優(yōu)化高校檔案管理模式之我見

王慧敏

【摘要】檔案管理是學(xué)校管理中非常重要的一部分，在高校不斷發(fā)展的過程中，檔案管理也需要不斷創(chuàng)新，高校檔案管理者應(yīng)該懂得利用各種檔案學(xué)理論，敢于質(zhì)疑和改革。在高校檔案管理模式完善與改革的同時，管理者要結(jié)合學(xué)校實際工作情況，以激發(fā)管理工作活力，提升管理效果，促進(jìn)高校事業(yè)整體發(fā)展為目的，本文對優(yōu)化高校檔案管理模式的策略進(jìn)行具體分析。

【關(guān)鍵詞】優(yōu)化 高校檔案 管理策略

引言

學(xué)校檔案管理工作制度、方式是否先進(jìn)、科學(xué)，直接體現(xiàn)了學(xué)校的辦學(xué)特色和水平。隨著高等教育的普及和發(fā)展，高校檔案管理內(nèi)容更多、范圍更廣，管理難度更大，為了能夠滿足學(xué)校發(fā)展需求，檔案管理方式需要不斷優(yōu)化，才能夠更好的為學(xué)校教學(xué)提供支持和動力。

一、新時期學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

高校檔案管理與學(xué)校發(fā)展緊密相連，在教學(xué)改革不斷深入，高素質(zhì)人才需求量不斷增加的別井下，學(xué)校檔案管理模式也必須要更加完善，下面對檔案創(chuàng)新的必要性進(jìn)行具體分析：

1.創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校進(jìn)行改革和發(fā)展的需要

以往的學(xué)校檔案管理，管理人員只是簡單的對各種資料進(jìn)行整理和核對，管理工作模式化，毫無創(chuàng)新。在經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理根本無法與當(dāng)前學(xué)校發(fā)展要求相適應(yīng)，也不能為學(xué)校廣大師生提供必要的服務(wù)，所以說檔案管理必須要積極進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠充分發(fā)揮出檔案管理的作用，促進(jìn)學(xué)校各項工作的開展。

2.創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

在社會信息化程度不斷深入的背景下，學(xué)校檔案管理也隨著有了顯著進(jìn)步，其中最為突出的表現(xiàn)就是各種檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的增加，但是即便如此，很多師生進(jìn)行相關(guān)資料查閱的方式依舊比較落后，資源查閱方式依舊采用傳統(tǒng)的方式，因此查閱效果很低。隨著數(shù)字化程度加深，數(shù)字化檔案也隨之出現(xiàn)，而學(xué)校檔案查閱方式依舊比較傳統(tǒng)，這樣依賴實際查閱過程中困難很大。進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，不僅能夠提升學(xué)校檔案查閱的科學(xué)性，促進(jìn)檔案服務(wù)的多元化，同時也能夠使檔案事業(yè)更加符合學(xué)校發(fā)展的需要。

二、新時期學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新的措施

在進(jìn)行學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的過程中，管理人員要嚴(yán)格遵循檔案管理程序以及步驟進(jìn)行，并且在此基礎(chǔ)上不斷完善，積極引入計算機(jī)信息技術(shù)，進(jìn)而推動學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

1.強(qiáng)化學(xué)校檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理要依據(jù)相關(guān)的法律進(jìn)行，必須要有完善的法律環(huán)境才能夠確保檔案管理功能的發(fā)揮。檔案管理部門與學(xué)校應(yīng)該保持密切聯(lián)系，這就要求相關(guān)的法律法規(guī)根據(jù)學(xué)校的實際發(fā)展需求進(jìn)行實時調(diào)整。檔案的搜集、管理以及使用都要依靠相關(guān)法律進(jìn)行。學(xué)校內(nèi)部檔案管理者要強(qiáng)化檔案管理意識，要熟悉檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)，要全面認(rèn)真的學(xué)習(xí)《檔案法》中的條文，在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的時候，首先要做好整體規(guī)劃與創(chuàng)新，并構(gòu)建完善的軟件與硬件，確保檔案創(chuàng)新能夠有章可循，有法可依。

2.加強(qiáng)學(xué)校檔案的組織管理

進(jìn)行學(xué)校檔案管理創(chuàng)新，需要構(gòu)建專業(yè)化的領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案鑒定以及銷毀小組。同時制定系統(tǒng)的檔案工作制度，比如《檔案利用制度》、《檔案保管制度》等，同時還需要制定各種材料的歸檔范圍，以及歸還制度。最后，學(xué)校管理者還必須要具備較強(qiáng)的事業(yè)心、工作責(zé)任心以及創(chuàng)新意識。

3.完善學(xué)校檔案管理的服務(wù)

學(xué)校檔案管理工作的最終目的就是為了服務(wù)于學(xué)校發(fā)展，因此，創(chuàng)新過程中強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)性是非常必要的。學(xué)校檔案材料集中體現(xiàn)了國家各項方針政策，同時也是學(xué)校事業(yè)發(fā)展歷史的縮影，科學(xué)開發(fā)和利用這些檔案資源，不僅能夠為學(xué)校改革發(fā)展服務(wù)，而且也能夠科學(xué)預(yù)測未來學(xué)校發(fā)展的趨勢，深化學(xué)校改革，促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部管理水平的提升，為學(xué)校辦學(xué)以及提供更加豐富的資料。檔案信息具有明顯的共享性，這為教學(xué)科研提供了十分有力的平臺，在當(dāng)前的教學(xué)改革要求下，檔案管理者應(yīng)該充分利用多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，對教學(xué)檔案資料進(jìn)行深度開發(fā)，進(jìn)而將檔案資料的優(yōu)勢發(fā)揮到最大，同時信息資源檔案的形式也會轉(zhuǎn)換成新的載體形式，并且在教學(xué)科研方面的信息共享性也會更強(qiáng)，對學(xué)校教學(xué)方面的促進(jìn)作用也會更大。最后是對各種查詢服務(wù)，依靠檔案資料的可靠性以及權(quán)威性，從為學(xué)校發(fā)展服務(wù)以及廣大師生負(fù)責(zé)的角度出發(fā)，在管理范圍內(nèi)，通過使用各種圖紙以及影像，錄音等，為教學(xué)以及學(xué)校未來規(guī)劃發(fā)展提供服務(wù)。

4.加強(qiáng)學(xué)校檔案信息的開發(fā)利用

學(xué)校檔案開發(fā)利用是檔案創(chuàng)新中不可忽視的環(huán)節(jié)，學(xué)校檔案管理者必須要有意識的開發(fā)檔案資源，充分利用檔案資源的優(yōu)勢，要針對教學(xué)科研、報告、數(shù)據(jù)分析等方面積極搜集和整合資料，全面提升學(xué)校管理的力度，使其參考價值以及指導(dǎo)意義能夠充分發(fā)揮出來。在這個方面學(xué)校應(yīng)該積極引入計算機(jī)信息技術(shù)，通過各種通訊設(shè)備，電子技術(shù)搜集各種檔案資料，同時也依靠這些先進(jìn)的手段，向?qū)W校教師以及其他工作者提供信息，為檔案編制以及研究提供豐富的資料，促進(jìn)檔案編研工作水平的提升。檔案編研工作具有系統(tǒng)化、開發(fā)難度大的特點，檔案管理者必須要認(rèn)識到檔案編研的重要性，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)編研思路，與教學(xué)要求和實際情況相結(jié)合，同時要將黨和政府的中心工作以及教職人員所關(guān)心的熱點問題為中心，合理開發(fā)信息資源，并進(jìn)行整理編輯。

結(jié)束語

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息化水平不斷提高的趨勢下，學(xué)校檔案管理也迎來一個新的改革時期。學(xué)校檔案記錄這學(xué)校發(fā)展、成就以及其他各方面工作的重要資料，是學(xué)校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展過程中不可缺少的依據(jù)。本文針對學(xué)校檔案管理優(yōu)化的必要性與優(yōu)化對策進(jìn)行了研究，希望能夠相關(guān)的管理工作提供一些建議和參考。

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