高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問題及解決方式論述

張艷麗

【摘要】在眾多的教學(xué)檔案中，學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)、實(shí)踐等活動中直接產(chǎn)生的，對于學(xué)校及學(xué)生來說，具有證明、使用價(jià)值的使用，因此在教學(xué)檔案中所占的地位非常重要。但是，學(xué)籍檔案的構(gòu)建是一個(gè)復(fù)雜且漫長的過程，并且在現(xiàn)有的學(xué)籍檔案中還存在很多問題，如內(nèi)容拾起、管理方式落后等，本文先對高校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，同時(shí)探究了現(xiàn)存學(xué)籍檔案所存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的解決方式，旨在提升高校的學(xué)籍檔案管理。

【關(guān)鍵詞】學(xué)籍，高校，檔案，管理

高校學(xué)籍管理工作直接對學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量、社會名譽(yù)等有所影響。因此，為了可以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，完善人才培養(yǎng)制度，高校一定要加強(qiáng)對學(xué)生的學(xué)籍檔案管理。但在目前，高校學(xué)籍檔案在管理、利用等都存在一些急需要改善的地方。

一、高校學(xué)籍檔案特點(diǎn)

1.信息量龐大。伴隨我們國家教育教學(xué)的不斷優(yōu)化、改革，以經(jīng)多種教育形成的推廣。各大高校在擴(kuò)招的同時(shí)也在擴(kuò)大自己學(xué)校的專業(yè)內(nèi)容、種類、科目，而且越來越復(fù)雜。這些情況也決定了學(xué)籍檔案向著龐大、多元的形勢發(fā)展。一般來說，學(xué)生的學(xué)籍檔案包括了靜態(tài)及動態(tài)信息。靜態(tài)信息：學(xué)生基本信息（名字、出生日、住址、聯(lián)系電話、家屬聯(lián)系電話、學(xué)號、錄取成績及錄取號、專業(yè)等等）；動態(tài)信息：所學(xué)的科目信息、考試成績（包括正考以及補(bǔ)考的內(nèi)容）、平時(shí)作業(yè)、論文、畢業(yè)資格審核等等。

2.準(zhǔn)確、真實(shí)性。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)開始一直到畢業(yè)的各種信息。這種記錄一定是可以真實(shí)反映學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活階段的各項(xiàng)真實(shí)的內(nèi)容。如在學(xué)校的基本情況、學(xué)業(yè)完成度、學(xué)生在校得獎(jiǎng)或受罰的記錄等等。這些資料是在有關(guān)學(xué)籍管理規(guī)定中所形成的，根據(jù)有關(guān)要求整理而得，因此所有的檔案都必須是真實(shí)且準(zhǔn)確的。

3.周期采編及動態(tài)擴(kuò)充特點(diǎn)。在學(xué)校，每個(gè)學(xué)年的開始、結(jié)束等，都是學(xué)生綜合素質(zhì)變化的真實(shí)記錄的一個(gè)重要階段，同時(shí)也是學(xué)籍管理方面文件材料形成最多的一個(gè)階段，這樣就決定了學(xué)籍檔案其文件材料的形成是具有周期性的。同時(shí)，一整套賽事的學(xué)籍檔案是基于對學(xué)生基本素質(zhì)發(fā)展的記錄、收集、整理，通常是以階段為單位進(jìn)行開展的，有的內(nèi)容每學(xué)期一記，有的則是一學(xué)年一記，如遇特殊情況，還要隨時(shí)記錄。

二、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問題

1.要求不統(tǒng)一，制度不明確。無論是何種工作都要有制度方面的制約，有的高校只是簡單給檔案館擬定了一些管理規(guī)定，而對管理人員未提出明確需求，而這樣不單讓工作人員無法意識到學(xué)籍檔案管理的重要性，同時(shí)對學(xué)籍檔案管理工作不盡職。有的高校本科生學(xué)籍檔案一般都存放在學(xué)生工作辦公室、團(tuán)支等等，因?yàn)閺氖掠嘘P(guān)管理工作人員具有比較大的流動性，且缺少檔案管理的專業(yè)知識，未能統(tǒng)一管理，制度不完善，存在責(zé)任不明確、安全性弱、保密性不強(qiáng)等情況。再加上學(xué)籍檔案數(shù)量比較多、存放的空間有限，無法做到好的管理。很多都是學(xué)生干部來對檔案內(nèi)容進(jìn)行更新、管理等，檔案管理無法做到安全、保密、完整。

2.檔案管理過于復(fù)雜。檔案管理復(fù)雜是因?yàn)楫?dāng)前高校本身的教育方式所決定的。很多高校不單單有學(xué)歷教育，同時(shí)也存在著非學(xué)歷教育。例如全日制教育、成人教育、遠(yuǎn)程教育、單科教育、大專教育等等。不同的教育系統(tǒng)都有自己的檔案管理，而且管理方式也不統(tǒng)一，這樣就在某種程度上決定了檔案管理的復(fù)雜性，也正因?yàn)檫@種復(fù)雜性，在管理方面不具有條理性，讓管理的難度加大，也是當(dāng)前極需要改善的一個(gè)問題。

3.信息化落后，管理手段陳舊。高校學(xué)籍管理仍以分部門而治的多個(gè)系統(tǒng)管理的方式，未有統(tǒng)一信息管理的平臺，每一個(gè)部門均有自己的一整套信息的系統(tǒng)，增加了工作量不說，也讓信息無法達(dá)到共享的狀態(tài)，重要?jiǎng)趧佣?、?zhǔn)確性過低等等都是管理手段陳舊的表現(xiàn)。雖然當(dāng)前教育部已向各大高校推動了無紙化的辦公、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等現(xiàn)代化手段，但是真正把電腦、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等現(xiàn)代化手段，但真正把電腦以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用在檔案管理中的仍是少數(shù)，多數(shù)的高校還是采用手工錄入、查詢的方式，再加上檢索工具落后，在查找學(xué)籍檔案時(shí)存在很多問題。

三、解決高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問題的解決方法

1.構(gòu)建服務(wù)觀，規(guī)范管理。在不斷加劇競爭的今天，無論對對哪一個(gè)領(lǐng)域而言，都是人才間的意識，而在這一種人才競爭中，高校學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著極為重要的價(jià)值、作用，直接關(guān)系著學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)。因此，高校的領(lǐng)導(dǎo)、各部門、教師、學(xué)生等都要重視學(xué)籍的檔案管理，要自覺更新、完善檔案。由于學(xué)籍檔案管理所涉及的內(nèi)容極多，在收集整理時(shí)具有一定難度，因此構(gòu)建起規(guī)范的管理制度是做好學(xué)籍管理工作的前提，同時(shí)對這些制度不斷加以修訂。擬定一整套完整的收集、保管、和、安全保護(hù)等系列的規(guī)章制度。同時(shí)，伴隨高校本身發(fā)展的需求和學(xué)籍管理服務(wù)對象的不斷變化，學(xué)籍管理工作需要在新管理方式下，以學(xué)校的中心工作開展，如招生、就業(yè)、專業(yè)設(shè)置等等，構(gòu)建起以服務(wù)為主觀念，進(jìn)一步加大服務(wù)功能。

2.開展靈活多元的管理方式。學(xué)籍管理方式一定是針對不同專業(yè)學(xué)生開展的，具有可靠且靈活的管理方式，開展分專業(yè)、分層次多元管理。當(dāng)前，很多高校均是執(zhí)行學(xué)分制，學(xué)生可根據(jù)自己本身情況來選擇學(xué)習(xí)的方式，在這一期間內(nèi)，學(xué)生可在本系跨年級選課，或是在全校范圍內(nèi)跨專業(yè)選題，這樣為學(xué)籍管理帶來挑戰(zhàn)，要讓這部分的學(xué)籍管理得到最大限度拓展，需要跟蹤并了解他們選課以及成績的考核情況，要因人而宜分別登記、注冊。

3.以信息技術(shù)為手段，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化學(xué)籍管理。伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也一步一步實(shí)現(xiàn)了信息化。之前以保密及單純?yōu)橹鞴芾矸绞揭矡o法實(shí)現(xiàn)當(dāng)前社會需求。高校學(xué)籍檔管理一定要與時(shí)代同步，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求方法，把計(jì)算機(jī)技術(shù)加入學(xué)籍檔案管理工作中。高?？蓸?gòu)建起先進(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)、將選課、學(xué)籍等管理集中，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建管理平臺，實(shí)現(xiàn)資料共享。

四、結(jié)語?？傊?，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案信息資源一種非常重要的形式，同時(shí)更是學(xué)校的財(cái)富。高校只有加強(qiáng)的學(xué)籍檔案管理并重視其開發(fā)、利用，才可更好為教學(xué)及高校發(fā)展服務(wù)。雖然就目前而言，高校學(xué)籍檔案管理仍存在一些問題。但我們只要找到這些問題的核心所在，就一定可以提升高校學(xué)籍管理的效率。

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