芻議電子檔案管理存在的風險及其解決措施

【摘要】隨著科學技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載管理到網(wǎng)絡(luò)電子檔案管理變化，為現(xiàn)代單位企業(yè)檔案管理注入了新的發(fā)展源泉。通過網(wǎng)絡(luò)電子檔案來進行檔案文本管理，比傳統(tǒng)檔案管理更加快捷方便、安全可靠，克服了傳統(tǒng)檔案管理的缺點，但是，電子檔案管理還處在發(fā)展階段，還存在許多問題。為了促進企業(yè)檔案安全管理的發(fā)展，必需找出相應(yīng)的應(yīng)對措施。本文主要闡述電子檔案管理存在的風險及其解決措施。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 風險；解決措施

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理理論不斷與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的相互碰撞，使得電子檔案管理應(yīng)運而生。電子檔案管理是通過淘汰傳統(tǒng)檔案管理的落后技術(shù)，與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有機結(jié)合，對檔案管理進行一些改進。電子檔案管理不僅提高了文本檔案管理的安全快捷性，而且推動單位企業(yè)的快速發(fā)展。但是，電子檔案管理在發(fā)展中存在許多風險，為了規(guī)避這些風險，提高企單位企業(yè)檔案管理發(fā)展，需對電子檔案管理進行相應(yīng)研究。

一、電子檔案管理存在的風險

電子檔案管理是運用計算機技術(shù)在在網(wǎng)上對資料進行管理，可以不受時間和空間限制的資源，共享和利用、儲存空間大等。但凡事都存在雙面性，電子檔案管理雖然具有很強的優(yōu)勢，但是由于自身和外界的因素，電子檔案管理存在一些風險，為了促進電子檔案管理的發(fā)展，找出風險是非常重要的。立足于現(xiàn)代電子檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，找出存在風險方面如下：

（一）檔案信息安全。電子檔案管理文本檔案確實具有一定優(yōu)勢，但是有利就有弊。對于以往傳統(tǒng)文本檔案管理，一旦對文本檔案進行記錄，就很難改變，可是電子文本檔案卻不同，可以隨時對檔案進行修改，雖然這有利于管理人員工作的進行，但是卻也容易引起檔案被隨意修改、清除、復制和破壞，這具有一定的信息安全的風險問題。對于這些風險如果不保護起來，檔案資料可能會被非法修改、復制和刪除，進而損害檔案管理者利益。

（二）檔案信息真實性。電子檔案管理雖然比傳統(tǒng)文本管理更具有方便快捷，但是在檔案真實性卻存在一定風險。目前，許多單位企業(yè)在電子檔案管理環(huán)境下，對電子檔案管理工作不重視，錯誤的單純認為電子檔案管理只是一項保管資料事項的工作，對公司的發(fā)展并不會有影響，低估了電子檔案管理的重要性。而檔案文本管理的工作人員也持這種想法，在對文本檔案工作中，經(jīng)常性的由于本身工作疏忽導致檔案的信息真實性存在無法查明的因素，所以，形成的電子檔案信息得不到可靠性和資深的確認。

（三）檔案管理范圍模糊。電子檔案管理主要是通過虛擬化管理，檔案系統(tǒng)主要是依靠計算機技術(shù)進行對檔案管理來實現(xiàn)的。電子檔案管理過程中雖然會對內(nèi)部信息一些相對重要的檔案信息進行自動備份，但是由于目前，一方面，對電子檔案管理的范圍并沒有明確規(guī)定，在電子檔案管理中常常會出現(xiàn)管理問題，例如檔案記錄沒有持續(xù)記錄，會有檔案記錄中斷的問題，一些病毒的入侵，使檔案信息的保密性受到威脅；另一方面，因為電子檔案在一定期間內(nèi)會進行更新，在更新周期中出現(xiàn)檔案保存流失的風險，比如對企業(yè)的銷售數(shù)據(jù)分析存入電子檔案系統(tǒng)，只要通過簡單操作，但是在工作過程中，如果在沒有對相關(guān)檔案進行備份保存的情況下，出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)崩潰，可能會導致檔案全部不見，造成巨大損失。

（四）檔案風險處理控制意識低下。電子檔案管理存在相對的弊端，但是最重要的是檔案管理使用者要有預防檔案風險出現(xiàn)的意識和檔案風險出現(xiàn)應(yīng)該如何處理的意識。當前，許多單位企業(yè)在檔案風險問題中，沒有制定預防風險和處理風險的相關(guān)方法，這樣會使風險出現(xiàn)的可能性提高，風險出現(xiàn)的破壞性強。檔案管理人員會有時會過度信任檔案管理系統(tǒng)，忽視平時對檔案管理控制風險的規(guī)避性，出現(xiàn)風險威脅時又不采取相應(yīng)措施降低風險帶來的破壞，那么會給單位企業(yè)帶來毀滅性重創(chuàng)。

二、電子檔案管理風險的解決措施

（一）制定檔案管理規(guī)定，規(guī)范電子檔案的安全性。電子檔案管理中存在的安全性風險，不僅會使電子檔案受到惡意性破壞，還會導致單位企業(yè)的檔案信息被泄密，從而會損壞單位企業(yè)的利益。通過制定檔案管理的相關(guān)規(guī)定，來規(guī)范電子檔案的安全可靠性。首先應(yīng)該依據(jù)電子檔案管理知識和目前電子檔案發(fā)展過程中出現(xiàn)的問題，制定相關(guān)法律文件，以此來保障電子檔案的安全可靠性，其次，應(yīng)該對惡意入侵電子檔案管理系統(tǒng)中進行破壞、侵權(quán)等一些犯罪行為進行嚴懲。最后，應(yīng)該不斷對電子檔案管理系統(tǒng)進行更新引進新的技術(shù)，提高電子檔案系統(tǒng)自身的硬件質(zhì)量，保證電子檔案的安全可靠性。

（二）提高對檔案管理重視，保障電子檔案的真實性。電子檔案管理并不是單純的資料保管，它是會影響單位企業(yè)的發(fā)展，所以，單位企業(yè)和檔案管理人員應(yīng)該改變對檔案管理的認識，提高電子檔案管理的重視。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，原始性是附有文字、圖形和書寫痕跡，是有史可查的，而電子檔案信息一旦復制保存和改動都不留痕跡，電子檔案的記錄保存方式與內(nèi)容是沒有直接聯(lián)系的，致使對電子檔案的原始性無法真實確定，進而導致對電子檔案的真實性不可靠計量。所以，為了保障電子檔案的真實性，應(yīng)該提高單位企業(yè)和檔案管理人員對電子檔案管理的重視度。

（三）明確檔案管理范圍，及時對電子檔案進行備份。因為當前電子檔案管理范圍沒有明確規(guī)定，引起檔案記錄不連續(xù)、檔案記錄中斷、惡意病毒入侵等問題，同時，由于網(wǎng)絡(luò)自身存在問題，若沒有及時對檔案信息進行及時備份，可能出現(xiàn)電子檔案無故消失等情況?；诖藛栴}，應(yīng)該明確檔案管理的范圍，及時對電子檔案信息進行經(jīng)常性備份，可具體可通過對制定檔案管理范圍規(guī)則，并嚴格執(zhí)行規(guī)則，通過對一些相對重要的檔案信息進行光盤拷貝來保存，降低電子檔案由于外界因素造成的損壞等問題。

（四）加強電子檔案風險預防，提高風險控制能力。一方面，對電子檔案進行事前預防，是降低風險最有效的方法。避免電子檔案信息出現(xiàn)風險性問題，保障電子檔案信息的安全真實性，需要檔案管理人員在平時檔案管理工作中樹立風險防范意識，例如在日常電子檔案處理中，通過身份認證措施，設(shè)置用戶密碼，對電子檔案系統(tǒng)經(jīng)常性殺毒、采用檔案轉(zhuǎn)移是簽字制度等措施來預防電子檔案風險的出現(xiàn)；另一方面，當電子檔案風險出現(xiàn)時，將風險降到最低是風險控制的最主要任務(wù)。由于外界、自身等方面因素，風險是不可避免的，而這時候不能放任不管，電子檔案管理人員應(yīng)該制定應(yīng)對措施，將風險降到最低，比如可通過風險轉(zhuǎn)移策略降低風險?？偠灾?，為降低電子檔案管理風險，需要加強電子檔案事前預防風險意識，提高風險的控制能力。

結(jié)束語

電子檔案管理的發(fā)展是順應(yīng)科學發(fā)展的趨勢，為單位企業(yè)檔案管理提供了有效管理方式。但是由于自身和外界因素，是電子檔案管理存在著安全性、真實性、管理范圍模糊、規(guī)避意識等方面的風險問題，為了降低電子檔案管理風險，需要聯(lián)系實際存在的風險，找到相應(yīng)的解決措施，保障電子檔案的安全可靠性，提高電子檔案的管理水平，推動電子檔案管理的發(fā)展。

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作者簡介

徐洋（1981.7），男，四川人，碩士，中級，在國家新聞出版廣電總局二○二三臺從事圖書館及其檔案管理研究。