淺議如何加強高職院校離退休人員檔案管理與利用

李亞林

摘 要：在信息化社會環(huán)境下，檔案越來越受到各行各業(yè)的重視。對于高職院校來說，離退休人員檔案也是學校未來發(fā)展的寶貴資源，如何高效地管理和利用離退休人員檔案是本文要研究的主要問題。

關鍵詞：淺議；高職院校；離退休人員；檔案；管理；利用

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）22-29-2

0 引言

延安職業(yè)技術學院成立于2005年8月，由6所中專學校合并組建而成，在2014年年底又合并3所中專學校，截至2015年年底有在職教職工1018人，離退休人員452人，其中離退休人員有專業(yè)技術職務的242人，占全體離退休人員的54%，經(jīng)過十年左右的發(fā)展，由這些離退休人員的發(fā)展變動形成的檔案資料成為了學院發(fā)展的一項寶貴資源。尤其是隨著我國人口老齡化進程的加快，學院的離退休人員數(shù)量也在不斷上升，相應的檔案資料的管理和利用也成為了學院檔案工作人員要研究的重要課題。如何做好離退休人員檔案的管理和利用工作，更好的為離退休人員服務，使其充分發(fā)揮余熱，是本文要研究的主要問題。

1 高職院校離退休人員檔案管理內(nèi)容

高職院校離退休人員的檔案內(nèi)容涉及的范圍比較廣，包括其個人基本情況以及在校工作期間各種行為動態(tài)的變動記錄。按類型來說，離退休人員檔案管理的內(nèi)容主要包括以下三個方面。

第一，人事檔案。人事檔案是教職工進入學校工作時建立的，記錄教職工在職期間所有相關的資料，包括黨團情況、職務任免、獎懲、工資、考核記錄、科研成果等在內(nèi)的多項內(nèi)容。對于離退休職工來說，其人事檔案資料除了上述基本內(nèi)容之外，還要包括退休人員退休履歷表、標注好退休時的歸屬單位；離退休人員社保醫(yī)保資料登記表，以便學校及相關部門后期更好的為離退休人員服務。學校檔案管理部門一定要在詳細查訪之后對這些資料進行仔細登記，保證檔案資料的真實性和完整性，以方便后期檔案資料的開發(fā)利用。

第二，健康檔案。在教職工離退休之后，學院會有計劃、有組織地安排其中一些身體好、有能力的老同志開展一些社科活動，發(fā)揮其余熱為年輕的教職工或學生傳授經(jīng)驗和知識，離退休職工的健康檔案就是一項重要參考。學校要以服務為宗旨為離退休人員建立健康檔案，其中記錄著離退休人員定期檢查的身體健康狀況，對于患有特殊病癥的離退休人員要建立特種病定期檢查記載檔，以確保各人員身體健康狀況資料完整詳細，為離退休職工活動的組織安排提供參考。

第三，專業(yè)技術檔案。專業(yè)技術檔案也是高職院校離退休人員檔案管理的一項重要內(nèi)容，在延安職業(yè)技術學院當中，所有的離退休人員當中有專業(yè)技術職務的占到了一半以上，足以說明加強專業(yè)技術檔案管理的必要性。離退休人員當中有許多經(jīng)驗豐富、專業(yè)能力強，并且取得了不小的成就，為了充分發(fā)揮這些老專家的專業(yè)特長為學校的未來發(fā)展貢獻更多的力量，學校有必要利用專業(yè)技術檔案做好人才資源的二次開發(fā)利用。檔案部門要注意加強對離退休人員在職期間參加過的科研活動、技術職稱報告、各類證書資料等進行搜集整理，并將其作為學校的寶貴財富進行歸檔，以便后人查閱利用。

2 加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的途徑

2.1 加強高職院校離退休人員檔案信息化管理

進行檔案管理信息化建設是加強高職院校離退休人員檔案管理和利用的一條重要途徑。進行檔案信息化管理主要可以從以下幾個方面來開展。

2.1.1 建立離退休人員檔案數(shù)據(jù)庫

隨著學校離退休人員數(shù)量不斷擴大，檔案管理工作也變得越發(fā)復雜，信息化管理已經(jīng)成為必然趨勢。進行檔案管理信息化建設是為了提高檔案管理工作的整體效率，也為實現(xiàn)檔案資源的共享提供便利，而實現(xiàn)這些目標的基礎都必須依靠數(shù)據(jù)庫的構建。學院要根據(jù)自身離退休人員的具體情況，利用現(xiàn)代科學技術引進符合實際的檔案數(shù)據(jù)庫，這會為學校、政府部門、社會組織等獲得離退休人員的全面信息掃清障礙，方便實現(xiàn)檔案信息的共享，進而推進離退休人員檔案社會化進程的發(fā)展。

2.1.2 明確離退休人員檔案管理信息化建設標準

在離退休人員檔案管理信息化建設過程中，要明確相關規(guī)范標準，依靠相關的政策指導檔案信息化建設，確保低成本、高效率地建成符合學校離退休人員檔案管理需要的信息管理系統(tǒng)。如果條件允許，學校還可以建立檔案管理信息化建設指導委員會，全權負責監(jiān)督、考察檔案管理信息化建設的執(zhí)行情況，確保各項標準、政策落實到位，切實建立起滿足發(fā)展需求的離退休人員檔案信息化管理系統(tǒng)。

2.1.3 提高檔案管理人員信息化工作技能

為了真正實現(xiàn)高職院校離退休人員檔案信息化管理，除了要建立必要的數(shù)據(jù)庫之外，還要配備專業(yè)工作人員。要求離退休人員檔案信息化管理工作人員除了要具備檔案管理相關的專業(yè)知識和技能之外，還要掌握計算機相關的操作技能，熟悉檔案信息系統(tǒng)的各項功能，具備信息化意識，能夠理解離退休人員檔案資源開發(fā)利用的積極意義，進而積極投身到檔案管理工作當中，使檔案資源的價值得到充分的開發(fā)。

2.2 提高高職院校離退休人員檔案管理規(guī)范化水平

2.2.1 規(guī)范離退休人員檔案管理與利用流程

加強高職院校離退休人員檔案管理與利用的一個必然要求就是要提高管理工作的規(guī)范化水平，明確各項管理流程和標準。與其他人員的檔案管理不同，高職院校在開展離退休人員檔案管理時還要建立專門的離退休初始檔案，除了要對其基本情況的人事檔案進行搜集整理和落實之外，還要由檔案人員對離退休人員進行家訪，了解其離退休前后的具體情況，包括退休歸屬單位、家庭住址、聯(lián)系方式等，并對相關信息逐一記錄歸檔，錄入數(shù)據(jù)庫。以便后期更好地為離退休人員提供服務。

2.2.2 健全相關的管理制度

為了提升高職院校離退休人員檔案管理的規(guī)范化水平，學校還要建立健全相應的管理制度。首先，學校的管理層要及時轉變觀念，意識到離退休人員檔案的重要性，明確離退休人員檔案管理流程和標準，并制定相應的管理制度。改變過去落后的檔案管理模式，充分發(fā)揮信息化環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，嚴格按照離退休人員檔案管理相關的制度政策開展工作，確保各項工作有章可循。其次，學校還要意識到離退休人員檔案的價值，明確檔案資源查詢、借閱、使用的具體流程，嚴格按照制度執(zhí)行，從而在確保離退休人員檔案完整、真實的前提下發(fā)揮檔案資源的價值。

2.3 強化離退休人員檔案的開發(fā)利用

由于歷史因素的影響，很多高職院校離退休職工往往看不到自身的價值，存在嚴重的消極情緒，認為自己離開了工作崗位就不會創(chuàng)造什么價值了，因而也就缺乏參與各種科學研究、學術討論等活動的積極性，再加上這些教職人員退休之后居住相對分散，難以集中起來開展活動，離退休人員的價值就難以被真正發(fā)揮出來，這就給高職院校離退休人員檔案管理工作提出了新的要求。

面對這種局面，高職院校要樹立必要的檔案意識，加強離退休人員檔案的管理，完善離退休人員的個人信息，并保持動態(tài)更新，以離退休人員的需求為根本提供必要的服務，體現(xiàn)出組織對他們的關懷，尤其是要加強對那些有特殊困難的人員的扶持幫助。同時，高職院校還可以通過對檔案資料的分析發(fā)現(xiàn)離退休教職工中尚可發(fā)揮余熱的人員，挖掘離退休人員中的能量，為學院的教育教學改革服務。比如，學校可以聘請身體狀況良好、專業(yè)經(jīng)驗豐富的離退休人員成立科研協(xié)會，指導在職教師、在校學生的科研工作；還可以邀請曾經(jīng)擔任管理者的離退休人員參與學校的黨團工作當中，為組織的建設發(fā)展出謀劃策，從而促進高職院校在新時期更快更好地發(fā)展。由此可見，通過對離退休人員檔案進行開發(fā)利用，不僅豐富了他們的晚年生活，還為他們發(fā)揮余熱提供了舞臺，對于學校和離退休人員來說實現(xiàn)了雙贏，值得提倡和推廣。

3 結語

綜上所述，高職院校離退休人員檔案管理涉及的內(nèi)容比較復雜，類別多樣，因此在管理過程中要強調規(guī)范化，還可以通過建立檔案信息化管理系統(tǒng)來提升離退休人員檔案管理水平，高職院校還要充分利用檔案資料來為離退休人員服務，并挖掘其價值，使離退休人員繼續(xù)為學校的發(fā)展服務。

參 考 文 獻

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