科技查新人員素質(zhì)培訓(xùn)與激勵(lì)

【摘 要】科技查新工作對(duì)查新人員素質(zhì)要求很高，既要具備深厚的專業(yè)功底和廣泛的知識(shí)面，還要具備較多相關(guān)的技能和能力，這些素質(zhì)不僅依賴良好的自身基礎(chǔ)，還需要不斷的學(xué)習(xí)強(qiáng)化和培訓(xùn)，并建立有效的激勵(lì)措施充分調(diào)動(dòng)其積極性，才能更好的促進(jìn)科技查新工作長足發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】科技查新；人員素質(zhì)；培訓(xùn)；激勵(lì)

課題項(xiàng)目：河南省科技廳2016年度河南省軟科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)時(shí)代下科技查新推動(dòng)科研創(chuàng)新研究”（項(xiàng)目編號(hào)：162400410100）資助

一、科技查新人員的素質(zhì)培訓(xùn)

大數(shù)據(jù)的時(shí)代，快速從海量蕪雜信息中找到有用相關(guān)正確信息更加不易，科技查新工作對(duì)查新人員的素養(yǎng)要求越來越高。

（一）總負(fù)責(zé)人、辦公文員、宣傳員素質(zhì)

總負(fù)責(zé)人一般要求從經(jīng)驗(yàn)豐富的查新員或?qū)徍藛T中選拔，不僅具備查新要求的素質(zhì)，還要具備管理能力、協(xié)調(diào)能力、組織能力，明確各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的要求、規(guī)范、法律責(zé)任，并加強(qiáng)與咨詢專家、評(píng)審專家的聯(lián)系。辦公文員要熟悉查新流程、熟練計(jì)算機(jī)操作、熟練操作科技查新管理系統(tǒng)，網(wǎng)上或面對(duì)面提供咨詢服務(wù)，上傳或下載表格文件、讓用戶了解查新動(dòng)態(tài)，了解每個(gè)查新員的專業(yè)方向并分工協(xié)調(diào)，把已做的查新工作認(rèn)真存檔。宣傳員要熟悉查新流程和業(yè)務(wù)，熟悉機(jī)構(gòu)查新亮點(diǎn)和查新員各項(xiàng)狀況，需具備很強(qiáng)的溝通和宣傳能力。

（二）查新員、審核員素質(zhì)

查新員和審核員的素質(zhì)是查新質(zhì)量的決定性因素，它有著豐富的內(nèi)涵，查新技術(shù)是核心，知識(shí)功底是基礎(chǔ)，各項(xiàng)能力是雙翼，職業(yè)道德是靈魂。

1.查新員的綜合素質(zhì)。

（1）專業(yè)知識(shí)：真正合格的查新員要具備扎實(shí)的本專業(yè)知識(shí)，掌握2-3門相近相關(guān)專業(yè)，并盡可能的拓寬各領(lǐng)域知識(shí)，特別是科研前沿的一些動(dòng)態(tài)消息。

（2）外語閱讀能力：有很多針對(duì)企業(yè)的查新需要了解國內(nèi)外研究動(dòng)態(tài)，而且很多科研專題需要檢索外文數(shù)據(jù)庫，如果外語水平達(dá)低，根本無法進(jìn)行國際水平的查新任務(wù)，達(dá)到四級(jí)水平還較為吃力，影響進(jìn)度。所以很多大型咨詢機(jī)構(gòu)納入碩士、博士或海歸精英。

（3）計(jì)算機(jī)操作能力：大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)計(jì)算機(jī)分析軟件和檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫功能的熟練掌握，可以起到事半功倍的效果。查新員對(duì)于計(jì)算機(jī)的操作不能滿足于基本的使用，而要具備深層次的掌握和信息的挖掘分析。

（4）語言分析理解能力、文字表達(dá)能力：這兩項(xiàng)能力相輔相成，語言分析重在理解，理解查新項(xiàng)目背景、技術(shù)要點(diǎn)、查新點(diǎn)及所查各文獻(xiàn)的主旨、各專利成果的重心；文字表達(dá)重在表達(dá)，撰寫查新書面報(bào)告要求用詞恰當(dāng)，表述清晰準(zhǔn)確，需要字句推敲錘煉。

（5）學(xué)習(xí)能力：活到老學(xué)到老，科學(xué)與知識(shí)都是無止境的，新理論、新技術(shù)飛速發(fā)展，科研不斷向交叉學(xué)科、多元化方向發(fā)展，同一領(lǐng)域課題向深層次發(fā)展，隱性詞匯增多，而查新機(jī)構(gòu)專業(yè)涉及越來越寬廣，量大時(shí)間緊情況下，不可能每個(gè)查新員只接受本專業(yè)任務(wù)，所以查新員在工作的同時(shí)，要不斷自我學(xué)習(xí)一些新的知識(shí)，新的專業(yè)、新的能力，才能跟上時(shí)代的步伐，會(huì)學(xué)習(xí)、會(huì)補(bǔ)充、會(huì)強(qiáng)化才會(huì)不斷提高。

（6）溝通能力：查新員又身兼宣傳員的責(zé)任，主動(dòng)聯(lián)系用戶，甚至跟蹤服務(wù)重大專項(xiàng)，需要深入用戶了解需求，并就查新點(diǎn)進(jìn)行溝通，甚至向咨詢專家請教，說話方式、語言藝術(shù)都是需要注意的元素。

（7）職業(yè)道德：查新員要與用戶和咨詢專家耐心溝通，一視同仁，要實(shí)事求是，要有責(zé)任感，堅(jiān)持科學(xué)原則，不泄密，不披露。

2.審核員的綜合素質(zhì)。

審核員是查新質(zhì)量的“守門員”，要有高度的責(zé)任心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度之外，更要具備比查新員更高的素質(zhì)。審核員需要審核查新程序是否符合規(guī)范，數(shù)據(jù)庫選擇、檢索工具是否合適，檢索詞或檢索式是否合適，檢出文獻(xiàn)是否相關(guān)或相近，檢出文獻(xiàn)是否查全，是否查準(zhǔn)，判斷是否客觀，報(bào)告是否規(guī)范，而不是只看看表面格式或語句是否通順，或只憑主觀經(jīng)驗(yàn)片面判斷，所以，審核員要具備比查新員更高的水平才能勝任，需要有比查新員更深更廣的知識(shí)功底，比查新員更強(qiáng)的各方面能力。查新機(jī)構(gòu)的審核員應(yīng)該取得國家頒發(fā)的查新審核員培訓(xùn)證書，國家要對(duì)審核員從業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定硬性規(guī)定。

（三）科技查新人員培訓(xùn)

1.行政管理人員的培訓(xùn)。

首先，負(fù)責(zé)人在已有查新經(jīng)驗(yàn)和管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，還需不斷提高查新水平，與時(shí)俱進(jìn)不斷學(xué)習(xí)查新管理系統(tǒng)，提高整體效率和效益。辦公室人員要熟悉科技查新管理信息平臺(tái)，熟練操作，接受委托書和咨詢，熟悉各類表格規(guī)范填寫，熟悉檔案管理細(xì)節(jié)，根據(jù)查新工作的發(fā)展，不斷完善查新的流程，使其更加規(guī)范有序。要做到這些，需要不斷的自我鉆研學(xué)習(xí)以外，要多與國內(nèi)同行交流接觸，可以通過出差考察或研討方式、參加專門培訓(xùn)方式，也可通過網(wǎng)站互動(dòng)平臺(tái)或微信、電話等，借鑒別人的間接經(jīng)驗(yàn)?zāi)苡兄苯涌焖俚男Ч?/p>

2.查新員、審核員的培訓(xùn)。

查新員審核員的素質(zhì)對(duì)查新的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，科技查新人員的培訓(xùn)重點(diǎn)在于查新員審核員的培訓(xùn)，使其在自我學(xué)習(xí)、自我積累的基礎(chǔ)上水平提升更快、更高。

（1）常規(guī)培訓(xùn)：包括專職人員要接受的科技部委托組織的科技查新培訓(xùn)；查新員、審核員資格培訓(xùn)；國家組織的定期、不定期的查新技能培訓(xùn)，要求定期參加，集中培訓(xùn)，使查新技能培訓(xùn)制度化、常態(tài)化。

（2）關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)培訓(xùn)：關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)有專利分析、專利代理、專利法律咨詢、商業(yè)規(guī)劃書、市場調(diào)研報(bào)告等，國內(nèi)很少把上列關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)作為查新培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，而給查新員、審核員增加一些有關(guān)專利知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的培訓(xùn)非常有必要，因?yàn)閷＠墨I(xiàn)在專利查新和一般查新中舉足輕重，只有查新員對(duì)專利申請等過程有全面的了解，才能規(guī)避相關(guān)法律糾紛，才能做出更客觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟樾聢?bào)告，也間接提高業(yè)務(wù)水平。

（3）知識(shí)更新培訓(xùn)：為了更好的使查新員、審核員知識(shí)跟上科技的發(fā)展和時(shí)代步伐，在查新審核中更好的把握查新點(diǎn)和技術(shù)要點(diǎn)做出精準(zhǔn)判斷，可以邀請各行各業(yè)的精英、教授、權(quán)威講解科技發(fā)展現(xiàn)狀、趨勢、熱點(diǎn)等，定期開展查新人員知識(shí)更新培訓(xùn)班。

（4）科技查新研討會(huì)、同行經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)：查新機(jī)構(gòu)要多組織查新人員參加各省市甚至國內(nèi)外的查新研討會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，通過會(huì)議開闊眼界、查找差距、快速吸收更多的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

3.建立培訓(xùn)的長效機(jī)制。

科技查新機(jī)構(gòu)要建立查新機(jī)構(gòu)人員培訓(xùn)的長效機(jī)制，可以大略制定時(shí)間和模式，做出詳細(xì)要求，形成制度，并做以記錄，包括考勤記錄、培訓(xùn)內(nèi)容記錄，對(duì)堅(jiān)持良好的人員予以精神或?qū)嵸|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不重視提高，或參加會(huì)議只是應(yīng)付形式的做出懲罰；此外，多多提供研討會(huì)和交流會(huì)的機(jī)會(huì)，因?yàn)檫@種并不單調(diào)的模式、增加業(yè)界溝通交流的機(jī)會(huì)是大家樂于接受的。

二、科技查新人員的激勵(lì)

科技查新是一項(xiàng)規(guī)范性、技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，行為方式機(jī)械化、單一化，繁忙時(shí)段長期面對(duì)電腦，超強(qiáng)工作量與高強(qiáng)度分析、腦力勞動(dòng)易導(dǎo)致生理、心理疲勞；加之委托人的一些過高期望，施加有利的影響，查新點(diǎn)的不斷溝通和專家咨詢，難以理解的大數(shù)據(jù)信息，甚至出現(xiàn)干多干少一個(gè)樣，干與不干一個(gè)樣，能干者、愿意接受者多干的情況，使得查新人員覺得付出與收獲不能成正比，個(gè)人發(fā)展失衡，這需要制定一系列的激勵(lì)措施來調(diào)動(dòng)每個(gè)成員的積極性，把每位人員的潛能發(fā)揮到極致。

（一）彈性管理激勵(lì)

彈性管理是在一定條件下給予員工自我管理、自我選擇、自我調(diào)整、適應(yīng)情況變化的靈活管理，意在打破傳統(tǒng)刻板的工作模式，滿足個(gè)性化的要求，充分發(fā)揮員工主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性。彈性管理包括彈性工作時(shí)間、彈性工作職能、彈性獎(jiǎng)金福利利潤等。查新員工作以較高質(zhì)量地完成大量查新任務(wù)為目的，讓其靈活的選擇時(shí)間段、舒適的地點(diǎn)更為人性化，傳統(tǒng)固定的坐班制度難免讓人產(chǎn)生枯燥無趣感；彈性工作職能是指在能力專業(yè)許可前提下，輪換相近工作或拓展工作范圍、調(diào)試查新方向，提高工作新鮮度和熱情，增加更多學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)來提高工作效率；彈性獎(jiǎng)金福利利潤需要構(gòu)建以績效考評(píng)為基礎(chǔ)的獎(jiǎng)勵(lì)體系，需要細(xì)化可操作的獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)、加班補(bǔ)助福利、利潤分成標(biāo)準(zhǔn)，秉持公平公正原則，根據(jù)定性定量的考評(píng)直接與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，提高工作人員滿意度和工作效率。

（二）職稱評(píng)定與績效考量激勵(lì)

職稱評(píng)定激勵(lì)對(duì)申請職稱者有很顯著的激勵(lì)功能，運(yùn)用科學(xué)合理的職稱評(píng)定機(jī)制激發(fā)員工活力，增加查新工作量化制度和技能熟練程度或查新質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使指標(biāo)設(shè)置與德能勤績相符，以此為依據(jù)，在課題申報(bào)、學(xué)術(shù)論文方面提供機(jī)會(huì)與獎(jiǎng)勵(lì)。公平透明的指標(biāo)設(shè)置有利于調(diào)動(dòng)工作激情，反之會(huì)挫傷積極性?？冃Э剂恐笝C(jī)構(gòu)對(duì)員工一定條件和時(shí)間下表現(xiàn)的態(tài)度、能力、業(yè)績進(jìn)行定量定性的考評(píng)，有打分計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，公開公正原則。例如員工學(xué)歷、從事此行業(yè)年限、英語考級(jí)、計(jì)算機(jī)考級(jí)、分配工作量、完成工作量及態(tài)度、完成查新數(shù)量、質(zhì)量、效益、反饋意見等都可以作為績效指標(biāo)。

（三）業(yè)務(wù)技能競賽與成果展示激勵(lì)

查新業(yè)務(wù)技能主要包括根據(jù)查新點(diǎn)快速定制檢索式、快速分析歸納提煉相關(guān)文獻(xiàn)、準(zhǔn)確下結(jié)論等能力，可以就類似查新任務(wù)開展競賽活動(dòng)，由咨詢專家或評(píng)審專家或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、審核員等作為評(píng)判，設(shè)置獎(jiǎng)項(xiàng)并獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)先進(jìn)，樹立榜樣典型，并舉辦講座介紹經(jīng)驗(yàn)。開展學(xué)術(shù)研究、課題立項(xiàng)、成果獎(jiǎng)項(xiàng)、核心論文展示，進(jìn)行多項(xiàng)評(píng)比展示，給予強(qiáng)烈榮譽(yù)感和成就感。

（四）培訓(xùn)教育機(jī)會(huì)獎(jiǎng)勵(lì)

培訓(xùn)教育是提升個(gè)人素質(zhì)、開闊眼界、完善技能、提升創(chuàng)造力的有效途徑，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，快速掌握知識(shí)專業(yè)新動(dòng)態(tài)，快速獲取有用信息是提升自信心的關(guān)鍵。構(gòu)建繼續(xù)教育機(jī)制和增加培訓(xùn)平臺(tái)是查新員增長圖情知識(shí)、檢索機(jī)能、專業(yè)知識(shí)、學(xué)術(shù)前沿知識(shí)的有力措施，并激發(fā)員工的學(xué)習(xí)欲望。

（五）情感疏導(dǎo)與溝通激勵(lì)

尊重員工、關(guān)心員工、支持員工的工作與發(fā)展，形成領(lǐng)導(dǎo)與員工的和諧融洽關(guān)系，營造愉悅的工作氛圍，形成有效的溝通機(jī)制，使每個(gè)成員感受集體的溫暖，產(chǎn)生歸屬感，形成有效的情感激勵(lì)。首先尊重員工，注意說話方式與策略，不當(dāng)眾批評(píng)，不說傷自尊的話語，委婉指出錯(cuò)誤；關(guān)心員工困難，體諒員工難處，生日或過節(jié)以單位名義慰問，關(guān)心工作條件的改善，適當(dāng)給予心理測試疏導(dǎo)，組織體育、音樂等方面活動(dòng)調(diào)節(jié)身心，增強(qiáng)集體凝聚力和團(tuán)結(jié)向上的氛圍；支持員工的發(fā)展，贊賞所做成就。相信處于這種集體的每位員工會(huì)精神煥發(fā)，具有愉悅的情感和積極投入工作的狀態(tài)。

科技查新站在實(shí)施一系列的激勵(lì)措施的同時(shí)，也要提倡紀(jì)律的約束，特別是要求查新員、審核員牢記職責(zé)與規(guī)范，明確不當(dāng)行為所負(fù)責(zé)任，并不斷自我學(xué)習(xí)和參加培訓(xùn)，不斷提高自身查新素養(yǎng)。

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作者簡介：方梅青，1979年11月，女，漢族，籍貫河南信陽，工作單位河南中醫(yī)藥大學(xué)， 中級(jí)職稱（館員），鄭州大學(xué)碩士研究生畢業(yè)。