電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式研究

張嘉毅 陳淵 陸躍海 袁培堯

【摘要】跨入21世紀(jì)以來(lái)，我們處于一個(gè)信息化社會(huì)中，信息成為人們重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得以普遍的應(yīng)用。在這種情況下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為政府推行電子政務(wù)提代了良好的平臺(tái)，同時(shí)也加快了構(gòu)建政府檔案資源體系的步伐，使政府檔案的服務(wù)功能得以進(jìn)一步拓展，政府檔案的信息化建設(shè)速度得以加快。隨著政府電子政務(wù)的實(shí)現(xiàn)，在這種環(huán)境下，檔案管理工作也需要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新改變，特別政府檔案又與人們的切身利益息息相關(guān)，這就更需要加快管理方式的改變，確保政府檔案管理加快向科學(xué)化和信息化發(fā)展的進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】電子政務(wù)；管理模式；政府檔案

引言

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子信息技術(shù)與行政管理工作得以有效的結(jié)合，政府電子政務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。在這種情況下，政府電子辦公文件不再受制于時(shí)間、空間和部門的限制，為政府各部門提供優(yōu)質(zhì)、全方位的服務(wù)。而且在信息技術(shù)和辦公平臺(tái)的基礎(chǔ)上，政府各部門文件的傳送及管理也發(fā)生了較大的變化，各種現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)得以應(yīng)用。在這種環(huán)境下，政府檔案的管理模式也在不斷的發(fā)生變化，并在不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。

一、服務(wù)手段

近年來(lái)，電子政務(wù)和政府網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)得以應(yīng)用，這有效的改變了政府檔案信息服務(wù)的方式，其開(kāi)始更偏重于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)，而且檔案信息服務(wù)方式也開(kāi)始一改有限和被動(dòng)服務(wù)的限制，開(kāi)始向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無(wú)限和主動(dòng)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)和間接服務(wù)，更注重于提供動(dòng)態(tài)及直接的參考咨詢和開(kāi)發(fā)編輯。而且通過(guò)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行提煉加工，從分散、無(wú)序的檔案資源中進(jìn)行信息的提取和濃縮，利用多種服務(wù)方式，從而有產(chǎn)的提高檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性、快捷性，使其向高層次的服務(wù)方向發(fā)展。

二、檔案載體

政府電子政務(wù)辦公的應(yīng)用，有效的加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)和各種現(xiàn)代化的高科技技術(shù)在政府部門的應(yīng)用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長(zhǎng)期以來(lái)只依靠文字來(lái)對(duì)歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過(guò)聲音、圖像等能夠更直接和生動(dòng)的將事物得以展現(xiàn)出來(lái)。而且在對(duì)檔案進(jìn)行記錄時(shí)，以光盤(pán)、磁帶及移動(dòng)存貯設(shè)備為主的磁性材料得以應(yīng)用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發(fā)展，同時(shí)也加快了檔案結(jié)構(gòu)的改變。

三、檔案主要工作流程中管理方式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用及電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時(shí)間，將本部門要?dú)w檔的文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門，也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中；另一方面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，政府檔案管理人員可實(shí)行跟進(jìn)式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時(shí)到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進(jìn)行信息采集和核對(duì)工作，如此一來(lái)，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時(shí)間周期，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準(zhǔn)確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對(duì)電子文件保管工作的措施研究，之前對(duì)庫(kù)房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對(duì)儲(chǔ)備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務(wù)環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時(shí)，安全隱患意識(shí)也必須時(shí)時(shí)在心，特別是在涉及的政府機(jī)密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的加強(qiáng)，日常業(yè)務(wù)中及時(shí)更新維護(hù)殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴(yán)格審查不當(dāng)?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，并使用光盤(pán)作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。

四、服務(wù)方式

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的接入形式多樣，為檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務(wù)，并能及時(shí)收集用戶反饋的信息。政府在電子政務(wù)背景下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)，可以對(duì)利用者的利用時(shí)間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)與用戶溝通聯(lián)系，適時(shí)調(diào)整檔案利用服務(wù)，并對(duì)不同時(shí)期和部門所需的檔案信息進(jìn)行及時(shí)配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求。檔案信息服務(wù)工作是社會(huì)發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會(huì)現(xiàn)象，政府的檔案利用服務(wù)在不脫離原有的基礎(chǔ)上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并舉，做好在新技術(shù)向檔案管理滲透的過(guò)程中，努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合工作，使兩者做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，揚(yáng)長(zhǎng)避短。

五、管理理念

在電子政務(wù)環(huán)境下，有效的推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程，而且管理工作更具有科學(xué)化的特點(diǎn)，檔案工作開(kāi)始向數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。在這種情況下，作為政府檔案的管理人員，需要轉(zhuǎn)變思路，強(qiáng)化對(duì)資源的重視，從而自覺(jué)對(duì)檔案資源的存儲(chǔ)、加工、傳遞和共享工作進(jìn)行加強(qiáng)，這樣可以有效的發(fā)揮出檔案資源的巨大潛能，使其在管理中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，有利于檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作主動(dòng)進(jìn)行。

結(jié)束語(yǔ)

檔案是信息社會(huì)的寶貴資源，與電子政務(wù)信息數(shù)字化一樣，檔案資源信息化是21世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在全力推行電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，政府各部門的信息需求及檢索方式等方面都有了新的變化，出現(xiàn)了新的特點(diǎn)。制定政府信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，健全檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，構(gòu)建技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的信息化支撐平臺(tái)，把檔案信息化建設(shè)納入規(guī)范化、模式化的軌道，這是當(dāng)前政府檔案管理工作中極為重要的一項(xiàng)工作，需要政府檔案管理者及相關(guān)部門給予充分的重視，從而確保政府檔案功能作用的有效發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]朱紅艷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理探析[J].黑龍江檔案，2011（1）：37.

作者簡(jiǎn)介

張嘉毅（1994-），男，本科就讀于遼寧工程技術(shù)大學(xué)，研究方向是政府網(wǎng)絡(luò)化管理.