試論檔案工作中的人性化管理途徑

徐利軍

【摘要】人性化檔案管理是檔案工作中創(chuàng)新的管理形式，也是適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必要，對(duì)于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理有著重要的意義。在人性化檔案管理中要重視人的價(jià)值，培養(yǎng)人員的職業(yè)素養(yǎng)，以人為本，重視感情的培養(yǎng)。在對(duì)外的服務(wù)工作中，還要注重使用者的需求，預(yù)見(jiàn)未來(lái)的管理方向，以便更好的適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。文章通過(guò)對(duì)檔案管理的方式、制度、人員和工作環(huán)境等進(jìn)行細(xì)致的分析，總結(jié)了具體的管理途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；人性化管理；以人為本

在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理的中心主要就是資料管理，主要工作內(nèi)容就是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和保管。而在當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展中，傳統(tǒng)額管理形式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的需求，在資料的調(diào)用過(guò)程中要求更多的就是人性化的需求，將人作為工作的重點(diǎn)，根據(jù)使用者的真正需要進(jìn)行管理服務(wù)。在檔案的內(nèi)部工作中，更要實(shí)行人性化的管理模式，以人為本，提高個(gè)人的素質(zhì)，促進(jìn)各部門(mén)之間的緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)人性化管理給檔案工作帶來(lái)的科學(xué)性?xún)r(jià)值。

一、檔案工作中的人性化管理

人本管理作為正確認(rèn)識(shí)和處理人與其他生產(chǎn)要素的辯證關(guān)系，重視人的智慧、創(chuàng)造力及其主導(dǎo)、能動(dòng)和決定性作用，將人作為“活力源”而形成的關(guān)于人的科學(xué)理念。人性化的管理則是將組織中的每一個(gè)個(gè)體作為關(guān)注中心，把調(diào)節(jié)、控制和管理人的行為看作是管理好整個(gè)組織系統(tǒng)的關(guān)鍵，把調(diào)動(dòng)人的積極性和創(chuàng)造性看作是搞好整個(gè)管理工作的根本。

1、管理方式的變更

在以往的工作中，人只被視作為勞動(dòng)力，較多的企業(yè)單位認(rèn)為，只要?jiǎng)趧?dòng)力增多就能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)和管理的快速發(fā)展，在這種傳統(tǒng)的工作中，雖然重視人的存在，但是卻忽視了人自身的潛在價(jià)值，沒(méi)有充分利用個(gè)人的力量，造成了人力資源的浪費(fèi)。在現(xiàn)代化管理中，人的主觀(guān)能動(dòng)性逐漸的被重視，以人文本的管理辦法，不僅能夠激發(fā)人們的工作熱情，還能發(fā)掘出人們的潛在價(jià)值。在檔案管理中，人性觀(guān)管理注重員工之間的感情培養(yǎng)，重視個(gè)人價(jià)值和組織和諧共存的關(guān)系，在日常的工作中要對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高人員的管理水平，在檔案管理的各部門(mén)中，注重工作氣氛的營(yíng)造，重視情感的呵護(hù)與培養(yǎng)，激發(fā)出員工們的工作熱情，在輕松的工作環(huán)境中不斷的創(chuàng)新，不斷的奉獻(xiàn)。

2、管理制度的柔化

柔性管理的最大特點(diǎn)，在于它主要不是依靠權(quán)利影響力，而是依賴(lài)于員工的心理過(guò)程，依賴(lài)于從每個(gè)員工內(nèi)心深處激發(fā)的主動(dòng)性、內(nèi)在潛力和創(chuàng)造精神，因此具有明顯的內(nèi)在驅(qū)動(dòng)性。檔案管理層級(jí)在人員、組織方面存在著有利條件，比如服務(wù)的專(zhuān)業(yè)性、針對(duì)性強(qiáng)，應(yīng)用上更顯直接；工作開(kāi)展靈活性高，往往一人身兼多職，責(zé)任劃分清晰，不易相互扯皮推諉；人員結(jié)構(gòu)層次少，便于提高管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；傳遞信息及時(shí)有效。結(jié)合這些特點(diǎn)，更應(yīng)該發(fā)揮靈活高效的優(yōu)勢(shì)，引入柔性管理手段，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。

3、管理人員素養(yǎng)提升

檔案管理建立在一系列的制度、流程和信息技術(shù)上，但最終還需要既有良好職業(yè)道德，又擁有專(zhuān)業(yè)檔案管理及其他相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，并掌握計(jì)算機(jī)技能的工作人員來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案員的素質(zhì)應(yīng)當(dāng)不斷地通過(guò)崗前培訓(xùn)、日常業(yè)務(wù)培訓(xùn)、雙向交流、派出學(xué)習(xí)等方式提高。檔案員所具有的服務(wù)意識(shí)、服務(wù)能力、服務(wù)禮儀等對(duì)使用者的心理有很大的影響。如果在服務(wù)過(guò)程中不僅有“百問(wèn)不厭”的服務(wù)精神，而且具備“百問(wèn)不倒”的服務(wù)素質(zhì)，態(tài)度和藹、誠(chéng)懇，服務(wù)積極、認(rèn)真，說(shuō)話(huà)和氣、禮貌，這種和諧的人際氛圍很自然地會(huì)被對(duì)方所接受、所感染，服務(wù)的價(jià)值也將得到提升。另外，身體動(dòng)作，面部表情，穿著打扮，空間利用等在內(nèi)的非語(yǔ)言因素也將在很大程度上反映職員的職業(yè)素養(yǎng)。在建立培訓(xùn)交流機(jī)制的同時(shí)，完善監(jiān)督、考核機(jī)制也是各級(jí)檔案員素質(zhì)提升的有力保障，通過(guò)對(duì)工作的完成情況、績(jī)效結(jié)果、群眾評(píng)議的考核考查，可以查缺補(bǔ)漏，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)，同時(shí)也是增強(qiáng)檔案員的責(zé)任意識(shí)，激發(fā)其內(nèi)在動(dòng)力，主動(dòng)地提升自身素養(yǎng)、提高工作效率的有效途徑。

二、檔案工作中的人性化服務(wù)

1、服務(wù)理念變革

檔案管理工作的人性化不僅僅體現(xiàn)在內(nèi)部的管理工作中，對(duì)外的服務(wù)也應(yīng)進(jìn)行人性化的建設(shè)。改變傳統(tǒng)的管理理念，將使用者的地位不斷的提高，重視使用者的使用需求，并按照需求的不斷變化，改善內(nèi)部的管理機(jī)制，從而使檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)。以服務(wù)為重點(diǎn)的檔案管理，不僅要關(guān)注當(dāng)前的需求，還要預(yù)見(jiàn)未來(lái)的工作方向與工作重點(diǎn)，這就要提高工作人員的專(zhuān)業(yè)性，根據(jù)目前的工作內(nèi)容和工作形式總結(jié)檔案管理工作要點(diǎn)，通過(guò)細(xì)節(jié)推斷出檔案管理的日后發(fā)展動(dòng)態(tài)，及時(shí)的整改管理機(jī)制，以便能夠適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形式。

2、歸檔方法改進(jìn)

人事檔案是個(gè)人基本信息、學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、德、能、勤、績(jī)、獎(jiǎng)懲狀況的綜合記錄，是歷史、全面地記載個(gè)人綜合信息的載體，是各級(jí)組織考察、了解和正確選拔、使用人才的重要信息和依據(jù)，它在人才的選拔、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大的作用。歸檔材料一直以來(lái)是由組織人事部門(mén)收集和管理的。這種“背靠背”方式形成的個(gè)人檔案，難免發(fā)生錯(cuò)誤。因此，歸檔內(nèi)容的透明化也成為檔案人性化服務(wù)的一個(gè)改進(jìn)方面。收集個(gè)人信息要公開(kāi)，收集的方式方法程度要讓當(dāng)事人知道，人事檔案的建立者和管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷?dāng)事人其人事檔案的建檔的程序和內(nèi)容，當(dāng)事人知悉有關(guān)個(gè)人檔案的建立、處理、保存和利用的情況，當(dāng)事人如有需求，可以查詢(xún)本人檔案目錄。這樣做利于消除個(gè)人對(duì)人事檔案的神秘感，更好地發(fā)揮人事檔案的作用。

3、工作環(huán)境優(yōu)化

人性化的環(huán)境，能超越其物化外表，而成為精神的、人為的審美世界，成為一種可以對(duì)使用者施以教化的富有審美意義的文化環(huán)境。物理環(huán)境方面，布局合理、環(huán)境優(yōu)美、標(biāo)識(shí)醒目、具有個(gè)性的閱檔室服務(wù)環(huán)境，足以使使用者感受尊重知識(shí)、尊重人才的人文關(guān)懷，營(yíng)造人性化服務(wù)環(huán)境，必須從觀(guān)念和設(shè)計(jì)入手，將情感化、以人為本的理念貫穿其中。閱檔室墻壁上應(yīng)標(biāo)明歸檔制度、借閱制度、保密制度等事項(xiàng)，室內(nèi)溫度、濕度、光線(xiàn)、色彩力求令人舒適愉悅，除庫(kù)房外，可有盆景、花草的點(diǎn)綴，高雅字畫(huà)裝飾，人文關(guān)懷的功能布局，會(huì)使利用者減輕工作的緊張感。人文環(huán)境方面，工作人員應(yīng)該提高服務(wù)意識(shí)、端正服務(wù)態(tài)度、提升服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)文明用語(yǔ)和恰到好處的體態(tài)語(yǔ)言使讀者產(chǎn)生賓至如歸的感覺(jué)，努力營(yíng)造一個(gè)和諧的環(huán)境，使使用者能夠全方位地感受到環(huán)境與人的親和力，真正為其營(yíng)造一種無(wú)微不至的人文關(guān)懷環(huán)境。

三、結(jié)語(yǔ)

人性化管理是以人為本的科學(xué)管理，是科學(xué)發(fā)展觀(guān)的核心，是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)管理的普遍原則，是新時(shí)期一切工作必須遵循的根本理念。作為歷史記錄的檔案工作，對(duì)歷史的承接與文化的連續(xù)起著至關(guān)重要的作用。檔案不僅是信息資源、還是知識(shí)寶庫(kù)和文化財(cái)富，在檔案工作中實(shí)施人性化管理，既是檔案工作本身的需要，更是社會(huì)延續(xù)和發(fā)展的需要。

【參考文獻(xiàn)】

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