利用信息系統(tǒng)，做好醫(yī)院檔案管理

信息系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，可以有效的將以往繁瑣的工作流程簡(jiǎn)單化，顯著提高醫(yī)院檔案管理人員的工作效率，強(qiáng)化檔案信息資料服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)理想化的檔案管理，滿足各方需要。本文對(duì)此進(jìn)行了相關(guān)探討，提出了一些建議，期望對(duì)提高醫(yī)院檔案管理水平有所裨益。

21世紀(jì)是科技高速發(fā)展的時(shí)代，信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)生活的各個(gè)方面。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，在此新形勢(shì)面前，必然要面臨一場(chǎng)劃時(shí)代的變革。面臨檔案事業(yè)的快速發(fā)展以及人們對(duì)檔案利用需求的變化，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)社會(huì)的變革。信息化是時(shí)代發(fā)展的必然導(dǎo)向，利用信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理也是必然趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理部門如何對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高醫(yī)院檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案資源的獨(dú)特作用，為醫(yī)院改革和發(fā)展提供支撐，應(yīng)成為這個(gè)時(shí)期檔案工作的重要內(nèi)容。

一、醫(yī)院信息系統(tǒng)簡(jiǎn)要描述

信息系統(tǒng)是由計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)和通訊設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟件、信息資源、信息用戶和規(guī)章制度組成的能進(jìn)行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)。它是一門新興的科學(xué)，其主要任務(wù)是最大限度的利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)加強(qiáng)單位的信息管理，通過對(duì)單位擁有的人力、物力、財(cái)力、設(shè)備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，建立正確的數(shù)據(jù)，加工處理并編制成各種信息資料及時(shí)提供給管理人員，以便進(jìn)行正確的決策，不斷提高單位的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。目前，不少醫(yī)院都構(gòu)建了自己的信息系統(tǒng)，有效的將醫(yī)院每個(gè)方面中的內(nèi)容包含在內(nèi)，保障醫(yī)院管理有條不紊的進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及傳統(tǒng)管理模式的局限性

檔案是一種信息資源，具有原始性和不可再生性。作為一種寶貴的資源，其對(duì)于醫(yī)院的重要性不言而喻。醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容主要包括檔案采集、整理、移交、歸檔、保管、開發(fā)利用、銷毀等。從醫(yī)院檔案管理整體現(xiàn)狀來看，雖然大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案信息資源的重要性有了一定認(rèn)識(shí)，并按照國(guó)家檔案法規(guī)落實(shí)了檔案管理工作制度，取得一定成效，但問題也很突出。如檔案管理人員缺少檔案管理意識(shí)，管理思想落后；管理層對(duì)檔案管理缺乏充分關(guān)注和支持；檔案基礎(chǔ)設(shè)施不健全，檔案管理手段滯后；檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，很難適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，不少醫(yī)院還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。雖然一些醫(yī)院檔案管理部門實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理，但多數(shù)仍停留在目錄級(jí)管理檔案上，檔案工作側(cè)重于靜態(tài)管理，缺乏共享性及公共性。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)管理方式顯得十分落后，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展和各項(xiàng)工作的開展。

三、利用信息系統(tǒng)，做好醫(yī)院檔案管理

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)高度的信息化時(shí)代，醫(yī)院也逐漸向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理，其信息網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化管理逐漸成為主流趨勢(shì)，這種趨勢(shì)正符合我國(guó)醫(yī)院改革的需求。因?yàn)獒t(yī)院檔案工作，不僅面對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面對(duì)社會(huì)大眾。如今，越來越多的利用者要求及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需的檔案信息，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式的低效檢索狀況，顯然難以適應(yīng)這種新的變化。只有采用先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，逐步實(shí)施醫(yī)院檔案信息化管理，提高檔案管理工作效率，強(qiáng)化檔案信息資料服務(wù)能力，提升醫(yī)院檔案的管理水平，才能以更加快捷、更加方便、更加有效的服務(wù)滿足信息時(shí)代社會(huì)各界、廣大人民群眾以及醫(yī)院內(nèi)部管理對(duì)檔案的利用需求。

利用信息系統(tǒng)，做好醫(yī)院檔案管理應(yīng)注意解決以下幾個(gè)問題：一是檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)，同時(shí)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟悉多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印機(jī)及數(shù)字圖像掃描等現(xiàn)代化技術(shù)，大膽探索電子檔案的管理方式，建立電子檔案的管理方法，掌握先進(jìn)的檔案信息加工處理、傳播和檢索技術(shù)，以適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的需要。二是加大檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入與技術(shù)運(yùn)用。硬件方面，配備數(shù)量足、高標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、聲像處理及聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等；軟件方面，購(gòu)買或與軟件公司合作開發(fā)符合醫(yī)院檔案信息化建設(shè)要求的檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)安全方面，建立完善的數(shù)據(jù)備份、防病毒、防火墻、密碼技術(shù)、身份認(rèn)證及訪問控制等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全措施。三是提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量。檔案網(wǎng)站建設(shè)方面，提供可開放的檔案目錄、部分全文、照片、多媒體檔案查詢及現(xiàn)行文件查詢、綜合利用及業(yè)務(wù)咨詢等相關(guān)業(yè)務(wù)，采用靈活、交互的服務(wù)方式，提高檔案的利用率。四是要認(rèn)真做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)做到標(biāo)準(zhǔn)化處理，在醫(yī)院檔案管理的各個(gè)步驟、各個(gè)環(huán)節(jié)，從檔案材料的收集、整理、歸檔、錄入等工作都要目的明確、條理清晰，避免漏錄檔案材料內(nèi)容，保障檔案的真實(shí)完整。同時(shí)還要遵循國(guó)家有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，吸收相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，健全有關(guān)電子文件管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

總之，隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的范圍和工作量越來越大，醫(yī)院內(nèi)部及公眾對(duì)醫(yī)院檔案的利用越來越多，要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理方法很難實(shí)現(xiàn)理想化的檔案管理，滿足各方需要。信息系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅可以有效的將以往繁瑣的工作流程簡(jiǎn)單化，顯著提高醫(yī)院檔案管理人員的工作效率，強(qiáng)化檔案信息資料服務(wù)能力，還可從思想上提高工作人員對(duì)其工作的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而更好的為各方提供有效的服務(wù)。（作者單位為荊州市中心醫(yī)院）