)前公立醫(yī)院檔案工作存在的突出問題

1.1 檔案管理效能不高。主要表現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作重視程度低，管理觀念落后，相關(guān)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善、更新不及時(shí)，醫(yī)院檔案管理缺乏整體性系統(tǒng)性的建設(shè)規(guī)劃，與醫(yī)院其他工作相脫節(jié)，沒有做到與醫(yī)院發(fā)展中心工作同部署同考核，檔案管理效能不高，檔案工作在促進(jìn)公立醫(yī)院治理體系和治理能力現(xiàn)代化中的基礎(chǔ)性、支撐性作用不明顯。

1.2 檔案資源體系不健全。檔案資料不完整與檔案資源結(jié)構(gòu)不合理并存。一是歸檔范圍不明確。特別是隨著公立醫(yī)院服務(wù)功能的不斷完善、管理的日益復(fù)雜精細(xì)化、承擔(dān)的社會(huì)公益性職能越來越多，對(duì)歸檔范圍沒有及時(shí)跟進(jìn)完善，致使應(yīng)歸檔的檔案資料不能及時(shí)歸檔。

二是歸檔意識(shí)不強(qiáng)。有的部門檔案“用時(shí)重要，不用不要”，有的部門和個(gè)人缺乏大局觀念、系統(tǒng)觀念，圖一時(shí)方便，將應(yīng)歸檔的檔案資料散落在各部門、個(gè)人手中，甚至造成檔案的遺失。

三是檔案資料收集“重結(jié)果輕過程”，檔案管理部門往往每年一次性集中收集或單個(gè)事項(xiàng)完結(jié)一次性歸檔，缺乏系統(tǒng)的、動(dòng)態(tài)的、全生命周期的過程性檔案資料的收集和歸檔，在人事檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案、科研檔案等方面表現(xiàn)得尤其突出。

四是檔案資源結(jié)構(gòu)不合理。病歷檔案、紅頭文件類文書檔案、會(huì)計(jì)檔案較為齊全，人事、科研、設(shè)施設(shè)備等檔案往往有缺失。

1.3 利用服務(wù)不充分。由于檔案信息資源體系不完善，不能為利用者提供全面的檔案信息供給;檢索工具單一、功能不齊全，檢索速度慢、效率低的現(xiàn)象普遍存在，成為檔案信息資源有效開發(fā)利用的瓶頸;檔案編研意識(shí)不強(qiáng)質(zhì)量不高，不能提供深層次的開發(fā)利用;檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化程度不高，難以適應(yīng)新形勢(shì)下公立醫(yī)院檔案資源整合化、利用服務(wù)多元化的新要求。

1.4 安全防范體系不完備。檔案安全管理制度和工作機(jī)制不健全，檔案安全管理責(zé)任制落實(shí)不到位，管理粗放;檔案庫房設(shè)施設(shè)備陳舊落后，忽視檔案流動(dòng)過程中安全管理;檔案數(shù)字資源安全管理能力欠缺;缺乏對(duì)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、隱患排查治理和應(yīng)急處置常態(tài)化演練，應(yīng)急能力明顯不足。

1.5 信息化程度不高。一方面隨著我國(guó)信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，公立醫(yī)院作為高技術(shù)、高知識(shí)密集行業(yè)，醫(yī)療業(yè)務(wù)方面信息化應(yīng)用技術(shù)走在社會(huì)各行各業(yè)的前列，HIS、LIS、PACS系統(tǒng)普遍應(yīng)用，電子病歷系統(tǒng)應(yīng)用分級(jí)評(píng)價(jià)更是醫(yī)院達(dá)標(biāo)上等、公立醫(yī)院績(jī)效考核的必要條件，新冠肺炎疫情常態(tài)化防控下更是催生互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院如火如荼發(fā)展;另一方面，日益發(fā)展的新技術(shù)越發(fā)注重檔案資源的“數(shù)據(jù)化”，檔案利用者更傾向于智能化、移動(dòng)化的服務(wù)。與之矛盾的是，公立醫(yī)院檔案管理及資源開發(fā)利用、服務(wù)方式卻呈現(xiàn)出明顯的滯后性，檔案管理信息化程度不高，檔案資源仍以實(shí)體檔案為主，相當(dāng)一部分醫(yī)院僅做到檔案目錄的電子化，檔案管理還處于“手工時(shí)代”，未能有效地利用信息技術(shù)開展業(yè)務(wù)，管理效能低，利用率不高，不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的要求和檔案利用者的需求，檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的價(jià)值得不到體現(xiàn)。

1.6 人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。由于對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不夠高，有很多醫(yī)院沒有配備檔案專職管理人員，兼職人員很難將時(shí)間和精力投入到檔案管理工作中，往往出現(xiàn)檔案資料收集不及時(shí)、檔案整理不規(guī)范的問題。加之檔案管理本身專業(yè)性較強(qiáng)，特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，醫(yī)院更需要具有信息、醫(yī)學(xué)、檔案專業(yè)背景的復(fù)合型檔案管理人才，而兼職人員往往缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和專業(yè)能力，造成醫(yī)院檔案管理質(zhì)量不高。而且檔案管理人員在單位往往不被重視，職稱晉升、職業(yè)上升空間有限，檔案管理隊(duì)伍要么極不穩(wěn)定，人員更換頻繁，要么隊(duì)伍嚴(yán)重老化，檔案工作人員業(yè)務(wù)水平難以持續(xù)提升。

2 促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案宣傳教育，提高對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)。特別是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法治教育，增強(qiáng)醫(yī)院廣大職工的檔案意識(shí)，營(yíng)造檔案靠人民、檔案為人民的良好氛圍。把檔案工作納入公立醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施，將檔案工作發(fā)展經(jīng)費(fèi)列入醫(yī)院預(yù)算，確保檔案工作發(fā)展與公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展相適應(yīng)。

2.2 推進(jìn)檔案管理體系建設(shè)，提升檔案管理效能

2.2.1 健全檔案管理體制機(jī)制。堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)合公立醫(yī)院的特點(diǎn)，完善與新修訂《檔案法》和各類行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、與公立醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展、與人民群眾的健康新需求相適應(yīng)的管理體制和工作機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)協(xié)調(diào)能力，完善醫(yī)院檔案管理三級(jí)組織體系，[1]明確各相關(guān)部門職責(zé)，理順關(guān)系，全面建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，將檔案工作納入年度考核內(nèi)容。

2.2.2 完善檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。健全完善檔案收集、整理、移交、利用、存放、銷毀、保密、檔案信息化建設(shè)、檔案價(jià)值鑒定、各類專題檔案等方面的規(guī)章制度、統(tǒng)一工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，制定和實(shí)施引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系方案，提升檔案精細(xì)化管理水平。

2.3 豐富檔案資源，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)。檔案內(nèi)容的豐富性和完備性是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。公立醫(yī)院要有效落實(shí)檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，檔案管理部門要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，主動(dòng)作為，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，完善與各專業(yè)部門的協(xié)同配合的專業(yè)檔案管理體制機(jī)制，完善檔案分類方案、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限表三合一制度，規(guī)范建檔工作，推動(dòng)檔案工作全方位全流程深度嵌入醫(yī)院預(yù)防、醫(yī)療、康復(fù)、科研、教學(xué)、管理的方方面面，注重環(huán)節(jié)性、過程性材料的收集和歸檔，形成閉環(huán)管理，保證檔案材料的完整性和連續(xù)性。完善行政文書檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、科研檔案、人事檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)檔案、健康檔案、會(huì)計(jì)檔案、病歷檔案等，使檔案資源覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。

2.4 推進(jìn)檔案利用體系建設(shè)，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案最大的價(jià)值在于利用。公立醫(yī)院在完善檔案信息資源體系、提供全面的檔案信息供給基礎(chǔ)上，要建立健全數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的自動(dòng)檢索體系，[2]加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，加深檔案信息資源的開發(fā)利用度，為檔案需求者提供更加便捷的服務(wù)，不斷挖掘檔案的價(jià)值，把“檔案庫”變成“思想庫”，為公立醫(yī)院決策、管理提供參考。

2.5 深入推進(jìn)安全體系建設(shè)，筑牢檔案安全防線。公立醫(yī)院檔案覆蓋面廣，檔案安全也涉及國(guó)有資產(chǎn)安全、國(guó)民健康數(shù)據(jù)安全、職工權(quán)益、患者隱私等諸多方面，很多檔案資料也是醫(yī)療糾紛處理的重要法律依據(jù)，因此必須高度重視檔案安全工作。要牢固樹立“總體安全觀”，將檔案安全體系建設(shè)列入平安醫(yī)院建設(shè)、雙重預(yù)防體系建設(shè)的重要內(nèi)容，從技術(shù)、組織和管理上采取有效措施。

健全檔案安全管理制度和工作機(jī)制，重點(diǎn)建立健全檔案庫房日常管理、檔案流動(dòng)過程中安全管理等制度和應(yīng)急預(yù)案，推動(dòng)公立醫(yī)院檔案室實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理;更新完善檔案庫房和設(shè)施設(shè)備，建立人防、物防、技防三位一體安全防范體系;統(tǒng)籌兼顧做好檔案數(shù)字化安全和紙質(zhì)載體安全，[3]健全安全保密防護(hù)體系，提升檔案資源安全管理能力。

2.6 加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化。公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展時(shí)期，檔案信息化管理系統(tǒng)是必需品、是必備品。

公立醫(yī)院要將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃，推動(dòng)新一代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”手段，信息化支撐，強(qiáng)化檔案工作與公立醫(yī)院各項(xiàng)工作深度融合，建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)流程中嵌入電子文件歸檔要求，逐步推進(jìn)電子文件“單套制”歸檔，促進(jìn)檔案信息資源的共享，不斷提升檔案管理數(shù)字化、智能化水平，在電子文件歸檔、電子檔案管理、檔案開發(fā)利用等各個(gè)方面更好地發(fā)揮作用。

2.7 加快檔案人才培養(yǎng)，提升檔案智力支撐能力。要根據(jù)公立醫(yī)院檔案事業(yè)的特點(diǎn)，引進(jìn)和培養(yǎng)并重，重點(diǎn)引進(jìn)具有信息、醫(yī)學(xué)、檔案專業(yè)背景的復(fù)合型檔案管理人才;開展系統(tǒng)化的專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的技術(shù)能力，提高檔案業(yè)務(wù)素養(yǎng)和實(shí)際工作技能;完善激勵(lì)機(jī)制，建立完善公平合理的人才評(píng)價(jià)體系，在晉升晉級(jí)、科研獎(jiǎng)勵(lì)等方面摒棄“旁系列”觀念，與醫(yī)、藥、護(hù)、技一視同仁，增強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)人員的職業(yè)認(rèn)同感、自豪感，建立結(jié)構(gòu)更加合理、素質(zhì)更加優(yōu)良、作風(fēng)更加過硬的檔案隊(duì)伍。

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