學(xué)分制下高校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范和優(yōu)化探討

王敬敏

摘 要： 隨著學(xué)分制在高校的廣泛實(shí)施，教學(xué)管理由班級(jí)管理為主轉(zhuǎn)向課程管理為主，傳統(tǒng)的班級(jí)觀念逐漸淡化，作為記載學(xué)生學(xué)業(yè)成長(zhǎng)過(guò)程的高校學(xué)籍檔案管理亟待規(guī)范和優(yōu)化。實(shí)行學(xué)籍檔案管理的信息化，注重個(gè)性管理和科學(xué)管理，是高校學(xué)籍檔案規(guī)范和優(yōu)化的重要途徑。

關(guān)鍵詞： 學(xué)分制 高校學(xué)籍檔案管理 規(guī)范 優(yōu)化

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生“大學(xué)生身份”的客觀記錄，學(xué)籍檔案管理則是高校教學(xué)管理工作的重要內(nèi)容和組成部分。規(guī)范和優(yōu)化高校學(xué)籍檔案管理，對(duì)加強(qiáng)高校教學(xué)管理工作、保證人才培養(yǎng)質(zhì)量有重大意義。

在當(dāng)前高校教學(xué)管理過(guò)程中，隨著以“自主設(shè)計(jì)、自我選擇”為主要特征的學(xué)分制的廣泛實(shí)施，高校教學(xué)管理的模式和內(nèi)容有了很大的變化，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理的模式和方法亟待規(guī)范和優(yōu)化。

一、高校學(xué)籍檔案管理的主要內(nèi)容

所謂學(xué)籍檔案，是學(xué)生從入學(xué)報(bào)到直至完成學(xué)業(yè)的整個(gè)過(guò)程中進(jìn)行管理和質(zhì)量考核所產(chǎn)生的多種載體的原始記錄[1]，是高校教學(xué)管理檔案的重要組成部分。具體包括招生檔案信息、學(xué)籍檔案信息（狹義）、學(xué)習(xí)過(guò)程檔案信息、考試檔案信息、畢業(yè)檔案信息等方面的內(nèi)容，涵蓋學(xué)生的專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特點(diǎn)、學(xué)業(yè)水平等基本信息。

（一）招生檔案信息，是學(xué)生由高中升入大學(xué)時(shí)產(chǎn)生的有關(guān)信息。包括當(dāng)年的招生文件、招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、專(zhuān)業(yè)；學(xué)生的高中檔案（紙質(zhì)檔案和電子檔案）等。

（二）學(xué)籍檔案信息（狹義），是指新生進(jìn)入大學(xué)后產(chǎn)生的有關(guān)大學(xué)身份的信息，包括：新生報(bào)到信息；專(zhuān)業(yè)、年級(jí)、班級(jí)及每個(gè)學(xué)生的身份信息（包括學(xué)生所屬專(zhuān)業(yè)、年級(jí)、班級(jí)、身份證號(hào)、性別、學(xué)號(hào)等）；學(xué)生登記表（即大學(xué)階段的學(xué)籍卡）；學(xué)籍注冊(cè)和變更材料（學(xué)校有關(guān)的學(xué)籍文件、學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、升本、留級(jí)）；學(xué)生的各種獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料等。

（三）學(xué)習(xí)過(guò)程檔案信息，是評(píng)價(jià)學(xué)生學(xué)習(xí)質(zhì)量的重要憑據(jù)。包括：專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃、課程安排、任課教師名單；學(xué)生選課記錄；學(xué)生所修課程的成績(jī)登記；學(xué)生的各種實(shí)踐材料：如實(shí)習(xí)報(bào)告及指導(dǎo)老師的評(píng)價(jià)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（畢業(yè)論文）；修讀雙學(xué)位或輔修其他專(zhuān)業(yè)的課程成績(jī)等。

（四）考試檔案信息，包括考試課程、考試方式、考試安排；考試成績(jī)的登記；考試試卷的存放以及補(bǔ)考、重修等記錄。

（五）畢業(yè)檔案信息，主要包括畢業(yè)資格審查、畢業(yè)證的登記和發(fā)放；輔修專(zhuān)業(yè)、修讀第二學(xué)位的資格審查及畢業(yè)證書(shū)登記等。

二、學(xué)分制對(duì)高校學(xué)籍檔案管理的影響

學(xué)分制是指以學(xué)分作為課程學(xué)習(xí)的計(jì)量單位，以選課為核心，在高校學(xué)習(xí)期間只要完成一定的學(xué)分就可以向?qū)W校申請(qǐng)畢業(yè)的一種教學(xué)管理制度[2]。在學(xué)分制下，學(xué)生可以根據(jù)自己的專(zhuān)業(yè)興趣、個(gè)性特長(zhǎng)、發(fā)展目標(biāo)在一定范圍內(nèi)選擇要學(xué)習(xí)的課程內(nèi)容，同一專(zhuān)業(yè)、同一班級(jí)的學(xué)生不再擁有統(tǒng)一的上課時(shí)間、教室與教師，傳統(tǒng)的班級(jí)課表、班級(jí)成績(jī)等概念逐步淡化，學(xué)生的課程、學(xué)制都有一定的彈性。

自1990年《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于深化教育改革全面推進(jìn)素質(zhì)教育的決定》要求高等學(xué)校創(chuàng)造條件實(shí)行彈性的學(xué)習(xí)制度，放寬招生和入學(xué)年齡限制，允許分階段完成學(xué)業(yè)[3]。以來(lái)，學(xué)分制在各高校得到廣泛實(shí)施。高校學(xué)籍檔案作為高校學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)的客觀記錄，雖然內(nèi)容的構(gòu)成沒(méi)有大的變動(dòng)，但是其管理理念和管理手段不可避免地受到學(xué)分制的影響和挑戰(zhàn)，高校學(xué)籍檔案管理亟待進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化。

（一）教學(xué)管理以課程管理為主，是學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的前提條件。

傳統(tǒng)的高校教學(xué)管理模式實(shí)行的是學(xué)年制為主導(dǎo)的教學(xué)管理模式，學(xué)生的培養(yǎng)規(guī)格、教學(xué)要求相對(duì)統(tǒng)一。即同一年級(jí)同一專(zhuān)業(yè)同一班級(jí)的學(xué)生學(xué)制完全相同，上課使用同樣的教室與課程表，學(xué)生管理也實(shí)行“院管系、系管年級(jí)、年級(jí)管班級(jí)”的管理模式。在相應(yīng)的學(xué)籍檔案中，諸如班級(jí)學(xué)生名單、學(xué)籍卡登記和存放、學(xué)籍的變更記錄、課程安排、考試成績(jī)管理、畢業(yè)資格審查等，都是以班級(jí)為單位進(jìn)行管理的。

實(shí)施學(xué)分制后，學(xué)生的學(xué)習(xí)時(shí)限不再有嚴(yán)格的限制，學(xué)生對(duì)課程的選擇也更有自主權(quán)。如《浙江大學(xué)學(xué)分制管理暫行規(guī)定》指出：1.學(xué)生可自主安排學(xué)習(xí)進(jìn)程，提前或延遲修讀有關(guān)課程；2.自主選擇課程層次；3.自主選擇聽(tīng)課方式[4]。因此，在學(xué)分制下傳統(tǒng)的班級(jí)概念逐步弱化，學(xué)生的管理轉(zhuǎn)向了“流動(dòng)管理”為主，這就導(dǎo)致傳統(tǒng)的以班級(jí)管理為單位的學(xué)籍檔案管理模式與學(xué)分制的變化不相匹配。因此，學(xué)籍檔案管理要改變傳統(tǒng)的班級(jí)管理為主的觀念，以課程管理為主，讓班級(jí)管理僅僅體現(xiàn)在學(xué)籍注冊(cè)中，即學(xué)生升入大學(xué)后學(xué)籍檔案信息中所分的專(zhuān)業(yè)、年級(jí)、班級(jí)。

（二）實(shí)行個(gè)性化管理，是學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的關(guān)鍵。

學(xué)分制作為一種新型的教學(xué)管理制度，以學(xué)生為主體，尊重學(xué)生的個(gè)性差異是其重要特征。

在學(xué)分制下，學(xué)生可以自主選擇課程、自主選擇教師、自主選擇上課時(shí)間、自主選擇學(xué)習(xí)進(jìn)程，學(xué)習(xí)的靈活性和彈性大大增強(qiáng)。例如選課，每學(xué)期學(xué)生都要按照自己的學(xué)習(xí)計(jì)劃進(jìn)行選課，同一年級(jí)、同一專(zhuān)業(yè)、同一班級(jí)的不同學(xué)生選課內(nèi)容大相徑庭。顯然，傳統(tǒng)的班級(jí)課程表不再存在，取而代之的是每個(gè)學(xué)生都要有自己的課程表。

同樣，由于選課的不同，每個(gè)學(xué)生考試的課程、考試的時(shí)間及考試成績(jī)都有很大的區(qū)別，傳統(tǒng)的以學(xué)期為區(qū)間，以班級(jí)、專(zhuān)業(yè)為單位的考試成績(jī)登記有了很大的難度。

學(xué)分制下彈性學(xué)制的實(shí)行，使同一年級(jí)的學(xué)生畢業(yè)的時(shí)間也會(huì)有所不同。如《北京師范大學(xué)本科生學(xué)籍管理規(guī)定》規(guī)定：學(xué)生提前完成主修專(zhuān)業(yè)教育教學(xué)計(jì)劃規(guī)定的課程和各種教育環(huán)節(jié)可以申請(qǐng)?zhí)崆爱厴I(yè)。另外，由于允許修讀第二學(xué)位和輔修專(zhuān)業(yè)，每個(gè)學(xué)生的情況千差萬(wàn)別。

學(xué)分制下這種“因人而異、因材施教”的教學(xué)管理模式要求在學(xué)籍檔案管理上突出學(xué)生的主體地位，實(shí)行個(gè)性化管理。

（三）實(shí)施科學(xué)管理，是學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。

學(xué)籍檔案作為專(zhuān)門(mén)檔案，既反映了學(xué)生的學(xué)習(xí)過(guò)程，又反映了教學(xué)過(guò)程，因此與教學(xué)檔案具有一定的交叉性。同時(shí)，由于檔案的服務(wù)性功能，學(xué)籍檔案要隨時(shí)滿(mǎn)足學(xué)生本人對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的查詢(xún)。

傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理主要以檔案的實(shí)體管理為主，教學(xué)管理人員要花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)有關(guān)的原始記錄進(jìn)行收集、整理、保管、移交等，任務(wù)繁重。同時(shí)，學(xué)生的具體原始記錄來(lái)自各個(gè)二級(jí)學(xué)院，學(xué)籍管理檔案的管理規(guī)范上標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，學(xué)籍檔案材料的收集、整理和立卷等質(zhì)量不高。這些因素都要求學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化。

在學(xué)分制下，學(xué)生自主選課，課程設(shè)置、課表安排、考試、重修、學(xué)籍管理等各個(gè)環(huán)節(jié)都打破傳統(tǒng)的班級(jí)管理的模式，出現(xiàn)許多變數(shù)，教學(xué)管理的難度和復(fù)雜程度都大大提高，學(xué)籍檔案管理的環(huán)境也發(fā)生變化。

因此，變革高校學(xué)籍檔案管理的方法和手段，實(shí)行科學(xué)的檔案管理的方法，是學(xué)分制下學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要手段。

三、高校學(xué)籍檔案管理規(guī)范和優(yōu)化的重要途徑

在學(xué)分制下，要有效解決學(xué)籍檔案管理中存在的不確定因素，達(dá)到高質(zhì)高效的管理目的，就要采用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)行檔案信息化管理，即通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。筆者認(rèn)為，采用綜合信息管理系統(tǒng)（或稱(chēng)為管理系統(tǒng)等），實(shí)行文檔一體化管理是規(guī)范和優(yōu)化高校學(xué)籍檔案的重要途徑。

綜合信息管理系統(tǒng)是先進(jìn)的教育管理理念和現(xiàn)代技術(shù)手段結(jié)合的產(chǎn)物，它面向多個(gè)部門(mén)（教學(xué)管理部門(mén)、招生就業(yè)部門(mén)、學(xué)生管理部門(mén)）和多種用戶(hù)（管理人員、教師和學(xué)生），通過(guò)設(shè)置“學(xué)生操作平臺(tái)”、“教師操作平臺(tái)”、“管理人員操作平臺(tái)”，使整個(gè)管理過(guò)程實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化、即時(shí)化，徹底顛覆傳統(tǒng)的手工操作的學(xué)籍檔案管理模式，使信息查詢(xún)和維護(hù)變得方便和快捷，能達(dá)到高質(zhì)有效的檔案管理目的。

（一）管理人員平臺(tái)。

管理人員操作平臺(tái)面向教學(xué)管理部門(mén)、招生就業(yè)部門(mén)、學(xué)生管理部門(mén)，主要由教學(xué)管理部門(mén)負(fù)責(zé)，通過(guò)科學(xué)課程設(shè)置、優(yōu)化教學(xué)計(jì)劃，完善學(xué)籍管理制度，為學(xué)分制的推行提供有利條件。具體包括以下功能：

管理人員平臺(tái)功能結(jié)構(gòu)圖

1.學(xué)籍管理（狹義），主要包括學(xué)生的基本信息、學(xué)籍注冊(cè)、變更等內(nèi)容，具體分為幾個(gè)部分：建立學(xué)籍檔案、維護(hù)學(xué)籍檔案、學(xué)期注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)。

建立學(xué)籍檔案包括錄入招生時(shí)間、錄入學(xué)生基本信息、設(shè)置新生年級(jí)、班級(jí)、新生報(bào)到情況、生成新生學(xué)號(hào)等。

維護(hù)學(xué)籍檔案包括增改個(gè)人信息、登記學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分、撤銷(xiāo)處分等信息。

學(xué)期注冊(cè)包括學(xué)期報(bào)到、學(xué)期注冊(cè)。

學(xué)籍異動(dòng)包括學(xué)籍異動(dòng)規(guī)定、學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)、異動(dòng)審核、異動(dòng)處理等。

學(xué)生學(xué)籍檔案有兩個(gè)作用：生成檔案，可打印學(xué)籍卡、畢業(yè)生檔案、在校學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生證、考試證等；統(tǒng)計(jì)分析各種數(shù)據(jù)等。

2.教學(xué)安排與選課。教學(xué)安排主要是教學(xué)管理人員設(shè)置學(xué)期開(kāi)課計(jì)劃，安排任課教師、上課教室、上課時(shí)間，然后由學(xué)生根據(jù)人才培養(yǎng)方案，自主選擇學(xué)習(xí)的課程。具體包括以下內(nèi)容：

教學(xué)安排板塊的結(jié)構(gòu)圖

學(xué)生通過(guò)該板塊，根據(jù)自己的學(xué)習(xí)計(jì)劃選擇課程，生成自己的個(gè)人課程表。這一板塊充分反映了學(xué)分制下教學(xué)管理的特色——差異性和自主性。

3.學(xué)生成績(jī)。由教務(wù)處設(shè)置參數(shù)和成績(jī)錄入時(shí)間、要求等，按課程由任課教師設(shè)置課程成績(jī)構(gòu)成，錄入學(xué)生成績(jī)，生成學(xué)生的成績(jī)表。

4.畢業(yè)處理。設(shè)置畢業(yè)規(guī)定，對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行審核，生成畢業(yè)生名冊(cè)、獲得學(xué)位學(xué)生名冊(cè)、獲得雙學(xué)位學(xué)生名冊(cè)。

（二）教師操作平臺(tái)。

教師是課程教學(xué)的主要責(zé)任人，其水平的高低直接影響到教學(xué)質(zhì)量的高低。利用該平臺(tái)，教師可以隨時(shí)了解學(xué)校的教學(xué)、科研動(dòng)態(tài)，看到學(xué)生的教學(xué)評(píng)價(jià)和建議。同時(shí)，及時(shí)在講授課程考試結(jié)束后錄入考試成績(jī)，供學(xué)生查詢(xún)。

（三）學(xué)生操作平臺(tái)。

學(xué)生操作平臺(tái)主要體現(xiàn)學(xué)生自我設(shè)計(jì)、自我選擇的原則，目的在于給予學(xué)生更多自主學(xué)習(xí)的權(quán)利，為學(xué)生的能力發(fā)展提供個(gè)性化發(fā)展的空間。

該平臺(tái)的作用如下。

1.選擇功能。學(xué)生可運(yùn)用該平臺(tái)自主選擇課程，包括修讀課程的選擇、課程考試時(shí)間的選擇、課程的重修免修，申請(qǐng)各種獎(jiǎng)勵(lì)等。

2.查詢(xún)功能。利用該平臺(tái)，學(xué)生可以隨時(shí)查詢(xún)自己的基本信息、學(xué)業(yè)目標(biāo)、應(yīng)修課程與學(xué)分、課程安排、考試成績(jī)、獎(jiǎng)懲信息等。

3.參與溝通功能。利用該平臺(tái)學(xué)生可以隨時(shí)提出反饋意見(jiàn)，并對(duì)教學(xué)進(jìn)行評(píng)價(jià)

綜合信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了信息的動(dòng)態(tài)化管理，達(dá)到了以下效果：1.解決了學(xué)分制下學(xué)生自主選課帶來(lái)的課程設(shè)置、課表、考試、重修等個(gè)性化的難題；2.實(shí)現(xiàn)了學(xué)籍檔案管理由“相對(duì)封閉”向“開(kāi)放與共享”的轉(zhuǎn)變；3.提高了學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。

因?yàn)閷W(xué)籍檔案管理的特殊性和重要性，在檔案信息化管理的同時(shí)，還要注重關(guān)鍵材料的實(shí)體保管，如學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)業(yè)成績(jī)、各種實(shí)踐設(shè)計(jì)、畢業(yè)生證書(shū)和學(xué)位證書(shū)的記錄等，在保存電子檔案的同時(shí)，還需要紙質(zhì)檔案并存，保證重點(diǎn)材料的客觀性與真實(shí)性。盡管這種“雙套歸檔”的方式引起各種爭(zhēng)議，但是鑒于學(xué)籍檔案管理的特殊性和重要性，筆者認(rèn)為它還是一種行之有效的方法。

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本文系泰山學(xué)院教改項(xiàng)目《學(xué)分制下高校學(xué)籍檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策研究（項(xiàng)目編號(hào)：201429）》系列成果之一。