淺析小微型企業(yè)采購(gòu)成本控制

祝江月

【摘 要】我國(guó)小微型企業(yè)數(shù)目約占企業(yè)總數(shù)的90%，是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，但小微型企業(yè)在實(shí)施采購(gòu)成本控制的過(guò)程中卻存在諸多問(wèn)題，本文采用理論與實(shí)踐相結(jié)合的方法，針對(duì)小微型企業(yè)在采購(gòu)成本控制的實(shí)踐過(guò)程中面臨的問(wèn)題提出了一些建議，希望對(duì)相關(guān)人員能有所幫助。

【關(guān)鍵詞】采購(gòu)成本；成本控制；小微型企業(yè)

采購(gòu)成本是企業(yè)總成本的重要組成部分，一般而言，企業(yè)采購(gòu)成本占總成本的40%～70%，因此，對(duì)采購(gòu)成本實(shí)施控制成為降低小微型企業(yè)總成本的一個(gè)有效途徑。由于小微型企業(yè)中有很多都是家庭作坊式企業(yè)或個(gè)體工商戶，企業(yè)員工人數(shù)很少，大多沒(méi)有專業(yè)的采購(gòu)工作人員，采購(gòu)成本控制也很難得到有效實(shí)施。

小微型企業(yè)實(shí)施采購(gòu)成本控制，首先應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類評(píng)估，建立備選供應(yīng)商資料庫(kù)。小微型企業(yè)應(yīng)按照供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品類別來(lái)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類，然后對(duì)過(guò)去供應(yīng)商在產(chǎn)品價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量等方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和評(píng)估，從中挑選備選供應(yīng)商，建立完善備選供應(yīng)商資料庫(kù)。建立備選供應(yīng)商資料庫(kù)，首先應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的情況進(jìn)行全面了解，不僅要記錄供應(yīng)商每次供貨的價(jià)格、數(shù)量及質(zhì)量，同時(shí)應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的組織管理、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)技術(shù)、主要客戶等方面進(jìn)行評(píng)估，然后再對(duì)這些情況進(jìn)行綜合考慮，重新整理供應(yīng)商備選名單，剔除財(cái)務(wù)狀況不佳或無(wú)法按時(shí)交貨的供應(yīng)商。再在電腦中建立備選供應(yīng)商文件夾，其中按照不同原材料分為不同文件夾收錄供應(yīng)商名單及其詳細(xì)資料。

其次應(yīng)建立完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，對(duì)備選供應(yīng)商資料庫(kù)中合格的供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，以便此后每次采購(gòu)在備選供應(yīng)商的資料庫(kù)中挑選出合適的供應(yīng)商。在建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系的過(guò)程中，小微型企業(yè)應(yīng)一方面維護(hù)和供應(yīng)商的關(guān)系；另一方面完善供應(yīng)商備選資料庫(kù)。在對(duì)供應(yīng)商備選資料庫(kù)中的資料進(jìn)行評(píng)估時(shí)，應(yīng)從產(chǎn)品質(zhì)量、交貨速度、產(chǎn)品價(jià)格和售后服務(wù)四個(gè)方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行劃分。產(chǎn)品質(zhì)量要從每批產(chǎn)品的合格率和對(duì)產(chǎn)品不良問(wèn)題的改善兩個(gè)方面進(jìn)行考慮，交貨速度則要考慮逾期率與逾期日數(shù)兩方面，售后服務(wù)要考慮對(duì)逾期交貨和原材料不良問(wèn)題的處理效率。

然后，則需要健全小微型企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量、物流與合同控制。在采購(gòu)質(zhì)量控制方面，由于小微型企業(yè)每次采購(gòu)物料數(shù)量較小，采購(gòu)員每次采購(gòu)都應(yīng)檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否合格，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商反應(yīng)情況。采購(gòu)結(jié)束后，應(yīng)在公司供應(yīng)商檔案中對(duì)此次貨物質(zhì)量是否合格進(jìn)行記錄，為下次對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇提供依據(jù)。在采購(gòu)物流控制方面，由于不同企業(yè)采購(gòu)的產(chǎn)品所適用的運(yùn)輸方式不同，供應(yīng)商提出的交貨方式也不同，小微型企業(yè)應(yīng)該通過(guò)詢問(wèn)物流公司或貨車(chē)司機(jī)來(lái)掌握貨物運(yùn)輸狀況并進(jìn)行記錄，以便在貨物出現(xiàn)逾期情況時(shí)立即采取補(bǔ)救措施。在合同控制方面，合同一旦簽訂當(dāng)即具有法律效力，無(wú)論哪方違規(guī)，都可能造成經(jīng)濟(jì)損失。因此，采購(gòu)合同管理是企業(yè)采購(gòu)成本控制的主要環(huán)節(jié)之一。在每個(gè)合同簽訂前，總經(jīng)理都應(yīng)對(duì)合同和供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)真審核，防止違規(guī)行為出現(xiàn)。合同應(yīng)小心保管，采購(gòu)結(jié)束后，在供應(yīng)商檔案中對(duì)供應(yīng)商是否存在違規(guī)行為進(jìn)行記錄。

此外，小微型企業(yè)也可以通過(guò)完善采購(gòu)流程控制采購(gòu)成本。完善采購(gòu)流程有利于小微型企業(yè)對(duì)資金流進(jìn)行有效控制，從而提高資金使用率。由于小微型企業(yè)的采購(gòu)?fù)ǔＳ煽偨?jīng)理主導(dǎo)，采購(gòu)流程審批不完善，隨著公司規(guī)模的不斷擴(kuò)大，采購(gòu)成本漸漸到變得難以控制。因此需要在采購(gòu)前制定出行之有效的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)準(zhǔn)則，要求采購(gòu)員嚴(yán)格按照采購(gòu)流程和采購(gòu)準(zhǔn)則行事。小微型企業(yè)完善采購(gòu)流程可以從人員安排和完善審批流程兩方面著手。在人員安排方面，由于大多數(shù)小微型企業(yè)并沒(méi)有專門(mén)的采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)業(yè)務(wù)由總經(jīng)理主導(dǎo)，由行政人員從旁協(xié)助，行政人員沒(méi)有獨(dú)立的決策權(quán)，導(dǎo)致采購(gòu)效率降低，采購(gòu)成本難以受到有效控制。隨著小微型企業(yè)不斷發(fā)展，采購(gòu)業(yè)務(wù)不斷增加，小微型企業(yè)應(yīng)招聘專業(yè)的采購(gòu)人員，逐步組建自身的采購(gòu)部門(mén)。在完善審批流程方面，由于小微型企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)量較少，采購(gòu)審批流程并不完善，通常所有的采購(gòu)流程都需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理決定、審核，然而隨著小微型企業(yè)的不斷發(fā)展，采購(gòu)業(yè)務(wù)不斷增加，這樣的采購(gòu)審批流程顯然將會(huì)增加總經(jīng)理的工作量，使采購(gòu)控制成本提升。由此，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，小微型企業(yè)應(yīng)該逐漸擴(kuò)大采購(gòu)部門(mén)管理人員的審批權(quán)限，提升采購(gòu)部門(mén)的工作效率，減少公司的采購(gòu)成本。

建立采購(gòu)成本風(fēng)險(xiǎn)控制制度也是小微型企業(yè)控制采購(gòu)成本的一種方式。供應(yīng)商、自身產(chǎn)品銷(xiāo)量和市場(chǎng)外圍環(huán)境這3個(gè)方面是小微型企業(yè)采購(gòu)成本控制風(fēng)險(xiǎn)的主要來(lái)源。針對(duì)這3個(gè)方面，小微型企業(yè)應(yīng)采取一定的規(guī)避策略。在供應(yīng)商方面，小微型企業(yè)面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)是由供應(yīng)商供貨不穩(wěn)定而導(dǎo)致的，對(duì)企業(yè)采購(gòu)成本控制的影響最大。如果供應(yīng)商不能及時(shí)供貨，或供貨質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)的要求，則可能造成企業(yè)停產(chǎn)，因此預(yù)防供應(yīng)商供貨風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)小微型企業(yè)十分重要。企業(yè)可以一邊建立健全完善的供應(yīng)商信用管理機(jī)制，據(jù)此對(duì)公司的供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)估，根據(jù)其結(jié)果，選擇信用指數(shù)較好的供應(yīng)商進(jìn)行合作；一邊與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期供需合作關(guān)系，以此防范供貨風(fēng)險(xiǎn)。在預(yù)防小微型企業(yè)自身產(chǎn)品銷(xiāo)量的風(fēng)險(xiǎn)方面，產(chǎn)品銷(xiāo)量降低會(huì)導(dǎo)致物料堆積，采購(gòu)成本占企業(yè)總成本的比例上升，使得采購(gòu)成本增加。因此，對(duì)于小微型企業(yè)，采購(gòu)物資時(shí)最好不要采購(gòu)太多，造成呆滯庫(kù)存。在預(yù)防小微型企業(yè)市場(chǎng)外圍環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)方面，運(yùn)輸費(fèi)用的上升，供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量不好，會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)人力增加，也會(huì)造成企業(yè)采購(gòu)成本上升。因此，對(duì)運(yùn)輸、服務(wù)質(zhì)量方面的考量也應(yīng)該納入供應(yīng)商評(píng)估體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]采購(gòu)與供應(yīng)管理，伍蓓等編著，浙江大學(xué)出版社，2010.

[2]采購(gòu)管理簡(jiǎn)單講（實(shí)戰(zhàn)精華版），楊吉華主編，廣東經(jīng)濟(jì)出版社，2012.