淺析機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理

邢丹丹

摘 要：機(jī)關(guān)單位肩負(fù)著國(guó)家公共事務(wù)、社會(huì)活動(dòng)的相關(guān)任務(wù)與服務(wù)工作，在工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，且很多資料屬于機(jī)密性檔案資料，強(qiáng)化檔案管理工作變得異常重要。信息技術(shù)的出現(xiàn)，為機(jī)關(guān)單位檔案的信息化管理工作提供了重要條件，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效性與實(shí)效性，能大大提高檔案資料管理效率的不斷提高。為此，本文就機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理進(jìn)行了分析與探究。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位；檔案；信息化管理

機(jī)關(guān)單位作為國(guó)家行政機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其負(fù)責(zé)著社會(huì)活動(dòng)中的民生、文化、教育、醫(yī)療等多項(xiàng)問(wèn)題，在涉及各個(gè)領(lǐng)域的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料是機(jī)關(guān)單位行使相關(guān)職能的表現(xiàn)與重要載體，這些信息記錄的都是重要的社會(huì)發(fā)展信息，對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)意義重大。為了提高檔案資料的管理水平，應(yīng)借助現(xiàn)代信息技術(shù)的重要作用與優(yōu)勢(shì)，以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

1 機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的重要性

機(jī)關(guān)單位是國(guó)家政府機(jī)構(gòu)的重要分支，其主要負(fù)責(zé)一系列的社會(huì)活動(dòng)，旨在為社會(huì)的發(fā)展提供公共性服務(wù)，涉及到文化、教育、民生、醫(yī)療等多項(xiàng)內(nèi)容，在開展一系列的公共服務(wù)類項(xiàng)目時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，都與社會(huì)公共項(xiàng)目相關(guān)的資料與信息。檔案是機(jī)關(guān)單位實(shí)施工作的重要憑證與載體，是單位管理工作的核心內(nèi)容之一，主要是借助機(jī)關(guān)的檔案室作為重要載體，以強(qiáng)化對(duì)各類檔案資料的規(guī)范性管理。檔案資料具有重要的應(yīng)用與開發(fā)價(jià)值，其可為后續(xù)的一系列生產(chǎn)、科研工作提供重要的借鑒與知識(shí)支撐[1]。機(jī)關(guān)單位檔案管理工作主要會(huì)形成一定的文件、資料、積累、立卷與歸檔工作，強(qiáng)化對(duì)一系列文件生成過(guò)程的科學(xué)化管理與監(jiān)督，可大大提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。新時(shí)期，信息技術(shù)已經(jīng)成為一種時(shí)尚與趨勢(shì)，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)平臺(tái)等實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范性管理，能較短的時(shí)間內(nèi)即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集、整理與歸檔工作，相較于傳統(tǒng)人開展手工管理的方式有了明顯的進(jìn)步，檔案管理工作節(jié)約了大量的人力、物力與時(shí)間，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子版本，能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的全面管理，可大大提高檔案管理質(zhì)量。機(jī)關(guān)檔案是一項(xiàng)原則性、保密性很強(qiáng)的工作，特別是在一些涉及到國(guó)家機(jī)密的單位更是如此[2]。因此，為了達(dá)到更為高質(zhì)量的檔案管理水平，應(yīng)強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)，以提高檔案管理效率。

2 機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理信息化建設(shè)不足

就目前機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀的有效分析，部分機(jī)關(guān)單位由于對(duì)檔案認(rèn)知度與重視度不夠，將單位工作的重心放在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，忽視了檔案管理的重要性，使得檔案管理工作始終相對(duì)落后，信息化建設(shè)不足問(wèn)題相對(duì)突出，無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理的要求。在部分機(jī)關(guān)單位，由于檔案管理信息化認(rèn)知不足，缺乏足夠的信息化管理設(shè)備，無(wú)法對(duì)檔案的信息化管理給予足夠的支持，成為當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)中所存在的一個(gè)現(xiàn)實(shí)性的問(wèn)題。

2.2 檔案管理人員專業(yè)性不夠

在機(jī)關(guān)單位檔案管理方面，為了減少人員開支，往往會(huì)選擇非專業(yè)性或兼職類的人員來(lái)?yè)?dān)任檔案管理工作的要職[3]，檔案管理人員的專業(yè)受限，無(wú)法在接下來(lái)的檔案管理工作獲得理想的管理效果。此外，新時(shí)期，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，當(dāng)然，在檔案管理方面也不例外。檔案管理的信息化建設(shè)，還會(huì)需要足夠的人員支撐，很多檔案管理人員僅僅具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，但是缺乏專業(yè)性的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，使得檔案的信息化管理受到限制。

2.3 缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度

機(jī)關(guān)單位的檔案資料價(jià)值很高，很多具有高度的機(jī)密性，關(guān)乎著一系列公共項(xiàng)目的實(shí)施效果，為了保證公共項(xiàng)目的高效開展，強(qiáng)化單位的檔案管理工作具有必要性。當(dāng)前，若想增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性與合理性，檔案管理制度是必不可少的[4]。然而，當(dāng)前的檔案管理制度還存在著諸多的缺陷與不完善，檔案管理缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度約束，使得檔案管理工作始終處于松懈的狀態(tài)，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的開展質(zhì)量。

3 機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的措施

3.1 強(qiáng)化檔案信息化管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

在信息化發(fā)展的大背景下，機(jī)關(guān)單位檔案的信息化管理工作的開展，必須保證檔案管理團(tuán)隊(duì)的合理化建設(shè)，提高檔案信息化管理人員的水平，既要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，還要鍛煉與培養(yǎng)員工的計(jì)算機(jī)操作能力，以提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，檔案管理人員必須具備高度的專業(yè)性，提高入職門檻，要對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)資格證書、檔案管理專業(yè)證書等予以全面的規(guī)范，只有具備基本的職業(yè)資格需求才能準(zhǔn)許相關(guān)人員應(yīng)聘此崗位。第二，一般情況下，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員的年齡相對(duì)較大，其在檔案管理上的能力缺乏專業(yè)性，檔案管理手段相對(duì)傳統(tǒng)，會(huì)使得檔案管理的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)呈現(xiàn)老舊、封建的狀態(tài)，無(wú)法得到檔案信息知識(shí)點(diǎn)的全面更新。面對(duì)以上問(wèn)題，應(yīng)強(qiáng)化對(duì)老一輩檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，培訓(xùn)其專業(yè)的檔案管理水平，運(yùn)用更為專業(yè)性的電腦知識(shí)來(lái)開展檔案管理工作，是檔案管理工作亟待完善的一項(xiàng)關(guān)鍵問(wèn)題。

3.2 構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)

機(jī)關(guān)檔案管理工作中所涉及到的檔案資料內(nèi)容相對(duì)豐富，且檔案資料具有高度的機(jī)密性與價(jià)值性，強(qiáng)化檔案信息管理平臺(tái)的建設(shè)具有重要意義[5]。為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)構(gòu)建完善的檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等為重要載體與平臺(tái)，運(yùn)用更具穩(wěn)定、安全性的檔案信息處理平臺(tái)來(lái)開展管理工作。機(jī)關(guān)單位的檔案信息機(jī)密性高，為保證檔案信息的安全性，必須對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)與更新，對(duì)系統(tǒng)所存在的漏洞予以及時(shí)的修復(fù)，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息泄露會(huì)被窺探的情況。此外，為了保證檔案信息的安全性，應(yīng)強(qiáng)化計(jì)算機(jī)安全技術(shù)的合理化應(yīng)用，保證技術(shù)操作的專業(yè)性，將維護(hù)機(jī)關(guān)單位檔案信息管理系統(tǒng)安全視為重要工作。與此同時(shí)，若想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的安全性控制，應(yīng)設(shè)置單位檔案信息的安全密鑰，采用數(shù)字加密技術(shù)對(duì)整個(gè)檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性予以控制和規(guī)范，成為當(dāng)前檔案管理工作亟待完善的重要工作。

3.3 建立更為完善檔案管理制度

為了保證機(jī)關(guān)單位檔案信息化管理的高效開展，必須建立更為完善的檔案管理制度予以支持，將檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容羅列到檔案管理制度之中，利用制度予以約束與規(guī)范，對(duì)檔案信息化管理中出現(xiàn)的擅離職守、操作不規(guī)范、徇私舞弊、信息泄露等現(xiàn)象都要給予相應(yīng)的懲處，強(qiáng)化檔案管理制度合理化規(guī)范成為當(dāng)前的重要工作。檔案管理制度的構(gòu)建，應(yīng)及時(shí)將檔案管理的各個(gè)元素予以控制，并制定相配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制，一旦出現(xiàn)檔案管理的一系列問(wèn)題，應(yīng)借助制度來(lái)予以約束，增強(qiáng)制度的束縛力與威懾力，以提高檔案管理的信息化水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)階段，我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了一個(gè)嶄新的時(shí)期，經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展，國(guó)民生產(chǎn)總值直線上升，強(qiáng)化機(jī)關(guān)單位的發(fā)展與建設(shè)成為當(dāng)前的重要工作。機(jī)關(guān)單位檔案的信息化管理是社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)與目標(biāo)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)支撐檔案管理工作，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性，組建更為專業(yè)化的信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)，是當(dāng)前檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的重要途徑。

參考文獻(xiàn)

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