淺談檔案信息化管理工作的對(duì)策及方法

【摘要】檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。本文分析了新時(shí)期檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題以及解決辦法，對(duì)于加強(qiáng)檔案管理工作的效率，更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵詞】檔案管理信息化制度化規(guī)范化

檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。反思我們的檔案信息化工作，我們深感：在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中必須注重軟硬件工程建設(shè)并舉；注重檔案科技發(fā)展規(guī)劃和實(shí)現(xiàn)規(guī)劃措施的落實(shí)；加強(qiáng)檔案科技發(fā)展工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛，需要大力加強(qiáng)電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。只有堅(jiān)持檔案信息化管理，推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理，發(fā)揮服務(wù)效能，才能提高管理水平與辦公效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù)，為各級(jí)組織管理部門提供先進(jìn)的技術(shù)，服從和服務(wù)于工作大局。

一、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1、傳統(tǒng)檔案管理模式，往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象，也就是我們在利用檔案的時(shí)候，明明知道檔案室（柜）保存著自己所需的檔案資料，但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全，或者其他方面的原因，而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至勞神費(fèi)力卻無從查找。使用計(jì)算機(jī)管理檔案就不同了，由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快，存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高，可以及時(shí)給所需人員提供準(zhǔn)確、全面的資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤，又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來，節(jié)省時(shí)間，提高工作效益，對(duì)檔案查詢又快又準(zhǔn)。

2、利用計(jì)算機(jī)管理檔案，有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外，很少再接觸原件，延長了檔案的壽命。

3、利用計(jì)算機(jī)管理檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存諸介質(zhì)及硬盤上，大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的模式，要全面完整地保存好檔案資料，仍需要改建庫房，增添設(shè)備，不僅要投入大量的資金并增加人力，而且仍難避免出現(xiàn)霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。

二、檔案信息化資源建設(shè)存在的問題

1、信息資源建設(shè)“重開發(fā)，輕利用”，為了做“面子工程”片面追求數(shù)字化的數(shù)量，未做館藏資源分析就盲目展開數(shù)字化工作。一方面，浪費(fèi)了本就有限的人力物力，分散了開展檔案信息資源其他方面工作的精神；另一方面，這些大量的信息數(shù)據(jù)造成了不必要的存儲(chǔ)壓力，增加了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的負(fù)擔(dān)。

2、信息資源開發(fā)“表層化”。檔案的信息資源開發(fā)工作過于“表層化”，仍停留在目錄錄入，數(shù)字化掃描上。若開發(fā)工作中只注重改變檔案信息的存儲(chǔ)方式，從傳統(tǒng)保管轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化保管、 而非尋求轉(zhuǎn)變帶來的信息利用方式的改變，從手工檢查索閱轉(zhuǎn)變?yōu)殡S時(shí)隨地網(wǎng)絡(luò)檢索查詢，那么，信息資源建設(shè)就成了一道擺設(shè)，失去了它的真正意義。

3、信息資源開發(fā)各自為政，缺乏溝通。目前有大量已開發(fā)的目錄信息資源無法實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)互通、數(shù)據(jù)共享。信息資源無法適應(yīng)跨系統(tǒng)，跨平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用需求，使信息資源開發(fā)出現(xiàn)各自為政、無法連通的現(xiàn)象，而檔案信息的機(jī)密性又加劇了這現(xiàn)象的出現(xiàn)。在檔案信息資源的開發(fā)工作中，大多數(shù)檔案部門法律意識(shí)淡薄。

三、健全與完善檔案信息管理系統(tǒng)

檔案工作信息化是當(dāng)今發(fā)展的大趨勢，檔案部門應(yīng)積極創(chuàng)造條件，利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮服務(wù)。建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考：

1、建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息管理系統(tǒng)，必須選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)?，F(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多，水平良莠不齊，如何選用一套正確的信息軟件對(duì)檔案信息化管理至關(guān)重要。只有選用一套科學(xué)合理的檔案信息系統(tǒng)，才能提高整體工作效率，加快人事檔案信息化管理，提高檔案信息資源的利用率。

2、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí)，加大對(duì)檔案管理工作的投入，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理是一項(xiàng)非常繁重的工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持，充分認(rèn)識(shí)建立檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，高度重視此項(xiàng)工作，千方百計(jì)為檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件，保證檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。

3、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，建立一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。要全面實(shí)行檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)，提高管理水平有工作能力，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案管理知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，熟悉檔案基本情況，以利于檔案工作的順利開展；檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù)，以適應(yīng)檔案工作建設(shè)和發(fā)展的需要。

4、重視檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù)，要使檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用，那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到：1）信息錄入要完整，只有數(shù)據(jù)完整，后期維護(hù)才能順利進(jìn)行；2）信息錄入要準(zhǔn)確，只有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)庫的后期維護(hù)才會(huì)有意義；3）培養(yǎng)時(shí)時(shí)更新意識(shí)，要派專門管檔人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和核準(zhǔn)。只有做到這些，保證了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，為社會(huì)提供真實(shí)可靠的信息，才能提高數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，增加檔案信息系統(tǒng)的可信度和使用率，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確性，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程。

檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會(huì)檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。