電子文件檔案化管理的新思維

梁莉莉

摘 要：隨著科學水平的不斷提高，當前我們已經(jīng)處于信息化社會，時代的變化也促使計算機技術逐步成為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦芯o密相關的技術之一，尤其是辦公軟件的誕生，促使計算機逐漸代替了傳統(tǒng)的筆墨和文案，也進一步提高了辦公效率和辦公水平，信息化管理逐步發(fā)展。本文就結合信息化技術，對電子文件的檔案化管理做出討論，探討新思維和新方式。

關鍵詞：電子文件；檔案管理；新思維

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）19-37-2

0 引言

如今，隨著知識經(jīng)濟時代的到來，無形中改變了人們的生活和工作方式，信息通過計算機技術的整理，越來越便捷化、電子化，而電子文件的檔案化也應運而生，越來越受到人們的青睞。當然，在科學技術不斷創(chuàng)新發(fā)展的當下，在信息時代日新月異的今天，電子文件趨于檔案化管理是新型管理模式的產(chǎn)物，實現(xiàn)了我國檔案管理工作的規(guī)范化、便捷化。

1 電子文件的檔案化管理

文件檔案管理的電子化發(fā)展有效彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的缺點，一種新型的管理模式廣泛應用推廣，在計算機技術與網(wǎng)絡有機結合的作用下，檔案管理實現(xiàn)了統(tǒng)一管理、規(guī)范管理，更加清晰化。這種管理應用模式在電子計算機網(wǎng)絡中進行存儲，有序分類整理，方便快捷性能大大提高，其長期高效的管理讓檔案管理服務工作為城市管理的安全穩(wěn)定發(fā)揮了巨大作用。

2 電子文件檔案化管理的優(yōu)勢

2.1 檔案資源實現(xiàn)了共享

傳統(tǒng)的檔案記錄由于是紙質(zhì)記錄，在檔案使用時帶來了時間及空間的諸多限制，而電子化的文件檔案管理形式，則彌補了傳統(tǒng)記錄的缺陷，完全不受時間和空間的影響，通過計算機網(wǎng)絡的系統(tǒng)管理實現(xiàn)了檔案信息資源的共建共享，解決了紙質(zhì)檔案存在的問題，而且電子檔案可以在電腦終端進行互相傳遞，大大提高了服務效率，使得檔案資源跨越了地域限制，可以在任何地方查閱，充分發(fā)揮了檔案利用的價值。

2.2 存儲占用的空間小

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案隨著信息內(nèi)容的不斷增多，在保存和管理工作中相應需要占用的人員、空間就相應增加，極大的浪費了人力物力。而對于檔案管理的電子化過程中，工作人員將檔案文件內(nèi)容存儲到計算機的硬盤中，并加以分類保存，硬盤的存儲量是非常大的，上萬張紙記錄的信息通過電子化處理后占用的內(nèi)存都能進行保存，這正是檔案管理信息化的優(yōu)勢所在。

2.3 電子文件檔案化管理操作簡單

通過相關檔案人員利用計算機進行操作，將文件內(nèi)容輸入到計算機中，檔案文件管理電子化實現(xiàn)了建立，在增加或刪除相應檔案時都可以通過計算機進行，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不同，避免了修改痕跡的工作，讓更改檔案變得容易許多，規(guī)范了檔案管理，在日常查詢中節(jié)省了大量時間和精力。

3 電子文件檔案化管理新思維

3.1 工作流程介紹

對于新型的工作模式，要熟悉其工作流程，相關部門在進行電子文件檔案化管理過程中，一是對需要記錄的檔案文件進行搜集分類整理，同時借助掃描儀先將內(nèi)容掃描到計算機中，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸顯現(xiàn)到工作人員的視野中；二是把需要的內(nèi)容文件集中匯總到計算機中進行保存；三是將分類保存整理好的電子檔案信息分享發(fā)送到各個檔案管理部門，通過這種信息共享的方式，各個檔案部門對電子檔案信息結合本部門職能進行篩選，根據(jù)不同的內(nèi)容在計算集中進行保存儲備，并根據(jù)實際進行修改完善。當然，為了提高檔案信息的安全性，防止計算機被黑客或病毒破壞，對于重要的檔案信息要進行備份，或者采用更加安全的措施進行保管。

3.2 電子化文件應遵循順序整理

檔案文件管理通常會通過日期進行屬性區(qū)別，由于文件在更改或者備份時，文件中的日期標識是不會發(fā)生變化的，所以電子化檔案文件管理時，應重視管理的順序排列，無論在查找、更改或是共享時，都會提高服務的使用效率，避免排序不當造成的混亂，或查找的不方便，只有這樣才能保證檔案管理的規(guī)范有效使用。

3.3 電子文件檔案化管理的注意事項

電子文件檔案化管理的安全保障也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，對于加密和重要的文件資料，在保管過程中往往要加強安全保障，我國計算機安全網(wǎng)絡并不能保證檔案文件的絕對安全，所以通常在保存時對于重要文件應采取加密隱藏的方式，并使用防止病毒或惡意程序侵蝕的安全軟件進行防護，避免重要文件的竊取、丟失等情況發(fā)生，所以相關管理人員在日常的電子化檔案信息管理時，應對重要文件提前備份，確保檔案信息的安全性。

3.4 電子文件檔案化管理的檢測與維護

電子文件檔案化管理工作內(nèi)容是不斷增加的，由于其存儲載體通常是硬盤、U盤或者是網(wǎng)上云盤等，這些存儲介質(zhì)的特殊性往往會受到外界因素的干擾，所以在存儲歸檔的同時，應對存儲設備進行日常維護修復，專業(yè)檔案管理人員需要對計算機進行定期檢測，數(shù)據(jù)采集修復也是不可避免的，只有細心維護，才能保證文件檔案電子化的安全管理?？傊?，進一步加強對存儲載體的檢測和維護工作對于保障檔案管理工作的安全性意義重大，及時檢測、及時處理出現(xiàn)的問題才能保證存儲設備的使用效能，針對檢測出的問題進行標記研究分析，制定檔案信息化管理技術方案，是優(yōu)化電子文件檔案化管理的重要途徑。

4 電子文件檔案化管理的應用前景

4.1 信息化將進一步推動傳統(tǒng)檔案管理的變革

隨著檔案信息化的深入推進，使得傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化邁進，檔案管理漸漸適應了從紙質(zhì)環(huán)境向數(shù)字環(huán)境的轉變和遷移，檔案信息化使得檔案工作的管理從方法、理念、流程等多方面產(chǎn)生了明顯的差異。信息化、數(shù)字化的到來，讓以手工操作為主的傳統(tǒng)檔案管理方式淡出了人們的視野，通過運用計算機技術將歸檔、館藏建設、目錄、統(tǒng)計等各項業(yè)務順利快速開展，數(shù)字化給電子文件檔案化管理的各業(yè)務環(huán)節(jié)實現(xiàn)了無縫銜接，大幅度提高檔案管理的效率和質(zhì)量是毫無疑問的。新的技術、新的模式不斷促進檔案管理的自動化、現(xiàn)代化發(fā)展，并激發(fā)檔案保護的新思路，徹底改變了檔案目錄檢索方式，檔案資源數(shù)據(jù)庫的探索建設，檔案網(wǎng)站的創(chuàng)新開發(fā)，都使得傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作插上了新的翅膀，不斷向更加規(guī)范高效的模式邁進。

4.2 促進檔案工作標準規(guī)范體系的完善

文件檔案的電子化發(fā)展有利于電子文件管理標準體系的建立與完善，我國傳統(tǒng)檔案管理的標準規(guī)范在長期發(fā)展過程中逐漸健全，但為了適應新技術、新環(huán)境，尚需將部分標準進行修訂，建立新的標準規(guī)范。

4.3 提供更多的有效資源與服務

電子文件檔案化管理滿足了當代社會的日益增長的檔案信息需求，不斷推進了檔案信息資源的深度開發(fā)利用，信息化的最大優(yōu)勢就是以先進的技術手段實現(xiàn)了最大范圍的信息資源共享，實現(xiàn)了檔案管理的真正價值。正是基于種種新模式帶來的社會效益和經(jīng)濟效益，有計劃、分步驟推進傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，是今后檔案信息化建設的重要方向。

4.4 推進信息技術應用的縱深發(fā)展

電子文件檔案化管理的信息化、數(shù)字化發(fā)展體現(xiàn)了信息技術應用的縱深發(fā)展，以數(shù)字檔案館的應用為例，其中就應用到信息掃描技術、識別技術、圖像處理技術、光盤庫技術等諸多數(shù)字化關鍵技術，而數(shù)字檔案館的建設也是現(xiàn)代信息技術與傳統(tǒng)檔案管理深度融合發(fā)展的成功結晶。

5 結語

通過對電子文件檔案化管理發(fā)展的優(yōu)勢及應用前景分析，可見信息時代為我國檔案事業(yè)發(fā)展起到了積極有效的促進作用，完全彌補了傳統(tǒng)檔案管理的劣勢，在運用計算機技術，徹底變革了檔案管理的各項業(yè)務環(huán)節(jié)，滿足了人們對現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的需求，可以說電子文件檔案化管理是現(xiàn)代文明進步的體現(xiàn)，是信息技術向縱深發(fā)展的高度應用，今后將進一步推動我國檔案管理向數(shù)字化、現(xiàn)代化邁進。

參 考 文 獻

[1] 張大偉.電子文件檔案化管理的新思維[J].圖書情報知識，2007（4）：21-23.

[2] 于博.電子文件檔案化管理的思路與創(chuàng)新[J].科學與財富，2014（7）：408-408.

[3] 付雙雙.高校電子文件的前端控制[J].檔案管理，2007（6）：72-73.