大數(shù)據(jù)時代對檔案工作影響及應(yīng)對策略研究

陳延操

摘 要：社會的不斷發(fā)展變化，使得檔案的管理工作與之前發(fā)生了很大的變化，特別是大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的人工管理檔案的方法已經(jīng)不適合現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，必須采取相應(yīng)的管理措施，以更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下檔案工作的管理需求。通過對大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響進(jìn)行介紹，提出加強(qiáng)檔案管理工作的幾點(diǎn)措施，僅供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；應(yīng)對策略

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對檔案管理事業(yè)又提出了新的要求，這對于檔案管理事業(yè)自身來說既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中，首先要根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的變化作出相應(yīng)的調(diào)整，然后通過制定相應(yīng)的管理方法，以更好地對其進(jìn)行管理，各單位要在把握好機(jī)遇的同時迎接挑戰(zhàn)。

1 大數(shù)據(jù)時代對檔案工作的影響

1.1 檔案工作帶來的機(jī)遇

1.1.1 有利于社會檔案觀的形成。一直以來，在我國的發(fā)展觀念中，一直沒有把檔案管理工作放在重要的位置，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，使得人們重新認(rèn)識到檔案管理工作的重要作用，這也為單位的發(fā)展提供了前進(jìn)的方向，這對加強(qiáng)檔案管理水平起到了推動的作用，在大數(shù)據(jù)時代下，對數(shù)據(jù)的記錄顯得更加重要，由于檔案工作的任務(wù)量逐漸加大，在進(jìn)行管理時需要對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理記錄，單純的依靠傳統(tǒng)的人工方式已經(jīng)不適合現(xiàn)代的工作需求，所以企業(yè)也需要對檔案管理工作進(jìn)行思考，要采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄊ沟迷跈n案管理的大量數(shù)據(jù)中，提取出有價值的信息，這是檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1.1.2 為電子文件的有效管理開辟新途徑。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，大部分情況下都是采用人工管理的方式，所以對一些電子郵件的處理是非常棘手的事情，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們通過相應(yīng)的電子技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，在提高工作效率的同時，使得管理的內(nèi)容更加的豐富，通過制定特定的系統(tǒng)，可以使其直接對檔案資料進(jìn)行分析管理，可以更好地為單位的發(fā)展建設(shè)服務(wù)，而且也減少了無故丟失的現(xiàn)象。

1.1.3 促進(jìn)檔案工作的變革和檔案理論的創(chuàng)新。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，使得原有的檔案管理方式已經(jīng)不再適合時代的發(fā)展需求，而且以往的管理方式中，都是對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，如果一旦發(fā)生丟失的現(xiàn)象，就會使得很多重要的檔案資料丟失，而大數(shù)據(jù)時代的到來，很好地改變了這一現(xiàn)象，使得檔案的管理方式逐漸由紙質(zhì)向電子化的方向發(fā)展，以便紙質(zhì)的有丟失的現(xiàn)象，還有電子的備份，也不會對工作產(chǎn)生影響。

1.2 檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1.2.1 傳統(tǒng)檔案管理模式受到?jīng)_擊。我國的檔案管理事業(yè)起步較晚，在管理上采用的都是傳統(tǒng)的方法，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，使得檔案管理的工作量增加，特別是對一些數(shù)據(jù)信息的處理上，傳統(tǒng)的管理方式都是由人為的方式進(jìn)行的，面對大量的電子數(shù)據(jù)已經(jīng)無法進(jìn)行有效的管理，傳統(tǒng)的檔案管理一般采用的都是紙質(zhì)的方式，在面對大量的電子數(shù)據(jù)時，管理方式呈現(xiàn)出極大的弊端，給傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來很大的挑戰(zhàn)。

1.2.2 數(shù)據(jù)的安全與隱私成難題。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案資料都是電子的形式，對其安全性提出了很大的挑戰(zhàn)，如果沒有有效的措施對其進(jìn)行管理，一些網(wǎng)絡(luò)黑客就會通過特定的系統(tǒng)進(jìn)行盜取，使得很多重要的檔案信息丟失，給單位和個人造成嚴(yán)重的損失，而一些保密程度較高的檔案信息的泄露，嚴(yán)重的會危及到國家的安全，所以必須要大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)加強(qiáng)管理，保護(hù)檔案信息的安全與隱私。

1.2.3 技術(shù)挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代下的檔案數(shù)據(jù)一般都是電子形式的，在管理的過程中需要借助電子技術(shù)來完成，而傳統(tǒng)的檔案管理方法都是對紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)不適合大數(shù)據(jù)時代下檔案的管理方法，在技術(shù)上存在很大的難度，而且在技術(shù)投入的過程中，使得企業(yè)的運(yùn)營成本也有所增加，如果其運(yùn)行的效果不好，還可能會使得企業(yè)背負(fù)債務(wù)負(fù)擔(dān)。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案工作的應(yīng)對策略

無論面對的是機(jī)遇還是各種嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，我們都應(yīng)該積極應(yīng)對，不失時機(jī)地將檔案工作推到一個新高度。大數(shù)據(jù)時代檔案工作是大有可為的，為此我們應(yīng)做好以下應(yīng)對措施。

2.1 樹立檔案大數(shù)據(jù)意識

在大數(shù)據(jù)時代下加強(qiáng)對檔案資源的管理，首先要在意識上有所提高，改變原有的對檔案管理工作的認(rèn)識，很多單位在原有的管理模式中，都沒有把檔案管理工作作為工作的重點(diǎn)，所以一些工作方法就會落后，難以為正常的工作開展服務(wù)，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理在單位發(fā)展中的作用越來越明顯，所以要加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識程度，這樣才更有助工作的開展?？上驳氖?，一些檔案部門也開始形成這種意識并嘗試性地開展檔案服務(wù)工作，比如：某地區(qū)已經(jīng)提出“基于數(shù)據(jù)挖掘的檔案信息資源深度開發(fā)與利用”等。

2.2 革新檔案管理技術(shù)

在傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理階段，檔案工作的直接對象就是檔案實(shí)體，檔案管理的手段與方式主要是依靠手工，諸如檔案的整理、編目、裝訂等等都是純手工的勞動。在計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理之后，計(jì)算機(jī)輔助檔案管理逐漸普及，計(jì)算機(jī)可以輔助檔案管理提升其管理水平，這現(xiàn)在看來只是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的初級應(yīng)用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷引入檔案管理，電子文件的大量出現(xiàn)，數(shù)字檔案（館）室建設(shè)也已初見成效。這讓人們越發(fā)感到現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案工作的密切關(guān)系。檔案管理技術(shù)的每一次變革無不都是現(xiàn)代科技進(jìn)步的驅(qū)動。由此，要使檔案工作跟得上時代步伐，不落后于社會發(fā)展的腳步，就要求檔案工作對新技術(shù)具有相當(dāng)高的敏感度，并有選擇性的、及時的引入檔案管理領(lǐng)域。在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作更應(yīng)該反應(yīng)迅速，積極應(yīng)對。大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理完全可以借助云技術(shù)建立一個統(tǒng)一的檔案云平臺，實(shí)現(xiàn)一體化的管理。

2.3 再造檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

整體上來看，檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)可以用“收”、“管”、“用”來概括。在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作的收、管、用將被賦予更多內(nèi)容?！笆铡币桓囊酝鞑块T的定期移交，而是轉(zhuǎn)為對檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時接收或自動歸集，做到全流程控制?！肮堋庇墒止す芾磙D(zhuǎn)為通過統(tǒng)一的檔案云平臺，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲、處理、利用，做到全技術(shù)支持?！坝谩庇商峁┍粍拥臋n案查詢閱覽服務(wù)轉(zhuǎn)為主動挖掘信息價值、分析和預(yù)測檔案用戶需求，為檔案用戶及社會提供高價值的檔案服務(wù)，做到全智能服務(wù)。對檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行再造，使其朝著知識管理、知識服務(wù)的方向發(fā)展，提升檔案管理在組織內(nèi)部，甚至在社會大環(huán)境中的地位，這也是大數(shù)據(jù)賦予檔案工作的新任務(wù)。

結(jié)束語

為應(yīng)對大數(shù)據(jù)給檔案工作造成的沖擊，國家層面應(yīng)該制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以規(guī)范各行業(yè)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)的形成。各單位也應(yīng)在遵循國家統(tǒng)一規(guī)范的前提下，根據(jù)自身實(shí)際情況制定本單位的管理規(guī)范，加強(qiáng)組織內(nèi)部的檔案信息管理，使之更加科學(xué)化、規(guī)范化。必要時還可以借鑒或引入國際通用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合實(shí)際應(yīng)用，定期進(jìn)行檢查梳理，推進(jìn)檔案工作再上新臺階。

參考文獻(xiàn)

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