淺談高校檔案統(tǒng)計(jì)工作

【摘要】檔案統(tǒng)計(jì)是檔案工作中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)， 它以在檔案工作中獲得的數(shù)據(jù)為依據(jù)， 以數(shù)據(jù)為表現(xiàn)手段，通過對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)與量聯(lián)系的觀察和研究，全面地反映檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模、水平和質(zhì)量。高校檔案統(tǒng)計(jì)工作為高校檔案管理和高校發(fā)展做出了不可忽視的貢獻(xiàn)，但目前，高校檔案統(tǒng)計(jì)工作中還存著一些不足影響其作用的發(fā)揮。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；檔案統(tǒng)計(jì)

一、高校檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容

高校檔案統(tǒng)計(jì)具體來講就是運(yùn)用一系列專門的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和方法，對(duì)檔案工作領(lǐng)域中的種種現(xiàn)象、狀態(tài)、趨勢(shì)等進(jìn)行量的描述與分析研究，最終以形象化的數(shù)字、圖標(biāo)等表現(xiàn)出與檔案工作有關(guān)情況的方法。它是檔案業(yè)務(wù)中必不可少的一環(huán)，是檔案綜合管理的基礎(chǔ)。通過檔案統(tǒng)計(jì)，高校檔案館（室）可以摸清自己的家底，充分了解本校的檔案管理情況，為檔案工作的進(jìn)一步利用打下良好基礎(chǔ)。

檔案統(tǒng)計(jì)工作通常包括基本統(tǒng)計(jì)和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。基本統(tǒng)計(jì)包括檔案的收進(jìn)、整理與鑒定、保管數(shù)量和狀況的登記、利用服務(wù)情況的登記，以及檔案構(gòu)成、檔案機(jī)構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計(jì)；綜合統(tǒng)計(jì)主要包括其他專門統(tǒng)計(jì)。綜上，檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)，就是對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查和分析，并提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。

二、高校檔案統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)狀及存在的問題

檔案統(tǒng)計(jì)貫穿于檔案工作的全過程， 高校檔案統(tǒng)計(jì)工作還可以為制定檔案工作的方針、高校的發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。通過統(tǒng)計(jì)工作，可以全面地、準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、速度、館藏檔案的狀況和變化、利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢(shì)，便于對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分類指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，為高校管理者對(duì)檔案事業(yè)決策提供數(shù)據(jù)和可靠依據(jù)。但是，目前高校檔案統(tǒng)計(jì)工作中還存在諸多問題，制約著檔案工作在學(xué)校管理與發(fā)展中的作用。

1.檔案統(tǒng)計(jì)意識(shí)淡薄。受傳統(tǒng)檔案管理觀念影響，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)和檔案從業(yè)人員對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，覺得檔案統(tǒng)計(jì)工作過于繁瑣，數(shù)字的準(zhǔn)確性無人核查，也無關(guān)緊要。對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致了從業(yè)人員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不真實(shí)、不全面，不僅不能反映實(shí)際情況，更談不上從數(shù)據(jù)中發(fā)掘統(tǒng)計(jì)規(guī)律，指導(dǎo)檔案統(tǒng)計(jì)工作的發(fā)展。

2.檔案統(tǒng)計(jì)人員素質(zhì)不高，專業(yè)技能欠缺。其一，檔案工作人員中專門從事統(tǒng)計(jì)研究的人員非常稀缺。高校檔案管理人員兼職較多，大多沒有經(jīng)過專門系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)，有的甚至沒有管理過檔案，對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟練，容易造成檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的錯(cuò)報(bào)與漏報(bào)。其二，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案領(lǐng)域認(rèn)識(shí)不足。分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、高校的人事管理人員不了解檔案統(tǒng)計(jì)工作，想當(dāng)然的認(rèn)為就是整理文件，錄入表格，隨意安排人員從事檔案管理工作，導(dǎo)致從上而下系統(tǒng)性偏弱。

3.檔案統(tǒng)計(jì)管理不規(guī)范、缺乏制度化。與高校其他工作如科研、教學(xué)等工作相比，檔案統(tǒng)計(jì)工作本身就相對(duì)弱勢(shì)，工作流程上，檔案統(tǒng)計(jì)工作是在科研、教學(xué)等工作結(jié)束后，數(shù)據(jù)留存的收尾工作，往往缺乏重視。檔案統(tǒng)計(jì)缺乏系統(tǒng)的科學(xué)方法，使用的表格往往很隨意，無法形成制度化程序，導(dǎo)致管理不規(guī)范。

4.檔案統(tǒng)計(jì)工作手段落后。21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)正在改變整個(gè)世界工作、生活方式，在網(wǎng)上圖書館、檔案信息化的今天，仍有部分單位習(xí)慣于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)表格方式。在數(shù)據(jù)發(fā)掘上，仍采取簡(jiǎn)單的百分比比較，很少采用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工具，無法發(fā)掘更多有價(jià)值的隱藏信息。

三、高校檔案統(tǒng)計(jì)工作努力方向

高校檔案統(tǒng)計(jì)工資存在一系列的問題，提高高校檔案統(tǒng)計(jì)工作管理水平是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，建議從以下幾點(diǎn)逐步完善：

1.加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)“科普”，進(jìn)一步提高對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)重要性的認(rèn)識(shí)。采取“請(qǐng)進(jìn)來”的辦法，邀請(qǐng)外部?jī)?yōu)秀從業(yè)人員到高校講座，提高全員檔案統(tǒng)計(jì)意識(shí)；采取“走出去”的辦法，高校檔案統(tǒng)計(jì)人員參加各種檔案學(xué)會(huì)的交流活動(dòng)，多與優(yōu)秀單位交流。同時(shí)，要加強(qiáng)宣傳，充分利用檔案統(tǒng)計(jì)中生成的數(shù)據(jù)來宣傳檔案在各個(gè)領(lǐng)域所發(fā)揮的作用，強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)比泛泛而談的語言更有效果?？傊?，思想上的重視是檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)展的第一步。

2.引進(jìn)優(yōu)秀人才，提高從業(yè)人員整體素質(zhì)。檔案人事招聘時(shí)多向檔案學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)人才傾斜。對(duì)于目前在崗的非專業(yè)人員，逐步組織各式各樣的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，提高專業(yè)技能，在工作實(shí)踐中，注重鼓勵(lì)先進(jìn)，倡導(dǎo)先進(jìn)方法，逐步提高從業(yè)人員的整體素質(zhì)。

3.建立、健全檔案統(tǒng)計(jì)管理制度。建立健全相關(guān)規(guī)章制度，使檔案統(tǒng)計(jì)工作有章可循，用規(guī)范化的管理確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)與準(zhǔn)確。一是不斷完善原始數(shù)據(jù)登記制度，堅(jiān)持做好檔案統(tǒng)計(jì)的收進(jìn)、移出、保管、利用等的基礎(chǔ)工作，做好平時(shí)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累。二是建立統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理責(zé)任制度。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表每年實(shí)行逐級(jí)上報(bào)、匯總。高校檔案部門負(fù)責(zé)人作為統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的第一責(zé)任人，要對(duì)上報(bào)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)負(fù)全責(zé)，強(qiáng)化質(zhì)量意識(shí)，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4.革新檔案統(tǒng)計(jì)工作手段。計(jì)算機(jī)的普及為統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化提供了技術(shù)保證，對(duì)于數(shù)據(jù)采集、整理、加工不但具有速度快、準(zhǔn)確性高， 便于匯總等優(yōu)點(diǎn)， 而且所形成的統(tǒng)計(jì)檔案具有電子檔案的特點(diǎn)。利用統(tǒng)計(jì)學(xué)相關(guān)的數(shù)據(jù)分析工具，將收集到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為更加直觀的表格、圖表、文字等，便于對(duì)比分析、相關(guān)分析與因果分析， 從定性分析和定量分析中找出檔案工作的發(fā)展和變化規(guī)律。

總之，檔案統(tǒng)計(jì)是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，沒有統(tǒng)計(jì)的檔案管理是盲目的管理，沒有統(tǒng)計(jì)的檔案服務(wù)是被動(dòng)的服務(wù)。如今，高校管理與教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展對(duì)檔案部門也提出了越來越高的要求，檔案人員要努力做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，為高校的科學(xué)管理和決策提供可靠的信息依據(jù)，為高等教育的發(fā)展貢獻(xiàn)一份自己的力量。

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作者簡(jiǎn)介

孫艷華（1987—），女，山東濰坊，哈爾濱理工大學(xué)，數(shù)量經(jīng)濟(jì)學(xué)理論與應(yīng)用。