安全視角下高校檔案館數(shù)字檔案保護探究

田宇

摘要：高校檔案館作為提供檔案查詢、利用最多的檔案部門之一，隨著信息化不斷發(fā)展，數(shù)字檔案的查詢、利用被更多人所青睞。在此種情形下，高校數(shù)字檔案的保護面臨著多方面的威脅。為此，以河南省高校檔案館查詢、利用率最高的鄭州大學(xué)檔案館為例，了解其數(shù)字檔案保護機制，研究分析所面臨的相關(guān)困境，試圖探索出高校檔案館數(shù)字檔案保護的有效策略。

關(guān)鍵詞：安全視角；高校檔案館；數(shù)字檔案；檔案保護；檔案安全

中圖分類號：F49 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.06.034

繼此前火車票購票網(wǎng)站被曝有信息漏洞、社會保障系統(tǒng)曝出個人信息泄露的問題，信息安全的重要性已經(jīng)提升到國家層面，十二屆全國人大常委會第十四次會議進行二次審議的國家安全法草案，也在網(wǎng)絡(luò)與信息安全方面提出了要求。高校檔案館作為對內(nèi)提供歷史記憶、資政資治、服務(wù)教學(xué)科研，對外體現(xiàn)憑證依據(jù)和高校檔案信息開發(fā)服務(wù)的機構(gòu)，其數(shù)字檔案信息安全應(yīng)受到極大重視。

數(shù)字檔案館是運用數(shù)字技術(shù)和設(shè)備，收集、管理并提供利用數(shù)字檔案信息的系統(tǒng)。在信息化快速發(fā)展的今天，高校檔案館的數(shù)字檔案保護面臨著不斷變化的狀況，因此高校檔案館應(yīng)當對癥下藥，制定相關(guān)機制、采取多種措施，開創(chuàng)高校檔案館數(shù)字檔案保護新局面。

鄭州大學(xué)檔案館內(nèi)館藏本校黨政文書大事記、教學(xué)科研成果、專題人物、學(xué)生成績等十幾大類檔案，年查詢量達7000人次以上，本文以鄭州大學(xué)檔案館對于數(shù)字檔案保護相關(guān)工作為切入點，探討當前高校數(shù)字檔案館數(shù)字檔案保護的不足，以找到高校數(shù)字檔案保護新方法。

1鄭州大學(xué)檔案館數(shù)字檔案保護機制

高校檔案館數(shù)字檔案的開放和檔案信息的保護始終是數(shù)字檔案的內(nèi)在矛盾。為了更好地實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的價值，在安全視角下，高校檔案館對于數(shù)字檔案信息的保護可采取多種機制，但由于其開放性不如省市級檔案館，所以數(shù)字檔案建設(shè)的相關(guān)配套設(shè)施還正處于趨于完善的狀態(tài)，因此，明確當前高校檔案館數(shù)字檔案保護狀況對于高校數(shù)字檔案信息的開發(fā)利用具有重要意義?，F(xiàn)以鄭州大學(xué)檔案館為案例，闡述其當前狀況以期提供借鑒：

1.1建立局域網(wǎng)絡(luò)，明確用戶權(quán)限

鄭州大學(xué)檔案館無論是紙質(zhì)檔案，還是數(shù)字檔案，自建館以來，沒有發(fā)生過任何檔案信息盜取、非法利用的現(xiàn)象。在數(shù)字檔案保護方面，建立了具有用戶權(quán)限的局域網(wǎng)。

建立內(nèi)、外兩個網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，內(nèi)部局域網(wǎng)負責本校辦公自動化和館藏檔案數(shù)據(jù)庫管理，外部互聯(lián)網(wǎng)用于信息發(fā)布和開放檔案信息檢索等功能的網(wǎng)站平臺（目前正在建設(shè)中，還未對社會開放），外網(wǎng)服務(wù)器只存放開放的檔案信息數(shù)據(jù)庫，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案在安全的前提下對用戶提供查詢利用。對于內(nèi)部工作人員，有權(quán)限對辦公自動化和館藏檔案數(shù)據(jù)庫進行管理，而外部人員沒有權(quán)限進入內(nèi)網(wǎng)，這樣就從權(quán)限上保障了高校數(shù)字檔案的安全。

同時，明確用戶權(quán)限，根據(jù)用戶權(quán)限的不同分別提供不同的檔案信息查詢范圍。值得一提的是，鄭州大學(xué)檔案館數(shù)字檔案各項工作均由館內(nèi)館員負責，不進行外包。對于原始檔案，在對其進行數(shù)字化過程中，確保涉密檔案不被未授權(quán)者瀏覽，在鄭州大學(xué)檔案館檔案的數(shù)字化過程中，除了計算機安全技術(shù)如防火墻、電子身份識別、數(shù)據(jù)加密、實時殺毒和存儲之外，對于工作人員也進行隔離，對于檔案數(shù)字化的職工，具有鄭州大學(xué)數(shù)字檔案館管理平臺權(quán)限，其他人員不允許利用內(nèi)部權(quán)限，最大程度地保證數(shù)字檔案的安全性。

1.2明確工作制度，設(shè)定工作規(guī)則

用戶在利用相關(guān)數(shù)字檔案時，需要向負責檔案數(shù)字化的工作人員提交申請，工作人員在數(shù)字檔案管理平臺進行查閱和利用，在數(shù)據(jù)庫中調(diào)取用戶所需要的數(shù)字檔案，方便用戶的使用。鄭州大學(xué)檔案館數(shù)字檔案不僅是在數(shù)字檔案的形成還是保存和利用階段，都制定了較為嚴密的工作制度，保證數(shù)字檔案信息的完整性、安全性。

對于數(shù)字檔案，實行硬件保護和軟件管理相結(jié)合的辦法。一方面，在硬件保護方面設(shè)立了相關(guān)工作規(guī)則。為了全方位、多方面保護數(shù)字檔案信息，對于數(shù)字檔案，在將其輸入至數(shù)據(jù)庫的同時，將數(shù)字檔案存入光盤、硬盤等移動介質(zhì)。另一方面，對于軟件管理，鄭州大學(xué)檔案館配套有相應(yīng)的OA辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)的方式進行收取檔案，這樣可以達到檔案管理、檔案目錄創(chuàng)建和錄入、數(shù)字檔案上傳、移交和接受數(shù)字檔案、檢索和統(tǒng)計數(shù)字檔案等功能，有助于提高數(shù)字檔案的安全性和使用效率。

2鄭州大學(xué)檔案館數(shù)字檔案保護瓶頸分析

數(shù)字檔案建設(shè)雖然在我國已經(jīng)接近成熟，但是由于高校檔案館面臨著資金、技術(shù)、人才隊伍不足等多種因素，高校數(shù)字檔案信息面臨著一些安全威脅，在高校檔案館數(shù)字檔案保護方面仍普遍處于瓶頸階段。

2.1數(shù)字檔案安全意識差，人才隊伍不足

隨著當前信息化水平的不斷提高，數(shù)字檔案信息安全問題已然提到了各高校檔案館的日程中來。然而，由于思想觀念以及經(jīng)驗主義的影響，鄭州大學(xué)檔案館等高校檔案部門對數(shù)字檔案保護的意識并沒有像對實體檔案的保護意識強烈，對數(shù)字檔案保護的重要性和緊迫性意識較弱。

除了數(shù)字檔案館管理人員的安全意識淡薄、重視程度不夠之外，還存在人才隊伍建設(shè)不足等問題。在信息安全日益受到重視的今天，由于以鄭州大學(xué)檔案館為例的高校檔案館干部隊伍逐步老化，檔案信息數(shù)字化專業(yè)人才比較匱乏，缺少檔案數(shù)字化方面的科研團隊，而數(shù)字檔案信息保護又急切需要一支具有較高安全意識、較高信息素養(yǎng)能力，能夠有效在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，熟練運用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的新型高效數(shù)字檔案保護人才隊伍，以滿足高效數(shù)字檔案保護的需要。

2.2資金投入小、安全設(shè)施不完善

由于高校檔案館大多會面臨經(jīng)費緊缺、財力不足的問題，資金投入并不能及時得到保障，鄭州大學(xué)檔案館雖受到了學(xué)校的高度重視，但資金投入不能及時跟上網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)、信息保護建設(shè)的需要，使得無法及時購買一些重要的信息安全設(shè)備和硬件軟件，從而導(dǎo)致一些數(shù)字檔案無法得到有效的安全保障。

現(xiàn)在各種計算機病毒、木馬、網(wǎng)絡(luò)蠕蟲等惡意代碼的層出不窮，對高校數(shù)字檔案信息保護也是另一方面的威脅，雖然大部分計算機中都采取了一定的殺毒軟件等防護機制，但這并不能阻止硬件故障的出現(xiàn)。比如，計算機硬盤磁道損壞，則會導(dǎo)致高校數(shù)字檔案信息不完整。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)對計算機系統(tǒng)或其他軟件的要求也越來越高，以保障計算機軟件功能滿足數(shù)字化信息系統(tǒng)的不斷更新?lián)Q代，保持信息安全的穩(wěn)定性。此外，鄭州大學(xué)檔案館在服務(wù)器、存儲設(shè)備上，也未能夠與數(shù)字化的快速發(fā)展相一致。

2.3缺少安全標準，數(shù)字檔案保護制度不完善

我國當前已經(jīng)制定的《中華人民共和國檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法律法規(guī)，對于高校數(shù)字檔案的信息安全能夠起到一定積極作用，但是鄭州大學(xué)檔案館仍然缺少一個清晰完善的高校數(shù)字檔案管理安全標準。像鄭州大學(xué)檔案館一樣，很多高校檔案館并沒有統(tǒng)一的數(shù)字檔案保護標準規(guī)范，只是通過不斷地實踐以及互相借鑒參考，找到適合自己的數(shù)字檔案保護方法。

同時，鄭州大學(xué)檔案館檔案信息從未被盜取、泄露，一個明顯的原因卻是一部分密級程度較高的檔案還沒有完全進行數(shù)字化。但是信息化不斷發(fā)展的今天，我們應(yīng)當制定相關(guān)安全標準，完善高校數(shù)字檔案保護制度，逐步將更多甚至所有檔案進行數(shù)字化，以更好地方便用戶查詢、利用。

3高校檔案館數(shù)字檔案保護策略探究

3.1增強安全觀念，完善隊伍建設(shè)

高校數(shù)字檔案的保護需要一支具有思想素質(zhì)堅定、安全觀念很強、綜合素質(zhì)優(yōu)秀的人才隊伍，以實現(xiàn)檔案管理向更好的數(shù)字化水平發(fā)展，這同時也對高校數(shù)字檔案管理人員提出了新的要求。一方面，要求高校檔案館樹立現(xiàn)代化管理服務(wù)意識，提高高校電子文件安全管理意識，相關(guān)部門要加強對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，提高數(shù)字化檔案管理能力，努力提高高校數(shù)字化檔案保護的水平；另一方面，要求檔案管理者具有較強的數(shù)字化信息處理能力以及較強的分析能力，精確把握一些專業(yè)性較強的檔案信息，確保特定數(shù)字檔案信息的安全，最大程度地保證高效數(shù)字檔案信息安全。

3.2增加硬件投入，完善信息管理系統(tǒng)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實現(xiàn)高校數(shù)字檔案安全的前提條件，實現(xiàn)數(shù)字檔案的有效保護，必須加大硬件設(shè)施的投入，逐步完善數(shù)字檔案信息系統(tǒng)。針對目前我國信息化水平狀況，高校檔案館應(yīng)完善計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化安全設(shè)備等有關(guān)數(shù)字檔案保護的硬件設(shè)施。另外，建立一個滿足數(shù)字檔案安全、適應(yīng)時代發(fā)展的綜合管理信息系統(tǒng)。著重加強在雙服務(wù)、高速掃描儀集中掃描和光盤磁帶雙備份等方面的建設(shè)，建立完整安全的檔案信息查詢系統(tǒng)，通過計算機終端以及信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，真正實現(xiàn)檔案資源的共享。對于網(wǎng)絡(luò)信息平臺，一定符合國際和國家標準，綜合各類檔案信息資源，加大高校數(shù)字檔案保護措施，完善好高校數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，從技術(shù)上保障高校數(shù)字檔案信息保護。

3.3制定相關(guān)法規(guī)，完善對應(yīng)機制

高校檔案館中數(shù)字檔案涉及到的知識產(chǎn)權(quán)保護、隱私權(quán)保護和版權(quán)保護與傳統(tǒng)檔案安全的保護不一樣，需要相關(guān)法規(guī)的維護。隨著當前信息社會的不斷發(fā)展，應(yīng)針對不斷出現(xiàn)的新問題進行相關(guān)法規(guī)的跟進，在《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的指導(dǎo)下，完善高校數(shù)字檔案保護的相關(guān)法規(guī)。同時，根據(jù)不同高校檔案館實際，建立健全符合自身實際的服務(wù)制度。由于在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校數(shù)字檔案館具有館藏資源的多媒體化和服務(wù)方式的多樣化等特點，應(yīng)制定符合各高校檔案館自身的相關(guān)制度，如在對用戶提供相關(guān)服務(wù)時，完善保障好用戶對檔案信息的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，以及用戶利用檔案信息所涉及個人隱私權(quán)等權(quán)力。

總之，數(shù)字檔案信息作為高校重要的信息資源之一，對其保護需要從多方面去開展工作。高校檔案館數(shù)字檔案保護顯得尤為重要，它需要結(jié)合高校實際和目標，在加大高校檔案信息數(shù)字化范圍的同時，結(jié)合自身特色，加強人才、技術(shù)以及資金方面的投入，從而適應(yīng)時代發(fā)展，更好地實現(xiàn)檔案信息的價值，從而為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)作出更大貢獻。