關(guān)于檔案信息化建設(shè)工作的思考

計(jì)紅玉

【摘要】檔案信息化建設(shè)作為國家信息化建設(shè)的重要組成部分，需要針對各單位的實(shí)際情況，充分的運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、管理和利用。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期性和系統(tǒng)性的工作，在實(shí)施過程中有許多問題需要妥善進(jìn)行處理，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效利用，為檔案事業(yè)的健康發(fā)展起到有效的推動作用。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化建設(shè)；管理機(jī)制；信息資源；隊(duì)伍

在檔案信息化建設(shè)工作中，能夠充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來有效的提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中人力、物力和財(cái)力資源的有效節(jié)約。在檔案信息化過程中，電子檔案取代了原件進(jìn)行使用，有效的保護(hù)了檔案原件的完整性。檔案信息電子化后，可以直接利用機(jī)讀形式的檔案來完成信息加工，有利于二次文獻(xiàn)信息加工時間的縮短，而且信息成果能夠多次進(jìn)行拷貝，有效的擴(kuò)大了檔案信息的社會影響及服務(wù)范圍。

一、檔案信息化建設(shè)的必然性

（一）通過檔案信息化建設(shè)能夠有效改善檔案管理工作。長期以來我國檔案重管輕用的思想較為嚴(yán)重，檔案處于封裝的狀態(tài)下，利用率較低。通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化，使檔案從封閉狀態(tài)下走出來，加快了開放的步伐，而且從傳統(tǒng)檔案利用的各種局限和束縛中掙脫開來，加快了檔案保管和利用職能的轉(zhuǎn)變，科學(xué)對檔案信息資源進(jìn)行配置，利用現(xiàn)代化的管理方法和手段，確保了檔案更好的為社會提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

（二）信息時代發(fā)展的需求。當(dāng)前我國處于信息化時代，檔案無論是數(shù)量還是規(guī)模都達(dá)到一個新的高度，各地檔案館成為本地區(qū)信息資源最豐富及最實(shí)用的檔案庫，但面對如此龐大的檔案信息資源，如何使其更好的為公眾所利用，實(shí)現(xiàn)信息的共享則成為檔案行業(yè)急需要考慮的重要問題。在檔案信息化建設(shè)過程中，紙質(zhì)檔案開始逐漸被電子檔案所取代，檔案載體也更加多樣化，利用信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管和利用，從而更好的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值和作用。

（三）社會發(fā)展的強(qiáng)烈需求。在社會快速發(fā)展和進(jìn)步的新形勢下，信息瞬息萬變，而且人們時間觀念也越來越強(qiáng)，在這種情況下，無論領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策還是各職能部門進(jìn)行查考時都對檔案工作效率提出了更高的要求。這就需要檔案管理部門要加快思想觀念的改變，充分的利用信息化技術(shù)來對檔案進(jìn)行管理、檢索和提供利用，同時利用各種現(xiàn)代化和多功能的服務(wù)舉措來有效的確保信息的及時性和方便性，更好的滿足不同需求者對檔案信息的需求。

二、加快推動檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，實(shí)現(xiàn)檔案管理的被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮椒?wù)，封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。

（二）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在檔案信息化建設(shè)過程中，首先，需要做好檔案信息化過程中所需要的各種硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施。其次，需要加快通用軟件的研制，使各種先進(jìn)技術(shù)能夠在檔案信息數(shù)字化處理中進(jìn)行應(yīng)用，加快推動檔案信息數(shù)字化處理的進(jìn)程。這就需要在檔案信息化建設(shè)過程中需要加大投入力度，而且各級檔案部門也需要充分的發(fā)揮自身的檔案資源優(yōu)勢，深入挖掘，做好檔案開發(fā)利用工作，以便于能夠更好的滿足社會各界對檔案信息的需求，將檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為社會效益及經(jīng)濟(jì)善解人意，為檔案信息化建設(shè)提供重要的保障。

（三）建立規(guī)范的管理機(jī)制及應(yīng)用系統(tǒng)。檔案信息化建設(shè)過程中，需要建立健全各項(xiàng)管理制度，如檔案管理業(yè)務(wù)流程及技術(shù)規(guī)范，各項(xiàng)保證電子文件和電子檔案安全性和完整性的措施等，以此來進(jìn)一步規(guī)范檔案工作。同時還需要構(gòu)建檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)，將檔案信息的收集、管理、安全和利用等都納入其中，做好各種程序的設(shè)計(jì)工作，從而有效的提高檔案信息的安全性。還需要在應(yīng)用系統(tǒng)中運(yùn)用動態(tài)口令及身份認(rèn)證等加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采用防火墻及物理隔斷等確保檔案利用上的安全。利用專用服務(wù)器進(jìn)行檔案信息存儲，并實(shí)現(xiàn)對檔案信息進(jìn)行自動備份，有效的保證檔案信息的存儲安全。

（四）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè) 。首先，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，我國檔案管理信息系統(tǒng)和形式多樣化，很難滿足檔案信息資源互通的需求，因此要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，結(jié)合時代需求開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高工作效率。其次，檔案電子化。檔案電子化在檔案管理信息化建設(shè)中占有重要地位，檔案信息電子化是重要工程，即用紙質(zhì)的館藏檔案為對象，用計(jì)算機(jī)收集、篩選、加工檔案，使紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。因此要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，研制一個融辦公、檔案管理于一體的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，加快推動紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，為檔案信息的查找提供更好的便利條件。

（五）建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用，都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。因此，一方面要求檔案人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。另一方面，要求檔案管理部門應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行信息化工作技能培訓(xùn)，盡快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉(zhuǎn)變，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能。

三、結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期性、復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，在具體信息化建設(shè)工作中，各單位需要結(jié)合自身的實(shí)際，在國家檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃下充分的利用現(xiàn)代化信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的管理，使檔案工作能夠跟上時代發(fā)展的步伐，進(jìn)一步對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而為檔案事業(yè)的健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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