關于高等院校教學秘書工作的思考

盧茜

【摘 要】分析教學秘書的工作職責、素質和能力要求及面臨的工作現(xiàn)狀，針對教學秘書工作存在的問題，提出重視教學秘書工作、建立完善教學秘書管理制度、優(yōu)化教學秘書隊伍結構和加強教學秘書培訓力度等對策和建議。

【關鍵詞】高等院校 教學秘書 教學管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2016）03C-0085-02

高等院校教學管理水平的高低直接決定著學校的教學質量。教學秘書工作是教學管理的基礎性工作，是教學管理各項政策措施得以順利落實的保證。因此，充分正確認識教學秘書這個角色的地位和作用，對于提升高等院校教學管理質量具有重要意義。

一、教學秘書的工作職能

教學秘書是基層教學管理工作的具體實踐者，是聯(lián)系教與學的重要紐帶。其在組織、協(xié)調、執(zhí)行、監(jiān)督高等院校各項教學活動中所發(fā)揮的作用遠非他人可比，因此，對于教學秘書的工作職責應該有充分的認識。

（一）統(tǒng)籌管理職能。教學秘書的工作內(nèi)容涉及方方面面，具體事務更是復雜煩瑣，須高度投入，方可避免造成教學事故影響教學秩序的正常運行。它涉及學生的教學計劃與教學任務、考試與成績管理、教學調度、學籍管理、教學檔案管理等方面。同時，在教學管理過程中，教學秘書還應協(xié)助教學主管領導制定和修訂人才培養(yǎng)方案、教學大綱、課程標準等，并負責組織實施，統(tǒng)籌管理。

（二）溝通協(xié)調職能。教學秘書應準確把握教學的各種任務管理、要求和會議，決定和及時和準確地傳達給領導、教師、學生和教學單位，切實做到上傳下達。結合單位的實際，根據(jù)教學管理任務和工作要求，組織院系日常教學管理。要善于收集教師、學生的建議、意見，及時反饋給相關領導和部門。采取有效措施，及時解決或改善相關問題，促進教學管理。因此，教學秘書有效溝通是促進正常教學秩序的基礎。

（三）參謀服務職能。教學管理的本質和核心是服務。教學秘書不僅要做好教學管理工作，而且要樹立面向師生、服務教學的工作理念，積極加強與師生的溝通，為師生著想，為教學服務。同時，教學秘書又是分管教學工作領導的重要參謀和助手。教學秘書處在教學和管理工作的最前端，對教學管理過程了解最全面，各類教學管理信息掌握得最充分，其所提供的第一手資料和信息對于領導進行決策管理具有極大的價值。因此，教學秘書既要善于收集各類教學資料和信息，也要積極主動深入課堂，深入學生，有針對性地開展教學調查，全面掌握教學管理的基本情況，為分管領導提供更多更有價值的信息，便于領導決策，切實做好領導的參謀和助手。

二、教學秘書的素質和能力要求

隨著信息爆炸時代的來臨，高等學校從學生管理到教學管理，從教學理念到教學實施等方方面面都發(fā)生著巨大的變化。教學秘書作為高等學校教學工作的基層管理者，要適應時代對教學管理的新要求，就必須在思想素質、職業(yè)素養(yǎng)、身心素質、知識素養(yǎng)等方面具有堅實而良好的基礎。

（一）思想素質。教學秘書雖然并不像任課教師在課堂上直接教授學生，但是，作為高等學校的一名工作人員，仍是人民教師，其言行舉止對學生樹立正確的人生觀、世界觀和價值觀都有著深刻的影響。因此，教學秘書必須對黨忠誠，堅定理想，始終忠誠于黨的教育事業(yè)，忠誠于人民教師的光榮職責。要堅持社會主義辦學方向，培養(yǎng)社會主義事業(yè)的接班人，要在教學、管理、育人實踐中堅持黨的教育方針。

（二）職業(yè)素養(yǎng)。教學秘書既要有堅定正確的政治方向，也要有甘于奉獻、愛崗敬業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)。教學秘書所從事的教學管理工作，內(nèi)容豐富、紛繁復雜、煩瑣細微，甘于奉獻和愛崗敬業(yè)是做好這些工作的基本要求?！案视诜瞰I”就是要求教學秘書要有吃苦耐勞和無私奉獻的精神，“愛崗”就是熱愛教育，熱愛學生，熱愛本職工作。“敬業(yè)”就是忠于職守，盡職盡責，腳踏實地努力工作。

（三）身心素質。身體是革命的本錢，沒有良好的身心素質，就不可能高效順暢的開展工作。教學秘書面對的工作，任務繁重、節(jié)奏緊張，是教學管理工作中的矛盾和聚焦所在，面臨著巨大的壓力，因此，教學秘書尤其需要具備強健的體魄和健康的心理，以飽滿的精神迎接工作，以樂觀向上的心態(tài)應對各種復雜局面。

（四）知識素養(yǎng)。如果說良好的身心素質是順利工作的前提，那么堅實的知識素養(yǎng)則是高效工作的基礎。教學管理工作是一項復合型的管理工作，既涉及科學管理領域，又涉及教育法律法規(guī)，既涉及教育學，又涉及心理學。這對教學秘書的自身素質提出了較高的要求。知識結構上，既要掌握管理學的計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制等五大職能并在工作中運用自如，也要熟悉國家的教育法律法規(guī)，切實做到依法管理，合規(guī)管理；既要掌握教育教學的基本規(guī)律并將其滲透到教學組織、教學安排和教學管理過程中，也要掌握學生和教師的心理特性，根據(jù)這些特性組織教學管理。在業(yè)務能力上，既要熟悉學校的各項教學管理制度，也要熟悉人才培養(yǎng)方案、教學計劃、教學大綱，既要具備信息處理、公文寫作、溝通協(xié)調、統(tǒng)籌組織等能力，也要掌握Word、Excel、PowerPoint、教務管理系統(tǒng)等基本工具。

三、教學秘書的工作現(xiàn)狀

（一）高等學校決策層對教學秘書的重視程度有待進一步加強。雖然教學秘書對教學質量的提高有著重要的作用，但是，相比于專任教師，高等院校的各級領導普遍認為教學秘書的工作只是簡單的手工勞動，根本不需要什么技能，也不需要什么培訓，更談不上給什么好的待遇，對教學秘書工作的重要性普遍缺乏足夠重視。更為嚴重的是，在教學秘書的職業(yè)發(fā)展通道上，她們的培訓、晉級和深造機會都極少，這嚴重挫傷了她們主動開展工作、創(chuàng)造性開展工作的動力，從而嚴重影響到她們的工作效率和工作質量。

（二）教學秘書職責范圍有待進一步厘清。高等院校目前對于教學秘書的定位存在著一定的誤區(qū)，具體表現(xiàn)在兩種可能上。其一是教學秘書的職責定位不明確，使得教學秘書的工作無所適從。其二是即使明確了教學秘書的職責范圍，但教學秘書的主體作用仍然沒有得到很好發(fā)揮，往往是既要從事教學管理工作，也要承擔院系的日常行政工作。領導、教師或者學生，不管大事小事，不管是教學工作還是學生管理工作，都希望找教學秘書解決，甚至認為是天經(jīng)地義、理所當然。從而造成了教學秘書緊張而焦慮的心理負擔，影響了教學秘書在教學管理工作上的投入程度和工作效率。

（三）教學秘書的管理部門交錯管理。目前，高等院校在教學秘書的管理上普遍采用雙重管理模式。具體表現(xiàn)為在業(yè)務上，教學秘書所從事的工作是學校教務部門工作的延伸，因而在業(yè)務上接受教務部門的領導和指導；在編制上，教學秘書往往劃歸所在院系，由院系直接管理，接受院系領導的工作安排。在這種模式下，教學秘書的工作指令來自不同的渠道，違反了管理學上統(tǒng)一指揮的原則，往往使教學秘書顯得無所適從。同時，由于業(yè)務上歸教務部門指導、事實上屬所在院系管理，使教學秘書普遍缺乏穩(wěn)定的歸屬感，難以發(fā)揮她們的主人翁意識，也影響了她們的工作效率和熱情。

四、對高等院校教學秘書工作的建議

（一）正確認識教學秘書地位及作用，重視教學秘書工作。高等院校應充分認識到教學秘書工作質量的高低，決定著學校教學管理運行質量的高低，更由此決定著學校教學質量的高低。因此，要客觀正確的看待教學秘書的工作，正確認識教學秘書地位及作用，認識到教學秘書的工作絕非是可有可無的工作，從思想上理解、支持教學秘書的工作。

（二）完善教學秘書管理制度，明晰教學秘書職責范圍。教學秘書高效工作的前提是要有科學的管理制度。高等院校應結合校情，逐步制定和完善教學秘書管理的相關制度和辦法。既要明確教學秘書的工作職責、工作內(nèi)容、工作標準和工作要求，又要建立健全教學秘書的績效考核機制和晉升激勵機制，從而激發(fā)她們工作的積極性和主動性。

（三）加強教學秘書隊伍建設，強化教學秘書的培訓。一支管理經(jīng)驗豐富、業(yè)務能力精湛、愛崗敬業(yè)、勇于負責的教學秘書隊伍，對于高等院校規(guī)范教學管理、提升教學質量無疑具有重要作用。因此，高等院校要高度重視教學秘書隊伍的建設，通過引進競爭激勵機制、績效考核機制，不斷選拔、調整、充實和培養(yǎng)教學秘書隊伍，使其形成合理的人才梯隊。

同時，教學秘書的工作是一項綜合性的工作，其工作能力和素質要求都比較高，因此，要進一步建立健全教學秘書培訓管理制度，制訂培訓計劃，著力提高教學秘書溝通協(xié)調能力、突發(fā)事件應變處理能力和日常辦公處理能力，著力提高他們對教學管理制度的理解，從而逐步提高教學秘書的業(yè)務素質和管理水平。

（四）教學秘書要善于不斷的自我提高。時代的發(fā)展和高等教育的深化改革對教學秘書提出了越來越高的要求。未來的教學秘書，將既是某一專業(yè)的專才，又是管理領域的通才，是具有厚實的專業(yè)基礎、寬廣知識面、綜合能力強、專業(yè)素質高的復合型人才。因此，教學秘書必須具有強烈的危機意識，充分發(fā)揮主觀能動性，主動學習、創(chuàng)造性學習，有針對性地學習，不斷提升自己的業(yè)務水平和能力素養(yǎng)，以更好適應高等教育深化改革的時代要求，滿足教學管理工作的新需要。

五、結語

教學秘書身處教學管理工作的最前端，是教學管理的基層執(zhí)行者、管理者和服務者。其工作一頭連著教學管理部門，一頭連著師生，其工作質量的好壞，直接反映到教學管理秩序的穩(wěn)定和教學質量的提升。因此，高等院校應高度重視教學秘書工作，著力加強教學秘書隊伍建設，不斷提高教學秘書的管理水平，更好發(fā)揮其在教學管理中的橋梁和紐帶作用，以更好地推動高等院校教學事業(yè)的全面發(fā)展。

【參考文獻】

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