淺談如何加強(qiáng)熱電廠基建工程項(xiàng)目中檔案資料的監(jiān)管

王學(xué)蘭

摘要 近幾年，各地都建設(shè)完成了一批具有一定規(guī)模的地方熱電廠，不僅合理利用了當(dāng)?shù)刭Y源，而且為地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和穩(wěn)定百姓生活做出了貢獻(xiàn)，創(chuàng)造了較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但是，相對(duì)于新建、擴(kuò)建地方熱電廠的規(guī)模和效益而言，企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理工作仍是薄弱環(huán)節(jié)。目前熱電廠基建工程檔案機(jī)構(gòu)不健全、檔案專業(yè)人員配置不到位、檔案管理不規(guī)范，給后期檔案整編造成不少困難。因此，對(duì)于檔案資料的監(jiān)管，要明確熱電廠基建檔案的歸檔范圍，克服項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)管的難點(diǎn)，針對(duì)檔案監(jiān)管存在的問題，完善熱電廠基建工程項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)管的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞 熱電廠基建工程項(xiàng)目 檔案資料 檔案達(dá)標(biāo) 規(guī)范管理

一、引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)體制和管理體制的建立和改革，檔案工作的管理體制也隨著發(fā)生變化。熱電廠基建檔案是熱電廠基建項(xiàng)目有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、音像等各種載體的歷史記錄，它是熱電廠基本建設(shè)工作的重要依據(jù)。國家安監(jiān)總廳于2007年3月頒布的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》[2007]24號(hào)文件指出：項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況包括項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔情況；項(xiàng)目檔案的整理、移交是否符合《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）。

二、基建項(xiàng)目建立檔案的作用

1.基建項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目的前期文件經(jīng)過鑒定、整理并歸檔形成的，反映記錄了整個(gè)項(xiàng)目工程建設(shè)的全過程和真實(shí)面貌。準(zhǔn)確、完整、真實(shí)的基建檔案是工程進(jìn)行維護(hù)、改建、擴(kuò)建使用的憑證。不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的檔案在其利用時(shí)價(jià)值會(huì)大打折扣，并會(huì)影響其憑證依據(jù)作用的發(fā)揮，甚至?xí)鸱醋饔?，給工作造成損失，所以基建期間必須高度重視檔案歸檔工作。

2.參考借鑒的作用。如某單位某部門需要機(jī)組安裝的具體位置時(shí)，就可以到檔案室查閱相關(guān)的竣工圖紙，這時(shí)檔案室就發(fā)揮了很大的作用，它是工程建設(shè)中和竣工驗(yàn)收時(shí)的必備依據(jù)，也是為投產(chǎn)后生產(chǎn)運(yùn)行、檢修、改建和擴(kuò)建提供重要依據(jù)。它是全部檔案的一個(gè)重要組成部分，也是進(jìn)行生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)研究的必要條件之一。

三、基建項(xiàng)目檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員的管理意識(shí)不夠強(qiáng)。各部門和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重要性的意識(shí)不夠，宣傳力度不夠，對(duì)行政各部門、工程各部門及各參建單位缺乏相互溝通和交流，具體的職責(zé)沒有落實(shí)到位。對(duì)施工單位的管理沒有做到全程的跟蹤與監(jiān)督，收集、整理和歸檔工作的滯后，對(duì)基建檔案的管理的要求方面存在一定的問題。

2.檔案管理制度不夠完善。規(guī)章制度不夠健全，沒有采取規(guī)范的管理和操作流程，歸檔資料不符合檔案規(guī)范的質(zhì)量要求。南于工程參建單位較多，基建檔案管理工作不規(guī)范、不同意，管理不完善。規(guī)章制度不健全。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)得不到統(tǒng)一，如歸檔的質(zhì)量要求不一，內(nèi)容和格式也不相同等等這些，給基建檔案部門帶來一定的困難。

3.施工單位人員對(duì)檔案的意識(shí)不夠強(qiáng)。施工單位工作流動(dòng)性較大，大多數(shù)參建單位存在重視工程建設(shè)、輕視檔案管理思想，不及時(shí)收集、歸檔和移交比較普遍，甚至發(fā)生檔案丟失事件，這給檔案工作埋下了隱患。由于參建單位人員流動(dòng)大，一些人員離開時(shí)沒把檔案交接或移交，往往導(dǎo)致檔案丟失，等到要向業(yè)主移交時(shí)，再進(jìn)行補(bǔ)做，這失去了檔案的原始性和真實(shí)性。因此，自工程建設(shè)開始，，就應(yīng)該要求參建單位按計(jì)劃移交檔案。

四、完善熱電廠基建工程項(xiàng)目中檔案資料監(jiān)管的措施

1.全面提高對(duì)基建檔案重要作用的認(rèn)識(shí)。熱電廠具有專業(yè)技術(shù)水平很高、在高溫高壓高速下運(yùn)行、生產(chǎn)安全要求很高的特點(diǎn)，其工程質(zhì)量顯得特別重要，因此其基建檔案也特別重要。首先，檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收；其次，基建檔案能反映工程質(zhì)量，檔案質(zhì)量好壞控制了工程項(xiàng)目質(zhì)量，通過檔案質(zhì)量管理，可以提高工程項(xiàng)目質(zhì)量；再次，基建檔案具有很好的開發(fā)利用價(jià)值，項(xiàng)目的缺陷處理、檢修維修、技術(shù)改造等都需要檔案資料作依據(jù)。因此，我們要重視宣傳教育，全面提高對(duì)基建檔案重要作用的認(rèn)識(shí)，激發(fā)參建人員做好檔案工作的主動(dòng)性、自覺性和積極性，打造一個(gè)全員重視檔案工作的局面，為做好基建檔案打下良好的基礎(chǔ)。

2.建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。熱電廠基建項(xiàng)目一般具有投資大、技術(shù)復(fù)雜、建設(shè)時(shí)間長(zhǎng)、參建單位多的特點(diǎn)，其檔案是南項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、質(zhì)量監(jiān)督、生產(chǎn)單位等在項(xiàng)目建設(shè)過程中共同形成，項(xiàng)目法人（業(yè)主）是項(xiàng)目建設(shè)的組織者，對(duì)檔案管理負(fù)總的責(zé)任，各參建單位按合同的規(guī)定均有各閂的責(zé)任范圍，因此，項(xiàng)目法人應(yīng)組織各參建單位共同建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，奠定檔案管理的制度基礎(chǔ)。其中，項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)編制的工程文件管理大綱是項(xiàng)目檔案管理的綱領(lǐng)性文件，一定要根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和建設(shè)管理的實(shí)際情況編制。其次明確項(xiàng)目分類和歸檔范圍十分重要，它是做好檔案收集歸檔的基礎(chǔ)，一定要參照國家熱電廠有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，認(rèn)真編制項(xiàng)目分類、歸檔范圍詳表。總之，通過建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化。標(biāo)準(zhǔn)化、程序華、法制化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高參建單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平。因?yàn)楦鲄⒔▎挝回?fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目大部分的檔案收集與歸檔工作，所以參建單位檔案人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平顯得非常重要，但是由于參建單位人員流動(dòng)大，其檔案收集與歸檔容易出現(xiàn)人員脫節(jié)和業(yè)務(wù)不精的問題。因此，業(yè)主單位要定期對(duì)參建單位的檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，重點(diǎn)是項(xiàng)目分類、歸檔范圍詳表以及歸檔時(shí)間、歸檔要求方面的培訓(xùn)，以最快的速度提升他們的檔案業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，還要請(qǐng)各專業(yè)工程師給檔案人員講授項(xiàng)目生產(chǎn)工藝、設(shè)備知識(shí)和施工程序等，使檔案人員對(duì)電廠項(xiàng)目建設(shè)過程有深入的了解，確保每道工序都收集到完整真實(shí)的記錄，從而確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。

4.其他配套措施。（1）進(jìn)一步完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)“統(tǒng)一管理分級(jí)負(fù)責(zé)”。（2）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范管理，作好統(tǒng)一協(xié)調(diào)，加強(qiáng)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。（3）進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，樹立重視檔案管理的氛圍。（4）積極開發(fā)利用檔案資源，提高檔案利用率。（5）要經(jīng)常性編研成果和發(fā)布成果，要定期對(duì)檔案制度進(jìn)行必要修編，讓檔案制度與企業(yè)的改革和發(fā)展同步，讓檔案充分為企業(yè)服務(wù)。（6）要?jiǎng)?chuàng)造條件發(fā)揮檔案人員的積極性，規(guī)范獎(jiǎng)罰制度，提高積極性。（7）要加強(qiáng)數(shù)字化檔案館建設(shè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案的各項(xiàng)流程工作，學(xué)會(huì)不同格式電子文件轉(zhuǎn)換、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案辦公，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查閱、遠(yuǎn)程查看文件、圖紙等檔案管理知識(shí)。

五、結(jié)束語

檔案作為對(duì)熱電廠基建項(xiàng)目建設(shè)過程中重要的記錄載體，是熱電廠在發(fā)展過程中的重要財(cái)富，能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程建設(shè)的全貌。作為熱電廠檔案工作者，應(yīng)當(dāng)牢同樹立檔案工作服務(wù)熱電廠發(fā)展的意識(shí)，不斷的優(yōu)化檔案管理方法，提升檔案管理質(zhì)量，使檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、責(zé)任落實(shí)、科學(xué)高效，并能有效滿足電廠建設(shè)及生產(chǎn)過程中查閱利用的需要，為電廠的科學(xué)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。因此，加強(qiáng)基本建設(shè)檔案資料的管理工作，充分發(fā)揮基建檔案資料在熱電廠工程建設(shè)、規(guī)劃、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理、科研、抗災(zāi)、改建、擴(kuò)建和維修等工作中的重要作用，以確保熱電廠基建檔案完整、準(zhǔn)確與安全，促進(jìn)熱電廠安全生產(chǎn)和經(jīng)濟(jì)效益的提升。