會計(jì)電算化應(yīng)注意問題分析

張玲

【摘要】隨著電子信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的會計(jì)核算難以做到信息資源的及時共享，會計(jì)電算化已經(jīng)逐步融入現(xiàn)今企業(yè)的信息管理系統(tǒng)之中并且對它提出了更高的要求。建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求的新型財(cái)務(wù)體系變得越來越刻不容緩。本文就會計(jì)電算化問題談?wù)剮c(diǎn)體會。

【關(guān)鍵詞】會計(jì)，電算化，問題分析

一、做好會計(jì)管理基礎(chǔ)工作

管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。

二、科目設(shè)置中應(yīng)注意的問題

建賬時要將收集到的會計(jì)科目加入軟件系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會計(jì)科目體系。一般在建立賬套的同時，電算化軟件會根據(jù)你所選擇的單位性質(zhì)，按照會計(jì)規(guī)則默認(rèn)安裝一套會計(jì)科目。這些會計(jì)科目大都是總賬科目，一般會滿足單位的需要，不用再自行手工建立，但是各單位的會計(jì)核算的區(qū)別較大，明細(xì)科目還需要自己根據(jù)本單位會計(jì)核算的需要分別建立。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了像手工賬務(wù)一樣要使用會計(jì)科目外，還要為每一個會計(jì)科目加入一個編碼，另外還需要注意科目的性質(zhì)、余額的方向，需要輔助核算的科目還要進(jìn)行輔助核算方面的設(shè)置。在設(shè)定會計(jì)科目時需要重點(diǎn)注意以下問題：

（一）科目的設(shè)置要規(guī)范。財(cái)政部已制定的各行業(yè)會計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時必須符合財(cái)政部門制定的會計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會計(jì)制度有規(guī)定的以外，應(yīng)該按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。

（二）科目的設(shè)置要簡潔。在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度，應(yīng)當(dāng)避免那些冗長而又無用的科目影響日常工作的效率。

（三）科目設(shè)置中應(yīng)該考慮到業(yè)務(wù)的發(fā)展和會計(jì)核算的進(jìn)步，注意科目的擴(kuò)展性。會計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個數(shù)來確定的，例如，假設(shè)“應(yīng)收賬款”通常以客戶或單位為來設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他二級科目也要使用三位或更長的科目編碼先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級明細(xì)。如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細(xì)科目個數(shù)不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響。為了解決這一矛盾，像這樣的科目在設(shè)置中便需要一些技巧，一般的會計(jì)軟件會提供一定的輔助核算的功能，可以將這類科目的輔助核算的性質(zhì)設(shè)置為“往來核算”，將往來單位作為輔助核算的明細(xì)項(xiàng)進(jìn)行核算，這樣既減少了明細(xì)科目的設(shè)置，又增加了往來核算的明晰性與靈活性。

三、初始數(shù)據(jù)的錄入工作中應(yīng)注意的問題

完成科目設(shè)置的工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄入也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。

如果賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。

但是僅僅是錄入各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個問題可以采用兩種方法：一種方法是如果單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)量較少，可以采取手工錄入追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財(cái)務(wù)軟件的單位，與軟件公司的人員協(xié)商，使用特定的軟件，將過去使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導(dǎo)入到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，丟失某些數(shù)據(jù)。總之，在會計(jì)年度中間實(shí)施會計(jì)電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的問題較多，應(yīng)盡量在會計(jì)年度的開始或者是結(jié)尾，來更換財(cái)務(wù)軟件。

初始余額發(fā)生額數(shù)據(jù)錄入完成以后，軟件會自動地核對總賬與明細(xì)賬之間、借貸雙方之間、總賬與輔助核算之間的平衡關(guān)系，但是對這個步驟不要掉以輕心，急于進(jìn)行日常的工作，應(yīng)該將錄入的數(shù)據(jù)與手工賬之間進(jìn)行仔細(xì)核對，確認(rèn)二者之間無誤后再進(jìn)行日常的操作。原因是大多數(shù)軟件在錄入憑證后，初始的余額便無法改動，當(dāng)使用一段時間后再發(fā)現(xiàn)初始的數(shù)據(jù)有錯誤，便沒有辦法改動，只能用調(diào)整憑證進(jìn)行調(diào)整，或者是作廢掉該賬套重新再建立一賬套，重新初始化。

四、報(bào)表初始化的過程中應(yīng)注意的問題

會計(jì)報(bào)表是會計(jì)工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計(jì)軟件中通常都預(yù)置了通用的會計(jì)報(bào)表，但除通用會計(jì)報(bào)表外，單位一定還需要其他報(bào)表，這些報(bào)表是無法預(yù)置的，需要重新設(shè)定。報(bào)表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項(xiàng)目，另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設(shè)置取數(shù)公式，從賬薄、其他報(bào)表中取來，隨賬薄中的數(shù)據(jù)變化而變化。但是取數(shù)公式的格式在不同的會計(jì)軟件產(chǎn)品中各不相同，必須參考會計(jì)軟件所屬的用戶操作手冊。在定義報(bào)表的過程中，需要用到很多函數(shù)，財(cái)務(wù)人員一般不容易掌握。因此在初始化的過程中，這一項(xiàng)工作一般由軟件公司的項(xiàng)目實(shí)施人員與單位的財(cái)務(wù)人員來共同完成。定義完報(bào)表以后還應(yīng)該注意報(bào)表的校驗(yàn)公式的定義，校驗(yàn)報(bào)表內(nèi)部、報(bào)表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)一些低級的錯誤。

與一般的報(bào)表相比較，現(xiàn)金流量表的制作相對困難了一些。對于現(xiàn)金流量表的具體制作，不同的軟件提供了不同的方法，各種方法之間的差別也比較大，我們在這里簡單地總結(jié)一下，大致可以分為兩種方式：第一種是在制作憑證的同時將涉及現(xiàn)金流的分錄，歸納到不同的現(xiàn)金流項(xiàng)目中去；另一種方法是事后調(diào)整，制作憑證的時候不進(jìn)行歸類，等到會計(jì)期末，再由專門的制表人統(tǒng)一進(jìn)行調(diào)整制作。這兩種方式各有利弊，第一種方式直截了當(dāng)，做完憑證后隨時可以得到現(xiàn)金流量表，但是對于憑證的制作人員的要求較高，憑證制作人員應(yīng)熟悉現(xiàn)金流量表的制作。第二種方式對于憑證制作人員的要求較低，但是將工作量積攢到會計(jì)期末，制表人員的工作量較大，修改相應(yīng)憑證后，制表人還得重新進(jìn)行調(diào)整。單位可以根據(jù)自己的實(shí)際情況來選擇適合的方式。

五、加強(qiáng)會計(jì)信息系統(tǒng)的安全與保密

財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。對于重要的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾。制定計(jì)算機(jī)機(jī)房管理規(guī)定，制定機(jī)房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應(yīng)急對策等。

必要的內(nèi)部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計(jì)信息的不安全性，因此建立內(nèi)部控制制度是必要的。第一，實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計(jì)信息崗位責(zé)任。第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三，建立會計(jì)信息資料的備份制度，對重要的會計(jì)信息資料要實(shí)行多級備份。

總之，會計(jì)電算化的工作是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的，涉及方面較廣泛的，內(nèi)容較復(fù)雜的工作。只有在會計(jì)電算化的初始工作中注意上面所提到的問題，高質(zhì)量地完成工作，才能避免在今后的工作中走不必要的彎路。